Setiap perusahaan perlu mempertimbangkan scenario planning untuk mengantisipasi berbagai kemungkinan yang terjadi di masa depan.
Dengan mempertimbangkan berbagai skenario yang mungkin terjadi, perusahaan dapat membuat rencana untuk menanggapi hal tersebut dengan lebih baik dan meningkatkan kekuatan dalam menghadapi perubahan pasar, regulasi, hingga peristiwa tak terduga lainnya.
Selain melibatkan para pemangku kepentingan, tim HR juga memiliki peran yang cukup penting dalam penyusunan skenario, yaitu mengidentifikasi dampak dari setiap skenario terhadap karyawan, budaya perusahaan, hingga strukur organisasi.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu scenario planning, manfaat, kekurangan, jenis, tahap, hingga contoh penggunaannya.
Apa yang Dimaksud dengan Scenario Planning?
Scenario planning adalah pendekatan yang kerap digunakan perusahaan untuk perencanaan strategis. Pendekatan ini mulai populer pada tahun 1960-an saat perusahaan seperti Shell mulai menerapkannya untuk menghadapi perubahan dalam produksi dan manufaktur minyak.
Secara sederhana, perencanaan skenario melibatkan:
- Memahami faktor eksternal yang bisa mempengaruhi bisnis Anda.
- Menggunakan data untuk membuat skenario di masa depan yang mungkin terjadi.
- Menentukan pilihan strategis untuk setiap skenario.
- Mengembangkan respons internal untuk setiap skenario.
Scenario planning berfokus pada penyusunan narasi yang dapat membantu perusahaan melihat berbagai kemungkinan di masa depan dan mempersiapkan perubahan.
Perlu Anda pahami, skenario ini tidak bertujuan untuk memprediksi masa depan, melainkan untuk membuka kemungkinan tentang apa yang bisa terjadi.
Sebagai profesional HR, Anda perlu memahami dasar-dasar perencanaan skenario agar Anda dapat berkontribusi dari sudut pandang SDM dan menerapkannya dalam perencanaan HR.
Baca Juga: Sistem Manajemen Bisnis: Pengertian, Kompenen, dan Fungsinya
Apakah Scenario Planning itu Penting?
Ya. Scenario planning merupakan hal penting yang dapat membantu bisnis menghadapi ketidakpastian di masa depan. Pendekatan ini membuat organisasi lebih siap untuk menghadapi perubahan atau masalah apa pun yang datang.
Berikut sejumlah alasan mengapa perencanaan ini menjadi sangat penting:
1. Analisis Mendalam
Scenario planning membantu bisnis memahami berbagai kemungkinan hasil dari keputusan mereka. Hal ini dapat memberikan pandangan yang luas mengenai konsekuensi yang mungkin terjadi, sehingga pemimpin bisa membuat keputusan yang lebih baik.
2. Pemecahan Masalah Proaktif
Dengan menyusun perencanaan, bisnis bisa mengidentifikasi masalah potensial sebelum terjadi. Ini dapat menjadi sebuah pendekatan untuk membantu menghindari kesalahan dan menghadapi tantangan dengan lebih efektif.
3. Mendorong Berbagai Pendapat
Scenario planning melibatkan berbagai perspektif yang mendorong setiap orang untuk berpikir dan membawa ide-ide baru, serta mendorong inovasi.
4. Mendorong Pemikiran yang Out of The Box
Perencanaan ini dapat mendorong bisnis untuk berpikir di luar kebiasaan. Hal ini membantu perusahaan untuk mengeksplorasi kemungkinan yang tidak terlihat sebelumnya.
Baca Juga: Contoh Template Business Continuity Plan, Arti, dan Manfaatnya
5. Menjadi Peringatan Awal
Dengan scenario planning, bisnis dapat mendeteksi tanda-tanda awal masalah potensial, yang memungkinkan perusahaan untuik mengambil tindakan secara cepat sebelum masalah kecil menjadi besar.
