Dalam proses rekrutmen, surat panggilan kerja merupakan salah satu surat resmi yang umum digunakan.
Surat ini digunakan untuk memberikan informasi mengenai kelanjutan dari proses rekrutmen, misalnya panggilan wawancara hingga kegiatan yang berhubungan dengan proses rekrutmen.
Sebagai seorang HRD, Anda harus memiliki kemampuan untuk membuat surat panggilan pekerjaan ini dengan baik dan benar.
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai surat panggilan kerja mulai dari pengertian, komponen, contoh, hingga templatenya.
Untuk lebih jelasnya Anda dapat menyimak penjelasan yang ada di bawah ini:
Apa Pengertian dari Surat Panggilan Kerja?
Surat panggilan kerja merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh sebuah perusahaan atau instansi untuk memberitahukan informasi mengenai jadwal wawancara kerja, tes, ataupun suatu kegiatan.
Surat ini akan ditujukan kepada karyawan atau calon karyawan yang melamar pekerjaan di perusahaan tersebut.
Surat panggilan pekerjaan ini dianggap sebagai surat yang penting karena ketika kandidat mendapatkan surat ini, artinya kandidat menjadi salah satu orang yang terpilih untuk mengikuti tahapan dalam proses rekrutmen selanjutnya.
Bagi perusahaan, surat ini diberikan sebagai bentuk dari kredibilitas dan profesionalisme.
HRD menjadi pihak yang akan berhubungan langsung dengan pembuatan surat panggilan kerja ini, jadi sebagai HRD Anda harus memiliki kemampuan dan pengetahuan untuk membuat surat ini dengan baik dan benar.
Baca Juga: Surat Panggilan Karyawan Mangkir Kerja: Contoh dan Templatenya
Apa Isi dari Surat Panggilan Kerja?
Dalam membuat surat panggilan pekerjaan ini, Anda harus memahami apa saja isi yang ada di dalamnya.
Berikut isi dari surat panggilan pekerjaan yang harus Anda pahami:
- Nama dan alamat perusahaan atau instansi yang mengeluarkan surat;
- Nama lengkap dan alamat calon karyawan atau karyawan yang akan menerima surat;
- Tujuan dilakukan panggilan pekerjaan (untuk wawancara, tes, pelatihan, atau tugas khusus lainnya;
- Tanggal, waktu, lokasi acara atau kegiatan akan dilaksanakan;
- Instruksi untuk mengikuti kegiatan, jika ada, di mana di dalamnya berisi dokumen apa saja yang perlu disiapkan untuk mengikuti acara tersebut;
- Kontak yang bisa dihubungi untuk melakukan konfirmasi kehadiran atau jika ada pertanyaan.
Baca Juga: Cara Menolak Panggilan Kerja, Contoh, dan Templatenya
Apa Saja Komponen dalam Surat Panggilan Kerja?
Berikut komponen dari surat panggilan pekerjaan yang wajib ada saat Anda membuat surat panggilan kerja ini:
1. Kop Surat
Komponen yang pertama adalah kop surat. Sama seperti halnya dalam surat resmi lainnya, kop surat merupakan komponen penting untuk menunjukan bahwa sebuah surat bersifat resmi.
Dengan adanya kop surat ini juga Anda dapat meyakinkan kandidat bahwa memang benar surat tersebut dikirimkan oleh perusahaan secara resmi.
Di dalam kop surat ini biasanya terdapat nama perusahaan, logo, alamat, nomor telepon, dan email perusahaan.
Baca Juga: 15 Contoh Surat Lamaran Kerja Bahasa Inggris Terbaik
2. Nomor Surat
Komponen kedua adalah nomor surat dimana akan menunjukan kapan surat tersebut dibuat.
Nomor surat ini biasanya akan ditulis dengan urutan tahun, bulan, urutan surat, serta kode yang dimiliki oleh perusahaan.
