Untuk mencegah berbagai kendala operasional, perusahaan perlu memiliki jumlah tenaga kerja yang tepat.
Jika tidak, bisnis mungkin akan kesulitan dalam memenuhi permintaan pelanggan yang akhirnya berakhir pada kerugian.
Itulah mengapa perusahaan perlu memiliki gambaran yang jelas mengenai kebutuhan tenaga kerja, tidak hanya untuk beberapa bulan ke depan, tetapi juga untuk jangka panjang.
Dengan begitu, perusahaan dapat menyusun perencanaan yang matang dan mengambil langkah yang tepat waktu.
Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas manfaat, cara, dan metode menghitung kebutuhan tenaga kerja.
Apakah Penting bagi Perusahaan untuk Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja?
Ya, sangat penting.
Sebagai contoh, Anda memiliki restoran dan sebentar lagi tahun baru.
Berdasarkan pengalaman sebelumnya, Anda tahu bahwa restoran akan lebih ramai dari biasanya.
Dengan menghitung kebutuhan tenaga kerja, Anda bisa memperkirakan lonjakan pengunjung.
Dari data tersebut Anda bisa menambah jumlah pelayanan dan staf dapur supaya pelanggan tetap terlayani dengan baik.
Selain itu, berikut sejumlah manfaat dari menghitung kebutuhan tenaga kerja:
1. Perencanaan Tenaga Kerja yang Lebih Rapi
Kebutuhan tenaga kerja membantu Anda memastikan jumlah karyawan selalu sesuai dengan kebutuhan.
Dengan melihat data sebelumnya, tren pasar, dan perkiraan ke depan, Anda bisa mengatur jumlah staf secara tepat.
Anda tidak perlu lagi terburu-buru mencari tambahan orang atau membayar lebih untuk karyawan yang sebenarnya belum dibutuhkan.
2. Operasional Lebih Efisien
Dengan mengetahui kapan waktu sibuk, Anda bisa menyusun jadwal kerja dengan tepat.
Tidak ada lagi kelebihan staf di waktu sepi atau kekurangan tenaga saat ramai.
Hasilnya, biaya tenaga kerja menjadi lebih hemat dan kegiatan operasional berjalan lebih produktif.
3. Pengelolaan Karyawan Lebih Terarah
Kebutuhan tenaga kerja juga membantu Anda mengenali kekurangan keterampilan di dalam tim.
Anda bisa lebhi cepat mengambil keputusan untuk merekrut, mengadakan training, atau menyiapkan tim yang sesuai dengan kebutuhan bisnis ke depannya.
Jadi, tim Anda selalu siap menghadapi tantangan.
4. Mengurangi Lembur dan Turnover
Tidak ada karyawan yang merasa nyaman saat harus lembur seharian.
Dengan perencanaan tenaga kerja yang tepat, jadwal kerja bisa lebih merata.
Saat waktu ramai, staf akan ditambah, sementara saat sepi, jadwal staf akan dikurangi.
Karyawan pun bisa memiliki work life balance yang lebih sehat, tingkat turnover berkurang, dan tim menjadi lebih solid.
5. Keuangan Bisnis Lebih Terkendali
Dengan menghitung kebutuhan tenaga kerja, Anda bisa menyusun anggaran tenaga kerja sesuai proyeksi pendapatan.
Biaya menjadi lebih terstruktur dan bisnis terhindar dari pengeluaran tak terduga.
Keuangan bisnis akan lebih stabil dan Anda bisa lebih tenang dalam merencanakan pertumbhan bisnis.
Baca Juga: Manajemen Biaya: Pengertian, Manfaat, dan Tipsnya
Apa Saja Metode yang Bisa Digunakan untuk Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja?
Ada beberapa metode yang bisa Anda gunakan untuk menghitung tenaga kerja, di antaranya adalah:
1. Analisis Beban Kerja
Metode ini menghitung total pekerjaan yang harus diselesaikan dan berapa lama waktu standar untuk menyelesaikan satu unit pekerjaan.
Hasil akhirnya dapat memberikan gambaran total kerja yang dibutuhkan perusahaan, yang kemudian dibagi dengan jam kerja efektif karyawan per tahun.
Contoh:
Sebuah perusahaan memiliki target produksi 10.000 unit dalam setahun.
Waktu standar untuk menyelesaikan satu unit adalah 0,5 jam.
