Analisis Swot, Manfaat, Cara Membuat, dan Contohnya

Analisis SWOT adalah metode yang membantu perusahaan mengembangkan strategi untuk mencapai tujuan mereka, meningkatkan efisiensi, dan mempertahankan relevansi merek.

Organisasi di banyak industri menggunakan metode analisis ini dalam situasi yang berbeda, seperti ketika mereka mempekerjakan seorang eksekutif baru atau ketika pemerintah  mengeluarkan undang-undang baru yang berkaitan dengan industri mereka.

Anda dapat menggunakan analisis SWOT untuk menentukan bagaimana perkembangan terkini dapat memengaruhi organisasi Anda sehingga Anda dapat mengatasi situasi secara efektif.

Dalam artikel kali ini, kita akan membahas pengertian analisis swot, fungsi, cara membuatnya dan juga contohnya yang bisa Anda gunakan untuk proses analisis dalam bisnis Anda.

Pengertian Analisis SWOT

Analisis SWOT adalah alat yang dapat Anda gunakan baik secara pribadi maupun di tempat kerja untuk mengevaluasi dan membuat keputusan tentang subjek tertentu.

Dalam analisis ini, Anda akan menyelidiki faktor internal dan eksternal. Faktor internal adalah faktor positif (strength) atau negatif (weakness) yang ada dalam organisasi Anda dan dapat diubah atau dipengaruhi dalam beberapa cara.

Faktor eksternal adalah faktor positif (opportunities) atau negatif (threats) yang ada di luar subjek yang Anda evaluasi dan tidak dapat diubah atau dipengaruhi oleh Anda atau organisasi Anda dengan cara apa pun.

Mari kita lihat lebih dekat masing-masing area ini:

Strength atau kekuatan

Analisis kekuatan Anda harus mencatat atribut positif internal organisasi, individu, produk, atau entitas lain yang Anda evaluasi. Beberapa pertanyaan yang mungkin Anda ajukan untuk memahami kekuatan dalam bisnis Anda adalah:

• Apa nilai positif dari produk atau layanan Anda?
• Prestasi apa yang telah Anda buat?
• Apa yang membantu Anda mencapai tujuan?
• Sumber daya apa yang Anda miliki?
• Apa spesialisasi Anda?
• Apa yang membedakan Anda dari orang lain?

Weakness atau kelemahan

Analisis kelemahan Anda akan menangkap semua area internal perbaikan atau kerentanan yang ada dalam subjek yang Anda evaluasi. Beberapa pertanyaan yang mungkin Anda ajukan untuk memahami kelemahan adalah:

• Secara internal, apa yang membuat sulit untuk mencapai tujuan?
• Apa ada area dalam bisnis yang perlu diperbaiki?
• Apa kekurangan Anda (sumber daya, teknologi, orang, dll.)?
• Apa yang Anda butuhkan untuk mengatasi tujuan jangka panjang?

Baca juga: Aturan Jam Kerja, Shift, Lembur, dan Cuti Menurut Undang-undang

Opportunities atau peluang

Bagian peluang Anda harus mencantumkan semua peluang eksternal yang relevan dengan subjek Anda. Beberapa pertanyaan yang mungkin Anda ajukan untuk memahami peluang adalah:

• Produk, layanan, atau informasi apa yang populer di pasar audiens Anda?
• Apakah ada sumber daya eksternal yang dapat Anda gunakan untuk mencapai tujuan?
• Dapatkah Anda mengambil manfaat dari tren ekonomi atau pasar saat ini?
• Teknologi apa yang akan populer dalam waktu dekat?
• Bagaimana pemangku kepentingan melihat merek, produk, atau layanan Anda?

Threats atau ancaman

Bagian ancaman Anda harus mencakup semua ancaman eksternal yang dapat berdampak negatif pada subjek Anda. Beberapa pertanyaan yang mungkin Anda tanyakan untuk memahami ancaman adalah:

• Apakah kesehatan pasar diperkirakan akan buruk atau bergejolak?
• Apakah merek, produk, atau layanan Anda tidak lagi dibutuhkan?
• Apakah pesaing memiliki keunggulan tertentu atas Anda?
• Bagaimana audiens, industri, atau pasar Anda memandang perusahaan Anda?
• Apa yang dapat membahayakan bisnis Anda?
• Apakah ada pesaing baru yang potensial di pasar saat ini?

