10 Contoh Surat Panggilan Internal dan Fungsinya

Surat panggilan internal menjadi surat penting yang digunakan untuk menindaklanjuti pelanggaran yang terjadi di perusahaan.

Pelanggaran ini dapat berupa pelanggaran terhadap peraturan perusahaan, perjanjian kerja, ketidakhadiran, dan kebutuhan lainnya.

Seperti yang diketahui, tidak semua kegiatan karyawan dapat berjalan dengan lancar dan dengan adanya surat ini perusahaan bisa memberikan langkah tegas sebelum memberikan kerugian bagi perusahaan.

Tidak hanya bersifat formal, surat panggilan internal ini juga menjadi bentuk komunikasi resmi dari perusahaan kepada karyawan untuk melakukan proses klasifikasi, kedisiplinan, hingga penanganan permasalahan yang berhubungan dengan pekerjaan.

Lalu bagaimana alur dan prosedur dalam pembuatan surat peringatan ini dan apa saja contoh dari surat ini?

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai surat panggilan internal karyawan mulai dari pengertiannya, fungsi, alur dan prosedur, hingga contohnya.

Untuk penjelasan lengkapnya Anda dapat menyimaknya di bawah ini:

Apa Pengertian dari Surat Panggilan Internal?

Surat panggilan internal merupakan dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan dengan tujuan meminta kehadiran karyawan untuk proses klarifikasi dan proses penyidikan permasalahan etik dan disiplin kerja.

Pemicu dikeluarkannya surat ini sering kali berasal dari permasalahan mangkir kerja ataupun adanya ketidakhadiran karyawan tanpa izin.

Surat ini bukan bagian dari sanksi, namun sebagai bentuk komunikasi yang menjadi langkah awal untuk proses menyelesaikan permasalahan yang ada.

Ada berbagai informasi penting yang dicantumkan di dalam surat panggilan ini, yakni terdiri dari:

• Identitas karyawan
• Tanggal dan waktu surat dibuat
• Tujuan karyawan dipanggil
• Pihak yang akan menemui karyawan
• Ketentuan yang wajib diikuti oleh karyawan ketika mendapatkan surat panggilan.

Baca Juga: Surat Demosi Karyawan: Pengertian, Struktur dan Contohnya

Apa Fungsi dari Surat Panggilan Internal?

Sebagai dokumen resmi perusahaan, ada berbagai fungsi yang dimiliki oleh surat panggilan ini.

Secara umum surat ini sering digunakan untuk menangani kasus mangkir kerja atau kasus ketidakhadiran karyawan.

Berikut 4 fungsi penting dari surat panggilan internal, apa saja?

1. Kesempatan untuk Klarifikasi

Ketika terjadi permasalahan seperti ketidakhadiran karyawan, perusahaan berhak untuk memberikan sanksi.

Terlebih jika ini terjadi di batas waktu yang dapat ditoleransi.

Namun sebelum memberikan sanksi kepada karyawan, perusahaan perlu memberikan kesempatan bagi karyawan yang bersangkutan untuk klarifikasi.

Proses ini penting untuk mencegah terjadi kesalahpahaman pada saat penilaian.

Ini juga sebagai bentuk dukungan transparansi untuk pengambilan keputusan.

2. Bentuk Komunikasi Resmi

Surat peringatan juga menjadi bentuk komunikasi resmi antara perusahaan dengan karyawan.

Ini dilakukan agar tidak terjadi kesalahpahaman antara perusahaan dan karyawan.

Baca Juga: Download Contoh Surat Keterangan Aktif Bekerja Docs Gratis

3. Melindungi Hak Karyawan

Memberikan surat peringatan juga sebagai bentuk melindungi hak karyawan.

Dengan adanya dokumen yang sah dan resmi, perusahaan dan karyawan mendapatkan perlindungan hukum dan juga proses administrasi yang jelas.

4. Menguatkan Proses Evaluasi Kinerja

Fungsi yang terakhir adalah untuk menguatkan proses evaluasi kinerja.

Surat ini dapat dijadikan sebagai indikator awal dalam mengukur tanggung jawab dan komitmen kerja karyawan.