Berarti total waktu yang dibutuhkan:
10.000 unit × 0,5 jam = 5.000 jam kerja.
Jika satu orang karyawan bekerja efektif 2.000 jam per tahun, maka:
5.000 jam ÷ 2.000 jam = 2,5 orang → dibulatkan jadi 3 orang.
2. Metode Anggaran
Pada metode ini, jumlah tenaga kerja ditentukan bukan dari kebutuhan kerja, tapi dari seberap besar dana yang disiapkan untuk rekrutmen dan gaji.
Jadi, lebih berfokus pada menjaga agar biaya SDM sesuai anggaran yang sudah disepakati manajemen.
3. Teknik Delphi
Metode ini mengandalkan pendapat dari para ahli internal perusahaan.
Mereka dimintai pendapat melalui survei atau diskusi tertutup, kemudian jawabannya dirangkum dan dikirim ulang untuk dikomentari hingga muncul kesepakatan bersama tentang berapa jumlah tenaga kerja yang masuk akal.
4. Model Matematika
Pendekatan ini menggunakan rumus-rumus statistik seperti regresi, simulasi, atau optimasi untuk menganalisis hubungan antara berbagai faktor yang memengaruhi kebutuhan SDM.
Biasanya dipakai oleh perusahaan besar dengan data historis yang cukup lengkap, karena butuh analisis yang cukup rumit.
Baca Juga: 8 Tips Membuat Jadwal Kerja Karyawan secara Efektif
5. Metode Rasio
Metode ini melihat hubungan antara jumlah tenaga kerja dengan indikator bisnis, misalnya pendapatan, laba, atau produksi.
Dengan menghitung rasio yang sudah terbukti, perusahaan bisa memperkirakan kebutuhan tambahan tenaga kerja untuk mencapai target berikutnya.
Contoh:
Perusahaan saat ini memiliki 200 karyawan dan berhasil menghasilkan pendapatan sebesar Rp200 miliar. Artinya, setiap karyawan berkontribusi sebesar Rp1 miliar.
Jika target pendapatan tahun depan adalah Rp250 miliar, maka kebutuhan tenaga kerja dihitung:
Rp250 miliar ÷ Rp1 miliar = 250 karyawan.
Jadi, perusahaan perlu menambah 50 orang karyawan untuk mencapai target tersebut.
6. Kalkulator HR
Metode ini menggunakan indikator-indikator HR seperti tingkat turnover karyawan, biaya perekrutan, tingkat retensi, dan produktivitas.
Data ini dihitung secara berkala untuk memprediksi kebutuhan tenaga kerja, biasanya dengan bantuan software HRIS.
7. Analisis Tenaga Kerja
Metode selanjutnya adalah perusahaan menganalisis data tenaga kerja yang ada, seperti berapa jumlah karyawan, usia, jabatan, dan lokasi mereka.
Dari situ, perusahaan bisa memetakan kebutuhan pengganti, misalnya karyawan pensiun dan area yang kekurangan tenaga kerja.
Baca Juga: Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja: Panduan Lengkap untuk HR
8. Penilaian Manajerial
Dalam metode ini, manajer pada setiap divisi akan memberikan penilaian berdasarkan pengalaman mereka, misalnya apakah timnya membutuhkan tambahan orang atau tidak.
Hasilnya akan dikumpulkan ke top management untuk kemudian dibuat keputusan bersama.
Metode penilaian manajerial dinilai praktis, hanya saja cukup subjektif dan lebih cocok untuk usaha kecil.
9. Analisis Tren
Perusaahaan juga bisa mempelajari pola pertumbuhan tenaga kerja selama beberapa tahun terakhir.
Dari data tersebut, mereka bisa memprediksi kebutuhan SDM untuk masa depan.
Metode ini cocok untuk perusahaan yang sudah punya data historis yang cukup panjang.
Baca Juga: Workforce Management: Pengertian, Fungsi, dan Manfaatnya
Bagaimana Cara Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja?
Selain melalui berbagai metode di atas, Anda juga dapat memperkirakan kebutuhan tenaga kerja dengan langkah-langkah berikut:
1. Tentukan Tujuan Bisnis
Langkah pertama adalah menentukan tujuan bisnis perusahaan, termasuk visi, misi, traget, dan motivasi perusahaan ke depannya.
