Industri manufaktur memiliki struktur organisasi yang kompleks dengan berbagai peran seperti operator mesin, manajemen, pengepak, pengirim, dan masih banyak lagi. Berbagai peran tersebut kerap menghadirkan berbagai tantangan pada sistem gaji di perusahaan manufaktur.
Setiap peran tentu memiliki skala gaji yang berbeda, yang dipengaruhi oleh berbagai faktor seperti tingkat keahlian, pengalaman, dan komponen yang diproduksi.
Hal ini membuat sistem gaji di industri manufaktur menjadi sangat menantang, terutama jika masih dilakukan secara manual.
Oleh karena itu, untuk menciptakan sistem penggajian yang efektif, penting untuk memahami masalah-masalah utama yang sering dihadapi oleh industri manufaktur dan mencari solusi untuk setiap masalah tersebut.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas berbagai tantangan sistem gaji di perusahaan manufaktur beserta solusi terbaiknya.
Apa Saja Tantangan Sistem Gaji di Industri Manufaktur?
Berikut adalah sejumlah tantangan yang kerap muncul dalam sistem penggajian industri manufaktur:
1. Kepatuhan Terhadap Hukum
Masalah pertama yang paling mendasar adalah kepatuhan terhadap hukum yang berlaku.
Setiap sistem penggajian yng digunakan oleh perusahaan manufaktur harus memastikan bahwa mereka mematuhi peraturan yang ditetapkan oleh pemerintah, baik itu peraturan tentang pajak, tunjangan, ataupun hak karyawan lainnya.
Selain itu, perusahaan juga perlu menjaga hubungan jangka panjang dengan karyawan dengan memastikan bahwa hak-hak mereka terpenuhi.
Tantangannya adalah bahwa peraturan yang ada sering berubah, dan pengelolaan penggajian harus dapat beradaptasi dengan perubahan ini tanpa mengganggu kelancaran proses operasional.
Solusi
Perusahaan manufaktur perlu memiliki sistem penggajian yang fleksibel dan dapat diupdate secara cepat setiap kali ada perubahan peraturan.
Salah satu solusi terbaik adalah dengan menggunakan software payroll otomatis yang dapat disesuaikan dengan perubahan regulasi dengan mudah.
2. Akurasi dalam Penghitungan Gaji
Di sektor manufaktur, ada banyak faktor yang mempengaruhi jumlah gaji karyawan, bahkan di departemen yang sama.
Faktor-faktor seperti jam kerja lembur, tunjangan, potongan pajak, dan insentif lain-lain perlu dihitung dengan tepat.
Jika dilakukan secara manual, kemungkinan besar kesalahan perhitungan akan terjadi, dan ini bisa berdampak pada kepuasan karyawan serta reputasi perusahaan.
Solusi
Untuk menghindari kesalahan perhitungan, perusahaan manufaktur dapat beralih ke sistem penggajian otomatis untuk menghitung gaji secara akurat, mengurangi potensi human error.
Dengan menggunakan software payroll dari GajiHub, perusahaan dapat memastikan bahwa semua komponen gaji, mulai dari gaji pokok, bonus, upah lembur tunjangan, hingga potongan seperti iuran BPJS dan potongan PPh 21 dihitung secara akurat.
Selain itu, untuk meningkatkan transparansi dalam proses penggajian, GajiHub juga menyediakan slip gaji yang bisa dikustomisasi dan dikirim ke semua karyawan dalam format PDF.
Baca Juga: 10 Tantangan HR dan Payroll Industri Manufaktur dan Solusinya
3. Biaya Sistem Penggajian dan Pembaruan
Saat sebuah perusahaan memutuskan untuk mengimplementasikan atau memperbarui sistem penggajian, biasanya biaya menjadi pertimbangan utama.
Menggunakan sistem yang canggih memang penting, tetapi biayanya bisa sangat tinggi, terutama jika perusahaan harus melakukan pembaruan secara rutin.
Biaya pembaruan yang terus meningkat bisa menjadi beban yang berat bagi perusahaan, terutama bagi perusahaan kecil dan menengah yang memiliki anggaran terbatas.
Solusi
Untuk mengatasi masalah biaya ini, perusahaan dapat mencari penyedia sistem penggajian yang menawarkan paket dengan biaya dan pembaruan sistem dengan harga yang terjangkau.
Anda dapat memilih penyedia layanan berbasis cloud yang menawarkan fleksibilitas dalam hal biaya dan pembaruan sistem secara berkala juga bisa menjadi solusi yang tepat.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Software HRIS Manufaktur dan Tips Memilihnya
4. Keamanan dan Privasi Data
Keamanan data penggajian merupakan masalah yang sangat serius. Jika informasi penggajian atau data pribadi karyawan bocor, hal ini bisa merugikan perusahaan baik dari segi finansial maupun reputasi.