Manfaat Analisis SWOT dalam Bisnis

Analisis SWOT dapat menunjukkan kepada Anda bagaimana:

Mengubah kelemahan menjadi kekuatan

Karena analisis SWOT memberikan model yang terperinci dan terorganisir untuk mengevaluasi sifat terbaik organisasi Anda dan kekurangan saat ini, ini dapat membantu Anda mengidentifikasi beberapa kelemahan untuk dihilangkan atau diubah menjadi kekuatan.

Minimalkan kerugian

Tujuan sebagian besar bisnis adalah meminimalkan kerugian, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.

Misalnya, perusahaan dapat mengurangi kerugian finansial dengan mengevaluasi manfaat dan kerugian dari berinvestasi dalam teknologi baru.

Lebih memahami ancaman dan peluang eksternal

Analisis SWOT membantu Anda menentukan ancaman dan peluang yang paling umum di industri Anda, membuat Anda lebih siap untuk meminimalkan ancaman atau memanfaatkan peluang di masa depan.

Baca juga: Mengenal Apa itu Jasa Outsourcing dan Fungsinya Bagi Bisnis

Cara Melakukan Analisis SWOT

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk melakukan analisis SWOT untuk organisasi Anda:

1. Tentukan siapa yang akan melakukan analisis SWOT

Perusahaan yang lebih kecil dapat memilih untuk mengizinkan seorang pemimpin atau manajer untuk melakukan analisis mereka sendiri.

Namun, fasilitator eksternal sering direkomendasikan untuk organisasi yang lebih besar atau bisnis yang lebih kecil dengan sumber daya untuk melakukannya. Fasilitator analisis SWOT independen memastikan masukan yang tidak bias dan memungkinkan para pemimpin untuk sepenuhnya mengambil bagian dalam analisis.

2. Identifikasi kekuatan perusahaan Anda

Setelah Anda memutuskan siapa yang akan tampil dan berpartisipasi dalam analisis, langkah selanjutnya adalah melakukan brainstorming kekuatan perusahaan Anda.

Kekuatan umum yang perlu dipertimbangkan termasuk inovasi, kepemimpinan, produktivitas, dan kualitas produk atau layanan. Melacak semua saran yang dibuat mengenai kekuatan.

Beberapa pertanyaan yang perlu dipertimbangkan meliputi:

• Apa kualitas positif produk atau brand Anda?
• Prestasi apa yang telah perusahaan Anda buat?
• Apa yang membantu Anda mencapai tujuan?
• Sumber daya apa yang Anda miliki?
• Apa spesialisasi dalam bisnis Anda?
• Apa yang membedakan bisnis Anda dengan bisnis lain?

Baca Juga: 4 Contoh Analisis SWOT dan Manfaatnya

3. Mempersempit dan memperjelas kekuatan

Selanjutnya, letakkan semua kekuatan yang teridentifikasi di satu area sehingga semua orang dapat melihat semua ide bersama-sama.

Konsolidasikan kekuatan serupa dan hapus duplikat apa pun. Buat daftar kekuatan Anda sesederhana mungkin tetapi pastikan Anda mempertahankan ide orisinalnya.

Anda juga harus mengklarifikasi semua kekuatan dalam daftar untuk memastikan peserta memiliki gagasan konkret tentang kekuatan tersebut.

4. Pilih dua atau tiga kekuatan utama untuk difokuskan

Setelah mempersempit dan mengklarifikasi kekuatan, Anda harus memilih dua hingga tiga kekuatan untuk menjadi fokus.

Anda mungkin perlu memberikan suara pada kekuatan ini tergantung pada apakah kekuatan teratas dapat segera diidentifikasi.

Baca juga: Tunjangan Karyawan: Pengertian, Jenis dan Cara Menghitungnya

5. Tentukan kekuatan ini sebagai sebuah kelompok

Selanjutnya, diskusikan dengan kelompok bagaimana kekuatan akan didefinisikan, sehingga ada pemahaman yang seragam tentang kekuatan utama organisasi Anda.

Ringkaslah definisi setiap kekuatan dan tuliskan sehingga setiap orang memiliki akses ke sana.

6. Ulangi langkah 2 sampai 4 untuk kelemahan

Lakukan langkah 2-4 dengan fokus pada kelemahan organisasi Anda. Kelemahan umum termasuk produktivitas, kualitas, efisiensi dan kepemimpinan.

