Manajemen shift rumah sakit menjadi langkah penting yang perlu dilakukan untuk menjaga kelancaran operasional, layanan kesehatan, terutama dalam lingkungan yang membutuhkan layanan 24/7.
Selain berdampak pada kinerja karyawan secara keseluruhan, manajemen shift rumah sakit juga berkaitan langsung dengan kesejahteraan karyawan dan kepuasan kerja.
Kerja shift yang dilakukan secara terus-menerus, teruutama di malam hari, dapat berdampak buruk pada kesehatan fisik dan mental para tenaga kesehatan.
Dampak ini tida hanya dirasakan oleh individu, tetapi juga mempengaruhi kualitas perawatan pasien, keselamatan, dan efisiensi sistem layanan kesehatan secara keseluruhan.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu manajemen shift rumah sakit, cara, dan tips mengelolanya.
Apa itu Manajemen Shift Rumah Sakit?
Manajemen shift rumah sakit adalah proses pengaturan dan pengelolaan jadwal kerja tenaga medis dan staf lainnya di rumah sakit, termasuk dokter, perawat, dan tenaga pendukung.
Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa rumah sakit memiliki staf yang cukup dan tersedia setiap saat untuk memberikan perawatan yang optimal kepada pasien.
Beberapa elemen penting dalam manajemen shift rumah sakit:
Penjadwalan Shift
Mengatur jadwal kerja staf untuk memastikan ada cukup tenaga kerja selama 24 jam sehari, 7 hari seminggu.
Hal ini mencakup pembagian waktu kerja menjadi shift pagi, siang, malam, dan kadang-kadang shift tambahan.
Rotasi Shift
Mengelola rotasi shift kerja agar semua staf memiliki distribusi waktu kerja yang adil, serta mencegah kelelahan akibat shift malam atau kerja berlebihan.
Ketersediaan dan Fleksibilitas
Menyesuaikan jadwal berdasarkan kebutuhan darurat, cuti, atau ketidakhadiran mendadak, termasuk melibatkan kemampuan untuk memanggil staf cadangan jika diperlukan.
Kepatuhan terhadap Regulasi
Memastikan jadwal shift sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan, seperti batasan jam kerja, waktu istirahat, dan kompensasi lembur.
Baca Juga: Peraturan Kerja 12 Jam Menurut Undang-Undang dan Sanksinya
Keseimbangan Beban Kerja
Menyusun shift agar beban kerja terdistribusi secara merata di antara staf, menghindari penumpukan pekerjaan pada jam-jam tertentu.
Kesejahteraan Karyawan
Mempertimbangkan kesehatan dan kesejahteraan karyawan dengan memberikan waktu istirahat yang cukup antara shift, mengelola tingkat stres, dan mengurangi risiko kelelahan.
Baca Juga: Manajemen Shift Pabrik: Jenis, Cara Memilih, dan Tips Terbaiknya
Apa Saja yang Menandakan Pentingnya Manajemen Shift Rumah Sakit?
Manajemen staf yang efisien sangat penting untuk menjaga kualitas perawatan pasien, kesejahteraan staf, dan efisiensi operasional.
Ada beberapa tanda penting yang perlu Anda perhatikan terkait peningkatan manajemen shift rumah sakit, yaitu:
1. Peningkatan Burnout Staf
Burnout syndrome atau kelelahan staf yang meningkat adalah konsekuensi seriues dari manajemen shift yang tidak efisien di fasilitas kesehatan.
Jika staf Anda menghadapi jadwal yang tidak dapat diprediksi, perubahan yang konstan, atau waktu istirahat yang tidak memadai di antara shift, risiko burnout akan meningkat secara signifikan.
Penting bagi Anda untuk mengidentifikasi burnout, karena hal ini dapat mempengaruhi kesejahteraan tenaga kesehatan dan mengorbankan kualitas perawatan pasien.
Beban emosional dan fisik dari burnout dapat menyebabkan peningkatan ketidakhadiran, penurunan kepuasan kerja, dan kemungkinan kesalahan medis yang lebih tinggi.
2. Biaya Lembur yang Tinggi
Lonjakan biaya lembur di fasilitas kesehatan sering kali berasal dari kelemahan manajemen shift yang tidak optimal.
