Sebagai rekruter, membuat rejection letter atau surat penolakan tentunya menjadi tantangan tersendiri bagi Anda.
Surat penolakan ini harus ditulis dengan baik, sehingga membuat pelamar yang ditolak tetap merasa dihargai dan tidak berbicara buruk tentang perusahaan Anda.
Rejection letter berperan penting pada pengalaman kandidat, citra perusahan, dan strategi terkait talent acquisition jangka panjang.
Oleh karena itu, Anda perlu memahami cara membuat surat penolakan yang baik dan sopan, serta bagaimana caranya agar surat tersebut tidak memperburuk perasaan kandidat.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu rejection letter, manfaat, cara menulis, dan beberapa contohnya.
Apa yang Dimaksud dengan Rejection Letter?
Rejection letter atau surat penolakan adalah surat yang dikirim oleh pemberi kerja kepada pelamar atau kandidat untuk memberitahukan bahwa mereka tidak diterima untuk posisi yang dilamar.
Surat ini secara resmi mengakhiri proses perekrutan untuk kandidat tersebut. Surat penolakan bisa dikirim kapan saja, tetapi umumnya, Anda harus memberitahukan kepada mereka yang tidak bsia melanjutkan proses rekrutmen secepat mungkin.
Baca Juga: Cara Menolak Panggilan Kerja, Contoh, dan Templatenya
Apakah Rejection Letter itu Penting?
Ya, sangat penting, sebab rejection letter memiliki sejumlah manfaat seperti:
1. Membangun Hubungan dengan Kandidat
Surat penolakan yang sopan dan ditulis dengan baik dapat menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu dan usaha kandidat.
Hal ini bisa membantu membangun hubungan baik dengan mereka dan kandidat potensial lainnya.
Mereka juga lebih mungkin mengizinkan Anda menyimpan informasi mereka untuk peluang di masa depan.
2. Meningkatkan Pengalaman Kandidat dan Citra Perusahaan
Pelamar ingin merasa bahwa perusahaan Anda menghargai usaha mereka, meskipun mereka tidak diterima.
Dengan begitu, mereka akan lebih mungkin merekomendasikan perusahaan Anda kepada orang lain atau melamar lagi di masa mendatang.
Mengirim surat tepat waktu juga mendukung pengalaman kandidat yang positif.
3. Memberikan dan Menerima Feedback
Memberikan feedback berharga tentang alasan penolakan dan saran untuk perbaikan bisa membantu pelamar, misalnya dengan menyampaikan interview feedback dalam surat penolakan tersebut.
Hal ini juga memudahkan Anda untuk meminta feedback dari mereka tentang proses wawancara, yang bisa digunakan untuk meningkatkan proses perekrutan kedepannya.
Baca Juga: Motivation Letter: Cara Membuat, Contoh, dan Templatenya
Apa Saja Komponen Penting dalam Rejection Letter?
Rejection letter dapat berisi informasi yang berbeda-beda, tergantung pada pemberi kerja, posisi, dan tahap di mana pelamar atau kandidat ditolak.
Namun, berikut adalah lemen utama yang harus dimasukkan dalam setiap surat penolakan kerja:
1. Posisi yang Dilamar
Sebutkan posisi yang dilamar oleh kandidat. Terkadang, pelamar melamar beberapa posisi di perusahaan yang sama, jadi penting untuk menyebutkan posisi spesifik yang mereka lamar.
2. Ucapan Terima Kasih yang Tulus
Sampaikan terima kasih yang tulus karena mereka telah meluangkan waktu untuk melamar posisi tersebut. Sampaikan juga betapa kompetitifnya proses seleksi untuk posisi tersebut.
3. Pengakuan Terhadap Kualifikasi Kandidat
Meskipun kualifikasi mereka belum sesuai dengan kebutuhan perusahaan, namun Anda perlu menunjukkan bahwa perusahaan telah benar-benar meninjau seluruh proses rekrutmen kandidat, sehingga mereka tidak putus asa dan mungkin masih tertarik untuk melamar di masa depan.
