One on One Meeting: Manfaat dan Tipsnya

One on one meeting menjadi salah satu strategi yang dapat meningkatkan kerjasama antara karyawan dengan atasan.

Dengan menyelenggarakan one on one meeting secara rutin, maka dapat membantu karyawan untuk merasa lebih dihargai dan mendapatkan dukungan di tempat kerja.

Melalui pertemuan ini, maka atasan dapat meninjau kinerja karyawan, membangun hubungan yang kuat, serta meningkatkan motivasi.

Lalu bagaimana cara efektif melakukan one on one meeting ini?

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai one on one meeting, termasuk cara efektif melakukannya.

Untuk penjelasan lengkapnya Anda dapat menyimaknya di bawah ini:

Apa Itu One on One Meeting?

One on one meeting adalah pertemuan rutin yang dilakukan secara empat mata antara seorang manager dengan salah satu anggota timnya, biasanya untuk membahas pekerjaan, kendala, feedback, dan hal-hal lain yang relevan dengan perkembangan karyawan tersebut.

Berbeda dengan rapat tim yang biasanya membahas topik umum untuk banyak orang sekaligus, one on one meeting bersifat personal dan dua arah.

Rapat tim cenderung berfokus pada informasi, koordinasi, atau pengambilan keputusan bersama, sementara one on one meeting lebih berfokus pada individu, mulai dari kondisi kerja, tantangan pribadi, hingga pengembangan karier.

Peserta one on one meeting biasanya terdiri dari seorang manager dan satu anggota tim yang menjadi bawahan langsungnya (direct report).

Namun, pola ini juga bisa diterapkan antara mentor dan mentee, atau antara HR dan karyawan dalam konteks tertentu.

Soal frekuensi, one on one meeting umumnya dilakukan secara rutin, mulai dari mingguan, dua mingguan, hingga bulanan, tergantung kebutuhan tim dan gaya manajemen perusahaan.

Durasi idealnya biasanya berkisar antara 30 hingga 60 menit, cukup singkat untuk tetap fokus namun cukup panjang untuk membahas hal-hal penting secara mendalam.

Apa Tujuan One on One Meeting?

Dalam one on one meeting, ada 6 tujuan yang dimilikinya, yakni sebagai berikut:

1. Untuk Membahas Perkembangan Pekerjaan

Tujuan yang pertama adalah untuk membahas perkembangan pekerjaan.

Misalnya pada perkembangan tugas atau proyek yang sedang dikerjakan oleh karyawan.

Melalui one on one meeting ini dapat diketahui sejauh mana proyek berjalan dan apa saja kendala yang dihadapi oleh karyawan tersebut.

2. Untuk Identifikasi Kendala dan Hambatan

Tujuan yang kedua adalah untuk mengidentifikasi kendala dan hambatan yang dialami oleh karyawan.

Di rapat one on one ini, karyawan dapat menjelaskan kendala yang tidak terlihat pada rapat tim biasanya dan mereka bisa lebih terbuka untuk menjelaskannya di forum personal.

3. Memberikan dan Menerima Feedback

Rapat one on one ini juga menjadi wadah untuk memberikan dan menerima feedback.

Di sini manajer dapat memberikan masukan berkaitan dengan kinerja karyawan, sementara karyawan juga bisa menyampaikan pandangannya, termasuk terhadap gaya kepemimpinan manajer.

4. Untuk Membahas Target dan Prioritas

Rapat one on one juga memiliki tujuan untuk membahas target dan prioritas.

Melalui cara ini karyawan memiliki pemahaman yang jelas berkaitan dengan hal-hal yang perlu diinfokan di periode selanjutnya.

5. Meningkatkan Hubungan Manajer dan Karyawan

Rapat one on one juga dapat meningkatkan hubungan manajer dengan karyawan.

Di sini manajer dan karyawan dapat membangun kepercayaan melalui interaksi yang konsisten, bukan hanya ketika ada masalah.

6. Mendeteksi Permasalahan Sebelum Membesar

Tujuan yang terakhir adalah untuk mendeteksi permasalahan sebelum semakin membesar.