Praktik penjadwalan yang tidak efisien, seperti tingkat staf yang tidak memadai atau distribusi beban kerja yang salah, dapat memaksa staf kesehatan bekerja lebih lama, sehingga menyebabkan peningkatan biaya lembur yang substansial.
Biaya yang terus meningkat ini tidak hanya membebani sumber daya keuangan organisasi Anda tetapi juga berkontribusi pada kelelahan dan burnout staf.
Efek berantai ini tidak hanya terasa dalam hal beban finansial tetapi juga dalam kesejahteraan karyawan yang menurun dan perawatan pasien yang terpengaruh.
Baca Juga: Aturan Upah Lembur Per Jam, Cara Hitung, dan Contoh Penghitungannya
3. Distribusi Tenaga Kerja yang Tidak Efisien
Distribusi tenaga kerja yang tidak efisien, akibat langsung dari manajemen shift yang buruk dalam rumah sakit, menjadi tantangan besar bagi produktivitas staf dan perawatan pasien.
Kondisi kekurangan atau kelebihan staf dapat menyebabkan ketidakseimbangan dalam distribusi beban kerja, yang memengaruhi efisiensi operasional secara keseluruhan.
Kekurangan staf akan membebani sumber daya yang ada, memberikan tekanan berlebih pada tenaga kesehatan, yang dapat menyebabkan burnout dan menurunkan kualitas perawatan yang diberikan.
Sebaliknya, kelebihan staf dapat menyebabkan pemborosan sumber daya dan peningkatan biaya operasional.
4. Sulit Mengelola Preferensi Staf
Masalah umum lainnya yang muncul dari sistem manajemen shift yang kurang memadai di bidang kesehatan adalah sulitnya mengakomodasi preferensi jadwal kerja masing-masing staf.
Metode manual dalam mengatur preferensi ini sering kali menyebabkan konflik dan ketidakpuasan di antara profesional kesehatan.
Menyeimbangkan kebutuhan dan preferensi yang beragam dari tenaga kerja di bidang kesehatan juga menjadi tugas yang kompleks, yang berdampak pada moral dan kepuasan kerja secara keseluruhan.
Kesulitan ini tidak hanya mempengaruhi kesejahteraan staf, tetapi juga memiliki dampak pada kualitas perawatan pasien.
Baca Juga: Split Shift: Pengertian, Jenis, dan Cara Penerapannya
5. Penurunan Kualitas Perawatan Pasien
Penurunan kualitas perawatan pasien adalah konsekuensi yang mengkhawatirkan dari manajemen shift yang buruk di fasilitas kesehatan.
Praktik penjadwalan yang tidak efisien, yang menyebabkan kelelahan dan burnout pada staf, secara langsung memengaruhi tingkat perawatan yang diberikan kepada pasien.
Tenaga kesehatan yang bekerja di bawah jadwal yang penuh tekanan dan tidak terduga lebih rentan melakukan kesalahan, yang berdampak negatif pada hasil perawatan pasien.
Tanda-tanda perawatan yang terganggu, seperti peningkatan waktu tunggu, kesalahan komunikasi, atau penurunan perhatian, sering kali muncul ketika manajemen shift gagal memprioritaskan kesejahteraan tenaga kesehatan.
Baca Juga: 7 Tips Rekrutmen Industri Hospitality, HRD Wajib Tahu
Bagaimana Cara Mengelola Manajemen Shift Rumah Sakit?
Dengan berbagai masalah di atas, tentunya Anda perlu melakukan berbagai cara untuk mencegah berbagai dampak buruk yang disebabkan oleh masalah tersebut.
Berikut adalah cara yang dapat Anda lakukan untuk mengelola manajemen shift rumah sakit:
1. Menggunakan Software Manajemen Shift
Pertama, Anda dapat menggunakan software manajemen shift rumah sakit yang canggih, yang dapat mengotomatisasikan proses penjadwalan, mengurangi kesalahan, dan memastikan kepatuhan terhadap standar industri.
Pilihlah sistem yang dapat disesuaikan dengan mudah, update secara real-time, dan komunikasi yang efisien untuk memastikan semua anggota staf segera mendapatkan informasi, contoh software manajemen shift yang bisa Anda gunakan adalah Gajihub.
