8 Tips Memilih Software HR + 11 Fitur Pentingnya

Penggunaan software HR merupakan salah satu solusi yang bisa Anda lakukan untuk menyederhanakan proses HR. Namun, dengan banyaknya opsi yang tersedia, penting bagi Anda untuk memahami tips memilih software HR.

Melalui software HR yang tepat, perusahaan dapat merasakan berbagai manfaat yang signifikan, seperti meningkatkan produktivitas, kepuasan karyawan, dan pengambilan keputusan yang lebih strategis.

Selain itu, tim HR juga dapat lebih mudah dalam mengelola administrasi karyawan, mulai dari dari manajemen data karyawan, kehadiran, hingga payroll.

Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas pengertian dan tips memilih software HR hingga fitur-fitur pentingnya.

Apa yang Dimaksud dengan Software HR?

Software HR adalah alat digital yang digunakan untuk mengorganisir, mengelola, dan mencapai seluruh tujuan HR di dalam organisasi.

Dengan software HR, manajr dan staf dapat lebih efektif dalam mengalokasikan waktu dan sumber daya mereka untuk tugas-tugas yang lebih produktif dan menguntungkan.

Sejak pertama kali komputer digunakan untuk mengelola data SDM pada tahun 1970-an, teknologi software HR sebenarnya telah berkembang pesat.

Kemudian pada tahun 1980-an, sistem HR sudah lebih mudah diakses oleh klien perusahaan, dan mulai memperkenalkan software HR berbasis web pada tahun 1990-an.

Dan saat ini, sebagian besar sistem HR sudah berbasis cloud, langganan, dan mudah diintegrasikan dengan software lainnya, serta dapat disesuaikan dengan tujuan, aturan, dan anggaran perusahaan.

Apakah Penting bagi Bisnis untuk Menggunakan Software HR?

Ya, penting, salah satu penyebabnya karena software HR dapat mengotomatisasi dan memusatkan fungsi-fungsi inti dari HR pada 1 platform.

Dengan menggunakan software ini, Anda dapat mengurangi proses manual untuk mengelola data karyawan, seperti mencatat kehadiran, informasi pribadi, dan evaluasi kinerja akan memakan waktu, rentan terhadap kesalahan, dan tidak efisien.

Transformasi digital ini juga memungkinkan profesional HR untuk mengelola catatan karyawan dengan mudah, melacak saldo cuti, menghasilkan laporan yang akurat, dan memfasilitasi komunikasi yang lancar antara karyawan dan tim HR.

Berikut beberapa proses yang dapat disederhanakan melalui software HR:

Posting pekerjaan
Pelacakan pelamar
Screening CV
Penjadwalan wawancara
Dokumen penting
Akses ke materi pelatihan
Manajemen kinerja
Pengembangan karyawan
Manajemen kepatuhan
Keamanan data
Detail penggajian

Pentingya penggunaan software HR juga terlihat pada fitur analitik dan pelaporan yang dimilikinya.

Seperti yang Anda ketahui, bisnis saat ini kerap berpatokan pada data, yang membuat tim HR membutuhkan akse ske informasi yang akurat dan tepat waktu untuk membuat keputusan.

Software HR menyediakan kemampuan laporan yang kuat, sehingga memungkinkan Anda dan tim untuk menganalisis berbagai metrik HR, seperti tingkat turnover karyawan, pola ketidakhadiran hingga demografi tenaga kerja.

Dengan memanfaatkan wawasan ini, organisasi dapat secara proaktif mengatasi tantangan HR, mengidentifikasi tren, dan membuat keputusan berbasis data untuk mendorong kesukesan organisasi.

Apa Saja Fitur Penting dalam Software HR?

Saat ini sudah banyak vendor yang menyediakan software HR. Oleh karena itu, Anda perlu benar-benar selektif dalam memilihnya.

Salah satu tips untuk memilih software HR adalah dengan mempertimbangkan fitur-fitur yang dimilikinya.

Berikut ini adalah beberapa fitur utama yang wajib ada dalam software yang Anda pilih:

1. Manajemen Karyawan

Karyawan adalah aset berharga bagi setiap organisasi dan departemen HR, sehingga dibutuhkan fitur manajemen karyawan untuk memudahkan Anda dalam mengelola semua aktivitas yang berkaitan dengan karyawan.