6. Menjadi Perencanaan Cadangan
Perencanaan ini juga membantu bisnis memiliki rencana cadangan yang kuat. Misalnya, saat menghadapi situasi yang tak terdua, bisnis bisa segera menerapkan rencana ini untuk meminimalisir hambatan dan memastikan kelangsungan bisnis.
7. Mempersiapkan Masa Depan
Berbeda dengan metode prediksi yang berdasarkan data di masa lalu, scenario planning lebih fokus ke masa yang akan datang, sehingga mendorong bisnis untuk berpikir lebih dinamis dalam menghadapi berbagai risiko.
Singkatnya, perencaan ini membantu bisnis menciptakan strategi yang kuat untuk menghadapi berbagai kemungkinan di masa depan.
Baca Juga: Strategic Initiative: Arti, Manfaat, Tipe, Contoh, dan Cara Mengembangkannya
Apa Saja Kekurangan Scenario Planning?
Selain memiliki sejumlah manfaat, scenario planning juga memiliki kekurangan yang perlu Anda pertimbangkan, seperti:
1. Membutuhkan Banyak Sumber Daya
Scenario planning membutuhkan investasi besar dalam hal waktu, tenaga, dan uang. Proses ini bisa menjadi tantangan bagi organisasi yang memiliki sumber daya terbatas, sehingga mereka mungkin tidak bisa melakukan perencanaan secara maksimal.
2. Hasil yang Tidak Pasti
Karena perencanaan ini berkaitan dengan ketidakpastian, hasilnya mungkin tidak selalu jelas atau pasti terjadi.
Bagi pengambil keputusan yang menginginkan data konkret dan kepastian, ketidakjelasan dalam perencanaan ini bisa terasa menjadi penghambat.
3. Berdasarkan Asumsi
Skenario disusun berdasarkan asumsi tentang masa depan. Jika asumsi ini tidak akurat atau jika ada faktor penting yang diabaikan, hasil perencanaan pun bisa salah arah.
Oleh karena itu, penting untuk melakukan penelitian yang cermat dan terus-menerus untuk memvalidasi asumsi dalam scenario planning.
4. Fokus Berlebihan pada Skenario Jangka Pendek
Tekanan untuk mendapatkan hasil cepat bisa membuat perusahaan terlalu fokus pada skenario jangka pendek.
Meskipun memang penting, namun terlalu berfokus pada masalah jangka pendek dapa membuat perusahaan mengabaikan tren jangka panjang yang mungkin lebih berdampak besar.
Dengan demikian, perusahaan perlu menemukan keseimbangan yang tepat antara perencanaan jangka pendek dan jangka panjang untuk pendekatan yang menyeluruh.
Baca Juga: Pengertian KPI dan Cara Memilih KPI yang Tepat untuk Bisnis
Apa Hubungan antara HR dan Scenario Planning?
HR merupakan salah satu kunci dalam pelaksanaan scenario planning. Selain dapat memberikan perspektif dari sisi sumber daya manusia (SDM), HR juga berperan dalam:
1. Mendukung Perubahan dan Budaya Organisasi
HR membantu menciptakan lingkungan yang mendukung perubahan dan membangun budaya organisasi yang adaptif.
2. Membantu Pemimpin Memahami Peran Mereka
Sebagai tim HR, Anda dapat membantu para pemimpin memahami peran mereka dalam menciptakan perubahan dan beradaptasi dengan skenario yang berbeda.
3. Menyoroti Risiko Sosial
HR menyoroti risiko-risiko sosial yang mungkin tidak terlihat pada awal pembuatan skenario, seperti masalah kesejahteraan karyawan dan dinamika tim.
Namun, keberhasilan peran HR di dalam proses scernario planning juga tergantung pada beberapa hal, seperti:
- Pemahaman HR tentang bisnis.
- Kredibilitas HR di mata pemangku kepentingan.
- Pemahaman tentang bagaimana HR bisa membantu dalam berbagai skenario.