Baik itu untuk permasalahan teknis pekerjaan ataupun tanda-tanda ketidakpuasan karyawan yang dapat berisiko terjadinya turnover.

Apa Manfaat One on One Meeting bagi Karyawan?

Berikut 5 manfaat dari rapat one on one yang bisa didapatkan oleh karyawan:

1. Meningkatkan Komunikasi dengan Atasan

Manfaat yang pertama adalah untuk meningkatkan komunikasi dengan atasan.

Melalui meeting ini, karyawan memiliki waktu khusus yang didedikasikan untuk berdiskusi tanpa terburu-buru seperti halnya dalam rapat tim.

Dengan begitu, komunikasi dengan atasan bisa terjalin dengan lebih baik dan menghindari terjadinya kesalahpahaman.

2. Ruang untuk Menyampaikan Permasalahan

Manfaat yang kedua adalah untuk memberikan ruang untuk menyampaikan permasalahan, baik yang berhubungan dengan pekerjaan ataupun kondisi kerja secara umum.

Permasalahan ini dapat disampaikan tanpa menunggu momen formal seperti evaluasi tahunan.

3. Memperjelas Ekspektasi Pekerjaan

Rapat one on one juga membantu untuk memperjelas ekspektasi pekerjaan.

Dengan begitu karyawan tidak perlu menebak-nebak apa yang diharapkan dari mereka.

4. Mendukung Pengembangan Kompetensi

Manfaat berikutnya adalah memberikan dukungan pengembangan kompetensi.

Hal ini karena manajer dapat memberikan arahan atau rekomendasi pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan dari karyawan.

5. Membantu untuk Membangun Kepercayaan

Terakhir, komunikasi yang konsisten melalui rapat one on one juga membantu membangun kepercayaan antara karyawan dan atasan.

Di mana dengan cara ini dapat memberikan kontribusi pada employee engegement yang lebih baik.

Apa Saja Manfaat One on One Meeting bagi Manajer?

Bukan hanya bagi karyawan, rapat one in one juga memberikan manfaat kepada manajer.

Berikut 5 manfaat yang bisa didapatkan oleh manajer dari rapat one on one meeting:

1. Memahami Kondisi Anggota Tim

Manfaat yang pertama adalah manajer dapat memahami kondisi dari anggota tim secara lebih mendalam.

Ini termasuk dari beban kerja, tingkat stres, hingga tantangan pribadi yang berpengaruh pada kinerja.

2. Memantau Progres Pekerjaan

Melalui rapat ini juga manajer dapat memantau progres pekerjaan secara berkala.

Dengan cara ini manajer dapat mengantisipasi keterlambatan ataupun hambatan lebih awal.

3. Memudahkan Identifikasi Kebutuhan Karyawan

Melalui one on one meeting, manajer juga dapat lebih mudah untuk mengidentifikasi kebutuhan karyawan.

Baik itu dari segi sumber daya, pelatihan, ataupun dari dukungan emosional.

Dengan begitu, manajer dapat memberikan feedback personal yang lebih relevan dibandingkan feedback umum di dalam forum tim.

4. Menentukan Dukungan yang Dibutuhkan

Manfaat yang terakhir adalah lebih mudah untuk menentukan dukungan yang dibutuhkan untuk setiap anggota tim.

Ini penting karena setiap karyawan memiliki kebutuhan yang berbeda satu sama lain.

Kapan One on One Meeting Sebaiknya Dilakukan?

Lalu kapan one on one meeting ini sebaiknya dilakukan?

Untuk frekuensinya, rapat one on one dapat disesuaikan dengan kebutuhan tim dan gaya kerja dari perusahaan.

Untuk pola yang umum digunakan adalah sebagai berikut:

One on one meeting mingguan: Cocok untuk tim dengan ritme kerja cepat atau karyawan baru yang masih membutuhkan bimbingan intensif.
One on one meeting dua mingguan: Menjadi pilihan tengah yang cukup sering namun tidak terlalu membebani jadwal manager dengan banyak anggota tim.
One on one meeting bulanan: Biasanya diterapkan untuk tim yang sudah berjalan stabil atau karyawan senior yang sudah cukup mandiri.