Oleh karena itu, sangat penting bagi perusahaan untuk memilih sistem penggajian yang memiliki fitur keamanan yang canggih.
Solusi
Untuk mengatasi masalah ini, perusahaan manufaktur harus memilih sistem penggajian yang dilengkapi dengan enkripsi data yang kuat, perlindungan terhadap akses yang tidak sah, serta memiliki audit yang jelas untuk memantau siapa saja yang mengakses informasi sensitif.
5. Pajak yang Terus Berubah
Pajak adalah salah satu aspek yang harus diperhatikan dengan seksama dalam sistem penggajian.
Perusahaan manufaktur harus memastikan bahwa mereka memotong dan membayar pajak sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Jika perusahaan tidak menggnuakan sistem penggajian yang sesuai dengan perubahan pajak ini, perusahaan bisa dikenai denda atau kewajiban tambahan yang merugikan.
Solusi
Untuk menghindari masalah ini, sistem penggajian yang digunakan harus selalu diperbarui sesuai dengan regulasi pajak yang baru
Anda dapat menggunakan software payroll yang dapat mengintegrasikan pembaruan pajak secara otomatis untuk memastikan kepatuhan.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Absensi Manufaktur, Nomor 1 Terbaik!
6. Beban Penggajian pada Perusahaan Kecil dan Menengah
Di perusahaan kecil dan menengah, tantangan sistem gaji pada perusaahaan manufaktur adalah tidak memiliki departemen khusus, dan tugas ini biasanya diambil alih oleh bagian HR atau keuangan.
Hal ini bisa menjadi beban yang cukup berat, apalagi jika jumlah karyawan cukup banyak dan proses penggajian perlu dilakukan secara manual.
Berbagai beban tersebut juga bisa menurunkan produktivitas dan efisiensi operasional.
Solusi
Untuk mengatasi masalah ini, perusahaan dapat mempertimbangkan untuk mengalihdayakan pengelolaan penggajian kepada pihak ketiga atau menggunakan software payroll dari GajiHub.
Dengan begitu, proses penggajian bisa lebih efisien dan tidak membebani departemen lain.
8. Akses Employee Self-Service
Beberapa layanan terkait penggajian, seperti pembuatan slip gaji, memerlukan waktu yang cukup lama jika harus dikelola secara manual oleh tim HR.
Selain itu, dengan regulasi yang sering berubah-ubah, informasi pada slip gaji seringkali harus diperbarui.
Jika karyawan harus selalu menghubungi tim HR, hal ini akan menjadi beban tambahan bagi tim tersebut.
Solusi
Solusi yang efektif adalah dengan menyediakan employee self-service (ESS) di mana mereka bisa mengakses slip gaji mereka secara online dan mengelola informasi terkait penggajian secara langsung.
Sistem yang berbasis web dan aplikasi mobile dapat memberikan akses yang lebih mudah dan mengurangi beban departemen penggajian.
Selain menyediakan dashboard dengan tampilan yang user-friendly, GajiHub juga menyediakan mobile app yang dapat diunduh melalui Google Play Store dan Apps Store.
Aplikasi ini dapat memudahkan karyawan dalam melakukan presensi, melihat saldo dan mengajukan cuti, hingga melihat jadwal kerja mereka.
Ingin mencoba fitur ini? Klik gambar berikut untuk informasi selengkapnya:
Baca Juga: 10 Rekomendasi Software Payroll Manufaktur Terbaik
9. Laporan Real-Time
Industri manufaktur menghadapi permintaan laporan real-time yang terus meningkat, namun hal ini membingungkan banyak ahli penggajian.
Jika tidak ada tim yang khusus menangani payroll, makan akan sulit untuk memenuhi permintaan tersebut.
Solusi
Gunakan software payroll yang terotomatisasi untuk menghasilkan laporan cepat tanpa harus menambah beban tim yang ada.
Selain membantu perusahaan dalam menghasilkan laporan secara akurat, GajiHub juga sudah terintegrasi dengan software akuntansi Kledo.
Integrasi tersebut mengotomatisasi pencatatan pengeluaran terkait biaya gaji karyawan ke dalam proses akuntansi bisnis perusahaan.
10. Up-to-date dengan Peraturan Ketenagakerjaan
Setiap negara memiliki undang-undang ketenagakerjaan yang mempengaruhi pengelolaan payroll karyawan.
