Manajemen Gaji: Fungsi, Tahapan, dan Tips Mengelolanya

Payroll merupakan salah satu bagian penting dalam kegiatan operasional bisnis yang berperan langsung dalam memastikan setiap karyawan menerima haknya sesuai ketentuan yang berlaku.

Selain itu, sistem payroll yang baik juga akan membantu menjaga kenyamanan dan kepuasan karyawan saat bekerja di perusahaan, karena mereka merasa hak-haknya dihargai dan dipenuhi dengan tepat waktu.

Di sisi lain, proses pengelolaan payroll sering kali cukup rumit dan menyita banyak waktu, terutama bagi perusahaan yang belum memiliki sistem yang tertata rapi.

Hal ini disebabkan karena payroll melibatkan berbagai perhitungan detail, mulai dari gaji pokok, tunjangan, bonus, potongan pajak, hingga uang lembur.

Itulah mengapa perusahaan perlu menerapkan manajemen gaji yang efektif.

Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas apa itu manajemen gaji, fungsi, tahapan, dan tipsnya.

Apa yang Dimaksud dengan Manajemen Gaji?

Manajemen gaji adalah sistem yang digunakan perusahaan untuk memastikan karyawan menerima gaji dengan benar dan tepat waktu, sekaligus tetap mematuhi aturan serta regulasi yang berlaku.

Dapat dikatakan bahwa sistem ini ibarat mesin yang menjaga operasional tenaga kerja perusahaan tetap berjalan lancar.

Dengan sistem manajemen gaji yang baik, perusahaan bisa mengetahui dengan pasti berapa gaji yang diterima setiap karyawan, berapa jam mereka bekerja, hingga data pribadi penting lainnya.

Selain itu, manajemen gaji juga mencakup beberapa tugas berikut ini:

• Menghitung berbagai potongan, seperti pajak, tunjangan, potongan cicilan, dan lain-lain.
• Mengelola kewajiban pajak terkait payroll.
• Memproses pembayaran gaji kepada karyawan.
• Membuat dan memantau berbagai laporan terkait penggajian.

Baca Juga: Manajemen Biaya Tenaga Kerja: Manfaat, Contoh, dan Tipsnya

Apa Saja Fungsi Manajemen Gaji?

Berikut beberapa fungsi penting dari manajemen gaji yang perlu diperhatikan oleh perusahaan:

1. Menghitung Gaji Karyawan Secara Akurat

Salah satu tugas utama manajemen gaji adalah menghitung total gaji yang diterima setiap karyawan.

Mulai dari gaji pokok, uang makan, tunjangan transportasi, insentif, bonus, sampai uang lembur kalau ada.

Selain itu, perusahaan juga harus memperhitungkan hak cuti, uang cuti tahunan, cuti sakit, dan cuti melahirkan sesuai aturan ketenagakerjaan di Indonesia.

Selain menghitung gaji kotor, tim payroll juga harus mencatat dan mengatur potongan, seperti potongan pajak PPh 21, BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, iuran koperasi, atau cicilan yang disetujui perusahaan atas permintaan karyawan.

2. Mengurus Pajak Penghasilan Karyawan

Perusahaan memiliki kewajiban untuk memotong pajak penghasilan karyawan setiap bulan dan menyetorkannya ke negara.

Apabila perusahaan telat atau salah bayar pajak, bisa kena denda atau sanksi administrasi yang dikenakan.

Dengan demikian, manajemen gaji juga berperan penting untuk memastikan potongan pajak sesuai ketentuan, serta laporan pajak PPh 21 diserahkan tepat waktu setiap bulannya.

Baca Juga: Subjek Pajak Penghasilan: Pengertian dan Jenisnya

3. Menyimpan Data Penggajian dengan Baik

Data payroll seperti slip gaji, rekap lembur, potongan, hingga total pajak karyawan wajib disimpan oleh perusahaan sebagai arsip.

Di Indonesia, biasanya data penggajian perlu disimpan minimal selama 5 tahun untuk keperluan audit pajak, laporan keuangan, atau kalau sewaktu-waktu karyawan ingin melakukan pengecekan data.

4. Memastikan Kepatuhan terhadap Aturan Pemerintah

Manajemen gaji juga berfungsi menjaga perusahaan agar tetap taat pada aturan ketenagakerjaan dan perpajakan yang berlaku di Indonesia.

Contohnya, memastikan semua hak karyawan seperti THR, gaji lembur, dan pesangon diberikan sesuai Undang-Undang Ketenagakerjaan terbaru.

Baca Juga: 7 Mitos Manajemen Karyawan dan Fakta di Baliknya

Apa Saja Tahapan dalam Proses Manajemen Gaji?

Secara umum, proses manajemen gaji terdiri dari 3 tahapan utama dan saling berkaitan.

