Dengan banyaknya pilihan software absensi pasaran, hal ini dapat membingungkan Anda. Inilah yang membuat Anda perlu melakukan beberapa tips dalam memilih software absensi.
Seperti yang Anda ketahui, menggunakan software absensi menjadi salah satu solusi terbaik untuk meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan kehadiran karyawan.
Melalui software ini, sebagai HR Anda tidak perlu kerepotan dalam mengurus masalah administrasi karyawan, terutama yang berhubungan dengan kehadiran, seperti izin sakit, pengajuan cuti, hingga jam lembur.
Software absensi juga dapat membantu perusahaan dalam memantau kehadiran karyawan secara lebih otomatis, sehingga dapat lebih fokus dalam pekerjaan yang membutuhkan banyak pertimbangan dan strategi.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas pengertian, fitur penting dan tips memilih software absensi terbaik.
Apa yang Dimaksud dengan Software Absensi?
Software absensi adlaah alat yang dapat membantu Anda, sebagai tim HR untuk mengelola kehadiran karyawan.
Melalui software ini, Anda dapat melacak dan memantau kehadiran maupun absensi karyawan, seperti hari sakit atau pun jenis cuti lainnya.
Selain itu, software ini juga memastikan bahwa perusahaan mematuhi undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan terkait kehadiran karyawan.
Fitur-fitur yang biasanya ada dalam software ini meliputi:
- Pengajuan cuti
- Pelacakan kehadiran karyawan
- Pemberitahuan otomatis untuk manajer dan karyawan
- Kemampuan pelaporan
Software ini juga dapat diintegrasikan dengan sistem penggajian untuk memastikan pembayaran gaji yang akurat terkait kehadiran karyawan.
Baca Juga: 8 Kesalahan Payroll dan Langkah Mencegahnya
Apa Saja Fitur Penting dalam Software Absensi?
Manajemen kehadiran yang buruk dapat berdampak pada produktivitas bisnis dan retensi staf.
Oleh karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan penggunaan software untuk mengelola waktu dan kehadiran karyawan.
Software tersebut juga dapat memberikan wawasan secara real-time dan membantu menghemat banyak waktu.
Namun, dalam memilih software absensi, ada beberapa fitur yang perlu Anda pertimbangkan, seperti:
1. Manajemen Kehadiran
Sistem waktu dan kehadiran yang efektif harus bisa menyederhanakan dan mengotomatisasi pencatatan kehadiran karyawan.
Karyawan juga harus dapat melakukan clock-in dan clock-out setiap hari untuk mencatat kehadiran mereka.
Jika karyawan Anda bekerja di kantor klien, pilih sistem yang memungkinkan penandaan kehadiran hanya dari lokasi tertentu.
2.Geotagging
Geotagging adalah fitur penting yang dapat membantu meningkatkan efisiensi pelacakan. Sistem ini dapat memverifikasi keberadaan karyawan di lokasi tertentu, yang memudahkan prosoes clock-in.
Dengan semakin banyak perusahaan yang melakukan remote working atau kerja hybrid, geotagging dapat memastikan pelacakan yang akurat di berbagai lokasi, yang turut membanding mengurangi kecurangan.
Selain itu dengan validasi IP dan geofencing, sistem ini juga dapat mencatat waktu dan kehadiran secara akurat dan menghasilkan data yang andal.
Baca Juga: Software Employee Database: Manfaat, Fitur, dan Rekomendasi
3. Pelacakan Kehadiran Biometrik atau Face Recognition
Sistem waktu dan kehadiran biometrik menggunakan teknologi canggih seperti pemindaian sidik jari untuk pencatatan kehadiran yang lebih kuat.
Hal ini dinilai lebih aman dibandingkan metode konvensional yang menggunakan ID card yang mungkin bisa hilang atau bahkan dicuri.
Sistem ini juga membantu menghilangkan praktik kecurangan seperti buddy punching, yakni permintaan seorang karyawan kepada rekan kerjanya untuk mecatat kehadirannya dalam daftar hadir atau sering disebut sebagai ‘tipsen’ (titip absen).
Selain menggunakan sistem biometrik, beberapa software absensi saat ini juga sudah banyak yang menggunakan face recognition, yang memungkinkan karyawan untuk melakukan presensi dengan wajah.