Jika perusahaan Anda meluas pangsanya hingga ke kanccah internasional, maka perusahaan perlu memasukkan aturan impor dan ekspor ke dalam sistem gaji.
Hal tersebut tentu membuat pengelolaan gaji menjadi lebih kompleks dan rumit.
Solusi
Sistem penggajian yang fleksibel dan bisa menyesuaikan aturan di berbagai negara akan memudahkan perusahaan dalam mematuhi ketentuan terkait ketenagakerjaan, baik lokal maupun internasional.
Baca Juga: UU Ketenagakerjaan Terbaru, Ketahui Poin-Poin Pentingnya
11. Keterbatasan Software
Banyak perusahaan menggunakan software payroll sederhana karena biaya yang rendah. Namun, ketika bisnis mulai berkembang secara besar-besaran, software tersebut sering kali tidak mampu mengakomodasi aturan gaji yang berbeda-beda.
Solusi
Pilihlah software payroll dan HR yang scalable agar mampu menyesuaikan kebutuhan perusahaan seiring pertumbuhan dan perubahan regulasi bisnis.
12. Penghitungan Tunjangan
Setiap perusahaan memiliki kebijakan tunjangan yang mengikuti aturan pemerintah dan manajemen perusahaan.
Nilai tunjangan bisa berbeda antara satu cabang dengan cabang lain dan bahkan bisa berbeda antar karyawan.
Solusi
Untuk mengatasi tantangan sistem gaji di perusahaan manufaktur tersebut, perusahaan dapat menggunakan software payroll dari GajiHub yang dapat membantu mengotomatisasi penghitungan bonus, tunjangan, dan bahkan lembur.
Software payroll ini juga sudah terintegrasi dengan layanan absensi yang dapat mencatat kehadiran karyawan, jam lembur, dan sebagainya.
Baca Juga: Tips Memilih Software Payroll Perusahaan Manufaktur
13. Menganalisis dan Mengoptimalkan Penggajian
Perusahaan, khususnya yang bergerak di industri manusaktur sering kali membayar lebih karena lembur yang tinggi. Jika tidak diawasi, beban ini dapat merugikan.
Solusi
Gunakan sistem penggajian yang dapat melacak jam kerja dan lembur akan membantu manajemen untuk mengambil keputusan, seperti merekrut karyawan kontrak agar lebih efisien.
Untuk mengatasi tantangan sistem gaji di perusahaan manufaktur tersebut, GajiHub juga menyediakan fitur analisa data yang memungkinkan perusahaan untuk mengakses berbagai laporan terkait produktivitas karyawan, mulai dari kehadiran, lembur, dan sebagainya.
Data-data tersebut nantinya dapat menjadi pertimbangan dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan masing-masing karyawan.
Baca Juga: Manajemen Shift Pabrik: Jenis, Cara Memilih, dan Tips Terbaiknya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa terdapat banyak tantangan dalam sistem gaji di perusahaan manufaktur, mulai dari kepatuhan hukum, akurasi penghitungan gaji, hingga keamanan data.
Selain itu, kompleksitas pada struktur organisasi dan perubahan regulasi juga menambah tantangan dalam pengelolana gaji karyawan.
Jika perusahaan masih menggunakan sistem manual, maka hal ini dapat mengakibatkan kesalahan dan berpotensi merusak kepercayaan karyawan.
Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan solusi penggajian yang fleksibel dan otomatis untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi.
Dengan menggunakan software payroll otomatis, seperti GajiHub, perusahaan manufaktur dapat menghadapi berbagai tantangan sistem gaji yang mungkin muncul.
Dengan harga mulai dari Rp4.900 per karyawan setiap bulannya, GajiHub menawarkan kemudahan dalam penghitungan gaji, pemantauan jam kerja dan lembur, serta integrasi dengan software akuntansi untuk pelaporan real-time.
Melalui fitur keamanannya yang canggih, software ini juga membantu melindungi data perusahaan dan memenuhi kebutuhan perusahaan dengan berbagai skala.
Menariknya lagi, GajiHub juga menyediakan demo gratis untuk Anda yang ingin mencoba menggunakan software ini sebelum benar-benar berlangganan dan mengimplementasikannya.
Selain itu, juga terdapat customer support yang akan membantu Anda dalam menggunakan GajiHub.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Penilaian Objektif dan Subjektif, Apa Bedanya? - 23 December 2024
- Handover Pekerjaan Adalah: Manfaat, Tahapan & Contoh Dokumen - 23 December 2024
- Steward Adalah: Jenis, Tugas, Skill Penting, dan Kisaran Gajinya - 20 December 2024