4. Alasan Penolakan yang Jelas
Jelaskan secara detail dan transparan mengapa mereka tidak diterima. Kejelasan ini membantu mereka merasa diperlakukan secara adil.
Jika memungkinkan, berikan saran tentang apa yang bisa mereka lakukan untuk meningkatkan kualifikasi mereka di masa depan, seperti mendapatkan lebih banyak pengalaman atau sertifikasi.
5. Feedback Positif untuk Masa Depan
Meskipun kandidat ini tidak sesuai dengan posisi yang dibuka, mereka mungkin cocok untuk posisi lain di perusahaan.
Jika sesuai, jaga hubungan dengan mereka untuk memberikan peluang di masa depan yang lebih sesuai.
Dengan berbagai komponen di atas, rejection letter tidak hanya akan memberikan informasi yang diperlukan kepada kandidat, tetapi juga menjaga hubungan baik dan meningkatkan citra perusahaan di mata pelamar.
Baca Juga: 10 Contoh Surat Lamaran Kerja Word, Download di Sini
Bagaimana Cara Menulis Rejection Letter?
Seperti yang telah dikatakan sebelumnya bahwa menulis rejection letter merupakan hal yang cukup rumit dan menantang.
Oleh karena itu, berikut beberapa cara praktis yang bisa Anda gunakan untuk membuatnya secara efektif”
1. Buat Subjek yang Singkat dan Sederhana
Rejection letter dapat disampaikan melalui email, WhatsApp, atau mungkin melalui telepon. Namun, secara umum banyak perusahaan yang menggunakan email untuk menyampaikan penolakan mereka.
Untuk membuka email dengan baik, Anda dapat menulis subjek secara singkat dan sederhan. misalnya, dengan menggunakan format berikut:
- Lamaran Anda di [nama perusahaan]
- [Judul pekerjaan] — Lamaran Anda
- Interview Feedback untuk [nama kandidat]
2. Langsung ke Inti
Kandidat mungkin sudah menunggu email mengenai lamaran mereka. Jadi, saat membuat rejection letter, Anda harus menyampaikan intinya di paragraf pertama.
Jangan buat mereka membaca 5 parargraf sebelum sampai ke inti pesan, yakni bahwa mereka tidak mendapatkan pekerjaan tersebut. Sampaikan juga dengan cara yang penuh empati.
Contoh:
Dear [Nama Kandidat],
Kami menghargai minat Anda di [nama perusahaan] dan posisi [posisi]. Setelah mempertimbangkan dengan cermat, kami memutuskan untuk tidak melanjutkan aplikasi Anda ke tahap berikutnya.
Meskipun kami terkesan dengan [keterampilan/pengalaman] Anda, kami telah memilih kandidat lain yang lebih sesuai dengan keterampilan dan pengalaman yang kami cari untuk posisi ini.
Terima kasih atas waktu dan usaha yang Anda berikan dalam aplikasi ini. Kami mengharapkan kesuksesan dalam pencarian kerja Anda.
Hormat kami, [Nama Anda]
3. Berikan Feedback
Banyak perusahaan tidak memberikan feedback kepada pelamar yang tidak berhasil, padahal feedback ini sangat berharga bagi pelamar.
Oleh karena itu, Anda perlu memberitahu pelamar mengapa mereka tidak cocok untuk posisi tersebut.
Kebanyakan pelamar akan menghargai feedback positif, sehingga mereka tahu area mana yang perlu ditingkatkan.
Contoh:
Dear [Nama Kandidat],
Terima kasih telah melamar untuk posisi [judul pekerjaan] di [perusahaan]. Sayangnya, kali ini Anda belum berhasil.
Meskipun kami memutuskan untuk melanjutkan dengan kandidat lain, keputusan ini tidak mudah. Pengalaman Anda selama [x] tahun di [industri/departemen] dan keterampilan Anda dalam [fungsi pekerjaan] sangat mengesankan. Namun, untuk peran ini, sangat penting bahwa kandidat memiliki pengetahuan mendalam tentang [bidang spesialisasi/software tertentu].
