Dalam sebuah proyek, project timeline berfungsi sebagai gambaran visual dari tahapan penting dan deadline yang harus dipenuhi.
Namun, menyusun tugas agar saling terhubung dengan baik serta memastikan seluruh tim berada di jalur yang sama bukanlah hal yang mudah.
Ditambah lagi, memperkirakan durasi proyek secara akurat juga bisa menjadi tantangan tersendiri.
Itulah mengapa Anda perlu menyusun project timeline untuk menjadwalkan tugas secara terstruktur, sehingga Anda bisa melihat to do list, deadline, dan bagaimana proyek berjalan secara keseluruhan.
Tanpa project timeline, proyek bisa dengan mudah melenceng dan berantakan.
Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas apa itu project timeline, manfaat, komponen penting, cara membuat, dan tipsnya.
Apa yang Dimaksud Project Timeline?
Project timeline adalah gambaran umum tentang tahapan proyek yang disusun secara berurutan.
Dengan timeline ini, Anda bisa melihat tugas mana yang harus diselesaikan terlebih dahulu sebelum beralih ke tahap berikutnya.
Hal ini membantu proyek tetap berjalan dengan lancar tanpa hambatan.
Secara umum, project timeline berbentuk visual, sehingga anggota tim dan stakeholder bisa dengan cepat memahami jalannya proyek.
Dengan ini, mereka juga dapat melihat roadmap proyek, tahapan penting, tugas-tugas yang harus diselesaikan, keterkaitan antar tugas, serta deadline yang harus dipenuhi.
Baca Juga: 18 Tips Menyelesaikan Deadline Terbaik untuk Anda
Apakah Project Timeline itu Penting?
Ya, sangat penting.
Selain membantu tim memahami setiap tahapan dalam proyek, timeline ini juga bisa memastikan semua tugas berjalan sesuai rencana.
Berikut sejumlah manfaat dari project timeline:
1. Memberikan arah yang jelas
Dengan project timeline, Anda bisa melihat langkah awal yang harus dilakukan dan tahapan selanjutnya.
Hal ini sangat membantu dalam proyek yang kompleks dengan banyak tugas dan bagian yang saling terkait.
2. Memudahkan melihat gambaran besar
Saat terdapat banyak tugas kecil dalam proyek, Anda mungkin kesulitan untu melihat tujuan akhirnya.
Di sini, project timeline dapat membantu menyusun semua tugas dalam satu tampilan agar tim tetap fokus pada hasil akhir.
Baca Juga: Download Contoh Action Plan Gratis dan Cara Membuatnya
3. Menyamakan tujuan tim
Agar proyek berjalan lancar, setiap anggota tim harus memahami peran dan kontribusinya.
Project timeline membantu semua orang melihat bagaimana tugas mereka berkontribusi pada keberhasilan proyek secara keseluruhan.
4. Memastikan semua pihak tetap terinformasi
Dengan timeline, semua yang terlibat dapat memantau perkembangan proyek secara mudah.
Hal ini membantu membangun kepercayaan dengan pemangku kepentingan dan memperlancar komunikasi.
5. Mengatur urutan tugas dengan jelas
Dalam manajemen proyek, penting untuk mengetahui tugas mana yang harus diselesaikan lebih dulu sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya.
Dalam hal ini, timeline proyek dapat membantu menyusun tugas secara sistematis agar lebih mudah dipahami.
Baca Juga: Metode Scrum, Simak Pengertian, Manfaat, Tahapan, hingga Tantangannya
6. Mencegah hambatan dan keterlambatan
Dengan memahami keterkaitan antar tugas, Anda dapat mengantisipasi potensi kendala yang dapat memperlambat proyek dan menghambat progres tim.
7. Mempermudah penyesuaian
Seperti yang Anda ketahui bahwa proyek tidak selalu berjalan sesuai rencana, dan perubahan bisa terjadi di tengah jalan.
Dengan project timeline, Anda dapat menyesuaikan jadwal dan tugas dengan mudah.
Baca Juga: Contoh dan Download Project Charter, Manfaat, dan Format
Apa Saja Jenis-Jenis Timeline Proyek?
Ada beberapa jenis timeline proyek yang sering digunakan.
Masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan.
Oleh karena itu, pilihlah yang sesuai dengan kebutuhan proyek Anda.
