Manajemen Data Karyawan: Pengertian dan Tips Mengelolanya

Manajemen data karyawan sangat penting bagi setiap perusahaan untuk analisis, audit, alasan hukum, dan pemeliharaan data personel secara efisien.

Saat ini manajemen data tidak lagi dikelola secara manual, pengembangan alat digital membuat proses lebih mudah dan memberikan kontrol penuh dan visibilitas data karyawan sejak hari mereka bergabung dengan organisasi.

Sistem data karyawan yang digunakan untuk tujuan ini memberikan informasi waktu nyata sepanjang siklus hidup karyawan.

Pada artikel kali ini kita akan membahas apa itu manajemen data karyawan, fungsinya, dan memberitahukan kepada Anda tips terbaik dalam melakukan manajemen data karyawan yang lebih efisien.

Apa itu Manajemen Data Karyawan?

Manajemen data karyawan adalah praktik mengumpulkan, mengatur, dan menyimpan data karyawan. Sebagai seorang profesional HR, Anda harus tahu jumlah data yang Anda kumpulkan dari para karyawan dalam perusahaan

Dari alamat dan detail pekerjaan hingga data demografis dan informasi medis, terkadang jumlah data yang Anda kumpulkan bisa sangat banyak!

Agar tidak tenggelam dalam kesibukan semua dokumen ini, Anda memerlukan rencana yang akan memudahkan proses penglolaan menjadi lebih baik. Dan

Itulah yang dimaksud dengan manajemen data karyawan – memiliki rencana tentang bagaimana Anda mengumpulkan data dari karyawan, bagaimana Anda mengatur data yang telah Anda kumpulkan, dan bagaimana Anda menyimpan data tersebut untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan hukum.

Manajemen data biasanya mencakup beberapa kombinasi manajemen file fisik dan elektronik. Sementara penyimpanan dokumen fisik bisa lebih sederhana dalam beberapa hal, trennya adalah pindah ke penyimpanan digital, yang memiliki sejumlah manfaat.

Manajemen data digital hampir selalu lebih aman, lebih efisien, lebih berkelanjutan, dan lebih mudah diakses. Meskipun demikian, file fisik masih sangat umum, dan transisi ke digital dapat memakan waktu.

Baca juga: Employee Self Service (ESS): Pengertian, Fitur, Manfaat, dan Perannya dalam HR

Mengapa Penting untuk Mengelola Data Karyawan dengan Benar?

Mengelola data karyawan Anda dengan benar mungkin bukan bagian HR yang paling sulit, tetapi ini adalah hal yang sangat penting. Berikut adalah beberapa alasannya.

• Ini menghemat waktu. Menjalankan proses yang lancar untuk mengumpulkan, menyimpan, dan menyimpan data karyawan menghemat waktu SDM dan karyawan. Mengetahui di mana Anda dapat mengakses data di masa mendatang dan mengarsipkannya dalam langkah sesedikit mungkin membuat perbedaan besar.
• Ini membantu Anda tetap mematuhi regulasi yang dibuat. Pemerintah memiliki persyaratan bagaimana Anda mengelola data kepegawaian, terutama dokumen pemerintah dan informasi sensitif. Membangun persyaratan ini ke dalam proses manajemen data Anda membantu Anda tetap patuh dan memberi Anda ketenangan pikiran.
• Ini memungkinkan Anda melakukan hal-hal yang lebih berdampak. Sejujurnya, manajemen data karyawan penting tetapi tidak berdampak. Itu adalah sesuatu yang perlu Anda lakukan dengan baik, tetapi ini bukanlah inti dari nilai sebenarnya HR berada. Karena dengan melakukan manajamen data karyawan Anda dengan baik, maka Anda akan lebih mudah mendapatkan informasi penting dari setiap karyawan saat dibutuhkan.

Baca juga: Apa itu Tunjangan Jabatan? Ini Pengertian, Jenis, dan Nilainya

Data Apa Saja yang Disimpan dalam Sistem Manajemen Data Karyawan?

Jenis data yang disimpan dalam sistem manajemen data karyawan bervariasi, tetapi sebagian besar dapat disederhanakan menjadi beberapa kategori.

Mengetahui data mana yang termasuk dalam kategori mana akan menunjukkan kepada Anda bagaimana mengaturnya dengan cara yang sesuai dan efisien. Yang terpenting, selalu perhatikan cara Anda menyimpan informasi sensitif apa pun.

Informasi Personalia

Pikirkan informasi personalia sebagai file karyawan dasar. Biasanya mencakup informasi non-sensitif tentang seorang karyawan dan pekerjaan mereka. Misalnya adalah ijasah atau dokumen sertifikasi yang mereka dapatkan.

