Sebagai pelengkap CV atau resume, motivation letter berperan penting dalam melamar pekerjaan karena memungkinkan Anda untuk mengekspresikan motivasi, minat, dan kualifikasi secara lebih detail dan leluwasa.
Dengan adanya dokumen tersebut, rekruter juga dapat memahami sejauh mana kandidat tersebut cocok dengan budaya dan nilai-nilai perusahaan.
Melalui motivation letter, Anda juga dapat menyoroti berbagai keterampilan yang Anda miliki, pencapaian, dan pengalaman yang paling relevan dengan posisi yang dilamar.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu motivation letter, format, cara membuat, contoh, hingga templatenya yang bisa diunduh.
Apa yang Dimaksud dengan Motivation Letter?
Motivation letter adalah surat atau dokumen yang menjelaskan secara detail mengenai keterampilan profesional Anda dan alasan Anda dalam melamar pekerjaan.
Motivation letter biasanya termasuk dalam berkas lamaran kerja bersama dengan transkrip nilai dan resume, yang bertujuan untuk menjelaskan kesesuaian Anda dengan posisi tertentu dan memberikan gambaran yang lebih rinci mengenai pencapaian profesional dan keterampilan Anda.
Surat ini biasanya terdiri dari tiga bagian, yaitu pengantar yang menyatakan niat Anda untuk melamar kerja atau lainnya, isi surat yang memuat poin-poin terbaik dari pengalaman Anda, dan penutup yang berisi ucapan terima kasih kepada pembaca.
Selain digunakan untuk lamaran pekerjaan, surat motivasi juga dapat digunakan untuk keperluan akademis, seperti mengajukan program S2 atau mendaftar beasiswa.
Baca Juga: Template Performance Review: Contoh dan Link untuk Download
Bagaimana Format Penulisan Motivation Letter?
Sebelum memahami cara menyusun motivation letter, berikut adalah format yang perlu Anda pahami terlebih dahulu:
1. Pengantar dan Informasi Penerima
Pertama, Anda perlu memulai surat motivasi dengan sapaan yang profesional untuk menunjukkan bahwa Anda serius. Salah satunya yaitu dengan menyebut nama dan jabatan penerima jika memungkinkan. Hal tersebut akan menambah kesan personal dan menunjukkan bahwa Anda sudah mempersiapkan diri.
Namun, jika Anda tidak mengetahui nama penerima, Anda bisa menggunakan sapaan umum seperti “Yth. Bapak/Ibu” atau “Kepada Yang Terhormat”.
Setelah itu, berikan pengantar singkat tentang siapa diri Anda dan tujuan tersebut. Apakah Anda melamar pekerjaan, magang, atau beasiswa? Jelaskan secara singkat dan mudah dipahami.
2. Isi
Bagian kedua adalah isi yang memuat mengapa Anda tertarik dengan pekerjaan tersebut dan mengapa Anda sesuai untuk posisi tersebut. Bagi isi surat menjadi 2 atau 3 baagian agar lebih mudah dibaca.
Berikut adalah beberapa elemen penting yang perlu Anda cantumkan dalam isi surat:
- Ceritakan hal yang membuat Anda tertarik: Jelaskan apa yang Anda sukai dari perusahaan itu dan bagaimana pekerjaan tersebut sesuai dengan rencana Anda.
- Tunjukkan kemampuan Anda: Ceritakan pengalaman dan keterampilan Anda yang relevan dengan pekerjaan tersebut. Gunakan contoh nyata untuk menunjukkan kualifikasi Anda.
3. Kesimpulan
Terakhir, tutup motivation letter Anda dengan merangkum poin-poin penting dan tunjukkan antusiasme Anda untuk pekerjaan tersebut.
Selain itu, informasikan bahwa Anda siap untuk wawancara lebih lanjut dan cantumkan juga cara untuk menghubungi Anda. Jangan lupa, sampaikan kata-kata penutup seperti “Terima kasih” dan tulis nama Anda.
Baca Juga: 10 Contoh CV Digital Marketing Terbaik dan Templatenya
Bagaimana Cara Menulis Motivation Letter?
Untuk membuat Anda menonjol dan meningkatkan peluang diterima atau dipekerjakan, berikut beberapa cara yang bisa Anda lakukan dalam menulis motivation letter secara efektif:
1. Buat Kop Surat
Di bagian atas surat, buatlah kop surat dengan nama lengkap, alamat, nomor telepon, dan alamat email Anda dengan langkah-langkah berikut:
- Jadikan nama Anda lebih besar dan lebih mudah dikenali dari bagian lain surat dengan menggunakan font bold berukuran 14 atau 16.