Evaluasi kinerja menjadi bagian penting yang tidak hanya dilakukan untuk menilai hasil kerja, namun juga aspek perilaku dan etika.

Dengan begitu dapat diambil keputusan objektif yang adil dan transparan.

Baca Juga: 10 Contoh Surat Panggilan Kerja dan Download Templatenya

Bagaimana Alur dan Prosedur Surat Panggilan Internal?

Memberikan surat panggilan internal tidak dapat dilakukan secara asal dan dibutuhkan alur serta prosedur yang tepat.

Berikut 5 alur dan prosedur yang dilakukan dalam memberikan surat panggilan:

1. Lakukan Identifikasi Masalah

Alur pertama yang harus dilakukan adalah melakukan identifikasi permasalahan.

Ini dilakukan ketika tim HR mendapatkan laporan permasalahan atau situasi yang membutuhkan klarifikasi karyawan.

Sebelum Anda memanggil karyawan, pastikan Anda melakukan identifikasi permasalahan terlebih dahulu.

Pastikan juga permasalahan tersebut memang berkaitan dengan karyawan yang akan dipanggil.

Jika tidak, pemanggilan ini dapat membuat karyawan merasa tidak adil dan perusahaan dianggap tidak kompeten dalam memilah permasalahan yang ada di perusahaan.

2. Koordinasi bersama Atasan

Sebelum Anda memutuskan untuk membuat dan mengirimkan surat panggilan ini, maka wajib bagi Anda untuk koordinasi dengan atasan atau manajer divisi karyawan yang dipanggil.

Ini dilakukan agar proses pemanggilan karyawan tidak mengakibatkan kesalahpahaman dan juga miskomunikasi.

Baca Juga: Cara Meningkatkan Produktivitas Kerja Karyawan Anda

3. Membuat dan Mengirimkan Surat

Setelah melakukan koordinasi, alur berikutnya adalah membuat surat dan mengirimkan surat kepada karyawan yang bersangkutan.

Surat ini dapat dikirimkan secara langsung ataupun melalui email karyawan yang bersangkutan.

Jangan lupa untuk menuliskan hari dan tanggal pemanggilan karyawan agar proses panggilan dapat berjalan sesuai dengan rencana.

4. Sesi Tatap Muka dengan Karyawan

Setelah surat panggilan dikirimkan, prosedur selanjutnya adalah sesi tatap muka dengan karyawan.

Di sini pihak HR melakukan sesi tatap muka dengan karyawan sesuai jadwal yang telah ditentukan sebelumnya.

Anda dapat mencatat hasil dari sesi pertemuan ini, dari apa yang dibicarakan, hingga solusi penyelesaian yang disarankan sebagai bahan pertimbangan menindaklanjuti permasalahan.

5. Tindak Lanjut

Alur yang terakhir adalah tindak lanjut.

Tindak lanjut ini dapat dilakukan dengan membuat surat peringatan, sanksi administratif, hingga memberikan arahan secara profesional kepada karyawan.

Baca Juga: Pengertian Overqualified, Penyebab, Tanda, dan Tips Wawancara

Kapan Surat Panggilan Internal Diberikan?

Sesuai penjelasan sebelumnya, surat panggilan karyawan ini tidak dapat diberikan secara asal.

Oleh karenanya ada situasi kapan surat panggilan ini dapat diberikan.

Biasanya situasi ini berhubungan dengan ditemukannya indikasi pelanggaran ataupun ketidaksesuaian perilaku kerja yang diperlukan klarifikasi.

Secara umum, ada 4 situasi yang membuat HR memberikan surat panggilan ini:

• Adanya ketidakhadiran karyawan selama beberapa hari tanpa informasi atau izin (mangkir kerja)
• Adanya pelanggaran terhadap peraturan perusahaan
• Perilaku yang dapat menimbulkan keresahan di dalam lingkungan pekerjaan
• Tidak bisa mencapai standar kerja minimum di dalam periode tertentu.

Tentunya dengan adanya surat ini dapat menjadi langkah tepat bagi karyawan untuk menyadari pentingnya peran dan tanggung jawab mereka terhadap perusahaan.