Secara keseluruhan, scenario planning dapat melibatkan HR dalam hal:
1. Perencanaan Tenaga Kerja Berbasis Keterampilan
Sebagai tim HR, Anda berperan untuk memastikan bahwa perencanaan tenaga kerja didasarkan pada keterampilan yang dibutuhkan.
2. Mengidentifikasi dan Menerapkan Intervensi SDM yang Relevan
Anda juga bertugas menemukan dan menerapkan langkah-langkah SDM yang tepat untuk mendukung skenario yang akan direncanakan.
3. Memperkenalkan Scenario Planning dalam HR
Selain ikut berkontribusi dalam perencangan skenario untuk bisnis secara keseluruhan, Anda juga perlu menggunakan pendekatan ini dalam strategi dan praktik SDM itu sendiri.
Baca Juga: Agent of Change: Arti, Peran, Karakteristik, Skill, dan Contohnya
Apa Saja Jenis-Jenis Scenario Planning?
Ada beberapa jenis scenario planning yang bisa diterapkan oleh perusahaan untuk menghadapi berbagai macam situasi tertentu.
Masing-masing jenis memiliki fokus dan metode yang berbeda. Berikut adalah beberapa jenis yang paling umum:
1. Skenario Optimis, Pesimis, dan Perkiraan Terbaik
Pendekatan ini membuat 3 skenario yang berbeda, yaitu:
- Skenario optimis: Melihat hasil terbaik yang mungkin terjadi, seperti peningkatan permintaan pasar secara tiba-tiba.
- Skenario pesimis: Melihat potensi masalah, seperti bisnis yang jatuh di pasaran.
- Skenario perkiraan terbaik: Melihat tren dan kenyataan saat ini untuk memberikan pandangan yang seimbang tentang kemungkinan hasil.
2. Skenario Baik vs. Buruk
Pendekatan ini berfokus pada dua skenario yang ekstrem. Skenario baik adalah rencana yang paling optimis, misalnya peluncuran produk yang sukses.
Sementara skenario buruk adalah yang paling pesimis, misalnya penarikan produk dari pasaran.
3. Skenario Arrayed
Metode ini bersifat kuantitatif, yang melibatkan pemilihan kriteria tertentu dan melihat berbagai alternatif terkait.
Misalnya, perusahaan di sektor energi mungkin menggunakan skenario arrayed untuk merencanakan fluktuasi harga minyak yang ringan, sedang, atau parah.
4. Independent Themed Scenarios
Pendekatan ini berfokus pada kategori perubahaan tertentu, seperti kemajuan teknologi, perubahaan lingkungan, atau tren pasar.
Misalnya, perusahaan teknologi mungkin membuat skenario tentang potensi terobosan baru dalam artificial intelligence (AI) atau kecerdasan buatan.
Baca Juga: 5 Tahap Membangun Feedback Management untuk Bisnis
Bagaimana Tahapan dalam Proses Scenario Planning?
Proses penyusunan skenario bisa berbeda-beda tergantung metode dan perusahaan itu sendiri. Namun, berikut adalah tahapannya secara umum:
1. Mengeksplorasi Tren Eksternal
Pada langkah ini, perusahaan akan menggunakan data eksternal untuk mengidentifikasi tren yang bisa mempengaruhi bisnis.
Proses ini melibatkan tren pasar saat ini dan menggunakan data yang tersedia untuk menentukan seberapa relevan tren tersebut.
Tujuan dari tahap ini bukan untuk menciptakan tren baru, melainkan untuk mengidentifikasi tren yang sudah ada dan melihat bagaimana pengaruhnya terhadap perusahaan.
Sebagai contoh, sebuah perusahaan minuman bersoda di Indonesia menemukan bahwa perubahan iklin dan peningkatan kesadaran akan kesehatan bisa mempengaruhi bisnis mereka.
Akibatnya, mereka memutuskan untuk mengembangkan produk minuman yang lebih sehat dan ramah lingkungan, seperti jus buah organik atau air kelapa, agar tetap bersaing meskipun permintaan minuman bersoda sedang menurun.