Gajihub termasuk salah satu software yang telah mengadopsi teknologi ini. Dengan metode face recognition, karyawan pun tidak dapat melakukan buddy punching karena sistem akan menolak saat wajah karyawan tidak dikenali.
4. Manajemen Cuti
Selain melacak kehadiran, software absensi yang baik harus mencakup fitur manajemen cuti untuk memudahkan operasional Anda dan tim HR lainnya.
Software yang Anda pilih harus memungkinkan konfigurasi kebijakan cuti sesuai hikum yang berlaku, membantu karyawan memeriksa saldo cuti hingga mengajukan permintaan cuti.
Fiur kelola cuti tersebut juga harus memudahkan tim HR dan manajer dalam melakukan approval atau menolak permintaan cuti, serta dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan, seperti mengelola sisa saldo cuti ke tahun berikutnya.
Baca Juga: Sisa Cuti Diuangkan: Aturan, Rumus, dan Contoh Menghitungnya
5. Manajemen Jadwal Karyawan
Mempertimbangkan fitur manajemen jadwal karyawan juga menjadi salah satu tips penting dalam memilih software absensi.
Fitur tersebut harus memudahkan dan transparan, serta memungkinkan pembuatan beberapa shift sekaligus dengan mudah.
Selain itu, jadwal yang sudah dibuat oleh manajer dan tim HR harus dapat dengan mudah dilihat oleh karyawan, misalnya melalui aplikasi absensi yang bisa diunduh melalui smartphone masing-masing seperti Gajihub.
Dengan Gajihub, Anda dapat mengatur jadwal shift karyawan dengan sangat mudah melalui sistem drag and drop, berikut tutorialnya:
Baca Juga: Long Shift: Pengertian, Aturan, dan Cara Menghitung Upahnya
6. Timesheet
Fitur timesheet yang kuat memungkinkan karyawan melacak waktu yang dihabiskan untuk berbagai proyek dan tugas, serta memungkinkan manajer memantau progress pekerjaan mereka dengan mudah.
Melalui software absensi yang Anda pilih, manajer juga harus bisa menetapkan tugas pada karyawan dan menyetujui atau menolak timesheet.
Sementara itu karyawan juga harus bisa mencatat pekerjaan mereka beserta waktunya dan mengirimkannya kepada manajer.
7. Integrasi Sistem Payroll
Software absensi yang efektif harus terintegrasi dengan sistem payroll Anda untuk memudahkan dalam proses perhitungan gaji yang lebih akurat dan transparan.
Integrasi ini dapat membantu menghemat waktu dan mengurangi beban administratif dengan menghilangkan pekerjaan untuk mengimpor data waktu dan kehadiran secara manual ke dalam sistem penggajian.
Fitur ini juga harus bisa mencatat jam lembur karyawan, sehingga mereka dapat menerima gaji sesuai dengan pekerjaan mereka.
Sebagai contoh, software absensi Gajihub juga sudah terintregasi dengan sistem payroll dari Gajihub, sehingga Anda tidak perlu kerepotan dalam menghitung jam kerja karyawan dan gaji secara manual.
Baca Juga: 10 Manfaat Software Payroll untuk Bisnis
8. Analisis Data
Fitur analisa data memungkinkan Anda untuk mengetahui insight mengenai operasional peruashaan Anda, terutama dalam hal SDM.
Melaui fitur ini, Anda dapat memantau tingkat kedisiplinan karyawan dengan melihat laporan keterlambatan, laporan lembur, laporan izin cuti, dan sebagainya.
Selain itu, apabila Anda memilih software absensi yang sudah terintegrasi dengan sistem payroll, Anda juga dapat memantau setiap komponen seperti upah lembur hingga potongan seperti iuran BPJS dan PPh 21.
9. Aplikasi Seluler
Software absensi yang Anda pilih juga harus menyediakan aplikasi seluler. Bagi karyawan, mereka dapat mencatat jam kerja secara akurat hingga mengajukan cuti melalui smartphone.
Sementara itu, bagi pemberi Anda, apikasi ini dapat memudahkan dalam memantau karyawan secara terus-menerus, yang membantu memastikan produktivitas dan komitmen mereka.