Tentukan kelemahan inti organisasi Anda dan kemudian tentukan dan rangkum mereka seperti yang Anda lakukan untuk kekuatan.

Beberapa pertanyaan yang perlu dipertimbangkan meliputi:

• Secara internal, apa yang membuat sulit untuk mencapai tujuan?
• Proses apa dalam bisnis yang perlu diperbaiki?
• Apa yang membantu Anda mencapai tujuan?
• Apa kekurangan Anda (sumber daya, teknologi, orang, dll.)?
• Apa yang Anda butuhkan untuk mengatasi tujuan jangka panjang?

7. Ulangi langkah 2 sampai 4 untuk peluang

Lakukan langkah 2-4 dengan fokus pada peluang yang tersedia untuk perusahaan Anda. Contoh peluang potensial termasuk teknologi baru, menurunkan biaya dan memperluas ke pasar baru.

Tentukan peluang inti yang ingin Anda fokuskan di dalam perusahaan Anda dan tentukan serta rangkum mereka.

Beberapa pertanyaan yang perlu dipertimbangkan meliputi:

• Produk, layanan, atau informasi apa yang populer di target pasar atau audiens Anda?
• Apakah ada sumber daya eksternal yang dapat Anda gunakan untuk mencapai tujuan?
• Dapatkah Anda mengambil manfaat dari tren ekonomi atau pasar saat ini?
• Teknologi apa yang akan populer di masa depan?
• Bagaimana pemangku kepentingan melihat merek, produk, atau layanan Anda?

8. Ulangi langkah 2 sampai 4 untuk ancaman

Lakukan langkah 2-4 dengan fokus pada ancaman yang mungkin dihadapi organisasi Anda. Ancaman yang perlu dipertimbangkan termasuk pasar yang menurun, pesaing yang muncul, atau peraturan baru yang memengaruhi produksi atau overhead Anda.

Beberapa pertanyaan yang perlu dipertimbangkan meliputi:

• Apakah kesehatan pasar diperkirakan akan buruk atau bergejolak?
• Apakah merek, produk, atau layanan Anda tidak lagi dibutuhkan?
• Apakah pesaing memiliki keunggulan tertentu atas Anda?
• Bagaimana audiens, industri, atau pasar Anda memandang perusahaan Anda?
• Apa yang dapat membahayakan bisnis Anda?

9. Gunakan data analisis Anda untuk mengembangkan strategi untuk diterapkan

Setelah Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman perusahaan Anda yang paling menonjol, Anda sekarang dapat merumuskan strategi untuk mencapai tujuan saat ini.

Analisis SWOT harus memberi Anda gambaran yang jelas tentang faktor internal dan eksternal yang dapat mempengaruhi organisasi Anda serta rencana untuk menangani dan menggunakannya untuk keuntungan Anda.

Baca juga: Anggaran Perusahaan: Pengertian, Jenis, dan Cara Mengelolanya

Tips dalam  Membuat Analsis SWOT

Anda dapat mengikuti tips ini saat melakukan analisis SWOT:

Kekuatan atau strength

• Tentukan aktivitas bisnis Anda yang paling efektif. Identifikasi praktik organisasi Anda yang mana yang mendapatkan hasil terbaik dalam hal kepuasan pelanggan atau karyawan.
• Mengidentifikasi keunggulan dibandingkan pesaing. Perhatikan apakah perusahaan Anda memiliki keunggulan kompetitif dibandingkan perusahaan lain di industri Anda, seperti karyawan yang lebih berpengalaman.
• Menganalisis tingkat keterlibatan pelanggan. Catat pengalaman pelanggan Anda dengan produk atau layanan Anda. Jika pelanggan Anda secara konsisten bereaksi positif terhadap produk atau layanan Anda, ini adalah kekuatannya.

Kelemahan atau weakness

• Evaluasi tingkat pengalaman karyawan Anda. Jika sebagian besar karyawan Anda baru mengenal industri Anda, ini mungkin menunjukkan bahwa perusahaan Anda membutuhkan waktu untuk berkembang.
• Merampingkan proses untuk efisiensi yang lebih besar: Jika ada banyak bagian dalam proses dan praktik Anda, atau perusahaan Anda menangani setiap proses secara berbeda, ini mungkin merupakan kelemahan.
• Tentukan ukuran basis klien Anda. Identifikasi berapa banyak pelanggan yang Anda layani secara total. Anda mungkin ingin memperluas jangkauan Anda ke pasar lain untuk menumbuhkan basis Anda.
• Catat kerugian dibandingkan pesaing: Identifikasi apakah perusahaan lain dalam industri Anda memiliki keunggulan dibandingkan perusahaan Anda, seperti teknologi yang lebih maju.