Fitur ini memungkinkan Anda untuk mengelola dan menjaga informasi karyawan seperti posisi karyawan, riwayat gaji, informasi pajak dan perbankan, evaluasi kinerja, dan masih banyak lagi.

Fitur ini juga berkaitan dengan fitur employee self service (ESS) untuk karaywan, yang dapat meningkatkan transparansi, sehingga karyawan dapat mendapatkan update atau informasi terkini melalui notifikasi.

Jadi, sebelum memilih, pastikan software HR dapat menangani aspek-aspek berikut:

Informasi pribadi karyawan
Posisi karyawan
Riwayat gaji
Informasi perbankan
Informasi pajak
Evaluasi kinerja
Rincian disiplin

2. Rekrutmen dan Penerimaan

Proses perekrutan yang efektif dapat berperan besar dalam meningkatkan produktivitas binis Anda.

Tanpa metode perekrutan dan penerimaan yang tepat, Anda tidak bisa menyaring karyawan seacara efisien yang akan menjadi aset bagi organisasi.

Dengan fitur ini, tim HR dapat melaksanakan seluruh proses perekrutan dengan lancar dan efektif.

Selain itu, software HR juga harus menangani semua tanggung jawab SDM mulai dari mengumpulkan informasi kandidat hingga penilaian, wawancara, dan akhirnya pemilihan kandidat.

Anda juga dapat mempertimbangkan software HR yang dilengkapi dengan applicant tracking system (ATS) yang dapat secara otomatis menerima atau menolak pelamar sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan.

Fitur ini juga memungkinkan Anda untuk memposting iklan lowongan pekerjaan di berbagai platform sosial atau situs web dan membantu membuat job description.

Oleh karena itu, Anda dapat melakukan beberapa pekerjaan melalui fitur itu:

Deskripsi pekerjaan
Posting pekerjaan
Pengumpulan informasi
Penilaian kandidat
Seleksi kandidat

3. Manajemen Penggajian

Manajemen penggajian adalah faktor penting bagi semua bisnis. Untuk menjalankan aktivitas bisnis dengan lancar, Anda memerlukan sistem manajemen penggajian terbaik.

Software HR yang menyediakan sistem ini memungkinkan Anda untuk mengelola semua aktivitas terkait penggajian dengan mudah dan akurat.

Artinya, Anda tidak perlu membeli atau berlangganan software payroll secara terpisah, karena Anda akan mendapatkan sistem penggajian lengkap dalam software HR.

Fitur ini memungkinkan Anda mengontrol struktur gaji semua karyawan dan mengatur jenis gaji. Anda dapat mengelola seluruh aktivitas terkait gaji melalui fitur ini.

Dengan sistem manajemen penggajian yang lengkap, Anda bisa memastikan kepuasan karyawan Anda dan pada akhirnya meningkatkan keuntungan bisnis Anda.

Pengaturan jenis gaji
Pengaturan gaji
Menghasilkan dan mengelola gaji

4. Manajemen Bakat

Beberapa software HR mungkin dilengkapi dengan sistem manajemen bakat yang memungkinkan profesional HR mengevaluasi karyawan melalui penilaian kinerja dan melacak produktivitas karyawan.

Sistem ini dapat mengelola kinerja karyawan, analisis perilaku, analisis kompetensi, dan menyediakan sistem respons secara otomatis, serta sistem peninjauan untuk mengumpulkan kepuasan pelanggan dan karyawan Anda.

Berikut beberapa kegunaan dari fitur manajemen bakat:

Analisis perilaku
Penilaian kinerja
Analisis kompetensi
Key Performance Indicator
Pelatihan dan Pengembangan Karyawan

Untuk meningkatkan skill karyawan dan adaptasi teknologi terbaru, tim HR harus menawarkan program pelatihan dan pengembangan.

Dengan menggunakan software HR, Anda dapat mengatur semua materi pembelajaran dan kursus yang diperlukan.

Sistem ini juga membantu menemukan kesenjangan teknis karyawan dan mengelola program pelatihan yang diperlukan.