Frekuensi ini dipengaruhi oleh beberapa faktor, seperti jumlah anggota tim yang harus ditangani manager, tingkat pengalaman karyawan, kompleksitas pekerjaan, serta budaya komunikasi perusahaan.

Selain jadwal rutin, one on one meeting juga sebaiknya dilakukan di luar jadwal biasa ketika ada situasi khusus, misalnya karyawan menunjukkan tanda-tanda penurunan kinerja, mengalami konflik dengan rekan kerja, atau menghadapi perubahan besar dalam pekerjaannya.

Bagaimana Cara Melakukan One on One Meeting yang Efektif?

Untuk melakukan rapat one on one ini, ada 9 langkah yang bisa Anda lakukan, yakni sebagai berikut:

1. Tentukan Tujuan Meeting

Langkah pertama yang dapat Anda lakukan adalah dengan menentukan tujuan dari meeting atau rapat ini.

Sebelum memulai, pastikan manager memiliki gambaran jelas tentang apa yang ingin dicapai dari pertemuan tersebut.

Misalnya apakah untuk membahas progres, memberikan feedback, atau mendukung pengembangan karier karyawan.

2. Siapkan Agenda One on One Meeting

Langkah kedua adalah dengan menyiapkan agenda rapat one on one.

Agenda tidak harus kaku, tetapi kerangka topik yang jelas membantu meeting tetap fokus dan tidak melebar ke hal-hal yang kurang relevan.

3. Pilih Waktu dan Tempat yang Tepat

Setelah menyiapkan agenda untuk rapat ini, selanjutnya adalah memilih waktu dan tempat yang tepat.

Pilihlah waktu yang tidak terburu-buru dan tempat yang cukup privat, sehingga karyawan merasa nyaman untuk berbicara terbuka.

4. Berikan Kesempatan untuk Berbicara

One on one meeting idealnya bukan sesi monolog manager.

Berikan ruang yang cukup bagi karyawan untuk menyampaikan pandangannya terlebih dahulu.

5. Bahas Masalah dan Hambatan

Pada rapat ini, manajer dapat menggali apa yang dihadapi oleh karyawan secara spesifik.

Hindari untuk menanyakan hal-hal yang bersifat umum, agar solusi yang diberikan juga dapat lebih tepat sasaran.

6. Berikan Feedback yang Spesifik

Langkah berikutnya adalah dengan memberikan feedback yang spesifik.

Feedback ini bersifat konkret dengan basis contoh nyata, bukan hanya sekadar penilaian umum, misalnya “kerja bagus,” atau “perlu dilakukan peningkatan”.

7. Tentukan Action Item

Penting juga bagi Anda untuk menentukan action item sebagai bagian tindak lanjut yang lebih jelas.

Lengkapi juga action item ini dengan penanggung jawab dan target waktu penyelesaian.

8. Dokumentasikan Hasil Meeting

Jangan lupa untuk mendokumentasikan hasil dari meeting.

Catatan hasil meeting penting untuk memastikan tidak ada poin penting yang terlewat, sekaligus menjadi rujukan pada pertemuan berikutnya.

9. Tindak Lanjuti Hasil Pembahasan

Tanpa follow-up, one on one meeting berisiko menjadi formalitas semata.

Pastikan action item yang telah disepakati benar-benar dipantau perkembangannya.

Apa Pembahasan dalam One on One Meeting dan Contoh Pertanyaannya?

Lalu apa saja pembahasan yang ada pada saat rapat one on one ini?

Anda bisa menggunakan contoh topik dan pembahasan yang ada di tabel berikut ini:

Topik	Contoh Pembahasan
Pekerjaan	Progres tugas dan proyek
Kendala	Hambatan yang mengganggu pekerjaan
Feedback	Hal yang perlu dipertahankan atau diperbaiki
Target	Pencapaian dan prioritas
Karier	Tujuan dan pengembangan karier
Kesejahteraan	Beban kerja dan kondisi kerja
Hubungan kerja	Kolaborasi dengan anggota tim

Selain dari pembahasannya, Anda juga bisa memberikan pertanyaan kepada karyawan pada saat one on one meeting dengan contoh berikut ini:

1. Pertanyaan tentang Pekerjaan

Apa progres pekerjaan Anda minggu ini?
Apa tugas yang paling membutuhkan perhatian?
Apa prioritas utama saat ini?

