Skip level meeting merupakan salah satu bentuk meeting yang perlu dilakukan secara rutin untuk membantu meningkatkan produktivitas, keterlibatan, retensi, dan kepercayaan dari karyawan.
Meeting tersebut memungkinkan karyawan untuk bertemu dengan top management atau satu level di atas manajer tim mereka.
Dengan demikian, top management dan karyawan dapat saling memberikan feedback mengenai kinerja dan dinamika tim, serta bersama-sama mengidentifikasi peluang dan tantangan yang mungkin tidak terlihat dalam pertemuan rutin biasanya.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu skip level meeting, frekuensi, manfaat, hingga cara melaksanakannya.
Apa yang Dimaksud dengan Skip Level Meeting?
Skip level meeting adalah pertemuan seorang karyawan dengan atasan dari atasan langsung mereka dalam hierarki organisasi.
Artinya, pertemuan ini melewati satu tingkat manajerial yang biasanya terjadi.
Penting untuk dicatat, bahwa skip level meeting tidak sama dengan tinjauan kinerja.
Tujuannya bukan untuk mengevaluasi kinerja karyawan, melainkan agar orang-orang di dalam organisasi saling mengenal, memahami pekerjaan masing-masing, dan memungkinkan menghasilkan ide-ide baru dalam prosesnya.
Karena pertemuan ini tidak dimaksudkan untuk tinjauan kinerja, maka frekuensinya pun tidak akan sama.
Sebagai aturan praktis, Anda dapat mengadakan pertemuan skip level hanya 1 atau 2 kali dalam setahun.
Pertemuan ini tidak perlu terlalu lama, cukup 1 atau 2 pertemuan yang berdurasi 30 atau 45 menit saja sudah cukup untuk membantu karyawan dan top managament dalam organisasi untuk saling mengenal dengan lebih baik.
Baca Juga: Kick off Meeting: Arti, Manfaat, dan Langkah Pelaksanaannya
Apakah Skip Level Meeting itu Penting?
Skip level meeting sangat penting karena memungkinkan manajer tingkat atas untuk mendapatkan perspektif langsung tentang apa yang terjadi di dalam organisasi.
Hal ini memungkinkan top management membicarakan keberhasilan dan kegagalan secara langsung dengan orang-orang yang bertanggung jawab atas hal tersebut.
Dalam salah satu studi mengenai HR, ditemukan bahwa 68% karyawan akan mempertimbangkan untuk meninggalkan posisi mereka jika mereka tidak merasa didukung oleh karyawan senior.
Oleh karena itu, skip level meeting dapat menjadi salah satu solusi untuk mencegah hal tersebut terjadi.
Berikut adalah beberapa manfaat dari meeting tersebut:
1. Memperoleh Wawasan tentang Bagaimana Organisasi Berfungsi
Manajer tingkat atas kerap merasa kesulitan untuk memahami kegitan operasional sehari-hari perusahaan.
Melalui pertemuan dengan orang-orang yang terlibat, manajer tingkat atas atau top management dapat mendapatkan wawasan tentang bagaimana organisasi berfungsi di tingkat dasar.
Sementara itu, karyawan juga dapat benar-benar memahami bagaimana organisasi befungsi. Mereka dapat memahami mengapa keputusan tertentu dibuat, yang memungkinkan mereka mengetahui bagiaman kontribusi mereka pada kesuksesan organisasi.
2. Mengetahui Feedback tentang Pengelolan Manajer
Pertemuan skip level adalah cara yang tepat untuk melihat dampak nyata yang dimiliki manajer Anda pada karyawan mereka.
Hal ini memungkinkan karyawan, yang biasanya hanya bisa berbicara dengan atasan langsung mereka, untuk berbicara mengenai atasan tersebut kepada manajer tingkat atas.
Melalui hal tersebut, karyawan dapat menyuarakan pendapat dan mendukung pertumbuhan manajer.
Dengan masukan tersebut, top management dapat mendorong manajer tersebut untuk memimpin bawahan mereka dengan lebih baik.
3. Mengurangi Turnover Karyawan dan Meningkatkan Moral
Tingkat turnover karyawan yang tinggi dapat menyebabkan biaya yang tinggi dan juga merupakan tanda rendahnya keterlibatan karyawan.
Dengan memberikan kesempatan pada semua karyawan untuk berinteraksi satu sama lain, Anda dapat meningkatkan keterlibatan dan bisa mengurangi turnover karyawan.
4. Menemukan Apa yang Diperlukan untuk Meningkatkan Kinerja Perusahaan
Mengadakan pertemuan skip level adalah cara yang bagus bagi manajer tingkat atas untuk mengidentifikasi kebutuhan karyawan, sehingga mereka dapat membuat perubahan tingkat tinggi untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
Baca Juga: Cara Melakukan Pengukuran Kinerja Perusahaan
Bagaimana Cara Melakukan Skip Level Meeting?