Kami tidak ingin kehilangan kontak dengan Anda, karena mungkin ada posisi di masa depan yang sesuai dengan keahlian Anda. Bolehkah kami menyimpan detail Anda dalam database kami?
Kami juga mengharapkan yang terbaik dalam pencarian kerja Anda dan kesuksesan dalam perjalanan karier Anda.
Hormat kami, [Nama Anda]
4. Hindari Kritik
Selanjutnya, hindari bersikap kritis pada feedback yang Anda berikan karena hal ini akan menciptakan kesaan negatif dan merusak citra perusahaan Anda.
5. Tulis Rejection Letter yang Berbeda untuk Setiap Tahap dalam Proses Perekrutan
Jangan menggunakan template yang sama untuk menolak kandidat, misalnya kandidat yang gagal pada tahap seleksi awal, kandidat yang ditolak setelah proses interview atau tes keterampilan, hingga kandidat yang ditolak setelah melalui serangkaian proses rekrutmen.
Ingatlah bahwa semakin jauh kandidat dalam proses perekrutan, maka Anda harus membuat surat yang lebih personal dan detail.
Contoh surat penolakan setelah tes keterampilan:
Terima kasih telah melamar untuk posisi [posisi] di [perusahaan]. Sayangnya, aplikasi Anda tidak berhasil. Kami mengharapkan Anda beruntung dalam pencarian kerja Anda.
Setelah wawancara:
Terima kasih, [nama kandidat], telah bertemu dengan [nama manajer] dan berbagi informasi tentang keterampilan dan pengalaman Anda sebagai [judul pekerjaan]. Sayangnya, kami tidak akan melanjutkan aplikasi Anda ke tahap berikutnya.
Meskipun kami menghargai usaha Anda, kami telah memutuskan untuk melanjutkan dengan kandidat lain yang memiliki lebih banyak pengalaman dalam [keterampilan/software] untuk posisi ini. Kami mengharapkan Anda beruntung dalam pencarian kerja Anda.
Baca Juga: 17 Tips Mencari Karyawan dan Hal yang Perlu Dipertimbangkan
6. Beritahu Kandidat terkait Kebutuhan Posisi Lain di Masa Depan
Seorang kandidat mungkin tidak berhasil untuk peran tertentu, namun jika mereka sangat baik, Anda bisa menyimpan detail pribadi mereka untuk peluang di masa depan.
Contoh:
Kami menghargai waktu dan usaha Anda serta melihat keterampilan Anda yang menonjol. Jadi, kami tidak ingin kehilangan kontak dengan Anda. Bolehkah kami menyimpan detail Anda dalam database kami untuk peluang di masa depan yang sesuai dengan keterampilan Anda?
7. Ucapan Semoga Suskes
Selalu sampaikan harapan Anda mengenai kesuksesan kandidat yang ditolak tersebut, karena hal ini merupakan bagian penting dari pengalaman rekrutmen.
Menurut Forbes, pelamar pekerjaan yang tidak menerima tawaran kerja 80% lebih mungkin untuk melamar lagi jika mereka sudah memiliki kesan positif tentang organisasi tersebut.
8. Kirimkan Secepat Mungkin
Jika Anda sudah memiliki keputusan terkait proses rekrutmen, kirimkan rejection letter secepat mungkin.
Melalui cara ini, Anda dapat menghemat waktu dan menghargai upaya semua orang dalam proses tersebut.
Kandidat juga tentunya ingin tahu secepat mungkin apakah mereka mendapatkan posisi tersebut atau tidak, sehingga mereka dapat melanjutkan pencarian kerja mereka.
9. Personalisasi Surat Anda
Untuk menghargai kandidat, Anda dapat membuat surat yang dipersonalisasi, misalnya dengan menyertakan nama mereka dan judul pekerjaan yang dilamar.
10. Ucapkan Terima Kasih kepada Kandidat
Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih kepada pelamar karena telah melamar ke perusahaan Anda.
Ingatlah bahwa mereka juga menghabiskan waktu dan energi yang berharga untuk melamar pekerjaan Anda dan mencoba memberikan kesan yang baik dalam wawancara.