2. Pertanyaan tentang Kendala

Apa hambatan yang sedang dihadapi?
Dukungan apa yang Anda butuhkan?
Apa yang bisa saya bantu?

3. Pertanyaan tentang Feedback

Apa yang menurut Anda telah berjalan dengan baik?
Apa yang perlu diperbaiki dalam cara kerja tim?
Apa feedback yang ingin Anda berikan kepada saya?

4. Pertanyaan tentang Karier

Keterampilan apa yang ingin Anda kembangkan?
Apa tujuan karier dalam beberapa bulan ke depan?
Proyek apa yang ingin Anda coba?

Apa Saja Tips Mengadakan One on One Meeting?

Untuk meningkatkan efektivitas rapat one on one ini, ada 3 tips yang dapat Anda lakukan, yakni sebagai berikut:

1. Lakukan Meeting secara Terjadwal dan Teratur

Perlu dipahami bahwa one on one meeting ini bukan pertemuan sesekali, namun harus dilakukan secara rutin, baik itu secara mingguan, dua minggu sekali, atau bulanan.

Anda dapat menyesuaikan dengan kebutuhan tim Anda.

Ketika rapat one on one ini hanya dilakukan sesekali, maka rapat ini dapat kehilangan esensinya dan tidak memberikan dampak yang berkelanjutan.

Buatkan jadwal dengan konsisten, baik atasan ataupun karyawan dapat mempersiapkan diri dengan lebih baik dan menjadikan sesi ini sebagai sarana evaluasi dan komunikasi yang efektif.

2. Fokus pada Solusi, Bukan Hanya pada Masalah

Tips yang kedua adalah fokus pada solusi, bukan hanya pada masalah.

Biasanya, diskusi dalam rapat one on one ini membahas kendala atau tantangan dalam pekerjaan, namun Anda bisa melakukan di luar itu.

Misalnya, ketika masalah dibahas maka lengkapi dengan solusi atau langkah konkret yang dapat dilakukan.

Dengan Anda fokus pada solusi, maka rapat ini tidak hanya menjadi cara untuk saling curhat, namun benar-benar membantu meningkatkan performa kerja dan produktivitas.

3. Pilih Pertanyaan Terbuka untuk Mendorong Diskusi

Terakhir adalah dengan memilih pertanyaan terbuka untuk mendorong diskusi.

Untuk meningkatkan komunikasi yang lancar, atasan dapat menggunakan pertanyaan terbuka seperti, “Apa tantangan terbesar yang dihadapi minggu ini?” atau “Bagaimana saya bisa memberikan dukungan untuk pekerjaan Anda?”.

Melalui cara ini, maka karyawan dapat terdorong untuk berbicara dan menyampaikan pandangan mereka dalam one on one meeting ini.

Jadi one on one meeting tidak hanya berupa instruksi dari atasan, namun juga komunikasi dua arah yang saling membangun.

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai one on one meeting yang dapat menjadi referensi untuk Anda.

Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa one on one meeting merupakan pertemuan rutin yang dilakukan secara empat mata antara seorang manager dengan salah satu anggota timnya.

Karena dilakukan empat mata, maka atasan atau manajer dengan karyawan bisa membahas permasalahan dengan lebih terbuka.

Dibandingkan dengan rapat tim, one on one meeting ini dipercaya lebih efektif karena tidak ada pihak lain yang mendengarkan dan karyawan atau manajer bisa mengutarakan permasalahan dengan lebih personal.

Untuk memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda, gunakan manajemen data karyawan dari GajiHub.

GajiHub merupakan manajemen data karyawan yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.

Daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.

Author
Recent Posts

Desi Murniati

Berpengalaman lebih 5 tahun dalam penulisan tema manajemen dan karir. Desi bertujuan memberikan perspektif terbaru dari tulisannya.