Promosi Jabatan: Pengertian, Prosedur, dan Jenisnya

Promosi jabatan menjadi hal yang diimpikan oleh karyawan.

Selain bisa mendapatkan kenaikan gaji, promosi juga sebagai bukti bahwa karyawan memiliki kemampuan yang baik dan dibutuhkan oleh perusahaan.

Terlebih untuk mendapatkan promosi jabatan ada berbagai prosedur yang harus dilalui.

Lalu apa saja prosedur dalam promosi jabatan ini dan apa manfaat dari promosi jabatan?

Yuk baca penjelasan lengkapnya hanya pada artikel GajiHub yang ada di bawah ini:

Apa Pengertian Promosi Jabatan?

Promosi jabatan adalah ketika pemberi kerja memindahkan seorang karyawan ke tingkat yang lebih tinggi dalam hierarki organisasi.

Promosi biasanya memungkinkan karyawan untuk maju ke posisi yang lebih tinggi, tingkat tanggung jawab yang lebih tinggi, dan tingkat otoritas yang lebih tinggi dalam organisasi.

Misalnya, seorang analis bisnis junior dapat meminta promosi yang mengarah ke posisi analis madya.

Selain itu, promosi jabatan biasanya disertai dengan kenaikan gaji.

Dalam kasus promosi analis junior menjadi analis madya, gajinya juga akan meningkat.

Baca Juga: 10 Contoh Surat Promosi Jabatan dan Cara Membuatnya

Apa Perbedaan Promosi Jabatan dan Kemajuan Karier?

Promosi berbeda dengan kemajuan karier dalam beberapa aspek utama.

Umumnya, kemajuan pekerjaan mencakup aspek perkembangan, sedangkan promosi mencakup naik ke peran tingkat yang lebih tinggi dalam organisasi.

Aspek-aspek tambahan yang berbeda antara promosi dan kenaikan jabatan meliputi:

• Mobilitas ke atas
• Kompensasi
• Kinerja
• Pengembangan

1. Kenaikan mobilitas

Perbedaan terbesar antara promosi jabatan dan kemajuan dalam karir Anda adalah kesempatan untuk mobilitas ke atas.

Biasanya, promosi jabatan berarti Anda naik jabatan, sementara kemajuan dalam karier Anda menekankan pada mendapatkan lebih banyak pengetahuan atau mengembangkan pemahaman yang lebih mendalam tentang peran Anda.

Misalnya, posisi entry-level cenderung memiliki peluang untuk mobilitas ke atas, di mana karyawan dapat naik ke posisi yang lebih senior.

Meskipun kemajuan karier dapat membantu Anda memenuhi syarat untuk promosi jabatan, Anda mungkin akan tetap berada di posisi yang sama.

2. Kompensasi

Promosi sering kali mencakup kenaikan gaji.

Perusahaan yang menawarkan peran tingkat yang lebih tinggi tahu bahwa dengan posisi tingkat yang lebih senior, akan ada gaji yang sesuai.

Kemajuan karier umumnya membuat karyawan tetap berada di tingkat gaji yang sama, misalnya, perawat terdaftar yang dipromosikan ke posisi yang lebih tinggi seperti manajer perawat terdaftar mendapatkan gaji yang lebih tinggi daripada posisi sebelumnya, terutama karena pekerjaan tingkat yang lebih tinggi membutuhkan sertifikasi dan pelatihan tambahan.

Sebaliknya, seorang perawat terdaftar yang ingin pindah ke departemen tertentu seperti triase dan gawat darurat dapat naik jabatan dalam hal ini, tetapi gajinya tetap sama.

Baca Juga: Penilaian Promosi Jabatan, Tahapan, dan Indikatornya

3. Kinerja

Promosi jabatan dapat dilakukan dengan beberapa parameter.

Pertama, pemberi kerja biasanya mengharapkan karyawan untuk melampaui persyaratan pekerjaan secara umum dan menunjukkan inisiatif dan bahkan kualitas kepemimpinan yang membuat mereka menjadi kandidat untuk promosi.

Kemajuan dalam karier, bagaimanapun juga, dapat mencakup tugas dan tanggung jawab yang Anda emban untuk mengembangkan keterampilan dan keahlian Anda lebih lanjut.

Misalnya, secara sukarela menghadiri pelatihan pengembangan profesional, meluangkan waktu ekstra di kantor untuk menguasai keahlian baru, atau menawarkan diri untuk memimpin rapat tim bulanan adalah cara-cara yang dapat Anda lakukan untuk mencapai kemajuan dalam karier Anda.