5. Manajemen Benefit

Untuk meningkatkan produktivitas dan keuntungan bisnis, Anda juga harus memperhatikan kepuasan karyawan, misalnya dengan menyediakan fasilitas seperti asuransi kesehatan, asuransi jiwa, rencana pensiun, dan manfaat lainnya.

Oleh karena itu, Anda perlu memilih software HR yang memiliki fitur manajemen benefit untuk mengelola:

Asuransi kesehatan
Asuransi jiwa
Cuti berbayar
Rencana pensiun

6. Manajemen Kehadiran

Pelacakan kehadiran karyawan sangat penting untuk menghindari kerugian bisnis. Fitur manajemen kehadiran dalam sistem HR memungkinkan profesional HR mengelola kehadiran karyawan dengan akurat dan otomatis.

Sistem ini juga menyediakan laporan kehadiran harian dan bulanan serta laporan cuti dan lembur.

Berikut beberapa hal yang bisa dilakukan dengan fitur manajemen kehadiran:

Laporan kehadiran harian
Laporan kehadiran bulanan
Laporan presensi
Laporan cuti
Laporan lembur

Sebagai salah satu software HR yang dilengkapi dengan berbagai fitur, Gajihub juga menyediakan fitur manajemen kehadiran yang memungkinkan Anda untuk memantau produktivitas karyawan.

Misalnya, melalui fitur analisa data, Anda dapat melihat laporan keterlambatan, laporan lembur, laporan izin cuti, dan lainnya.

Sementara itu, untuk memudahkan karyawan Gajihub juga menyediakan fitur ESS yang memungkinkan mereka melakukan presensi secara mandiri melalui smartphone masing-masing.

Dengan demikian, tim HR tidak perlu campur tangan mengenai urusan kehadiran karyawan setiap harinya.

Tertarik mencoba? Klik gambar berikut untuk informasi selengkapnya:

6. Manajemen Cuti

Mengelola aktivitas yang berkaitan dengan cuti karyawan sangat penting untuk menjaga produktivitas.

Oleh karena itu, Anda memerlukan software HR yang dapat mengelola cuti karyawan, approval dengan mudah, dan memberikan informasi mengenai hari libur.

7. Pelacakan Waktu

Fitur pelacakan waktu dalam software HR memungkinkan Anda untuk melacak waktu kerja karyawan secara akurat, termasuk jam lembur dan clok in clock out.

Dalam hal ini, Gajihub dapat membatu Anda untuk mengetahui jam masuk dan jam lembur karyawan, karena mereka dapat mencatatnya secara mandiri.

Catatan lembur tersebut nantinya juga langsung terintegrasi dengan sistem payroll, sehingga pada periode penggajian mereka akan menerima upah lembur sesuai dengan jam bekerja mereka.

9. Manajemen Pendapatan & Pengeluaran

Software HR yang menyediakan fitur manajemen pendapatan dan pengeluaran memungkinkan Anda mengelola aktivitas keuangan dengan mudah dan akurat.

Fitur ini dapat melacak semua transaksi keuangan dan menghasilkan laporan keuangan yang akurat.

10. Analitik dan Laporan

Fitur analitik dan laporan dalam software HR menyediakan wawasan yang jelas tentang aktivitas organisasi Anda.

Fitur ini menghasilkan laporan real-time dan analisis yang membantu Anda membuat keputusan strategis. Berikut beberapa hal yang bisa Anda lakukan dengan fitur analitik dan laporan:

Laporan real-time
Analisis aktivitas
Laporan kehadiran
Laporan karyawan
Laporan aset

11. Aspek Teknis

Untuk memastikan layanan yang lancar dan jangka panjang, software HR harus mencakup aspek teknik yang penting.

Fitur ini dapat memastikan software yang Anda pilih dapat berjalan dengan baik dan dapat diandalkan. Berikut beberapa hal yang berkaitan dengan aspek teknis:

Integrasi aplikasi seluler
Dukungan teknis
Pemeliharaan
Keamanan data
Backup data

Apa Saja Tips Memilih Software HR?

Selain dengan mempertimbangkan fitur-fitur yang dimilikinya, ada beberapa tips tambahan yang bisa Anda lakukan untuk memilih software yang tepat, yaitu:

1. Evaluasi Sistem yang Ada

Jika Anda sudah memiliki sistem HR di organisasi Anda tetapi merasa kurang puas dengan yang sekarang, cobalah untuk mengevaluasi sistem Anda terlebih dahulu.