Setiap tahapan perlu dilakukan secara teliti agar proses penggajian berjalan lancar, tepat waktu, dan sesuai ketentuan.

1. Tahap Pre-Payroll

Tahap pre-payroll merupakan bagian penting dalam proses payroll, karena kesalahan di tahap ini dapat memengaruhi seluruh proses pembayaran gaji.

Pada tahap ini, tim payroll akan mengumpulkan seluruh data yang dibutuhkan sesuai kebijakan perusahaan dan peraturan yang berlaku.

Beberapa data yang harus dikumpulkan antara lain:

• Jumlah jam kerja karyawan, khususnya bagi yang menerima upah per jam atau lembur.
• Data cuti, izin, dan absen, seperti cuti tahunan, cuti sakit, maupun izin khusus lainnya.
• Perubahan data karyawan, seperti karyawan baru, kenaikan gaji, perubahan potongan BPJS, atau pembaruan status pajak.

Setelah semua data terkumpul, tim payroll akan melakukan pengecekan dan verifikasi untuk memastikan data tersebut benar sebelum lanjut ke proses berikutnya.

2. Tahap Perhitungan Gaji

Pada tahap ini, tim payroll akan menghitung total gaji kotor yang diterima setiap karyawan selama periode gajian.

Setelah itu, dilakukan pemotongan sesuai ketentuan, meliputi:

• Potongan wajib seperti BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan.
• Potongan pajak penghasilan (PPh 21) sesuai tarif yang berlaku.
• Potongan lain yang disepakati, seperti cicilan koperasi, asuransi tambahan, atau potongan sukarela lainnya.

Setelah seluruh potongan diterapkan, diperoleh jumlah gaji bersih yang akan diterima oleh karyawan.

Baca Juga: Take Home Pay Adalah: Pengertian, Komponen, dan Cara Menghitungnya

3.Tahap Pasca-Penggajian (Post-Payroll)

Tahap terakhir dalam proses payroll mencakup beberapa kegiatan administratif setelah gaji selesai dihitung.

Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini meliputi:

• Membayarkan gaji ke rekening masing-masing karyawan sesuai jadwal.
• Mendistribusikan slip gaji, baik dalam bentuk fisik maupun digital.
• Menyimpan dan mendokumentasikan seluruh data payroll sebagai arsip perusahaan dan keperluan audit.
• Menyerahkan laporan payroll kepada bagian HR dan keuangan untuk administrasi dan pencocokan data.
• Melakukan pembayaran pajak penghasilan karyawan ke negara sebelum batas waktu yang ditentukan.

Dengan mengikuti tahapan ini secara sistematis, proses payroll dapat berjalan lebih tertib, akurat, dan sesuai peraturan.

Baca Juga: 10 Peran AI dalam Payroll untuk Bisnis Anda

Bagaimana Cara Mengelola Payroll di Perusahaan?

Setiap bisnis punya cara sendiri dalam mengelola payroll, tergantung dari ukuran tim, anggaran, dan kompleksitas prosesnya.

Berikut 4 metode umum yang bisa Anda pertimbangkan, lengkap dengan kelebihan masing-masing:

1. Payroll Manual

Ini adalah metode paling dasar, di mana penghitungan gaji dilakukan secara manual, baik dengan kalkulator atau spreadsheet seperti Excel.

Umumnya dipakai oleh bisnis kecil yang jumlah karyawannya masih sedikit.

Kelebihan:

• Tidak memerlukan software khusus (hemat biaya).
• Cocok untuk usaha kecil dengan struktur gaji sederhana.

Kekurangan:

• Prosesnya memakan waktu.
• Berisiko tinggi terjadi kesalahan perhitungan.
• Kurang efisien jika jumlah karyawan sudah banyak.

2. Payroll Online

Metode ini menggunakan aplikasi berbasis cloud untuk mengelola payroll, yang bisa diakses kapan saja dan di mana pun.

Biasanya sudah dilengkapi fitur perhitungan otomatis, laporan pajak, dan slip gaji digital.

Kelebihan:

• Proses perhitungan lebih cepat dan minim kesalahan.
• Slip gaji bisa langsung dikirim ke karyawan secara digital.
• Karyawan bisa akses data gaji mereka lewat employee self-service.
• Ada dukungan teknis/customer service.

Baca Juga: 10 Software HRIS Kontraktor, Fitur Penting, dan Tips Memilihnya

Kekurangan:

• Ada biaya langganan bulanan.
• Membutuhkan koneksi internet yang stabil.

3. Payroll Otomatis

Sistem ini terhubung langsung dengan software absensi dan HR, sehingga hampir seluruh proses penggajian berjalan otomatis, mulai dari hitung jam kerja, potongan, hingga lapor pajak.