Urutan yang ada di dalam nomor surat ini akan dipisahkan oleh garis miring.
Sebagai contoh pada nomor surat 89/AA/08/24 dimana angka 89 menunjukan urutan surat, AA kode perusahaan, 08 menunjukan bulan surat dibuat, dan 24 merujuk pada tahun surat dibuat yakni tahun 2024.
Penggunaan nomor surat ini tidak hanya digunakan untuk surat fisik, tetapi juga berlaku bagi surat yang dikirim melalui email.
Namun aturan mengenai nomor surat ini tidak berlaku untuk surat yang dikirimkan melalui pesan WhatsApp.
Baca Juga: 5 Cara Menjawab Pekerjaan yang Tidak Disukai Saat Interview
3. Nama Penerima Surat
Komponen selanjutnya adalah nama penerima surat yang ditulis di bagian atas kiri surat.
Karena surat panggilan pekerjaan merupakan surat yang bersifat personal, maka penting bagi Anda untuk mencantumkan nama dari penerima surat ini.
Dengan menuliskan nama penerima surat, akan menunjukan bahwa surat tersebut memang benar ditujukan untuk orang yang dimaksud dan untuk menghindari salah kirim.
Baca Juga: Surat Keterangan Sehat: Jenis, Cara Membuat dan Contohnya
4. Paragraf Pembuka
Saat Anda mengirimkan surat panggilan pekerjaan, penting untuk menuliskan paragraf pembuka baik Anda mengirimkan secara langsung (cetak), melalui email, ataupun melalui pesan WhatsApp.
Paragraf pembuka ini harus Anda tulis dengan jelas dan menggunakan bahasa yang formal.
Pastikan Anda menghindari penggunaan singkatan-singkatan kecuali jika memang singkatan tersebut lazim digunakan, seperti PT, CV, dan lainnya.
Baca Juga: 10 Contoh Surat Paklaring Kerja dan Juga Templatenya
5. Isi Surat
Isi surat menjadi komponen yang sangat penting dalam penulisan surat panggilan pekerjaan.
Pada bagian ini, jelaskan apa maksud dan tujuan dikirimkannya surat tersebut dan pastikan Anda membuatnya tidak bertele-tele.
Semakin jelas bagian ini Anda tulis, maka semakin bisa dimengerti maksud dan tujuan yang ingin Anda sampaikan kepada penerima.
6. Catatan
Komponen catatan digunakan ketika ada yang ingin Anda sampaikan dalam bentuk catatan kepada penerima surat.
Sebagai contoh, Anda ingin menyampaikan apa yang perlu dibawa oleh kandidat atau apa yang perlu disiapkan oleh kandidat.
Baca Juga: Surat Penolakan Lamaran Kerja: Pengertian, Komponen, dan Contohnya
7. Paragraf Penutup
Setelah Anda menuliskan semua komponen yang ada dalam surat panggilan pekerjaan, ini saatnya Anda menulis bagian paragraf penutup.
Pada bagian ini Anda dapat mengucapkan terima kasih dan harapan Anda atas surat tersebut, misalnya “Terima kasih atas perhatian Anda dan besar harapan kami Anda dapat datang. Terima kasih.”
8. Nama Pengirim Surat dan Tanda Tangan
Komponen terakhir dari surat panggilan kerja adalah nama pengirim surat dan tanda tangan.
Komponen ini Anda tulis di bagian akhir dari surat panggilan pekerjaan.
Di sini Anda dapat mencantumkan nama Anda dengan jelas, jabatan Anda di perusahaan (misalnya HRD), dan bubuhkan tanda tangan di atasnya.
Jangan lupa untuk menambahkan cap atau stempel perusahaan untuk menunjukan keabsahan surat.
Baca Juga: Melakukan Konfirmasi Kehadiran Interview Beserta Tipsnya
Apa Saja Contoh Surat Panggilan Kerja?