Di dalam konteks manajemen SDM, adanya evaluasi kinerja dapat menjadi alat ukur yang tidak hanya mengedepankan hasil, namun sebagai bentuk kedisiplinan dan juga loyalitas karyawan.

Baca Juga: 10 Cara Kerja di Luar Negeri dan Keuntungannya

Apa Saja Struktur dalam Surat Panggilan Internal?

Dalam membuat surat panggilan, ada struktur di dalam surat panggilan ini, yakni sebagai berikut:

• Kop surat: Kop surat menjadi struktur surat resmi di mana menerangkan lembaga atau institusi yang mengeluarkan surat.
• Nomor dan tanggal surat dibuat: Nomor dan tanggal surat dicantumkan di bagian atas di bawah kop surat sebagai informasi kapan surat dibuat.
• Identitas karyawan: Identitas karyawan memberikan keterangan siapa karyawan yang menerima surat panggilan ini.
• Isi surat: Isi surat memberikan informasi alasan pemanggilan, tempat dan tanggal pertemukan akan dilakukan.
• Penutup: Surat ditutup dengan harapan kehadiran dan tanda tangan dari HR atau atasan.

Baca Juga: 13 Contoh Alasan Tidak Masuk Kerja dan Cara Mengajukan Izin

Apa Saja Peran HR dalam Surat Panggilan Internal?

Dalam surat panggilan internal, HR memiliki peran penting di dalamnya yakni sebagai berikut:

1. Memastikan Kejelasan dari Surat

HR berperan dalam memastikan kejelasan dari isi surat yang diberikan.

Di sini HR harus bisa memberikan jaminan kejelasan isi surat dan objektif sebelum surat diberikan kepada karyawan yang bersangkutan.

Cara ini dilakukan untuk mencegah terjadinya kesalahpahaman ketika surat diterima oleh karyawan.

2. Pihak Penghubung Perusahaan dan Karyawan

HR juga menjadi pihak penghubung antara perusahaan dengan karyawan.

Tentunya di sini HR harus memberikan sikap yang netral dan profesional sehingga proses dapat berjalan secara lancar dan tidak memicu konflik yang lebih besar.

Baca Juga: Download Contoh Surat Peringatan Karyawan Gratis

3. Mengurus Dokumentasi

HR juga berperan untuk mengurus dokumentasi yakni yang dilakukan secara surat disusun, pada saat proses pemanggilan, hingga hasil telah didapatkan.

HR harus menyimpan dengan baik sebagai bentuk dokumentasi dan bukti resmi.

Surat ini dapat digunakan oleh perusahaan agar karyawan dapat menepati keputusan yang telah ditetapkan.

Juga untuk membantu karyawan dalam memenuhi tanggung jawab ketika keputusan tersebut telah disetujui.

4. Memberikan Edukasi sesuai Kebijakan Perusahaan

Peran yang terakhir adalah untuk memberikan edukasi sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Di sini HR berperan dalam memberikan pemahaman kepada seluruh karyawan untuk mematuhi kebijakan internal dan juga konsekuensi ketika terjadi pelanggaran.

Baca Juga: 5 Peran AI dalam Rekrutmen yang Dapat Memudahkan HR

7 Contoh Surat Panggilan Internal

Untuk memudahkan Anda dalam membuat surat panggilan internal, berikut 7 contohnya untuk Anda:

1. Contoh Surat Panggilan Internal Klarifikasi Kinerja

Perihal: Panggilan Klarifikasi Kinerja
Nomor: 001/HRD/INT/I/2026

Yth.
Bapak/Ibu [Nama Karyawan]
Jabatan: [Jabatan]

Dengan hormat,
Sehubungan dengan evaluasi kinerja periode terakhir, kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri pertemuan klarifikasi guna membahas capaian dan kendala pekerjaan.

Hari/Tanggal: [Hari, Tanggal]
Waktu: [Jam]
Tempat: [Lokasi]

Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
HR Department

2. Contoh Surat Panggilan Internal Teguran Lisan

Perihal: Panggilan Teguran Lisan
Nomor: 002/HRD/INT/I/2026

Yth. Bapak/Ibu [Nama Karyawan],
Berdasarkan catatan kehadiran dan disiplin kerja, kami memandang perlu mengadakan pertemuan untuk menyampaikan teguran lisan dan pembinaan.