Kemudian, kemajuan ini dapat berujung pada promosi jabatan.

4. Pengembangan

Promosi jabatan adalah bukti kesiapan untuk posisi yang lebih tinggi dalam organisasi Anda.

Namun, membuat kemajuan dalam karier berarti mengambil langkah untuk memperdalam pengetahuan industri Anda, meningkatkan keterampilan Anda, dan membuat tujuan yang membantu Anda berkembang dalam karier.

Meskipun promosi jabatan membuktikan bahwa Anda telah mencapai kualifikasi yang diperlukan untuk naik jabatan, kemajuan adalah apa yang Anda lakukan untuk mencapai pertumbuhan dan perkembangan tersebut.

Baca Juga: 20 Contoh Iklan Lowongan Pekerjaan Berbagai Jabatan dan Tips Membuatnya

Kapan Waktu Terbaik untuk Memberikan Promosi Jabatan?

Menentukan waktu yang paling tepat untuk memberikan promosi jabatan dapat bergantung pada beberapa faktor.

Misalnya, lamanya waktu karyawan bekerja di posisi Anda saat ini dan budaya perusahaan Anda dapat memberi Anda wawasan tentang kapan waktu yang tepat untuk memberikan promosi.

Karena setiap organisasi berbeda, kriteria berikut ini dapat membantu Anda menentukan waktu terbaik untuk memberikan promosi:

• Karyawan mampu menunjukkan kualitas di atas rata-rata
• Karyawan mampu memberikan data dan contoh yang spesifik
• Karyawan mampu mengambil tanggung jawab tambahan

Saat yang tepat untuk mempertimbangkan promosi adalah ketika karyawan secara konsisten menunjukkan kualitas yang menyoroti keberhasilan dalam melampaui ekspektasi manajerial.

Melebihi ekspektasi dan menunjukkan kualitas di atas rata-rata mencakup lebih dari sekadar kinerja.

Baca Juga: Mengenal Jabatan CHRO, Tugas, dan Kompetensinya

Apa Saja Pertimbangan Perusahaan dalam Memberikan Promosi Jabatan?

Berikut beberapa pertimbangan bagi perusahaan untuk memberikan promosi kepada para karyawan:

1. Memiliki loyalitas kepada perusahaan

Pertimbangan yang pertama adalah karyawan yang bersangkutan memiliki loyalitas kepada perusahaan.

Loyalitas merupakan kesetiaan yang menjadi pertimbangan pertama dalam memberikan promosi jabatan kepada karyawan.

Semakin lama karyawan bekerja di perusahaan, maka akan semakin besar kesempatan untuk dipromosikan.

2. Dapat Memberikan Solusi

Pertimbangan kedua adalah karyawan yang bersangkutan bisa memberikan solusi kepada perusahaan.

Karyawan seperti ini dibandingkan bertanya mengapa masalah dapat terjadi, mereka lebih memilih mencari solusi atas permasalahan yang ada.

Dengan kemampuan ini karyawan ini menunjukan kompetensi yang baik sehingga layak untuk diberikan promosi.

Baca Juga: Tips Sukses di Jabatan Baru Ini Wajib Anda Lakukan

3. Memiliki Komunikasi yang Baik

Untuk mendapatkan promosi dari perusahaan, karyawan harus memiliki komunikasi yang baik.

Di lingkungan kerja, karyawan yang memiliki komukasi yang baik tidak hanya pandai berbicara tetapi juga bagaimana mereka dapat berkomunikasi dengan tim ketika sedang mengembangkan proyek.

Ketika karyawan mendapatkan jabatan yang lebih tinggi, kemampuan komunikasi ini akan semakin dibutuhkan.

4. Dapat Memberikan Komitmen

Pertimbangan selanjutnya adalah karyawan mampu memberikan komitmen dimana mereka dapat bekerja dengan sungguh-sungguh dan ini dapat dilihat dari performanya yang baik.

Sekalipun karyawan tersebut melakukan kesalahan, mereka mampu belajar dari kesalahan dan memperbaiki diri.

5. Memiliki Motivasi yang Tinggi

Karyawan yang layak mendapatkan promosi adalah mereka yang memiliki motivasi yang tinggi.

Motivasi ini merupakan ketika karyawan memiliki inisiatif dalam melakukan pekerjaan mereka.

Ini artinya karyawan dapat berinisiatif melakukan pekerjaan tanpa harus menunggu arahan terlebih dahulu.

Baca Juga: Mengenal Beberapa Jabatan Perusahaan di Indonesia

Apa Manfaat Promosi Jabatan?