Peluang atau opportunities

• Identifikasi peluang atau tren investasi yang menguntungkan. Tentukan apakah ada peluang bagi perusahaan Anda untuk berinvestasi dalam sumber daya yang bermanfaat.
• Memanfaatkan undang-undang dan peraturan industri baru yang positif. Manfaatkan undang-undang atau peraturan baru untuk mengembangkan bisnis Anda, seperti keringanan pajak.
• Nilai apakah teknologi baru dapat membantu Anda. Tentukan apakah ada teknologi baru yang dapat membantu perusahaan Anda meningkatkan keuntungannya. Misalnya jika proses HR atau pengelolaan payroll Anda masih manual sehingga memakan waktu dan sering terjadi kesalahan, Anda bisa mencoba menggunakan software HR seperti GajHub yang bisa Anda coba secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Ancaman atau threats

• Perhatikan pesaing baru di industri Anda. Identifikasi apakah ada perusahaan baru yang telah memasuki industri Anda dan dapat mengurangi basis klien Anda.
• Tetap terinformasi tentang pembatasan baru. Tetap up to date tentang batasan baru tentang bagaimana Anda dapat menjalankan bisnis, seperti kuota impor.
• Analisis bagaimana kerugian karyawan memengaruhi bisnis Anda. Cobalah untuk mengukur bagaimana kehilangan sejumlah karyawan dapat merugikan perusahaan Anda.
• Tentukan apakah otomatisasi dapat merugikan perusahaan Anda. Penggantian karyawan dengan robot dapat membahayakan bisnis Anda dengan menjauhkan pelanggan darinya.

Baca juga: Pengertian Kompensasi, Manfaat, Strategi, Struktur, dan Faktor yang Mempengaruhinya

Kesalahan yang Harus Dihindari Saat Melakukan Analisis SWOT

Melakukan analisis SWOT tidak selalu berhasil. Ada beberapa kesalahan yang bisa membuat analisis SWOT mengalami kegagalan.

Berikut bebraoa kesalahan saat melakukan analisis SWOT yang wajib Anda hindari:

1. Menyalahgunakan Analisis SWOT

Kesalahan yang pertama adalah menyalahgunakan analisis SWOT yang dilakukan. Menyalahgunakan ini dilakukan dengan cara menjual citra perusahaan kepada pihak pembeli ataupun investor.

Menjadikan analisis SWOT sebagai branding bisa membuat analisis SWOT tidak berhasil. Ini dikarenakan analisis SWOT dilakukan dengan tujuan memahami keadaan perusahaan, kekuatan, dan kelemahan yang dimiliki perusahaan.

2. Mengabaikan Kompetitor

Kesalahan kedua adalah mengabaikan kompetitor. Peran kompetitor sangat penting ketika melakukan analisis SWOT karena akan menjadi tolak ukur analisis SWOT ini.

Keadaan kompetitor membuat Anda memiliki perspektif lengkap dan tidak menutup mata dengan keadaan perusahaan lain di industri yang sama. Anda bisa melakukannya dengan cara membandingkan kelebihan dan kelemahan perusahaan Anda dengan perusahaan kompetitor.

Dengan begitu Anda bisa melihat bagaimana cara agar perusahaan Anda bisa bersaing dengan kompetitor di industri yang sama.

3. Rasa Optimis yang Berlebihan

Memiliki rasa optimis jelas bagus untuk mendukung pekerjaan yang lebih positif. Namun jika perasaan optimis itu berlebihan, bisa memberikan pengaruh yang tidak baik.

Dalam analisis SWOT, sering ditemukan perusahaan yang terlalu menyanjung perusahaannya. Memang penting menyebutkan kekuatan yang dimiliki perusahaan, tapi pastikan Anda tetap realistis.

Lihatlah keadaan perusahaan apa adanya ketika melakukukan analisis ini.