Setelah arah perusahaan jelas, tim HR dan compliance perlu membuat strategi tenaga kerja yang sejalan dengan tujuan tersebut.
Tentukan juga kompetensi inti dan kebutuhan apa saja yang dibutuhkan agar perusahaan bisa berkembang.
Agar semua karyawan tahu arah perusahaan, pastikan informasi ini disampaikan ke seluruh tim, dari semua level jabatan.
Tanpa data yang akurat, menyusun rencana SDM yang terhubung dengan perencanaan keuangan dan anggaran bisa jadi sulit.
Selain itu, saat merencanakan kebutuhan tenaga kerja, pertimbangkan juga biaya perekrutan, pelatihan, proses onboarding, hingga fasilitas kerja yang dibutuhkan.
Semua itu penting untuk memastikan keputusan yang diambil tetap efektif dan efisien.
Untuk membantu proses ini, Anda juga dapat menggunakan HR analytics.
Analisis ini dapat membantu memberikan gambaran yang jelas tentang:
- Cara perusahaan menilai, menarik, merekrut, mengembangkan, dan mempertahankan karyawan untuk mencapai target jangka pendek maupun panjang.
- Solusi menghadapi risiko seperti kekurangan tenaga ahli atau tingkat turnover yang tinggi.
- Memastikan kepatuhan terhadap aturan ketenagakerjaan.
Dengan data ini, perusahaan bisa lebih tepat dalam menghitung biaya, menentukan strategi rekrutmen, pengembangan karyawan, sampai retensi karyawan.
2. Analisis Kondisi Tenaga Kerja Saat Ini
Setelah mengetahui tujuan bisnis, langkah berikutnya adalah menganalisis kondisi tenaga kerja yang ada.
Artinya, pahami dulu karakteristik, jumlah, kemampuan, dan sebaran karyawan saat ini.
Beberapa data yang perlu dikumpulkan:
Data demografi karyawan
- Tingkat turnover dan rekrutmen
- Perubahan internal seperti anggaran atau arah bisnis
- Kompetensi tenaga kerja (karyawan tetap, kontrak, atau freelance)
- Sistem penghargaan untuk karyawan
- Informasi tentang strategi manajemen tenaga kerja kompetitor
Dari data ini, kamu bisa lebih mudah menentukan kebutuhan tenaga kerja ke depan.
Baca Juga: Rasio Tenaga Kerja: Arti, Cara Menghitung, dan Contohnya
3. Prediksi Kebutuhan Tenaga Kerja di Masa Depan
Selanjutnya, tentukan kebutuhan tenaga kerja ke depan berdasarkan faktor internal dan eksternal yang dapat memengaruhi bisnis.
Beberapa pertanyaan yang bisa jadi panduan:
- Bagaimana cara mengatasi kekurangan tenaga ahli saat ini?
- Apa yang bisa dilakukan untuk menurunkan turnover?
- Kompetensi apa saja yang dibutuhkan agar perusahaan bisa mencapai target?
- Apakah butuh karyawan tetap, kontrak, part-time, atau musiman?
- Di mana sebaiknya mencari kandidat yang sesuai?
- Sistem penghargaan seperti apa yang cocok?
- Bagaimana posisi perusahaan dibandingkan kompetitor dalam hal manajemen tenaga kerja?
Jika terdapat kebutuhan khusus saat musim ramai, perusahaan juga perlu menyiapkan tenaga kerja musiman dan perhitungkan biayanya.
4. Temukan Kesenjangan Tenaga Kerja
Pada langkah ini, Anda perlu mencari tahu perbedaan antara kondisi tenaga kerja dengan kebutuhan ke depan.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan:
- Apakah tenaga kerja saat ini sesuai dengan tujuan bisnis?
- Apakah ada kekurangan skill tertentu?
- Apakah proses rekrutmen dan onboarding sudah efisien?
- Apakah turnover terlalu tinggi?
- Apakah profil karyawan saat ini sesuai dengan kebutuhan di masa depan (dari segi usia, skill, atau rencana karier)?
Baca Juga: Skill Gap Analysis: Pengertian dan Cara Melakukannya
5. Susun Strategi untuk Menutup Kesenjangan
Setelah memahami kesenjangan yang terjadi, Anda perlu membuat strategi untuk mengatasi gap tersebut.