2. Mengintegrasikan Praktik Penjawalan Prediktif
Kedua, Anda bisa menggunakan penjadwalan prediktif berdasarkan data historis, pola permintaan pasien, dan variasi musiman.
Prediksi periode puncak dan alokasikan staf sesuai kebutuhan untuk mencegah kekurangan atau kelebihan staf selama berbagai shift.
3. Mengimplementasikan Akses Mobile dan Alat Komunikasi
Solusi ketiga adalah menyediakan akses mobile ke sistem manajemen shift dan memungkinkan komunikasi yang efektif melalui perangkat mobile.
Hal ini memastikan bahwa setiap pembaruan atau perubahan jadwal dapat dikomunikasikan secara real-time, sehingga meningkatkan responsivitas secara keseluruhan.
4. Feedback dan Keterlibatan Karyawan
Saran lainnya adalah rumah sakit harus membangun sistem feedback di mana karyawan dapat memberikan masukan tentang preferensi shift, sehingga memungkinkan jadwal yang lebih personal dan fleksibel.
Melibatkan karyawan dalam proses penjadwalan meningkatkan moral dan mendorong lingkungan kerja yang penuh kerjasama.
5. Pelatihan dan Optimalisasi Berkelanjutan
Selain itu, adakan sesi pelatihan rutin bagi staf dan administrator tentang cara menggunakan software manajemen shift secara efektif.
Teruslah mengoptimalkan sistem berdasarkan feedback dan kebutuhan rumah sakit yang berubah untuk memastikan sistem tetap efisien dan selaras dengan persyaratan yang berkembang.
Baca Juga: 6 Strategi Manajemen Waktu untuk Tingkatkan Produktivitas
Bagaimana Tips Mengelola Shift Manajemen Rumah Sakit?
Selain dengan melakukan beberapa cara di atas, berikut beberapa tips tambahan yang bisa Anda lakukan:
1. Pahami Pentingnya Penjadwalan yang Efektif
Penjadwalan staf medis bukan hanya tentang mengatur jam kerja, tetapi juga tentang menciptakan keseimbangan antara kebutuhan tenaga medis dan tuntutan perawatan pasien.
Dengan menggunakan software penjadwalan, Anda bisa membuat jadwal yang sesuai dengan preferensi staf dan kebutuhan pasien, sehingga mendukung work life balance.
2. Minimalkan Burnout Melalui Penjadwalan yang Cerdas
Burnout adalah masalah nyata bagi tenaga medis. Penjadwalan yang strategis dan mempertimbangkan kesejahteraan karyawan dapat membantu mengurangi risiko ini.
Sistem penjadwalan otomatis dapat menyesuaikan jadwal staf berdasarkan preferensi individu dan kapasitas kerja, sehingga mengurangi beban kerja berlebih.
3. Gunakan Software Penjadwalan yang User-Friendly
Software penjadwalan yang baik harus mudah digunakan dan dapat diakses melalui perangkat mobile.
Software ini memudahkan staf untuk mengatur ketersediaan, bertukar shift, dan meminta waktu libur dengan lebih mudah, tanpa mengganggu aktivitas sehari-hari.
4. Adopsi Proses Penjadwalan yang Transparan
Melibatkan staf dalam proses penjadwalan dapat meningkatkan kepuasan kerja.
Ketika staf merasa didengar dan memiliki kendali atas jadwal mereka, hal ini meningkatkan semangat kerja dan mengurangi tingkat stres.
5. Fleksibilitas dalam Jadwal Kerja
Menawarkan opsi shift yang fleksibel, seperti bekerja lebih lama tetapi lebih sedikit hari (misalnya, empat hari kerja per minggu) atau shift terpisah, memungkinkan tenaga medis mengelola work life balance mereka dengan lebih baik.
Baca Juga: Jam Kerja Fleksibel: Pengertian, Manfaat, Kelebihan dan Kekurangannya
6. Mendorong Istirahat yang Cukup
Anda dapat mendorong waktu istirahat dan libur yang cukup untuk mencegah kelelahan.
Dengan menggunakan software manajemen kehadiran yang baik, Anda dapat memudahkan staf untuk mengajukan cuti atau mengganti shift.
Hal ini dapat menunjukkan bahwa kesejahteraan mereka adalah prioritas utama.