- Letakkan alamat dan informasi kontak Anda dengan font berukuran 12.
- Gunakan font yang profesional dan mudah dibaca untuk bagian lain surat.
2. Tulis Nama Penerima
Di bawah kop surat, tuliskan nama dan alamat penerima surat Anda. Pastikan tulisan tersebut juga menggunakan font yang profesional dan berukuran 12 agar mudah dibaca.
Selain itu, atur margin sekitar satu inci dan gunakan spasi tunggal dan hindari menggunakan font selain hitam.
3. Tulis Paragraf Pertama
Selanjutnya, susun paragraf pertama yang menyebutkan pekerjaan atau posisi yang Anda lamar dan dari mana Anda menemukan informasi lowongan tersebut. Paragraf ini sebaiknya hanya terdiri dari 2 hingga 3 kalimat saja.
4. Susun Bagian Isi dengan Efektif
Paragraf isi motivation letter sebaiknya terdiri dari 1 hingga 2 paragraf. Ingatlah bahwa Anda tidak sedang membuat cerita panjang yang dikhawatirkan akan membuat pembaca merasa lelah.
Di paragraf ini, tujuan utamanya adalah menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti:
- Mengapa saya ingin bekerja, belajar di sekolah, atau mengisi posisi yang diinginkan?
- Apa yang menarik bagi saya dari perusahaan atau organisasi ini?
- Mengapa saya merupakan kandidat yang cocok untuk posisi ini?
5. Tulis Paragraf Penutup
Paragraf terakhir surat harus merangkum isi surat dan posisi yang Anda bicarakan sebelumnya. Sampaikan bagaimana Anda mengharapkan kesempatan untuk melanjutkan proses rekrutmen dan pertimbangkan untuk menyertakan poin-poin berikut:
- Cantumkan pernyataan positif tentang diri Anda atau pertanyaan yang akan memotivasi penerima surat untuk menghubungi Anda.
- Tinjau kembali mengapa Anda merasa bahwa Anda adalah kandidat yang sempurna untuk posisi yang Anda lamar.
- Ungkapkan langkah-langkah tindakan Anda selanjutnya, misalnya Anda ingin menghubungi manajer perekrutan dalam seminggu atau dua minggu ke depan.
- Jika Anda melampirkan resume bersama motivation letter, sebutkan bahwa resume dan referensi (jika ada) juga dilampirkan.
- Ucapkan terima kasih atas waktu dan perhatian mereka karena sudah membaca Anda.
6. Periksa Ulang
Terakhir, penting untuk memeriksa ulang dan mengedit motivation letter untuk mencari kesalahan ejaan, tata bahasa, dan penulisan waktu yang kurang tepat.
Anda dapat membacanya dengan bersuara atau meminta teman dan anggota keluarga untuk membantu dalam proses pengecekan ulang.
Baca Juga: 65 Contoh Keahlian dalam CV, Cara, Hingga Tips Menulisnya
Apa Saja Tips Sukses dalam Menulis Motivation Letter?
Selain dengan mengikuti langkah-langkah di atas, ada beberapa tips tambahan lainnya yang perlu Anda lakukan untuk menarik perhatian rekruter melalui motivation letter, seperti:
1. Jangan Mengulang Informasi yang Sudah Terdapat di CV / Resume
Pastikan isi surat Anda tidak hanya sekadar mengulang kembali apa yang telah ditulis di CV.
Ingatlah bahwa motivation letter seharusnya menjadi pelengkap dari CV Anda, yang bisa dijadikan kesempatan untuk menjelaskan lebih jauh mengenai motivasi Anda dalam melamar posisi tersebut.
2. Buatlah Surat yang Bersifat Personal dan Tambahkan Elemen Visual
Salah satu cara untuk membuat surat Anda menonjol adalah dengan menambahkan video personal sebagai bagian dari motivation letter.
Dalam video tersebut, Anda dapat menunjukkan kepribadian dan antusiasme Anda terhadap posisi yang ditawarkan beserta perusahaan.
Selain itu, Anda juga bisa menjelaskan secara lebih mendetail mengenai keterampilan dan pengalaman yang Anda miliki.