Apabila perusahaan Anda menerapkan sistem kerja jarak jauh, aplikasi absensi juga dapat membantu mengawasi kehadiran dan melacak lokasi karyawan secara real-time.
Pada intinya, hampir semua aktivitas HR, seperti kehadiran untuk pelacakan karyawan, autentikasi jarak jauh, persetujuan cuti, dan manajemen shift harus dapat ditangani melalui aplikasi ini.
10. Notifikasi dan Pengingat
Sistem waktu dan kehadiran harus sinkron dengan kalender digital seperti Google Calendar dan Outlook. Hal ini memastikan tim mengetahui tentang ketersediaan individu.
Integrasi kalender sangat bermanfaat saat mengelola tim jarak jauh. Dengan menggunakan integrasi ini, Anda dapat melacak kehadiran melalui kalender yang dibagikan.
Baca Juga: 10 Manfaat Software Absensi untuk Bisnis
11. Employee Self-service
Employee Self-service (ESS) meningkatkan efisiensi karena karyawan tidak harus clock-in di depan pintu kantor. Sebaliknya, mereka dapat melakukan clock-in dari meja kerja mereka, baik ketika bekerja di kantor maupun jarak jauh.
Selain itu, fitur ESS juga memungkinkan karyawan mengelola cutinya secara mandiri, misalnya saat perlu melihat saldo cuti dan mengajukan cuti.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Software HRIS Usaha Dagang, Apa Saja?
Apa Saja Tips Memilih Software Absensi?
Dengan banyaknya pilihan software absensi di pasaran, Anda mungkin akan kebingungan dalam menentukan mana software yang paling cocok untuk perusahaan Anda.
Oleh karena itu, berikut beberapa tips memilih software absensi yang bisa Anda ikuti:
1. Identifikasi Kebutuhan Perusahaan
Pertama, mulailah dengan memahami kebutuhan spesifik organisasi Anda. Tentukan jumlah karyawan, sifat pekerjaan (jarak jauh, hybrid, atau di lokasi kantor), serta kompleksitas dalam pelacakan kehadiran.
Jika jumlah karyawan Anda lebih dari 50, penting bagi Anda untuk mempertimbangkan software absensi yang dapat membantu tim HR dalam mengelola kehadiran mereka.
Software yang Anda pilih juga harus dapat dengan mudah menyesuaikan dengan peruabhan tanpa memerlukan biaya tambahan.
Selain itu, apabila karyawan di perusahaan Anda bekerja secara mobile, misalnya sering melakukan kunjungan klien atau bekerja secara jarak jauh, Anda perlu memilih software absensi yang juga menyediakan aplikasi mobile.
2. Tetapkan Anggaran
Selanjutnya, tentukan berapa banyak yang perlu Anda siapkan untuk berinvestasi dalam software absensi. Biaya yang dibutuhkan biasanya bervariasi tergantung pada fitur dan skalabilitasnya.
Meskipun menawarkan banyak fitur canggih, saat ini sudah banyak software absensi dengan harga murah.
Misalnya Gajihub yang menawarkan harga berlangganan mulai dari Rp4.900 per karyawan untuk setiap bulannya.
Baca Juga: 15 Cara Mengurangi Biaya HRD + 5 Tips Terbaiknya
3. Evaluasi Fitur dan Integrasi
Setelah itu, Anda dapat mengidentifikasi fitur dan fungsionalitas yang dibutuhkan perusahaan, seperti:
- Kemampuan manajemen cuti.
- Pelaporan dan analitik.
- Integrasi dengan sistem HR atau payroll lainnya.
- Kepatuhan dengan UU Ketenagakerjaan terbaru.
- Employee self service karyawan untuk permintaan cuti dan melihat kehadiran.
- Notifikasi dan peringatan untuk masalah kehadiran.
- Geofencing untuk karyawan jarak jauh.
4. Tinjau Kemanan Data
Data kehadiran adalah data senstif, sehingga Anda perlu memilih software absensi yang memiliki langkah-langkah keamanan yang kuat.
Carilah fitur seperti enkripsi, kontrol akses berbasis peran, dan pembaruan keamanan secara berkala.