2. Menetapkan Batas dan Parameter
Dalam proses scenario planning, biasanya digunakan berbagai periode waktu untuk membuat skenario lebih kuat dan fokus pada jangka waktu menengah hingga panjang.
Periode ini tergantung pada jenis bisnis dan industri dan bisa berkisar dari 5 hingga lebih dari 20 tahun.
Semakin lama periode waktu yang dipilih, maka skenario yang dibuat akan semakin bersifat teoritis, sebab diperlukan banyak asusmsi untuk menentukan skenario yang kuat.
Jika perusahaan Anda baru akan memulai proses scenario planning, Anda dapat memulainya dengan periode waktu yang lebih pendek.
Pada langkah ini, perusahaan juga menetapkan batas-batas dan parameter proses perencaan secara jelas, yang meliputi:
- Apa saja hal yang ingin perusaahaan ketahui saat membuat skenario ini?
- Apa yang tidak perusahaan pertimbangkan dan apa yang tidak termasuk dalam scenario planning?
- Apa saja asumsi yang bisa digunakan perusahaan saat membuat skenario?
Sebagai contoh, sebuah perusahaan di industri makanan ingin merencanakan skenario tentang peningkatan harga baku.
Hal yang ingin diketahui:
Mereka ingin mengetahui bagaimana kenaikan harga tersebut akan mempengaruhi biaya produksi dan keuntungan mereka.
Hal yang tidak termasuk dalam scenario planning:
Mereka pun memutuskan untuk tidak mempertimbangkan skenario lain seperti skenario mengenai perubahan regulasi pemerintah terkait pajak, karena fokus utama mereka adalah pada biaya produksi.
Asumsi yang bisa atau tidak digunakan:
Dengan demikian, perusahaan akan terhindar dari banyak asumsi mengenai perubahan regulasi yang bisa membuat skenario terlalu kompleks dan tidak fokus pada tujuan utama mereka.
3. Membuat Skenario
Selanjutnya, Anda dapat membuat 3 hingga 5 skenario yang berbeda dengan kerja sama antar departemen dengan tingkat kemungkinan yang beragam.
Penting bagi Anda untuk membuat skenario berdasarkan data, agar dapat membantu perusahaan dalam membuat piihan yang bijak mengenai kemungkinan di masa depan.
Tergantung pada pendekatan yang digunakan, sebaiknya setiap perusahaan memiliki setidaknya satu skenario terburuk, satu skenario terbaik, dan satu skenario alternatif.
Contoh:
Sebuah perusahaan teknologi ingin memprediksi dampak dari teknologi baru dalam bisnis mereka. Berikut adalah contoh-contoh skenario yang mereka buat:
Skenario Terburuk
Teknologi baru tersebut sepenuhnya menggeser produk-produk mereka yang sudah ada. Pesaing dengan teknologi yang lebih maju mendominasi pasar, dan perusahaan mereka kehilangan pangsa pasar secara signifikan.
Skenario Terbaik
Teknologi baru tersebut menambah nilai tambah pada produk-produk mereka. Mereka berhasil mengintegrasikan teknologi tersebut ke dalam produk mereka dan mendapatkan keuntungan besar dari inovasi tersebut.
Skenario Alternatif
Teknologi baru tersebut mempengaruhi bisnis mereka, tetapi tidak secara drastis. Mereka harus melakukan beberapa penyesuaian, tetapi masih bisa mempertahankan posisi mereka di pasar.
Baca Juga: Manajemen Produksi: Arti, Fungsi, Hingga Ruang Lingkupnya
4. Menentukan Pilihan Strategis
Setelah membuat dan melakukan validasi terhadap skenario-skenario Anda, tim perlu memutuskan pilihan startegis yang harus mereka pertimbangkan.
Pilihan startegis ini menunjukkan berbagai alternatif tanggapan berdasarkan asumsi pada setiap skenario yang telah diidentifikasi.