3. Kaitkan Kualifikasi Anda dan Persyaratan Pekerjaan
Saat menuliskan kualifikasi Anda di dalam surat, pastikan untuk mengaitkannya dengan persyaratan pekerjaan yang tercantum dalam pengumuman lowongan tersebut.
Anda juga dapat menghubungkannya dengan nilai-nilai-nilai inti perusahaan, agar pembaca dapat melihat kococokan Anda dengan posisi yang ditawarkan.
4. Cantumkan Contoh Konkret untuk Mendukung Pernyataan Anda
Selain menyebutkan kualifikasi, Anda juga perlu memberikan contoh konkret bagaimana Anda menggunakan kualifikasi tersebut dalam pengalaman kerja sebelumnya.
Misalnya, Anda bisa menceritakan apa yang telah dilakukan, keterampilan apa yang digunakan, dan keberhasilan apa yang berhasil Anda capai.
5. Hindari Melebih-lebihkan Kualitas Anda dalam Motivation Letter
Saat Anda berbohong atau melebih-lebihkan kualitas atau pengalaman Anda di dalam motivation leter, pembaca pun dapat merasakannya.
Ketidakjujuran bisa membuat orang meragukan Anda dan merusak reputasi Anda, bahkan bisa menyebabkan penolakan.
Oleh karena itu, bersikaplah jujur dan tulus untuk menghasilkan surat yang baik. Tujuannya adalah untuk mencerminkan siapa Anda, mengapa Anda cocok untuk kesempatan ini, dan apa yang ingin Anda capai.
6. Gunakan Kalimat yang Meyakinkan dalam Penutup Surat
Gunakan kalimat-kalimat meyakinkan untuk menutup surat Anda. Misalnya dengan menarik kesimpulan dalam 2 atau 3 kalimat yang menjelaskan mengapa Anda cocok untuk posisi tersebut.
Di samping itu, Anda juga bisa merangkum semua informasi yang telah disebutkan sebelumnya dalam beberapa baris untuk lebih meyakinkan pembaca.
Baca Juga: 10 Contoh Cover Letter Yang Bisa di Unduh dan Bedanya dengan Resume
Download Template Motivation Letter Gratis
Untuk memudahkan Anda dalam membuat motivation letter, berikut template yang bisa Anda gunakan sekaligus unduh secara gratis.
Template Motivation Letter dalam Bahasa Indonesia
[Tanggal]
[Alamat Perusahaan/Tujuan]
Kepada [Nama Penerima],
Salam Hormat,
Saya menulis surat ini untuk mengungkapkan minat saya yang besar dalam posisi [nama posisi] di perusahaan Anda. Sebagai seorang [sebutkan bidang atau latar belakang Anda], saya telah mengembangkan keterampilan dan pengalaman yang relevan yang membuat saya yakin dapat memberikan kontribusi berharga untuk tim Anda.
Sebagai lulusan [sebutkan pendidikan Anda], saya memiliki pemahaman mendalam tentang [sebutkan pengetahuan atau keahlian khusus]. Selain itu, saya telah [sebutkan pengalaman atau prestasi terkait yang relevan], yang membantu saya mengasah kemampuan [sebutkan kemampuan atau kualifikasi yang relevan].
Dengan antusiasme dan dedikasi yang tinggi, saya siap untuk membawa kontribusi positif bagi perusahaan Anda. Saya yakin bahwa saya dapat [sebutkan kontribusi atau solusi yang diharapkan], dan saya berharap dapat berkesempatan untuk membahas lebih lanjut bagaimana saya dapat mendukung visi dan misi perusahaan Anda.
Terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan kepada saya untuk mengirimkan surat ini. Saya sangat menghargai waktu dan perhatian yang Anda berikan dalam meninjau berkas lamaran saya. Saya berharap dapat melanjutkan proses seleksi ini melalui wawancara lebih lanjut.
Sekali lagi, saya ucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas perhatian Anda.
Hormat saya,
[Tanda Tangan Anda (jika surat dikirim dalam bentuk fisik)]
[Nama Anda]
DOWNLOAD TEMPLATE MOTIVATION LETTER BAHASA INDONESIA
Template Motivation Letter dalam Bahasa Inggris
[Date]
[Company Address/Recipient]
Dear [Recipient’s Name],
Subject – Motivation Letter for Job
Dear Hiring Manager,
I am writing this letter to express my interest in the [Job Title] position at [Company Name]. With [Number of Years] of experience in [Field/Industry], I am confident that my skills and qualifications make me an excellent fit for the job.