Berikut beberapa alasan mengapa promosi jabatan itu penting bagi perusahaan:

1. Mengajarkan keterampilan baru kepada karyawan

Promosi jabatan biasanya mengajarkan keterampilan baru kepada karyawan di area baru.

Hal ini karena mereka mulai bekerja dengan orang-orang baru di area yang baru dan sekarang dapat belajar dari mereka.

Terkadang, mereka mungkin memiliki lebih banyak kesempatan untuk mempelajari keterampilan baru jika mereka berada dalam promosi jabtan daripada jika tidak.

Misalnya, jika seorang karyawan berada dalam peran pemasaran dan dipromosikan ke peran penjualan, mereka memiliki lebih banyak kesempatan untuk mempelajari keterampilan baru.

Hal ini karena mereka sekarang bekerja dengan orang-orang yang bekerja di bagian penjualan dan dapat belajar dari mereka.

2. Menciptakan peluang pertumbuhan

Promosi jabatan untuk karyawan menciptakan peluang pertumbuhan dalam beberapa cara.

Hal ini memberi karyawan kesempatan untuk mempelajari keterampilan baru dan menghadapi tantangan baru.

Hal ini membantu mereka tumbuh sebagai profesional dan mengembangkan bakat mereka.

Promosi horizontal membantu karyawan membangun hubungan dan jaringan baru di dalam perusahaan.

Hal ini memberi mereka peluang baru untuk maju dan berkembang.

Terakhir, promosi juga memberikan perspektif baru kepada karyawan tentang perusahaan dan operasinya.

Hal ini akan memunculkan ide dan inovasi baru yang membantu perusahaan berkembang:

3. Meningkatkan motivasi

Ada beberapa cara berbeda untuk meningkatkan motivasi karyawan.

Hal ini memberi karyawan perubahan pemandangan, yang penting karena memperbaharui semangat mereka untuk bekerja karena tugas yang berbeda membawa tantangan dan tanggung jawab baru.

Hal ini juga menunjukkan kepada karyawan bahwa perusahaan bersedia untuk membangun profil pekerjaan mereka.

Hal ini karena promosi jabatan memberi mereka kesempatan untuk mempelajari berbagai keterampilan baru yang membuat mereka merasa semakin berharga bagi perusahaan.

Baca Juga: Urutan Jabatan dalam Perusahaan Beserta Fungsinya

4. Meningkatkan keterlibatan karyawan

Keterlibatan karyawan adalah kunci untuk tempat kerja yang produktif dan sukses.

Hal ini karena promosi meningkatkan keterlibatan karyawan dengan memberi mereka kesempatan untuk mempelajari keterampilan baru dan mengembangkan karier mereka ke arah yang baru.

Hal ini menarik bagi karyawan dan mendorong mereka untuk menginvestasikan lebih banyak waktu dalam pekerjaan mereka.

Sebagai contoh, promosi jabatan dari layanan pelanggan ke pemasaran membantu karyawan mengembangkan keterampilan dan pengetahuan baru di bidang baru.

Dengan memberikan kesempatan kepada karyawan untuk tumbuh dan berkembang, promosi meningkatkan keterlibatan karyawan, menghasilkan tempat kerja yang lebih positif.

5. Pemahaman yang lebih baik tentang struktur perusahaan

Promosi jabatan juga memberikan pemahaman yang lebih baik kepada karyawan tentang struktur perusahaan, karena biasanya memberikan perspektif yang berbeda tentang organisasi perusahaan.

Hal ini membantu karyawan lebih memahami peran mereka di dalam perusahaan dan bagaimana mereka cocok dengan keseluruhan struktur, yang pada gilirannya meningkatkan kepuasan kerja.

Promosi jabatan juga mendorong kreativitas dan inovasi dengan mengekspos karyawan pada cara-cara baru dalam memikirkan pekerjaan mereka.

Dengan memberikan kesempatan kepada karyawan untuk berpindah-pindah dalam struktur perusahaan, promosi ini meningkatkan komunikasi dan kolaborasi antara departemen yang berbeda.

Baca Juga: Mengetahui Biaya Jabatan PPh 21 dan Cara Hitungnya

6. Meningkatkan produktivitas

Dalam lingkungan bisnis yang kompetitif saat ini, semakin penting bagi karyawan untuk menjadi produktif.

Promosi jabatan membantu karyawan merasa lebih termotivasi dan produktif dalam peran mereka.

Hal ini karena promosi memberikan sejumlah manfaat bagi karyawan.