Berikut beberapa jenis timeline proyek yang bisa Anda gunakan:
1. Timeline Gantt Chart
Gantt chart adalah jenis timeline yang paling umum digunakan karena bisa menunjukkan gambaran proyek secara keseluruhan.
Dengan Gantt chart, Anda bisa melihat kapan tugas harus selesai, milestone penting, hubungan antar tugas, serta siapa yang bertanggung jawab atas setiap tugas.
Saat ini, Gantt chart bisa diperbarui secara real-time, sehingga selalu menampilkan informasi terbaru dan lebih praktis untuk digunakan.
2. Historical Timeline
Historical timeline menyusun tugas proyek berdasarkan urutan waktu, baik dari kiri ke kanan maupun dari atas ke bawah.
Contohnya seperti timeline sejarah yang menunjukkan tanggal-tanggal penting dalam suatu periode waktu tertentu.
Timeline ini membantu melihat progres proyek secara berurutan.
Baca Juga: Scenario Planning: Manfaat, Kekurangan, Jenis, dan Tahapannya
3. Timeline dengan Grafik Vertikal
Grafik vertikal cocok untuk proyek yang berhubungan dengan data, seperti laporan keuangan atau pelacakan hasil pemasaran.
Grafik ini menampilkan perkembangan suatu hal dalam jangka waktu tertentu, misalnya jumlah pengunjung website per bulan atau pendapatan yang diperoleh setiap bulan.
4. Timeline Kanban
Timeline Kanban cocok untuk tim yang menggunakan Gantt chart untuk melihat proyek secara keseluruhan, tetapi tetap ingin melihat tugas harian atau mingguan dengan lebih detail menggunakan papan Kanban.
Jenis timeline ini adalah gabungan antara keduanya.
Meskipun tidak sekompleks Gantt chart, Kanban tetap memberikan gambaran alur kerja.
Kanban bisa diperluas menjadi tampilan berbasis kartu, sehingga timeline dan tampilan kartu tetap saling terhubung.
Baca Juga: Kano Model Analysis: Pengertian, Cara Kerja, dan Metodenya
Bagaimana Cara Membuat Project Timeline?
Berikut ini adalah cara membuat project timeline.
Agar lebih jelas, di sini GajiHub akan menggunakan contoh peluncuran software:
1. Tentukan Tujuan dan Ruang Lingkup Proyek
Langkah pertama adalah menetapkan tujuan, deliverables, dan kriteria keberhasilan proyek secara jelas.
Hal ini akan menjadi dasar bagi semua langkah berikutnya.
Berikut beberapa hal yang perlu Anda tetapkan:
- Tujuan proyek
- Para pemangku kepentingan dan peran mereka
- Deliverables proyek
- Waktu pelaksanaan proyek
- Milestone utama yang harus dicapai
Dalam contoh software, ruang lingkup proyek bisa berupa perencanaan dan pelaksanaan peluncuran software yang baru untuk mempermudah proses bisnis di perusahaan.
Tujuan:
- Menyelesaikan pengembangan software
- Melakukan pengujian dan perbaikan bug
- Menyusun strategi peluncuran dan pemasaran
- Menyusun materi pelatihan dan dukungan pelanggan
- Meluncurkan software tepat waktu dan sesuai anggaran
2. Identifikasi Tugas dan Aktivitas Utama
Berdasarkan deliverables dan milestone yang telah ditentukan, buat daftar semua tugas yang ahrus diselesaikan agar proyek dapat berjalan dengan suskes.
Mintalah masukan dari tim dan pemangku kepentingan untuk memastikan tidak ada yang terlewat.
Agar lebih efisien, pecah setiap tugas besar menjadi aktivitas dan langkah-langkah yang lebih kecil.
Contoh tugas dalam proyek pengembangan software:
- Menyelesaikan pengembangan software
- Melakukan uji coba dan perbaikan bug
- Menyusun dan mengonfirmasi anggaran
- Merancang materi pemasaran dan promosi
- Mengatur pelatihan untuk tim internal dan pelanggan
- Mengatur server dan infrastruktur untuk peluncuran
- Membuat rencana customer service
Baca Juga: Kerja Cerdas: Ini Pentingnya dan Cara Melakukannya
3. Tentukan Keterkaitan Antar Tugas
Identifikasi hubungan antara tugas agar tugas-tugas yang kritis dapat disorot.