Berikut adalah langkah-langkah untuk memastikan efektivitas dari pelaksanaan skip level meeting:
1. Informasikan Tim dan Jadwalkan Pertemuan
Pastikan semua anggota tim mengetahui bahwa pertemuan ini sedang direncanakan dan kapan jadwalnya.
Jelaskan juga siapa yang akan ikut serta dan alasan di balik pemilihan peserta.
Misalnya, hanya karyawan yang bekerja kurang dari dua tahun yang akan diundang, atau pertemuan akan dibagi menjadi dua tahap.
2. Atur Suasana dalam Pertemuan
Bertemu dengan atasan tinggi bisa membuat karyawan merasa cemas.
Oleh karena itu, Anda perlu menyambut mereka dengan hangat, jelaskan tujuan pertemuan, dan pastikan mereka tahu bahwa ini bukan tentang menyelesaikan masalah tertentu.
Beri tahu mereka bagaimana informasi yang dikumpulkan akan bermanfaat bagi kinerja perusahaan.
3. Ajukan Pertanyaan
Ajukan pertanyaan yang sudah disiapkan sebelumnya untuk membantu percakapan berjalan lancar.
Beri karyawan kesempatan untuk mempersiapkan diri dengan membagikan daftar pertanyaan sebelum pertemuan.
4. Minta Feedback
Buka kesempatan bagi karyawan untuk memberikan feedback tentang manajer mereka, perusahaan, rekan kerja, atau proyek yang mereka kerjakan.
Dengarkan dengan baik tanpa mencoba menyelesaikan masalah saat itu juga.
Baca Juga: Employee Feedback: Arti, Manfaat, Hingga Contohnya
5. Catat
Catat poin-poin penting selama pertemuan agar tidak ada yang terlewat.
Jika memungkinkan, rekam pertemuan dengan persetujuan kedua belah pihak untuk memastikan semua informasi tersimpan dengan baik.
6. Jelaskan Langkah Selanjutnya
Tindak lanjuti dengan karyawan setelah pertemuan. Kirim email yang menjawab pertanyaan atau menjelaskan langkah-langkah yang akan diambil selanjutnya.
Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih atas partisipasi mereka dan beri tahu kapan pertemuan berikutnya akan dilakukan.
7. Tindak Lanjut
Tindak lanjut adalah langkah paling penting, sehingga pastikan tindakan nyata diambil berdasarkan diskusi dalam pertemuan.
Beri tahu karyawan tentang perkembangan dan hambatan yang mungkin muncul. Selain itu, libatkan mereka dalam proses ini agar mereka merasa dihargai dan berkontribusi.
Baca Juga: Contoh Minutes of Meeting, Pengertian, Download Template Gratisnya
Apa Saja Hal-hal yang Harus Dihindari dalam Skip Level Meeting?
Agar pertemuan skip level efektif, hindari melakukan hal-hal berikut:
- Jangan adakan pertemuan tanpa sepengetahuan manajer langsung.
- Jelaskan dengan jelas kepada karyawan apa yang sedang terjadi.
- Adakan pertemuan secara rutin, bukan hanya saat ada masalah.
- Pastikan ada tindak lanjut setelah pertemuan agar karyawan merasa didengarkan dan dihargai.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, pertemuan skip level dapat menjadi alat yang efektif untuk meningkatkan komunikasi dan kinerja dalam organisasi.
Baca Juga: Pentingnya Voice of The Employee, Perusahaan Wajib Tahu
Bagaimana Cara Mengikuti Skip Level Meeting sebagai Karyawan?
Sebagai karyawan yang akan mengikuti skip level meeting, Anda juga perlu melakukan beberapa persiapan, seperti:
1. Buat Agenda
Seperti pertemuan lainnya, pertemuan skip level yang efektif harus memiliki agenda. Hal ini berfungsi untuk memastikan semua orang bisa datang untuk diskusi yang produktif.
Dengan agenda yang solid, Anda bisa menjaga meeting tetap pada jalurnya, mengingat semua topik penting Anda, dan mendapatkan jawaban atas pertanyaan kunci yang ingin Anda ajukan.
2. Siapkan Pertanyaan untuk Skip Level Meeting
Skip level meeting merupakan momen langka, jadi luangkan waktu untuk menyiapkan pertanyaan yang relevan untuk memanfaatkan kesempatan ini sebaik mungkin.
Misalnya, apa yang ingin Anda ketahui tentang keadaan perusahaan saat ini, masa depanya, atau bagaimana top management Anda dapat mengembangkan karier mereka hingga posisi saat ini.
3. Pertimbangkan Tantangan Anda
Meeting ini dapat menjadi kesempatan sempurna untuk berbagai hambatan, bagi diri Anda dan tim Anda.
Sebelum pertemuan, susun daftar tantangan utama Anda untuk dibagikan dengan manajemen tingkat atas. Mereka mungkin telah menemukan situasi serupa di masa lalu dan memiliki solusi yang tepat.
4. Bagikan Aspirasi Karier Anda
Gunakan skip level meeting untuk mendiskusikan jalur karier Anda, keterampilan baru yang harus Anda fokuskan atau peluang lain yang mungkin tersedia di perusahaan.