4. Kelemahan Tidak Disebutkan

Tidak menyebutkan kelemahan juga menjadi kesalahan dalam melakukan analisis SWOT. Setiap perusahaan pasti memiliki kelemahan, karena itu yang akan mendukung perusahaan agar lebih maju lagi.

Jadi, sebaiknya jangan takut untuk menyebutkan kelemahan perusahaan. Kelemahan ini bisa menjadi masalah yang akan dicari jalan keluarnya melalui analisis SWOT.

5. Menganggap Kelemahan sebagai Kelebihan

Meski kelemahan bisa menjadi sesuatu yang mendukung perusahaan untuk lebih maju, namun menganggap kelemahan sebagai kelebihan bisa menjadi kesalahan saat melakukan analisis SWOT.

Ada saatnya kelemahan hanyalah kelemahan yang jalan satu-satunya hanya diubah total. Sebagai contoh, menghemat biaya marketing. Meski ini bisa membuat pengeluaran perusahaan lebih sedikit tetapi karena adanya penghematan ini bisa membuat marketing kurang maksimal dan berimbas kepada hasil yang didapatkan.

Contoh Kasus dalam Melakukan Analisis SWOT

Berikut ini adalah contoh analisis SWOT yang dapat Anda gunakan sebagai referensi saat melakukan analisis Anda sendiri. Analisis ini didasarkan pada kafe Green di Bandung yang menyediakan makanan dengan bahan terbaik dari petani lokal:

Kekuatan

• Menu unik yang berubah sesuai musim
• Makanan yang bersumber secara lokal
• Populer di kalangan penduduk setempat
• Terletak di daerah yang sangat strategis di kota Bandung

Kelemahan

• Anggaran pemasaran dan periklanan terbatas
• Harga sedikit lebih tinggi dari rantai restoran
• Staf sedikt karena anggaran terbatas

Peluang

• Kemungkinan pertumbuhan melalui penggunaan teknologi dan aplikasi pengiriman makanan
• Makanan yang bersumber secara lokal terus meningkat popularitasnya
• Petani lokal bersedia menyediakan bahan dengan biaya lebih rendah jika dibeli dalam jumlah besar

Ancaman

• Bisnis berubah secara drastis berdasarkan musim
• Peningkatan pengembangan rantai restoran di daerah tersebut

Jika ditata, akan terlihat seperti ini:

Kekuatan	Kelemahan
– Menu unik yang berubah secara musiman – Makanan yang bersumber secara lokal – Populer di kalangan penduduk setempat – Terletak di daerah yang sangat strategis di kota Bandung	– Anggaran pemasaran dan periklanan yang terbatas – Harga sedikit lebih tinggi dari restoran rantai – Jumlah staf sedikit karena anggaran terbatas
Peluang	Ancaman
– Kemungkinan pertumbuhan melalui penggunaan teknologi dan aplikasi pengiriman makanan – Makanan yang bersumber secara lokal terus meningkat popularitasnya – Petani lokal bersedia menyediakan bahan-bahan dengan biaya lebih rendah jika dibeli dalam jumlah besar	– Bisnis berubah secara drastis berdasarkan musim – Peningkatan pengembangan restoran berantai di daerah tersebut

Untuk memahami analisis SWOT lebih jauh, Anda juga bisa membacanya melalui tautan ini.

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai analisis SWOT lengkap beserta cara membuatnya. Sebenarnya melakukan analisis SWOT juga dapat diterapkan pada analisis kinerja dan juga analisis diri, tidak hanya pada bisnis.

Untuk memudahkan Anda dalam melakukan analisis SWOT pada bisnis, Anda dapat menggunakan aplikasi dan software payroll terbaik di Indonesia yaitu GajiHub.

Karena dengan aplikasi manajemen kehadiran online untuk kelola form absensi karyawan harian, tentu akan menjadi kekuatan pada bisnis Anda karena untuk masalah penggajian karyawan sudah dikelola secara otomatis oleh aplikasi tersebut.

Sehingga Anda bisa fokus menguatkan bisnis Anda dari ancaman dan kelemahan di bidang lainnya.

Dengan aplikasi pengajuan cuti karyawan online GajiHub, perhitungan employee benefit dan gaji karyawan dengan sistem payroll perusahaan akan terintegrasi, sehingga meminimalisir adanya potensi human error.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan GajHub secara gratis melalui tautan ini.