Perhatikan tugas yang harus diselesaikan lebih dulu sebelum tugas lain dapat dilakukan.
Beberapa jenis ketergantungan yang umum digunakan:
- Finish-to-Start (FS): Tugas A harus selesai sebelum Tugas B dapat dimulai
- Start-to-Start (SS): Tugas A dan B dapat dimulai bersamaan
- Finish-to-Finish (FF): Tugas A dan B harus selesai bersamaan
Dalam contoh peluncuran software:
- Pengujian software harus selesai sebelum pemasaran dilakukan
- Pelatihan tim internal harus selesai sebelum dukungan pelanggan dimulai
- Infrastruktur server harus disiapkan sebelum software dapat diluncurkan
4. Perkirakan Waktu yang Dibutuhkan untuk Setiap Tugas
Hitung perkiraan waktu untuk setiap tugas (dalam minggu, hari, atau jam), dengan mempertimbangkan kompleksitas, sumber daya, dan ketergantungan yang telah ditentukan.
Tambahkan buffer untuk mengantisipasi potensi keterlambatan.
Estimasi waktu dalam proyek peluncuran software:
- Pengembangan software: 4–6 minggu
- Uji coba dan perbaikan bug: 2–3 minggu
- Persiapan materi pemasaran: 1–2 minggu
- Pelatihan tim: 1 minggu
- Penyusunan infrastruktur server: 2 minggu
5. Tetapkan Milestone
Selanjutnya, bagi proyek ke dalam milestone yang spesifik.
Milestone adalah titik penting dalam proyek yang perlu dipantau, seperti kick-off proyek, tahap peninjauan, dan penyelesaian akhir.
Menetapkan milestone membantu memantau perkembangan proyek, memastikan deadline terpenuhi, serta menyelaraskan tim proyek dan pemangku kepentingan.
Contoh milestone untuk peluncuran softaware:
- Milestone 1: Selesai pengembangan software (Minggu 4)
- Milestone 2: Uji coba selesai dan perbaikan bug (Minggu 6)
- Milestone 3: Persiapan materi pemasaran dan promosi (Minggu 7)
- Milestone 4: Pelatihan tim internal (Minggu 8)
- Milestone 5: Peluncuran perangkat lunak (Milestone akhir)
Baca Juga: RACI Matrix: Pengertian, Komponen, Cara Membuatnya, dan Contohnya
6. Alokasikan Sumber Daya
Setelah menetapkan tugas dan milestone, mulailah mengalokasikan sumber daya seperti peralatan, dana, dan anggota tim untuk setiap tugas.
Strategi alokasi sumber daya yang tepat dapat mencegah kelebihan atau kekurangan sumber daya, menjaga keseimbangan beban kerja tim, serta membantu melacak redundansi.
Contoh peran tim dalam proyek peluncuran software:
- Tim developer: Pengembangan dan pengujian software
- Tim pemasaran: Merancang materi promosi dan pemasaran
- Tim pelatihan: Mengatur pelatihan untuk tim internal dan pelanggan
- Tim IT/Logistik: Menyiapkan infrastruktur server dan dukungan teknis
- Tim dukungan pelanggan: Membuat materi dukungan dan FAQ
7. Gunakan Alat Timeline Proyek
Pilih software project timeline untuk memvisualisasikan timeline proyek Anda.
Masukkan semua detail proyek, termasuk tugas, ketergantungan, durasi, dan sumber daya ke dalam alat tersebut untuk membuat timeline yang lebih jelas.
Baca Juga: 15 Aplikasi Perkantoran untuk Meningkatkan Produktivitas
Apa Saja yang Perlu Dicantumkan dalam Project Timeline?
Project timeline yang baik harus mencakup beberapa hal berikut:
- Tanggal mulai dan selesai proyek: Menentukan kapan proyek dimulai dan kapan hasil akhirnya harus diserahkan.
- Daftar tugas: Semua tugas yang harus dilakukan dalam proyek.
- Tanggal mulai dan selesai tiap tugas: Menentukan kapan setiap tugas dimulai dan selesai.
- Durasi tugas: Berapa lama setiap tugas memakan waktu untuk diselesaikan.
- Milestone: Pencapaian penting dalam proyek, seperti menyelesaikan tugas besar atau mengirimkan komponen utama.