Penting untuk menjelaskan apa yang kurang dari sistem tersebut. Sistem yang tepat dapat meningkatkan pekerjaan Anda, sementara sistem yang tidak cocok dapat mengahbiskan waktu dan produktivitas.

Pertimbangan utama dapat mencakup:

Silo informasi
Tugas manual yang berulang
Dukungan pelanggan yang tidak efektif

Untuk mendapatkan gambaran yang jelas, berikut beberapa pertanyaan yang perlu Anda pertimbangkan:

Apakah Anda menggunakan sistem HR lain yang tidak memadai?
Apa tantangan paling umum di departemen HR?
Apakah ada proses HR yang memakan waktu?
Apakah karyawan Anda puas dengan sistem saat ini?
Berapa anggaran Anda?
Apa ROI (Return on Investment) Anda?
Bagaimana kebijakan perusaahaan mengenai keamanan data?

2. Daftar Fitur

Tips kedua dalam memilih software HR adalah definisikan fitur spesifik yang Anda butuhkan. Buat daftar keinginan dengan semua fitur yang Anda perlukan untuk organisasi.

Kemudian, catat semua fitur yang Anda butuhkan untuk perusahaan, misalnya:

Software yang mencakup dua domain HR seperti penggajian, manfaat, dan kinerja.
Software HR yang mencakup semua fungsi, termasuk perhitungan kompleks, alur kerja, dan laporan.
Software HR yang mudah diintegrasikan dengan perangkat lunak yang ada seperti akuntansi, CRM, atau ERP.
Dasbor yang sederhana dan ramah pengguna yang mudah dioperasikan.

3. Tetapkan Anggaran

Anggaran adalah salah satu masalah besar dan paling mengkhawatirkan saat ini. Apabila saat ini Anda sedang mengembangkan bisnis, pertimbangkan software HR yang menyediakan fleksibilitas secara penuh.

Kemudian, tetapkan anggaran realistis berdasarkan kesehatan keuangan perusahaan. Perhitungkan biaya awal dan biaya berulang.

Pastikan juga ada fleksibilitas untuk mengakomodasi pengeluaran tak terduga atau peningkatan yang diperlukan.

4. Temukan Vendor yang Tepat

Setelah mengidentifikasi kebutuhan dan fitur utama, tips memilih software HR selanjutnya adalah mengevaluasi vendor.

Berikut adalah langkah-langkah yang bisa Anda lakukan:

Riset Vendor

Mulailah dengan meneliti vendor software HR dan buat list dari mereka yang memenuhi kriteria kamu.

Ana dapat membaca ulasan di situs seperti G2, Capterra, dan Trustpilot atau pun melalui Google review atau ulasan di Google Playstore atau Apps Store untuk mendapatkan gambaran kepuasan pengguna.

Hubungi Vendor

Hubungi vendor yang terdaftar dan mintalah demo kepada mereka. Hal ini akan memberi Anda pandangan langsung tentang antarmuka dan fitur.

Saat ini, sudah banyak vendor software HR yang menyediakan demo tanpa harus diminta oleh pelanggan, salah satunya adalah Gajihub.

Dengan layanan demo ini, Anda dapat memahami berbagai fitur yang tersedia di software Gajihub berserta cara pemakaiannya.

Anda juga dapat mengajukan pertanyaan langsung apabila ditemukan kesulitan dan sebagainya.

Referensi Pelanggan

Mintalah referensi dari pelanggan lain di industri Anda. Kemudian, hubungi referensi tersebut untuk mengetahui pengalaman mereka dengan software dan dukungan pelanggan dari vendor.

Bandingkan Model Harga

Anda juga perlu membandingkan model harga antar vendor. Beberapa mungkin menawarkan harga berbasis langganan, sementara yang lain mungkin mengenakan biaya per pengguna atau fitur.

Jadi, pastikan Anda telah memahami total biaya dan biaya lain-lain.

Integrasi Sistem

Selanjutnya, pastikan software HR yang Anda pilih sudah terintegrasi dengan sistem dan infrastruktur yang ada.