Tujuannya agar kemampuan tenaga kerja dapat meningkat dan produktivitas naik.
Beberapa strategi yang bisa diterapkan:
- Retensi & Rekrutmen: Pertahankan karyawan potensial dan rekrut talenta baru sesuai kebutuhan.
- Pengembangan Karyawan: Adakan pelatihan sesuai kebutuhan bisnis.
- Optimasi Jumlah Karyawan: Sesuaikan jumlah tenaga kerja, bisa dengan menambah, mengurangi, atau merotasi karyawan.
- Analisis Gaji: Pastikan besaran gaji kompetitif agar tetap menarik kandidat yang sesuai.
Jangan lupa lengkapi proses onboarding karyawan baru dengan dokumen legal yang lengkap supaya tetap patuh aturan.
Baca Juga: Gaji Karyawan Termasuk Biaya Apa? Ini Penjelasan Lengkapnya
Kapan Perusaahaan Perlu Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja?
Sebuah survei yang dilakukan dalam webinar Peopleware menunjukkan bahwa jangka waktu paling umum untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja jangka panjang adalah 12 bulan.
Namun, kapan sebenarnya perusahaan perlu menghitung kebutuhan tenaga kerja?
Simak pertimbangannya berikut ini:
1 tahun
Menghitung kebutuhan tenaga kerja untuk 12 bulan ke depan mungkin terasa cukup, tapi kenyataannya bisa kurang efektif.
Sebab, perusahaan biasanya mulai menghitung kebutuhan karyawan beberapa minggu atau bulan sebelum periode baru dimulai.
Jika perhitungan Anda hanya berlaku untuk 12 bulan ke depan, berarti Anda tidak bisa mempersiapkan kebutuhan tenaga kerja untuk tahun berikutnya sejak awal tahun ini.
5 tahun
Semakin jauh jangka waktunya, semakin besar ketidakpastian yang bisa terjadi.
Oleh karena itu, menghitung kebutuhan tenaga kerja hingga lima tahun ke depan mungkin tidak akan akurat, terutama di tahun-tahun terakhirnya.
Banyak hal bisa berubah dalam waktu lima tahun.
Contohnya saja, di sebagian besar negara demokrasi, pemilu umum biasanya diadakan setidaknya sekali dalam lima tahun, dan itu saja bisa berdampak besar ke kondisi pasar tenaga kerja.
2 tahun
Jangka waktu dua tahun adalah yang paling ideal.
Dengan dua tahun, Anda bisa menghitung kebutuhan tenaga kerja untuk tahun depan, bahkan sejak awal tahun ini, tanpa harus khawatir prediksinya terlalu jauh dan tidak relevan.
Baca Juga: Budget Rekrutmen: Komponen Penting dan Cara Mengelolanya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa menghitung kebutuhan tenaga kerja dapat dilakukan dengan berbagai metode.
Mulai dari metode seperti keputusan manajerial, studi kerja, dan model matematika yang bisa membantu dalam memperkirakan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan.
Dengan menghitung kebutuhan tenaga kerja, perusahaan dapat lebih mudah dalam merencanakan perkrutan, pelatihan, hingga pembagian tugas secara efisien.
Selain itu, perusahaan juga dapat meminimalkan risiko kekurangan atau kelebihan tenaga kerja yang bisa berdampak pada produktivitas dan biaya operasional.
Dalam menghitung kebutuhan tenaga kerja, salah satu langkah pentingnya adalah mengumpulkan data karyawan.
Untuk itu, Anda dapat menggunakan software HRIS dari GajiHub.
Melalui fitur analisa data yang dimilikinya, Anda dapat menganalisis data produktivitas, seperti laporan keterlambatan, laporan lembur, laporan izin cuti, dan sebagainya.
GajiHub juga dilengkapi dengan fitur absensi yang memungkinkan tim HR dan manajer untuk mengelola jadwal shift karyawan secara efisien.
Sementara itu, karyawan juga dapat melihat jadwal tersebut melalui apliaksi GajiHub yang bisa diunduh di smartphone masing-masing.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Download Template Evaluasi Probation dan Cara Membuatnya - 28 May 2025
- Download Template Feedback 360 Derajat dan Cara Membuatnya - 28 May 2025
- 15 Tips Melakukan Onboarding untuk Karyawan Baru - 27 May 2025