Misalnya, sebuah perusahaan teknologi dihadapkan pada beberapa pilihan strategis, maka mereka harus mempertimbangkan tindakan apa yang akan diambil jika skenario tersebut terjadi.
Berikut beberapa pilihan strategisnya:
- Pilihan strategis 1: Apakah kita ingin fokus pada pengembangan produk baru?
- Pilihan strategis 2: Apakah kita perlu meningkatkan investasi dalam pemasaran dan promosi produk?
- Pilihan strategis 3: Apakah kita harus mencari mitra strategis untuk memperluas jangkauan pasar kita?
- Pilihan strategis 4: Apakah kita perlu melakukan diversifikasi produk untuk mengurangi risiko?
- Pilihan strategis 5: Apakah kita harus meningkatkan investasi dalam penelitian dan pengembangan untuk menjaga keunggulan kompetitif?
Langkah ini bertujuan untuk menghasilkan berbagai tindakan yang dapat dipertimbangkan oleh perusahaan sebagai respons terhadap skenario-skenario tersebut.
Setelah membuat daftar pilihan tersebut, Anda dapat mengelompokkannya menjadi tema-tema serupa, misalnya pilihan-pilihan terkait “Pengembangan Produk”, “Pemasaran”, “Kemitraan”, “Diversifikasi Produk”, atau “Penelitian dan Pengembangan.”
Pada tahap ini, tim harus mengevaluasi setiap pilihan untuk setiap tema dan menentukan dampak serta tanggapan yang tepat untuk masing-masing opsi.
Sebagai contoh, jika perusahaan teknologi memilih untuk meningkatkan investasi dalam Penelitian dan Pengembangan, maka mereka perlu mempertimbangkan:
- Bagaimana investasi tambahan ini akan memengaruhi kemampuan tim penelitian dan pengembangan saat ini?
- Berapa banyak dana yang dibutuhkan dan bagaimana mereka akan dialokasikan?
- Apakah ini akan mempengaruhi jadwal pengembangan produk yang sudah ada?
Selama proses ini, upayakan untuk tetap fokus pada dampak-dampak utama dan cukup mengeksplorasi pilihan-pilihan yang memiliki prioritas tinggi.
5. Mengidentifikasi Tanda-Tanda Eksternal dan Internal
Langkah terakhir pada proses scenario planning adalah mengidentifikasi tanda-tanda eksternal dan pemicu internal yang membantu Anda memantau kapan skenario yang telah dirancang.
Tanda-tanda eksternal melibatkan peristiwa spesifik yang perlu Anda perhatika. Hal ini dapat memberi tahu Anda terkait penurunan atau peningkatan kemungkinan skenario.
Sementara pemicu internal adalah tindakan yang harus diambil saat tanda-tanda eksternal muncul, yang dapat membantu perusahaan lebih siap dan bisa bergerak sesuai skenario yang telah dirancang.
Sebagai contoh, terdapat sebuah perusahaan teknologi yang merasa khawatir tentang masuknya pesaing baru dengan produk yang lebih inovatif.
Tanda eksternal untuk skenario terburuk adalah pesaing baru menadpatkan pendanaan besar dan mulai merekrut banyak ahli di industri tersebut.
Melalui peristiwa tersebut, Anda bisa melihat bahwa kemungkinan terjadinya skenario terburuk semakin meningkat.
Jadi, perusahaan teknologi tersebut akhirnya memutuskan untuk meningkatkan anggaran penelitian dan pengembangan sebagai tanggapan terhadap kemungkinan tersebut.
Baca Juga: Manfaat Daya Saing Perusahaan dan Cara Meningkatkannya
Bagaimana Contoh Penggunaan Scenario Planning?
Secara umum, scenario planning akan digunakan bersama ekspektasi makroekonomi untuk mempermudah chief financial office (CFO) membuat rencana jangka pendek perusahaan dan menyelaraskan ekspektasi di berbagai departemen.