Kelebihan:

• Sangat efisien, cocok untuk perusahaan dengan banyak karyawan.
• Potensi kesalahan sangat kecil karena sudah terotomatisasi.
• Bisa atur pembayaran rutin dan penyesuaian secara otomatis.
• Mempermudah kepatuhan terhadap regulasi perpajakan.

Kekurangan:

• Biaya awal dan setup bisa lebih mahal.
• Butuh waktu untuk pelatihan tim agar terbiasa.

4. Payroll Outsourcing

Dalam payroll outsourcing, seluruh proses payroll diserahkan ke vendor profesional yang mengurus semuanya, mulai dari hitung gaji, potong pajak, sampai pelaporan.

Kelebihan:

• Menghemat waktu dan tenaga tim internal.
• Dikelola oleh tenaga ahli, sehingga hasilnya lebih akurat.
• Perusahaan bisa fokus ke aktivitas inti bisnis.

Kekurangan:

• Biaya tambahan tergantung vendor dan jumlah karyawan.
• Perlu memastikan vendor benar-benar terpercaya dan profesional.
• Kurang fleksibel jika ingin penyesuaian cepat.

Baca Juga: BPO Adalah, Kelebihan & Kekurangan, dan Contohnya

Bagaimana Cara Menyusun Manajemen Gaji yang Efisien?

Untuk menyusun sistem manajemen gaji yang efisien, berikut beberapa cara yang bisa Anda lakukan:

1. Buat Rencana Proses Payroll

Susun alur kerja payroll mulai dari pencatatan absensi, perhitungan gaji, hingga pembayaran.

Libatkan tim terkait dan pastikan sistem yang digunakan bisa menyesuaikan kebutuhan perusahaan.

Tips:

• Buat alur kerja payroll yang jelas sejak awal.
• Diskusikan pembagian tugas dengan tim HR dan finance.
• Pastikan sistem absensi terintegrasi dengan sistem payroll.

2. Kumpulkan dan Verifikasi Data Karyawan

Pastikan data karyawan yang akan dimasukkan ke sistem payroll sudah lengkap dan benar, mulai dari data pribadi, gaji, tunjangan, hingga pajak.

Tips:

• Gunakan formulir data karyawan dengan format standar.
• Cek ulang data dengan dokumen resmi.
• Libatkan kepala divisi untuk validasi data.

3. Buat Kebijakan Payroll

Tetapkan aturan penggajian, jadwal pembayaran, ketentuan lembur, cuti, dan tunjangan sesuai ketentuan perusahaan dan hukum ketenagakerjaan.

Tips:

• Buat dokumen kebijakan payroll yang bisa diakses karyawan.
• Tentukan jadwal gaji bulanan yang tetap.
• Jelaskan aturan cuti, lembur, dan potongan di awal.

Baca Juga: Payroll Benchmarking: Faktor, Cara, dan Tips Suksesnya

4. Atur dan Integrasikan Sistem Payroll

Sesuaikan sistem payroll dengan kebijakan perusahaan.

Hubungkan dengan sistem absensi, HRIS, dan keuangan agar data bisa otomatis masuk ke sistem payroll.

Tips:

• Atur periode gaji, pajak, dan potongan sesuai kebijakan.
• Batasi akses data payroll hanya untuk pihak tertentu.
• Rutin lakukan backup data payroll.

5. Lakukan Uji Coba Sistem Payroll

Sebelum digunakan, lakukan simulasi sistem payroll untuk memastikan perhitungan gaji, potongan, dan pajak berjalan dengan benar.

Tips:

• Buat beberapa skenario uji coba, misal lembur atau cuti.
• Catat dan perbaiki kendala yang ditemukan.
• Minta persetujuan dari pihak terkait sebelum dipakai resmi.

Baca Juga: Mengenal Prosedur Sistem Penggajian dan Cara Kerjanya

6. Sosialisasi dan Latih Karyawan

Berikan pelatihan dan informasi ke karyawan tentang cara cek slip gaji, cuti, atau potongan dalam sistem payroll baru.

Tips:

• Buat panduan penggunaan sistem payroll digital.
• Adakan sesi tanya jawab seputar sistem baru.
• Sediakan kontak admin payroll untuk bantuan.

7. Jalankan dan Evaluasi Payroll Secara Berkala

Setelah sistem berjalan, pantau proses payroll pertama dengan baik dan lakukan evaluasi rutin untuk memperbaiki sistem jika diperlukan.

Tips:

• Catat kendala yang muncul di payroll pertama.
• Minta feedback dari tim dan karyawan.
• Jadwalkan evaluasi payroll minimal tiap 6 bulan.

Baca Juga: Evaluasi Gaji Berdasarkan Performa, Bagaimana Caranya?