Throughout my career, I have developed strong communication, problem-solving, and leadership skills that have allowed me to excel in my field. Additionally, my experience in [Specific Relevant Skill or Experience] has prepared me well for this role. I am passionate about [Specific Aspect of the Job or Industry] and I am eager to contribute my skills and knowledge to your team.
Thank you for considering my application. I look forward to discussing my qualifications with you further.
Sincerely,
[Your Signature (if sending a physical letter)]
[Your Name]
DOWNLOAD TEMPLATE MOTIVATION LETTER BAHASA INGGRIS
Bagaimana Contoh Motivation Letter?
Sebagai contoh, berikut sejumlah motivation letter yang bisa Anda jadikan referensi:
Motivation Letter dalam Bahasa Inggris
Contoh 1
Contoh 2
Contoh 3
Apr 15, 2024
Hiring Manager
SMA Pelita
Bandung, Indonesia
Dear Hiring Manager,
I am writing to apply for the teaching position advertised by SMA Pelita. With 5 years of experience in education, including teaching English and Mathematics at the high school level, I am confident in my ability to contribute effectively to your team.
In my previous role as a High School Teacher, I developed and implemented engaging lesson plans, fostered a positive learning environment, and provided individualized support to students to help them achieve their academic goals. Additionally, I actively participated in extracurricular activities such as organizing educational field trips and leading after-school tutoring sessions.
I am excited about the opportunity to join Tekno Digital and make a meaningful impact on the lives of students. Thank you for considering my application. I look forward to the possibility of discussing how my qualifications align with the needs of your institution.
Sincerely,
Nina Ramadhian
Contoh Motivation Letter dalam Bahasa Indonesia
Contoh 1
Contoh 2
Bandung, [Tanggal]
Yth. HRD PT Tekno Digital
Bandung, Indonesia
Dengan hormat,
Saya ingin mengajukan permohonan pekerjaan di PT Telekomunikasi Maju untuk posisi Customer Service. Saya tertarik dengan kesempatan ini dan yakin bahwa saya memiliki kualifikasi dan pengalaman yang relevan.
Saya memiliki pengalaman selama empat tahun di industri layanan pelanggan, khususnya dalam industri e-commerce. Selama periode tersebut, saya berhasil meningkatkan tingkat kepuasan pelanggan hingga 95% dengan menangani rata-rata 100 keluhan pelanggan per minggu.
Salah satu pencapaian terbesar saya adalah saat berhasil mengimplementasikan program pelatihan untuk tim layanan pelanggan, yang menghasilkan peningkatan 20% dalam penyelesaian masalah pelanggan dalam waktu yang lebih singkat.
Selain itu, saya memiliki keahlian dalam berkomunikasi dengan baik dan memecahkan masalah dengan cepat. Saya yakin bahwa dengan pengalaman dan keterampilan saya, saya dapat memberikan pengalaman pelanggan yang terbaik bagi PT Telekomunikasi Maju dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Saya sangat berharap untuk diberikan kesempatan wawancara agar saya dapat menjelaskan lebih lanjut mengenai pengalaman, keterampilan, dan motivasi saya. Terima kasih atas perhatian dan kesempatannya.
Hormat saya,
Budi Hermawan
Baca Juga: Cara Memasukan Professional Achievements dalam Resume Anda
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa motivation letter adalah surat yang menjelaskan tentang motivasi dan keterampilan seseorang dalam melamar pekerjaan atau untuk kepentingan akademis.
Melalui surat ini Anda dapat menunjukkan minat secara jelas terhadap posisi yang dilamar, mengaitkan kualifikasi dengan persyaratan pekerjaan, dan memberikan contoh konkret untuk mendukung pernyataan yang ada.
Dengan mengikuti panduan tersebut, Anda dapat membuat motivation letter yang menonjolkan diri dan meningkatkan peluang diterima dalam proses seleksi.
Jika saat ini Anda merupakan bagian dari tim HR yang mulai merasa kerepotan dengan berbagai tugas terkait pengelolaan karyawan, Anda dapat menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub, yang dapat menjadi partner kerja terbaik.
Misalnya, Anda dapat memantau produktivitas karyawan melalui fitur absensi Gajihub, di mana fitur tersebut menghadirkan data presensi karyawan yang dapat di-filter sesuai dengan kebutuhan.
Untuk memudahkan Anda, simak tutorial penggunaannya berikut ini:
Sangat mudah, bukan? Yuk, kunjungi tautan ini untuk informasi selengkapnya dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.