Misalnya, terintegrasi dengan software akuntansi, yang memungkinkan pengeluaran perusahaan terkait gaji karyawan juga tercatat pada sistem akuntansi tersebut.

Evaluasi Dukungan Pelanggan

Evaluasi opsi dukungan pelanggan vendor. Pertimbangkan ketersediaan dukungan misalnya 24/7, jam kerja, channel dukungan, dan kualitas basis pengetahuan serta materi pelatihan mereka.

Tinjau Syarat dan Ketentuan

Tinjau dengan cermat syarat dan ketentuan vendor, termasuk Service-level Agreement (SLA), kebijakan privasi data, dan ketentuan kontrak.

5. Proses HR Berbasis Cloud

Keamanan data sangat penting untuk setiap proses HR maupun untuk setiap organisasi. HR dan penggajian mengandung informasi karyawan yang sangat sensitif, termasuk alamat rumah, nomor rekening bank, dokumen pajak, hingga riwayat karyawan.

Oleh karena itu, Anda perlu memilih software HR berbasis cloud yang menawarkan fitur seperti enkripsi data, kontrol akses berbasis peran, dan kepatuhan terhadap regulasi perlindungan data.

6. Adaptabilitas

Bisnis akan terus berkembang, sehingga Anda perlu mengutamakan adaptabilitas dalam memilih software HR.

HR dengan skalabilitas yang tinggi memungkinkan Anda untuk mengubah model SDM sesuai dengan perkembangan bisnis.

Jadi, pilihlah software HR yang mudah beradaptasi, seperti software HR berbasis cloud yang berbasis langganan.

7. Akses Seluler

Ketersediaan akses seluler juga menjadi tips penting dalam memilih software HR. Dengan meningkatnya sistem kerja jarak jauh, akses seluler semakin dibutuhkan saat ini.

Melalui aplikasi ini, Anda dan tim dapat dengan mudah mengakses data karyawan dan segala kebutuhan administrasi.

Oleh karena itu, pastikan software memiliki aplikasi seluler yang memungkinkan Anda untuk mengaksesnya dari perangkat apa pun.

Manfaat aplikasi HR seluler:

Memberikan karyawan akses real-time ke pernyataan gaji dan jadwal.
Mudah diakses dari tempat jauh.
Membantu karyawan menyelesaikan tugas lebih mudah.
Biasanya dilengkapi dengan fitur keamanan canggih seperti otentikasi multi-faktor dan enkripsi data untuk melindungi data karyawan dari akses tidak sah atau pencurian.

8. Dukungan Pelanggan

Tips memilih software HR terakhir adalah dengan mempertimbangkan dukungan pelanggan. Dukungan yang kurang baik dapat menyebabkan frutasi di antara karyawan dan mengurangi produktivitas, yang berdampak negatif pada kinerja keseluruhan organisasi.

Dukungan pelanggan yang andal penting untuk menyelesaikan masalah dengan cepat dan memastikan operasi berjalan dengan lancar.

Carilah vendor yang menawarkan dukungan 24/7, berbagai opsi kontak, dan layanan yang aman.

Kesimpulan

Memilih software HR yang tepat sangat penting untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan kepuasan karyawan dalam perusahaan Anda.

Dengan mempertimbangkan berbagai faktor seperti fitur yang dibutuhkan, anggaran, integrasi sistem, serta dukungan pelanggan, Anda dapat menemukan solusi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Penggunaan software HR tidak hanya mempermudah manajemen karyawan, tetapi juga membantu dalam pengambilan keputusan strategis melalui analitik data yang akurat.

Salah satu pilihan yang dapat Anda pertimbangkan adalah Gajihub, yakni sebuah software HR yang menawarkan berbagai fitur lengkap seperti manajemen karyawan, manajemen penggajian, manajemen kehadiran, serta analitik dan laporan yang mendalam.

Dengan Gajihub, Anda dapat menyederhanakan berbagai proses HR dalam perusahaan, sehingga fokus dapat dialihkan pada pengembangan bisnis yang lebih strategis.

Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.

Author
Recent Posts

Amelia

Penulis sekaligus pemilik bisnis B2B. Tertarik dengan penulisan terkait HR, Undang Undang Tenaga Kerja, dan pengembangan karier. Amel juga sedang mengambil sertifikasi CHRMP.