- Ketergantungan: Tugas-tugas yang saling terkait, seperti tugas mana yang harus selesai terlebih dahulu sebelum tugas lainnya bisa dimulai.
Baca Juga: Manajemen Program: Manfaat, Faktor, dan Tips Pelaksanaannya
Bagaimana Contoh Project Timeline?
Sebagai referensi, berikut contoh project timeline yang bisa Anda jadikan acuan:
Contoh Project Timeline Proyek Pengembangan Aplikasi (6 bulan)
Minggu 1-4: Perencanaan dan Riset
- Tentukan ruang lingkup, kebutuhan, dan cerita pengguna
- Lakukan riset pasar
- Buat jadwal dan milestone
Minggu 5-8: Fase Desain
- Wireframing dan prototyping
- Desain UI/UX selesai
- Tinjauan dan persetujuan dari klien
Minggu 9-16: Fase Pengembangan
- Pengembangan front-end dan back-end
- Implementasi fitur utama
- Pengujian dan jaminan kualitas
Minggu 17-20: Pengujian dan Perbaikan
- Pengujian fungsional
- Optimasi kinerja
- Perbaikan bug dan peningkatan
Minggu 21-24: Peluncuran dan Dukungan Pasca-Peluncuran
- Pengujian beta dan kumpulkan feedback
- Penyempurnaan akhir dan peluncuran
- Dukungan dan pemantauan setelah peluncuran
Contoh Project Timeline Campaign Marketing
Contoh Project Timeline Perencanaan Acara Konferensi Perusahaan
Bulan 1-2: Perencanaan Awal
- Tentukan tujuan dan sasaran acara
- Tentukan anggaran dan rekrut tim
- Pilih lokasi dan tentukan tanggal acara
Bulan 3-4: Pemilihan Vendor
- Pilih dan kontrak vendor (katering, dekorasi, audio/visual)
- Tentukan pembicara dan buat agenda acara
- Buka pendaftaran acara
Bulan 5-6: Pemasaran dan Logistik
- Luncurkan kampanye pemasaran (email, media sosial)
- Selesaikan logistik transportasi dan akomodasi
- Pastikan izin, asuransi, dan pengamanan acara
Bulan 7-8: Persiapan Akhir
- Kunjungi lokasi, lakukan uji coba audio/visual
- Selesaikan materi cetakan (program, lencana)
- Pastikan semua pembicara, vendor, dan logistik siap
Bulan 9: Pelaksanaan dan Evaluasi
- Pelaksanaan acara (setup tempat, koordinasi pembicara, registrasi)
- Tinjauan pasca-acara dan pengumpulan feedback
- Rekonsiliasi anggaran dan laporkan hasil acara
Baca Juga: 7 Perbedaan Program Manager dan Project Manager
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa project timeline merupakan alat penting yang berfungsi sebagai gambaran visual dari tahapan dan deadline yang harus dipenuhi.
Dengan adanya timeline, tim dapat melihat tugas mana yang harus diselesaikan lebih dulu, bagaimana keterkaitan antar tugas, serta memastikan semua pihak berada di jalur yang sama.
Selain itu, timeline juga membantu dalam mengantisipasi potensi kendala, mempermudah penyesuaian jadwal, dan memastikan semua pihak tetap terinformasi tentang perkembangan proyek.
Dengan project timeline yang terstruktur, tim dapat bekerja lebih efisien, mengurangi risiko keterlambatan, dan mencapai tujuan proyek dengan lebih terarah.
Untuk mendukung pelaksanaan proyek, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan software manajemen data karyawan dari GajiHub.
Melalui fitur analisa data yang dimilikinya, Anda dapat memantau tingkat disiplin karyawan dengan lebih mudah dalam 1 dashboard yang mudah dipahami.
Di sini, Anda bisa melihat laporan keterlambatan, laporan lembur, laporan izin cuti, dan lainnya.
Dengan demikian, karyawan bisa lebih fokus pada pelaksanaan proyek dan menyerahkan urusan administrasi kepada GajiHub.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Project Timeline: Manfaat, Cara Membuat, dan Contohnya - 12 February 2025
- Directing Adalah? Ini Arti, Unsur, Karakteristik, dan Tips Mengelolanya - 12 February 2025
- Kritik Konstruktif: Cara Menyampaikan, Manfaat, dan Contohnya - 12 February 2025