Untuk lebih memahaminya, simak penggunaan scenario planning di suatu perusahaan berikut ini:
Contoh Penggunaan Scenario Planning
Sebelum pandemi, CFO di PT Sejahtera, sebuah produsen pakaian yang sukses, telah menyiapkan tiga skenario berdasarkan volume penjualan, yaitu hijau, kuning, dan merah.
Setiap skenario mencakup serangkaian tindakan dan menggunakan volume penjualan sebagai indikator kapan harus melaksanakan setiap tindakan.
Namun, adanya penurunan tajam dalam penjualan ritel membuat PT Sejahtera beroperasi dengan skenario terburuk atau volume merah dalam hitungan minggu.
Berdasarkan kejadian yang dialami perusahaan tersebut, berikut beberapa pertanyaan yang perlu dipertimbangkan:
- Apa saja masalah yang sedang dievaluasi?
- Sampai kapan perusahaan akan mencoba melakukan prediksi?
- Apa saja faktor yang kemungkinan besar akan mempengaruhi skenario perusahaan?
- Apa saja faktorinternal utama apa yang perlu ditangani?
- Apa risiko terhadap skenario tersebut?
- Apakah perusahaan memiliki data, teknologi, kapasitas, dan keterampilan yang tepat untuk mengembangkan dan mempertahankan rencana skenario?
Operasi PT Sejahtera didasarkan pada volume penjualan dan kemampuan untuk memenuhi permintaan secara efisien.
Akibat dampak pandemi yang begitu mendadak, akhirnya perusahaan memutuskan untuk menetapkan evaluasi setiap 30 hari untuk mengantisipasi keterlambatan pembayaran serta penurunan kemampuan pelanggan untuk membeli produk.
PT Sejahtera dengan cepat kehilangan pesanan dari sebagian besar toko ritel fisik, di mana kebijakan lockdown akan berdampak langsung pada penjualan.
Secara internal, PT Sejahtera pun mengambil langkah-langkah keamanan untuk pekerjanya, yaitu menetapkan jarak sosial dan meningkatkan sanitasi yang membuat tim produksi hanya bisa beroperasi dengan kapasitas sekitar 60%.
Sementara itu, pemasok dan pelanggan juga berada dalam kondisi yang hampir sama, seperti beberapa pengiriman bahan baku tertentu atau pemasok hanya bisa menyediakan sebagian dari hasil produksi mereka.
Dalam menghadapi kondisi ini, para pemimpi PT Sejahtera terus berkomunikasi dengan pemasok dan pelanggan, serta memantau data pemerintah dan laporan industri untuk tetap relevan dengan tren.
Namun, ternyata masa depan industri ritel tetap tidak pasti, sehingga mereka mungkin perlu mengeksplor sumber pendapatan baru, seperti penjualan online atau kemitraan dengan platform e-commerce.
Baca Juga: Manajemen Strategis: Pengertian, Fungsi, Tujuan, Jenis, dan Prosesnya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa scenario planning memegang peranan penting dalam membantu perusahaan menghadi berbagai kemungkinan di masa depan.
Dengan mempertimbangkan berbagai skenario yang mungkin terjadi, perusahaan dapat menyusun rencana untuk mengatasinya dengan lebih baik dan tetap bertahan saat menghadapi berbagai perubahan.
Dalam penyusunan scenario planning, perusahaan juga perlu melibatkan tim HR untuk lebih memahami bagaimana dampak skenario terhadap karyawan.
Selain itu, tim HR juga berperan untuk menciptakan lingkungan kerja yang adaptif dalam menghadapi perubahan yang mungkin terjadi.
Nah, supaya tim HR dapat lebih fokus pada penyusunan scenario planning, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub.
Melalui software ini, tim HR tidak akan direpotkan dengan pengelolaan jadwal karyawan, karena Gajihub memiliki sistem drag and drop. Berikut cara penggunaannya:
Sementara itu, karyawan dapat melihat jadwal kerja mereka melalui smartphone masing-masing.
Selain masalah absensi, Gajihub juga dapat membantu tim HR dalam pengelolaan payroll, cuti dan izin, hingga penghitungan PPh 21.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.