Baca Juga: Aspirasi Karir Karyawan: Pengertian dan Contoh Jawabannya
5. Diskusikan Proyek dan Tanggung Jawab Anda
Bagikan gambaran umum tentang apa yang Anda kerjakan, apa yang berjalan baik, dan tantangan yang Anda hadapi.
Manajer yang berdiskusi dengan Anda mungkin memiliki tips tentang bagaimana Anda bisa meningkatkan pekerjaan Anda, lebih selaras dengan tujuan perusahaan, dan memaksimalkan dampak positif.
6. Minta Feedback dan Panduan
Minta feedback tentang kinerja Anda untuk lebih memahami di mana kekuatan Anda dan area yang bisa ditingkatkan.
Diskusi ini juga bisa memberikan panduan tingkat tinggi dari manajer skip level Anda tentang tantangan, kinerja, dan hambatan yang dihadapi tim Anda secara keseluruhan.
7. Bagikan Ide Inovatif
Jika Anda memiliki ide menarik untuk produk, proses, atau masalah, diskusikan dalam pertemuan skip level.
Manajer skip level ingin mendengar wawasan dari karyawan di lapangan yang mungkin tidak mereka temui dalam peran mereka.
8. Cara Membicarakan Manajer atau Masalah Kerja
Jika Anda memiliki kekhawatiran atau masalah terkait manajer, lingkungan kerja, dinamika tim, atau praktik organisasi, pertemuan skip level bisa menjadi kesempatan untuk membicarakannya.
Namun, jangan gunakan pertemuan ini untuk mengeluh tentang atasan langsung Anda kecuali ada masalah serius.
Jaga komunikasi Anda tetap hormat dan profesional agar hubungan dengan manajer langsung dan top management tetap kuat.
Baca Juga: Middle Management: Arti, Peran, Hingga Tips Mengoptimalkannya
Apa Saja Pertanyaan yang Bisa Diajukan dalam Skip Level Meeting?
Sebagai manajer tingkat atas, berikut beberapa pertanyaan yang dapat Anda gunakan, dibagi berdasarkan tipe:
Membangun Koneksi dan Hubungan
- Apa yang paling Anda sukai dari pekerjaan Anda?
- Apa hal baru yang Anda lakukan di luar pekerjaan?
- Apa satu hal baru yang ingin Anda coba di tempat kerja?
- Apa minat atau aspirasi karier Anda?
- Kepada siapa Anda mencari dukungan jika mengalami masalah atau hambatan?
Mengumpulkan Informasi dan Feedback tentang Manajer
- Apakah manajer Anda mengakui Anda atas pekerjaan yang baik?
- Apa bagian terbaik dari bekerja dengan manajer Anda?
- Apa hal yang paling menantang tentang bekerja dengan manajer Anda?
- Apa contoh saat Anda berpikir manajer Anda mengelola dengan baik?
- Bagaimana manajer Anda bisa memberikan dukungan yang lebih baik kepada Anda?
Mengumpulkan Informasi dan Feedback tentang Organisasi
- Apa yang paling Anda sukai dari bekerja di sini?
- Adakah sesuatu yang menurut Anda perlu diperbaiki, dan bagaimana Anda akan memperbaikinya?
- Nilai organisasi mana yang kita ikuti dengan baik, dan mana yang menurut Anda perlu ditingkatkan?
- Jika Anda bisa mengubah satu hal di perusahaan kita, apa yang akan Anda ubah?
Apakah ada keputusan kepemimpinan baru-baru ini yang membuat Anda khawatir atau kecewa?
Baca Juga: Pentingnya Mengetahui Tingkat Emosional Karyawan untuk HR
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa skip level meeting adalah pertemuan penting antara karyawan dan manajemen tingkat atas (top management) yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas, keterlibatan, retensi, dan kepercayaan dalam organisasi.
Pertemuan ini memberikan kesempatan bagi karyawan untuk memberikan feedback secara langsung kepada top management mengenai dinamika tim, tantangan, dan keberhasilan di tempat kerja.
Dengan frekuensi 1 atau 2 kali setahun, skip level meeting memungkinkan terciptanya hubungan yang lebih baik antara karyawan dan manajemen, serta membantu identifikasi peluang dan tantangan yang mungkin tidak terlihat dalam pertemuan rutin biasa.
Selain melalui skip level meeting, untuk meningkatkan produktivitas karyawan, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub.
Melalui software ini, perusahaan bisa mengetahui produktivitas karyawan melalui fitur absensi yang tersedia di dalamnya.
Selain itu, software ini juga meningkatkan efisiensi dalam administrasi karyawan, sehingga memungkinkan tim HR untuk lebih fokus pada pekerjaan yang membutuhkan strategi, seperti strategi pelaksanaan skip level meeting hingga bagaimana cara mempertahankan karyawan.
Lewat fitur ESS Gajihub, karyawan juga dapat mengajukan cuti dan izin dengan lebih mudah menggunakan smartphone mereka masing-masing.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.