Sebagai permulaan, promosi ini memberikan rasa pencapaian dan pengakuan.

Ketika karyawan merasa bahwa mereka mengalami kemajuan dalam karier mereka, mereka cenderung menjadi lebih terlibat dan termotivasi dalam pekerjaan mereka.

Selain itu, promosi jabatan juga meningkatkan tanggung jawab dan peluang baru untuk belajar dan berkembang.

7. Meningkatkan komunikasi karyawan

Promosi vmeningkatkan kemampuan komunikasi karyawan dalam beberapa cara.

Hal ini memberi mereka lebih banyak kesempatan untuk berkomunikasi dengan orang-orang dari berbagai tingkatan dalam organisasi seiring dengan kenaikan jabatan mereka.

Hal ini memungkinkan mereka untuk memahami hierarki perusahaan dan bagaimana berbagai bagian bisnis bekerja sama.

Mereka dapat belajar dari karyawan yang lebih berpengalaman dan mengembangkan keahlian mereka sendiri.

Dengan berkomunikasi dengan rekan kerja baru mereka, karyawan dapat membangun hubungan dan menciptakan semangat tim yang kuat.

Semua hal ini membantu karyawan untuk unggul dalam peran mereka dan menjadi komunikator yang lebih baik.

8. Meningkatkan semangat kerja karyawan

Promosi membantu staf SDM dan manajemen untuk meningkatkan moral perusahaan karena memberikan karyawan rasa pencapaian, juga menunjukkan bahwa perusahaan siap dan mau berinvestasi pada mereka.

Promosi memotivasi karyawan dan meningkatkan kepercayaan diri mereka.

Hal ini penting karena ketika karyawan merasa nyaman dengan pekerjaan dan perusahaan mereka, mereka akan lebih produktif dan terlibat.

Lingkungan kerja yang positif menciptakan lingkaran yang baik di mana karyawan yang bahagia akan menghasilkan pelanggan yang lebih bahagia, yang pada gilirannya akan menghasilkan bisnis yang lebih sukses.

Promosi vertikal adalah salah satu cara untuk menciptakan lingkungan ini.

Baca Juga: Jabatan Fungsional dan Struktural: Pengertian dan Perbedaannya di PNS

Bagaimana Prosedur dalam Promosi Jabatan?

Ketika Anda memutuskan untuk memberikan promosi kepada karyawan Anda, ada beberapa prosedur yang perlu dipertimbangkan oleh Anda, yaitu:

1. Teliti Posisi Tersebut

Cari tahu tentang posisi yang Anda pertimbangkan.

Jika Anda mempersiapkan pemberikan promosi untuk posisi internal, temui karyawan saat ini untuk mendiskusikan pekerjaan tersebut.

Misalnya, tanyakan tentang persyaratan khusus, tugas-tugas yang biasa mereka lakukan, apa yang diharapkan dari pekerjaan tersebut dan kenaikan gaji yang diharapkan.

Informasi seperti ini bisa memberi Anda gambaran tentang contoh-contoh yang bisa digunakan untuk mendukung keputusan Anda, serta gambaran tentang apa yang bisa Anda harapkan saat mendiskusikan persyaratan gaji untuk posisi yang karyawan inginkan.

2. Kumpulkan Data

Kumpulkan ulasan kinerja karyawan, umpan balik dari kolega dan manajer, serta data tambahan yang memberikan bukti pencapaian mereka di tempat kerja.

Dari data-data inilah nantinya Anda dapat memilih siapa saja karyawan yang masuk ke dalam kriteria untuk mendapatkan promosi jabatan.

3. Bicaralah dengan Karyawan

Beberapa promosi bisa diberikan secara terbuka kepada karyawan dan memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mengajukannya.

Sebelum menentukan siapa yang akan dipilih untuk mendapatkan promosi, Anda dapat berbicara kepada karyawan terlebih dahulu dan menjelaskan adanya kesempatan tersebut sehingga mereka bisa bersiap untuk mengajukannya.

Jelaskan apa saya syarat untuk mengajukan promosi dan minta karyawan yang memenuhi syarat untuk mengajukan diri.

Baca Juga: Analisis Jabatan: Pengertian, Metode dan Manfaatnya

4. Cek Berkas

Prosedur dalam promosi selanjutnya adalah mengecek berkas yang diajukan oleh karyawan.

Periksa apakah berkas-berkas yang diajukan ini telah sesuai dengan syarat-syarat yang ada.

5. Lakukan Tes

Prosedur selanjutnya adalah dengan melakukan tes kepada karyawan yang bersangkutan.