Apa Saja Tips Tambahan untuk Mengelola Gaji Karyawan?

Selain dengan melakukan cara di atas, berikut beberapa tips tambahan yang bisa Anda lakukan:

1. Buat Kalender Payroll yang Terjadwal

Kalender payroll sangat penting untuk mencatat seluruh jadwal terkait penggajian.

Mulai dari tanggal pembayaran gaji, tenggat waktu pelaporan pajak, hingga jadwal potongan tunjangan.

Dengan kalender yang teratur, proses payroll bisa berjalan lancar dan risiko keterlambatan pembayaran dapat dihindari.

Kalender ini juga membantu tim HR dan finance mempersiapkan segala hal lebih cepat.

2. Bangun Komunikasi Terbuka dengan Karyawan

Transparansi dalam proses payroll sangat berpengaruh terhadap kepercayaan karyawan.

Pastikan slip gaji yang diterima memuat detail perhitungan gaji, potongan, dan gaji bersih secara jelas.

Selain itu, sediakan jalur komunikasi khusus agar karyawan bisa bertanya atau melapor jika ada masalah terkait gaji.

Informasikan juga jika ada perubahan kebijakan payroll agar tidak menimbulkan kesalahpahaman.

Baca Juga: Strategi Perusahaan Menentukan Gaji Karyawan dan Faktornya

3. Jaga Keamanan Data Payroll

Data payroll memuat informasi pribadi karyawan yang sangat sensitif, seperti gaji, rekening bank, dan nomor pajak.

Oleh karena itu, penting untuk melindungi data tersebut dari akses tidak sah dan ancaman digital.

Gunakan sistem keamanan yang baik, atur hak akses hanya untuk pihak berwenang, dan rutin lakukan audit keamanan data.

Tim HR dan finance juga perlu memahami cara aman menangani data ini.

4. Gunakan Sistem Payroll Otomatis

Jika proses payroll masih dilakukan secara manual, ada baiknya mulai beralih ke sistem otomatis.

Selain menghemat waktu, sistem payroll otomatis bisa mengurangi risiko kesalahan perhitungan dan membantu proses pelaporan pajak secara lebih cepat dan akurat.

Sistem ini juga bisa diintegrasikan dengan absensi, HRIS, hingga laporan keuangan.

Baca Juga: Cara Memilih Aplikasi HRIS Terbaik + Fungsi Pentingnya

5. Audit Payroll Secara Berkala

Audit payroll penting dilakukan untuk memastikan proses penggajian berjalan sesuai aturan dan tidak ada kesalahan yang terlewat.

Dengan audit rutin, Anda bisa menemukan ketidaksesuaian data atau potensi masalah lebih awal.

Audit ini juga menjadi bentuk kontrol perusahaan dalam menjaga keakuratan dan keamanan payroll.

6. Sesuaikan Aturan Ketenagakerjaan Secara Rutin

Peraturan tentang ketenagakerjaan dan pajak karyawan bisa berubah sewaktu-waktu.

Untuk itu, penting bagi perusahaan terus memantau informasi terbaru agar sistem payroll tetap sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Update ini juga berguna agar tidak ada risiko pelanggaran hukum yang bisa berujung denda atau sanksi.

Baca Juga: 6 Cara Mensosialisasikan Perubahan Peraturan Perusahaan

Kesimpulan

Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa manajemen gaji merupakan bagian penting dalam kegiatan operasional bisnis yang harus dikelola dengan rapi, terstruktur, dan sesuai ketentuan hukum yang berlaku.

Proses ini mencakup berbagai tahapan mulai dari perencanaan sistem, pengumpulan dan pengecekan data karyawan, penetapan kebijakan penggajian, hingga pelaksanaan pembayaran yang tepat waktu dan akurat.

Setiap perusahaan perlu menyesuaikan metode pengelolaan payroll dengan kebutuhan dan kapasitas bisnisnya.

Baik menggunakan sistem manual, online, otomatis, maupun jasa outsourcing, yang terpenting adalah memastikan seluruh proses berjalan lancar, aman, dan mematuhi peraturan ketenagakerjaan.

Penerapan praktik-praktik tambahan seperti pembuatan kalender payroll, komunikasi yang jelas dengan karyawan, menjaga keamanan data, audit berkala, dan update informasi regulasi juga perlu dilakukan secara konsisten.

Selain itu, perusahaan juga harus mempertimbangkan penggunaan software payroll seperti GajiHub.

Melalui berbagai fitur yang dimiliki software ini, mulai dari payroll, analisa data, hingga presensi, perusahaan dapat mengelola penggajian karyawan lebih otomatis dan akurat.

Dengan demikian, tim HR dapat lebih fokus pada tugas-tugas yang membutuhkan strategi.

Tertarik mencoba GajiHub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.