Baca Juga: Pre Screening: Manfaat dalam Rekrutmen hingga Tahapannya
Apa Saja Tips untuk Membuat Rejection Letter?
Selain dengan beberapa cara di atas, Anda juga dapat melakukan tips tambahan untuk membuat surat penolakan yang baik, seperti:
1. Bersikap Transparan
Saat menyusun rejection letter, luangkan waktu untuk memastikan Anda telah memberikan alasan yang jelas dan objektif mengapa mereka tidak lolos.
Surat tersebut harus profesional dan transparan, sehingga penerima surat memahami apa yang harus diperbaiki.
2. Tunjukan Empati dan Tetap Positif
Meskipun surat penolakan harus objektif, surat tersebut juga harus menunjukkan empati. Jadi, pastikan Anda menyusun dengan baik bagian-bagian yang membahas kualifikasi mereka dan upaya mereka dalam proses rekrutmen.
Selain itu, gunakan bahasa yang positif untuk membantu kandidat merasa diterima saat akan melamar lagi.
3. Sampaikan dengan Singkat
Surat penolakan harus singkat dan langsung pada intinnya. Pastikan untuk mengungkapkan keputusan perusahaan untuk tidak melanjutkan aplikasi mereka di awal surat dan buatlah surat dengan panjang di bawah 1 halaman.
4. Hubungi Kandidat yang Diwawancarai Sebelum Mengirim Surat
Sebelum mengirim surat, Anda juga perlu menghubungi setiap kandidat yang ditolak untuk memberi tahu mereka secara langsung bawha mereka tidak dipilih untuk posisi tersebut.
Dengan demikian, kandidat akan lebih siap dalam menerima rejection letter.
Baca Juga: Evaluasi Kandidat: Arti dan Panduan Lengkap untuk HR
Bagaimana Contoh Rejection Letter?
Untuk memudahkan Anda dalam membuat surat penolakan kepada para kandidat, berikut beberapa contoh yang bisa Anda jadikan referensi:
1. Contoh Rejection Letter Setelah Pelamar Mengirim Aplikasi Kerja
Subjek: Pemberitahuan Hasil Seleksi Awal
Yth. [Nama Pelamar],
Terima kasih telah mengirimkan aplikasi kerja untuk posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan].
Kami sangat menghargai waktu dan usaha yang Anda investasikan dalam melamar posisi ini. Setelah meninjau aplikasi Anda, kami menyesal memberi tahu bahwa kami telah memutuskan untuk melanjutkan dengan kandidat lain yang lebih sesuai dengan kriteria kami saat ini.
Kami akan menyimpan data Anda dan akan menghubungi Anda jika ada kesempatan yang lebih cocok di masa depan.
Terima kasih atas minat Anda untuk bergabung dengan [Nama Perusahaan]. Semoga sukses dalam pencarian kerja Anda.
Salam hormat,
[Nama Anda]
[Jabatan Anda]
2. Contoh Rejection Letter Setelah Interview
Subjek: Interview Feedback
Yth. [Nama Pelamar],
Terima kasih telah meluangkan waktu untuk menghadiri wawancara untuk posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan].
Kami sangat menghargai kesempatan untuk mengenal Anda lebih baik. Meskipun Anda memiliki kualifikasi yang mengesankan, kami telah memutuskan untuk melanjutkan dengan kandidat lain yang lebih sesuai dengan kebutuhan posisi saat ini.
Kami mendorong Anda untuk melamar kembali di masa depan jika ada posisi yang sesuai dengan kualifikasi Anda.
Terima kasih atas minat Anda pada [Nama Perusahaan]. Semoga sukses dalam karir Anda.
Salam hormat,
[Nama Anda]
[Jabatan Anda]
3. Rejection Letter Setelah Seluruh Rangkaian Proses Rekrutmen
Subjek: Hasil Akhir Proses Rekrutmen di [Nama Perusahaan]
Yth. [Nama Pelamar],
Terima kasih telah mengikuti seluruh rangkaian proses rekrutmen untuk posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan].