Tes ini dapat dilakukan secara tertulis dan juga tes wawancara, kemudian setelah mendapatkan hasil tes, HRD dapat menyerahkannya kepada manajer operasional.

6. Buat Surat Keputusan

Setelah tes diserahkan dan sudah mendapatkan keputusan karyawan yang akan mendapatkan promosi, Anda dapat membuat surat keputusan.

Surat tersebut harus ditandatangani dan berikan kepada karyawan yang bersangkutan dan menjadi bukti resmi bahwa karyawan yang bersangkutan mendapatkan promosi jabatan.

Baca Juga: Apa itu Tunjangan Jabatan? Ini Pengertian, Jenis, dan Nilainya

Apa Saja Jenis-Jenis Promosi Jabatan?

Ada tiga jenis promosi jabatan yang dapat membantu meningkatkan kinerja tim dan organisasi: vertikal, horizontal, dan diagonal.

Masing-masing memiliki efek yang berbeda pada motivasi dan kinerja karyawan.

Berikut ini adalah penjelasan lebih lanjut mengenai setiap jenis promosi dan apa saja yang diperlukan:

1. Promosi vertikal

Promosi vertikal adalah ketika seorang karyawan dipromosikan ke posisi dengan tanggung jawab yang lebih besar dan gaji yang lebih tinggi.

Perusahaan biasanya memberikan jenis promosi ini kepada karyawan yang telah berprestasi dalam perannya saat ini dan juga telah menunjukkan potensi untuk mengambil tugas yang lebih menantang.

Promosi vertikal memberikan penghargaan kepada karyawan yang berkinerja tinggi dan membantu mereka mengembangkan karier.

Ini bermanfaat bagi staf SDM dan manajemen untuk menawarkan ini, karena dapat memotivasi karyawan untuk memberikan kinerja terbaik mereka.

2. Promosi horizontal

Promosi horizontal adalah ketika seorang karyawan pindah ke posisi baru pada tingkat yang sama dalam organisasi.

Jenis promosi ini digunakan untuk memberi penghargaan kepada karyawan atas kerja keras dan dedikasi mereka.

Hal ini juga memberi mereka kesempatan untuk terus mengembangkan keterampilan mereka.

Promosi horizontal juga meningkatkan komunikasi dan kerja sama antara departemen atau tim yang berbeda dalam organisasi.

Hal ini akan menghasilkan tempat kerja yang lebih kohesif dan produktif, karena karyawan akan lebih menghargai departemen dan peran perusahaan yang berbeda.

3. Promosi diagonal

Promosi diagonal membuat karyawan pindah ke posisi baru yang tidak berada di departemen atau divisi yang sama dengan posisi mereka saat ini.

Jenis promosi ini mengajarkan karyawan keterampilan baru dan membantu mengembangkan karier mereka.

Promosi diagonal juga bisa menjadi cara yang bagus bagi perusahaan untuk mempromosikan karyawan yang mungkin tidak memiliki pengalaman atau keterampilan yang diperlukan untuk peran tertentu dan memiliki potensi untuk belajar dengan cepat dan unggul di posisi baru.

Ini berarti SDM dan manajemen menghemat waktu selama proses rekrutmen.

Baca Juga: Golongan PNS: Ini Gaji dan Tunjangan yang Didapatkan

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan mengenai promosi jabatan yang dapat menjadi referensi Anda.

Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa promosi jabatan merupakan proses dimana seorang karyawan mendapatkan kesempatan untuk naik jabatan.

Ini merupakan keputusan manajemen sumber daya dan juga manajer operasional dimana promosi ini diberikan kepada karyawan yang memenuhi syarat.

Salah satu pertimbangan yang menjadi dasar pemberian promosi jabatan adalah kedisiplinan karyawan.

Misalnya, karyawan selalu hadir tepat waktu dan tidak pernah absen kerja.

Untuk mengetahui mengenai kedisplinan ini, penting bagi perusahaan Anda untuk melakukan pengelolaan karyawan dengan baik dan benar.

Gunakan sistem HRIS dari GajiHub untuk memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda.

GajiHub merupakan sistem HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.

Dengan GajiHub Anda bisa dengan mudah melakukan pengelolaan karyawan, mulai dari pengelolaan kehadiran, HRIS, pengelolaan penggajian, BPJS, PPh 21, integrasi akuntansi, employee self service, cuti dan izin, analisis data, reimbursement, kasbon, live tracking, hingga integrasi fingerprint.

Jadi tunggu apa lagi, daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.