7. Tingkatkan Komunikasi dan Kerjasama
Membangun budaya dialog terbuka dan menciptakan penjadwalan kolaboratif dapat meningkatkan suasana kerja menjadi lebih harmonis dan sinergis.
8. Siapkan Sistem On-Call yang Responsif
Sistem on-call yang baik harus adil dan efisien. Dengan menggunakan software absensi, Anda dapat melakukan penambahan shift darurat tanpa menimbulkan kekacauan.
Manajemen on-call atau panggilan darurat dalam manajemen shift rumah sakit adalah aspek penting untuk memastikan keberlangsungan pelayanan kesehatan, terutama saat menghadapi situasi mendadak yang membutuhkan tambahan tenaga medis.
8. Perbaikan Berkelanjutan melalui Feedback
Evaluasi rutin terhadap praktik penjadwalan dan mendengarkan feedback dari staf adalah langkah penting untuk meningkatkan manajemen shift.
Dengan mengadopsi pendekatan yang adaptif dan terbuka terhadap perubahan, rumah sakit dapat terus menyempurnakan sistem penjadwalannya.
Baca Juga: 7 Manajemen Stress yang Baik di Tempat Kerja
Kelola Manajemen Shift Rumah Sakit dengan Gajihub
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, bahwa salah satu solusi yang dapat Anda terapkan untuk meningkatkan efisiensi dalam manajemen rumah sakit adalah dengan menggunakan software absensi.
Dalam hal ini, Anda dapat menggunaan Gajihub, yang juga merupakan software payroll dan HR.
Berikut beberapa keuntungan yang bisa Anda rasakan saat menggunakan Gajihub untuk manajemen shift rumah sakit:
1. Kelola Shifting Karyawan dengan Lebih Baik
Fitur-fitur di dalam GajiHub dirancang untuk mempermudah pengaturan jadwal kerja yang kompleks, termasuk di lingkungan rumah sakit yang sering kali membutuhkan pengaturan shift yang fleksibel dan tepat waktu.
2. Mencatat Jam Lembur dengan Mudah di GajiHub
Karyawan bisa mencatatkan jam lembur mereka dengan mudah melalui fitur ESS GajiHub di smartphone.
Semua data lembur ini akan otomatis tersinkronisasi dengan sistem payroll GajiHub, sehingga Anda dapat memantau dan mengelola lembur karyawan dengan lebih efisien.
3. Pengumuman dan Komunikasi yang Lebih Mudah
Dengan fitur timeline di GajiHub, karyawan bisa menerima pengumuman langsung di perangkat mereka.
Fitur ini juga memungkinkan karyawan untuk saling berinteraksi melalui aplikasi ESS GajiHub.
Anda pun dapat mengatur pengumuman untuk dikirim ke karyawan tertentu, misalnya hanya kepada satu divisi saja.
4. Meningkatkan Transparansi Manajemen SDM
Sistem absensi live tracking GajiHub memungkinkan karyawan dan HR manager untuk melihat data kehadiran kapan saja dan di mana saja melalui smartphone.
Baca Juga: 10 Indikator Manajemen SDM dan Tujuannya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa manajemen shift yang efisien sangat penting untuk menjaga kelancaran operasional dan kualitas pelayanan kesehatan di rumah sakit.
Dengan adanya pengelolaan shift yang baik, rumah sakit dapat memastikan bahwa tenaga medis dan staf pendukung selalu tersedia untuk memenuhi kebutuhan pasien sepanjang waktu.
Selain itu, manajemen shift yang tepat juga membantu mencegah burnout dan kelelahan pada staf, yang pada akhirnya berdampak pada kesejahteraan karyawan dan kualitas perawatan pasien.
Salah satu cara terbaik untuk mengelola manajemen shift rumah sakit adalah menggunakan software payroll dan HR seperti GajiHub.
GajiHub tidak hanya mempermudah pengaturan shift, tetapi juga memungkinkan pencatatan jam lembur yang lebih mudah hingga transparansi dalam manajemen SDM.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Manajemen Motivasi: Manfaat, Strategi, dan Tantangannya - 25 October 2024
- Cara Merekrut Supervisor Gudang Berkualitas dan Skill Pentingnya - 25 October 2024
- Manajemen Program: Manfaat, Faktor, dan Tips Pelaksanaannya - 24 October 2024