Kami sangat menghargai antusiasme dan usaha yang Anda tunjukkan selama proses ini. Namun, kami menyesal memberi tahu bahwa kami telah memilih kandidat lain yang lebih cocok dengan kebutuhan kami saat ini.
Kami akan menyimpan data Anda dan menghubungi Anda jika ada kesempatan yang lebih sesuai di masa depan. Jangan ragu untuk melamar kembali jika ada posisi yang menarik bagi Anda.
Terima kasih atas minat Anda pada [Nama Perusahaan]. Semoga sukses dalam pencarian kerja Anda.
Salam hormat,
[Nama Anda]
[Jabatan Anda]
4. Contoh Surat Penolakan dalam Bahasa Inggris Setelah Mengirim Aplikasi
Subject: Application Status Update
Dear [Applicant Name],
Thank you for applying for the [Job Title] position at [Company Name].
We appreciate the time and effort you put into your application. After careful consideration, we regret to inform you that we have decided to move forward with other candidates who more closely match our current requirements.
We will keep your resume on file for future opportunities that may align with your qualifications.
Thank you for your interest in joining [Company Name]. We wish you the best of luck in your job search.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
Baca Juga: 9 Berkas Lamaran Kerja yang Perlu Dipersiapkan, Apa Saja?
5. Contoh Surat Penolakan dalam Bahasa Inggris Setelah Interview
Subject: Interview Feedback
Dear [Applicant Name],
Thank you for taking the time to interview for the [Job Title] position at [Company Name].
We enjoyed learning more about your skills and experience. Although your qualifications are impressive, we have decided to move forward with another candidate whose background more closely aligns with our needs for this role.
We encourage you to apply for other positions at [Company Name] in the future.
Thank you for your interest in our company. We wish you success in your job search.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
6. Contoh Surat Penolakan dalam Bahasa Indonesia
7. Contoh Surat Penolakan dalam Bahasa Inggris
Selain dengan melihat contoh di atas, Anda juga dapat membuat rejection letter dengan template, yang bisa diunduh berikut ini:
DOWNLOAD TEMPLATE REJECTION LETTER BAHASA INDONESIA
DOWNLOAD TEMPLATE REJECTION LETTER BAHASA INGGRIS
Kesimpulan
Dalam proses rekrutmen, perusahaan khususnya tim HR yang bertanggung jawab dalam proses rekrutmen harus membuat rejection letter dengan baik untuk menjaga hubungan dengan kandidat dan memperkuat citra perusahaan, serta mendukung strategi talent acquisition jangka panjang.
Oleh karena itu, meskipun surat tersebut mengandung kabar buruk bagi pelamar, namun surat penolakan harus tetap sopan, penuh empati, dan memberikan feedback yang konstruktif.
Hal ini akan membantu kandidat merasa dihargai dan mungkin tertarik untuk melamar kembali di masa depan.
Rejection letter yang ditulis dengan baik tidak hanya memberikan informasi yang jelas dan transparan kepada kandidat tetapi juga dapat meningkatkan pengalaman kandidat secara keseluruhan.
Salah satu langkah yang bisa Anda lakukan adalah dengan membuat surat yang dipersonalisasi untuk setiap kandidat.
Meskipun membutuhkan banyak waktu, Anda tetap dapat berfokus pada tugas lainnya, seperti dalam pengelolaan administrasi karyawan yakni dengan menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.
Melalui software ini, Anda dan tim HR lainnya dapat berfokus pada tugas-tugas yang bersifat lebih strategis seperti proses rekrutmen, sementara Gajihub akan mengotomatisasi tugas seperti payroll, absensi, hingga pengajuan cuti dan izin karyawan.
Misalnya, melalui fitur absensi, Anda tetap dapat mengatur jadwal kerja karyawan, meskipun saat ini Anda tengah disibukkan oleh proses rekrutmen. Caraya pun sangat mudah, berikut tutorialnya:
Selain itu, fitur payroll pada Gajihub juga memungkinkan Anda untuk menghitung seluruh komponen penggajian karyawan mulai dari gaji pokok, bonus, hingga potongan seperti PPh 21 dan iuran BPJS menjadi lebih mudah dan akurat.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.