Detail pertemuan:
Hari/Tanggal: [Hari, Tanggal]
Waktu: [Jam]
Tempat: [Lokasi]

Kami berharap pertemuan ini dapat menjadi langkah perbaikan ke depan.

Hormat kami,
HR Department

3. Contoh Surat Panggilan Internal Pembinaan Disiplin

Perihal: Panggilan Pembinaan Disiplin
Nomor: 003/HRD/INT/I/2026

Yth. [Nama Karyawan],
Sehubungan dengan pelanggaran ringan terhadap peraturan perusahaan, kami mengundang Saudara/i untuk mengikuti sesi pembinaan disiplin.

Hari/Tanggal: [Hari, Tanggal]
Waktu: [Jam]
Tempat: [Lokasi]

Demikian disampaikan untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya.

Hormat kami,
HR Department

Baca Juga: Mengetahui Pentingnya Six Sigma dalam Proses HR

4. Contoh Surat Panggilan Internal Evaluasi Kinerja

Perihal: Panggilan Evaluasi Kontrak Kerja
Nomor: 004/HRD/INT/I/2026

Yth. [Nama Karyawan],
Dalam rangka evaluasi masa kontrak kerja, kami mengundang Saudara/i untuk hadir dalam pertemuan evaluasi dan pembahasan kelanjutan kontrak.

Jadwal pertemuan terlampir.

Hormat kami,
HR Department

5. Contoh Surat Panggilan Internal Pelanggaran Peraturan Perusahaan

Baca Juga: 17 Metode Seleksi Karyawan yang Wajib Anda Gunakan

6. Contoh Surat Panggilan Internal Mangkir

7. Contoh Surat Panggilan Internal Pelanggaran Disiplin

Baca Juga: Contoh Minutes of Meeting, Pengertian, Download Template Gratisnya

8. Surat Panggilan Internal Template

9. Surat Panggilan Internal Mangkir

10. Surat Panggilan Internal Mangkir Kerja

Template Surat Panggilan Internal

RAHASIA

SURAT PANGGILAN I / II *)

NOMOR : …………………………………………………………

Dengan ini diminta dengan hormat kehadiran Saudara :

Nama :

NIK :

Status Kepegawaian :

Unit Kerja :

untuk menghadap kepada

Nama :

NIK:

Jabatan :

pada

Hari :

Tanggal :

Waktu :

Tempat:

Untuk klarifikasi sehubungan dengan adanya dugaan pelanggaran disiplin…………………………………………**) yang Saudara lakukan.

Demikian untuk dilaksanakan.

……………………………………………………….

Pimpinan Unit Kerja

Nama……………………………………………

NIK……………………………………………….

Tembusan Yth :

……………………..

……………………..

*) coret yang tidak perlu

**)Tulislah pelanggaran disiplin yang diduga dilakukan pegawai

Download Template Surat Panggilan Internal di Sini

Kesimpulan

Itulah penjelasan lengkap mengenai surat panggilan internal yang dapat menjadi referensi Anda.

Memberikan surat panggilan kepada karyawan tidak berarti perusahaan memberikan sanksi, namun sebagai bentuk kebijakan agar kebijakan perusahaan tetap teratur.

Ini termasuk untuk menghindari konflik panjang yang dapat terjadi di masa depan.

Oleh karenanya penting bagi HR untuk memahami prosedur dan alur dalam membuat surat panggilan internal ini.

Untuk memudahkan HR dalam mengelola karyawan, pastikan HR menggunakan teknologi terdepan seperti penggunaan sistem HRIS dari GajiHub.

GajiHub merupakan sistem HRIS yang dilengkapi dengan berbagai fitur untuk mendukung kemudahan pengelolaan karyawan.

Dengan GajiHub, Anda bisa melakukan pencatatan kehadiran karyawan secara lebih mudah dan terdepan sehingga dapat diketahui siapa saja karyawan yang sering mangkir kerja.

Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.