5. Perhatikan Modus terkait Kehadiran
Software absensi memberikan beberapa opsi dalam merekam kehadiran karaywan, misalnya menggunakan sistem biometrik, deteksi wajah, dan sebagainya.
Oleh karena itu, Anda perlu mempertimbangkan beberapa sistem tersebut yang dapat membantu mencegah terjadinya kecurangan dalam hal kehadiran karyawan, seperti buddy punching.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Software HRIS Industri Retail Terbaik, Apa Saja?
6. Tinjau Pelaporan dan Analitik
Kemampuan analitik sangat penting untuk melacak tren dan membuat keputusan SDM yang tepat. Oleh karena itu, Anda perlu memilih software absensi yang menawarkan laporan dan dasbor yang dapat disesuaikan.
7. Integrasi dengan Payroll
Tips memilih software absensi selanjutnya adalah dengan memilih software yang terintegrasi dengan sistem payroll.
Dengan demikian, Anda dapat menyesuaikan data kehadiran karyawan dengan gaji mereka, terutama terkait jam lembur.
Baca Juga: Aturan Upah Lembur Per Jam, Cara Hitung, dan Contoh Penghitungannya
8. Pilihlah Software dengan Dukungan Chat 24/7
Mencari software dengan fitur dukungan chat 24/7 juga merupakan tips penting dalam memilih software absensi.
Melalui fitur dukungan ini, Anda dapat dengan mudah melaporkan dan menyelesaikan jika ditemukan suatu masalah.
9. Periksa Kepatuhan
Pastikan software mematuhi undang-undang tenaga kerja dan regulasi yang berlaku, misalnya dapat menangani lembur hingga persyaratan hukum terkait kehadiran lainnya dengan akurat.
10. Baca Ulasan dan Cari Rekomendasi
Lakukan riset ulasan online dan minta rekomendasi dari rekan atau Anda. Pengalaman pengguna secara nyata dapat memberikan wawasan berharga.
11. Minta Demo dan Uji Coba
Hubungi penyedia software untuk demo dan uji coba gratis. Uji software tersebut dengan kebutuhan spesifik Anda untuk memastikan software memenuhi harapan Anda.
Saat ini, Gajihub juga telah menyediakan uji coba gratis hingga 14 hari dengan klik gambar berikut:
Melalui uji coba gratis, Anda dapat mengidentifikasi kecocokan software dengan kebutuhan bisnis pada awal implementasi.
12. Pertimbangkan Kelayakan Jangka Panjang
Evaluasi reputasi penyedia software, stabilitas keuangan, dan rekam jejak mereka dalam menyediakan pembaruan dan mengatasi perbaikan.
Ingatlah bahwa software tersebut kemungkinan akan Anda gunakan selama bertahun-tahun.
13. Periksa Feedback
Terakhir, libatkan karyawan yang akan menggunakan software dalam proses pengambilan keputusan.
Kumpulkan feedback untuk memastikan bahwa sistem yang dipilih dapat memenuhi kebutuhan mereka dan mudah digunakan.
Baca Juga: 12 Fitur Software Payroll Ini Harus Ada, Apa Saja?
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa software absensi merupakan alat penting bagi tim HR untuk mengelola kehadiran karyawan secara efektif.
Melalui software ini, perusahaan dapat melacak kehadiran, absensi, dan cuti karyawan dengan lebih mudah dan akurat.
Software absensi juga membantu perusahaan dalam mematuhi undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku.
Fitur-fitur umum yang ada dalam software ini meliputi pengajuan cuti, pelacakan kehadiran, pemberitahuan otomatis, kemampuan pelaporan, dan integrasi dengan sistem penggajian untuk memastikan pembayaran gaji yang akurat.
Salah satu rekomendasi software absensi yang memiliki berbagai fitur di atas adalah Gajihub. Bahkan, software ini tidak hanya menyediakan fitur terkait absensi, melainkan juga terdapat fitur-fitur seperti pengelolaan PPh 21, BPJS, reimbursement, hingga kasbon karyawan.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Perbedaan Performance Management dan Performance Appraisal - 28 October 2024
- Manajemen Motivasi: Manfaat, Strategi, dan Tantangannya - 25 October 2024
- Cara Merekrut Supervisor Gudang Berkualitas dan Skill Pentingnya - 25 October 2024