Untuk membantu memudahkan Anda dalam membuat surat panggilan pekerjaan, berikut contohnya untuk Anda:
1. Contoh Surat Panggilan Kerja Biasa
2. Contoh Surat Panggilan Kerja Kafe
3. Contoh Surat Panggilan Kerja Perusahaan Travel
4. Contoh Surat Panggilan Kerja Pekerja Toko
5. Contoh Surat Panggilan Kerja Kosongan
6. Contoh Surat Panggilan Kerja Staff Admin
7. Contoh Surat Panggilan Kerja Bahasa Inggris
8. Contoh Surat Panggilan Kerja Perawat
9. Contoh Surat Panggilan Kerja Kosong
10. Contoh Surat Panggilan Kerja Kosong dengan Syarat
Baca Juga: 7 Panduan Interview Kerja yang Harus HR tahu Dan Templatenya
Bagaimana Template Surat Panggilan Kerja?
PT Muda Mudi Sejahtera
Jalan Ahmad Yadi No. 10 Jakarta Barat
Telp: (021)123 123 | Fax: (021) 123 456
Jakarta, 10 Desember 2024
Nomor: 56/MMS/12/23
Perihal: Panggilan Kerja
Lampiran: –
Yth. Rania Diandra
Di Tempat
Berdasarkan hasil tes kualifikasi dan sesi wawancara yang telah dilaksanakan pada tanggal 25 November s.d 06 Desember 2024 maka dengan ini kami dari PT Muda Mudi Sejahtera bermaksud untuk memberikan surat panggilan kerja kepada:
Nama: Rania Diandra
Jenis kelamin: Perempuan
Alamat: Jalan Soekarno-Hatta No. 12 Bekasi, Jawa Barat
Yang bersangkutan mohon hadir pada 16 Desember 2024 pukul 09.00 WIB untuk penandatanganan kontrak kerja dan diharapkan dapat mulai bekerja terhitung pada 1 Januari 2025.
Demikian surat panggilan kerja ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Jakarta, 10 Desember 2024
(HRD Manager)
Download Template Surat Panggilan Kerja di Sini
Baca Juga: Ketahui Pentingnya Screening Interview dalam Proses Rekrutmen
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai surat panggilan kerja yang dapat menjadi referensi Anda dalam melakukan pemanggilan pekerjaan kepada karyawan ataupun kandidat karyawan.
Dari penjelasan artikel yang ada di atas dapat diketahui bahwa surat panggilan pekerjaan merupakan surat yang digunakan untuk memanggil karyawan atau kandidat untuk mengikuti proses rekrutmen selanjutnya atau untuk mengikuti kegiatan yang berhubungan dengan pekerjaan.
Sebagai HRD Anda harus memahami dan mengetahui cara membuat surat ini dan memastikan kandidat atau karyawan memenuhi panggilan pekerjaan yang Anda kirimkan.
Selain itu, sebagai HRD Anda juga bertanggung jawab atas pengelolaan karyawan di perusahaan Anda.
Pengelolaan karyawan ini menjadi bagian penting yang tidak boleh Anda abaikan.
Untuk memudahkan pengelolaan karyawan ini, Anda bisa menggunakan sistem HRIS dari GajiHub.
GajiHub merupakan sistem HRIS yang dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda.
Mulai dari fitur absensi, HRIS, kelola BPJS, kelols PPh 21, integrasi akuntansi, payroll, analisis data, cuti dan izin, kasbon, reimbursement, employee self service, live tracking, hingga integrasi fingerprint semuanya ada di GajiHub.
Jadi tunggu apa lagi, daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- Tertarik Menjadi SPG? Simak Tugas dan Gaji SPG di Sini - 7 January 2025
- Rumus BEP: Ini Contoh dan Cara Menghitungnya - 7 January 2025
- Shift Kerja Adalah: Ini Regulasi dan Jenis-Jenisnya - 6 January 2025