Informasi personel juga dapat mencakup resume, pemeriksaan latar belakang, catatan promosi, tindakan disipliner, dokumen pemutusan hubungan kerja, dll. Ini adalah jenis informasi yang harus dapat dilihat oleh karyawan dan manajer saat diminta.

Informasi penggajian

Informasi penggajian biasanya merupakan informasi pembayaran yang sensitif. Karena itu, pembagian informasi ini harus lebih dibatasi.

Informasi penggajian dapat mencakup informasi PPh 21, informasi rekening bank, potongan BPJS ketenagakerjaan, dll.

Informasi medis

Informasi medis biasanya mudah dibedakan dan harus terpisah dari informasi karyawan lainnya. Jumlah orang yang membutuhkan akses ke informasi medis karyawan sangat sedikit — jarang orang lain selain HR dan karyawan tersebut. Data karyawan medis dapat mencakup riwayat kesehatan, tes narkoba, dll.

Informasi demografis

Meskipun informasi demografis mungkin tidak selalu mendapatkan filenya sendiri, informasi semacam ini harus terpisah setidaknya dalam pikiran Anda.

Yang kami maksud dengan informasi demografis adalah segala sesuatu yang terkait dengan jenis kelamin, usia, ras, etnis, status veteran, status disabilitas, atau kelas lain yang dilindungi.

Informasi ini hanya boleh dikumpulkan sesuai kebutuhan. Ketika dikumpulkan, jumlah orang yang seharusnya memiliki akses ke sana harus tetap kecil. Jika Anda adalah pemberi kerja yang dikontrak oleh pemerintah, Anda mungkin memiliki persyaratan khusus untuk diikuti di sini.

Baca juga: Struktur Perusahaan: Pengertian, Jenis, Tips Implementasi, dan Tingkatan Manajerial

Cara Memulai Pengelolaan Data Karyawan

Cara terbaik untuk memulai manajemen data kepegawaian adalah dengan melakukan semacam audit data. Ini untuk memastikan data yang Anda kumpulkan informasinya akan terus terjaga dan up to date.

Berikut adalah cara melakukan pengelolaan data kepegawaian dengan benar:

Langkah 1: Catat proses Anda saat ini

Tempat pertama untuk memulai adalah menuliskan setiap cara Anda mengumpulkan dan menyimpan data saat ini. Catat apakah data tersebut disimpan secara fisik atau digital, serta jenis data yang disimpan.

Cara termudah untuk melakukannya adalah memulai dengan pertama kali Anda mengumpulkan data karyawan (perekrutan) dan bekerja melalui siklus hidup karyawan.

Langkah 2: Putuskan tempat yang tepat untuk setiap jenis data berbeda

Setelah Anda mencatat data mana yang Anda miliki, lihat apakah ada penyesuaian yang perlu dilakukan. Apakah Anda memiliki satu jenis data yang dikumpulkan di beberapa sistem? Apakah Anda memiliki data sensitif di tempat yang sama dengan data yang tidak sensitif? Apakah Anda memiliki data yang sulit diakses?

Langkah 3: Tingkatkan cara Anda dalam engumpulkan data

Ada dua hal yang perlu Anda perhatikan. Pertama, dalam hal mengelola data, aturannya adalah memperbaiki masalah pada sumbernya. Jadi, jika Anda menemukan data yang salah atau hilang, pastikan untuk menyesuaikan cara Anda mengumpulkan data untuk mencegah kesalahan terjadi lagi.

Kedua, otomatisasi selalu yang terbaik untuk tugas-tugas administratif. Gunakan semua alat teknologi yang Anda miliki untuk mengumpulkan dan menyimpan data dalam langkah sesedikit mungkin untuk Anda dan karyawan.

Salah satunya adalah dengan menggunkan software HRIS seperti GajiHub yang memiliki fitur terlengkap untuk mempermudah Anda dalam mengelola manajemen data seluruh karyawan Anda.

Anda juga bisa mencoba menggunakan GajiHub secara gratis selama 14 hari melalui gambar di bawah ini:

Langkah 4: Lakukan audit reguler

Khususnya untuk dokumen yang bersifat penting dan rahasia, sebaiknya Anda mengaudit data karyawan Anda setidaknya setahun sekali.

Salah satu praktik umum adalah merotasi audit internal (Anda melakukannya sendiri) dan eksternal (Anda membayar seseorang untuk melakukannya) setiap tahun.

Semakin lama Anda menunda mengaudit data Anda, semakin banyak pekerjaan yang akan menumpuk untuk audit Anda berikutnya!

Baca juga: Performance Management: Pengertian, Manfaat, dan Cara Mengukurnya

8 Tips Untuk Membantu Anda Menjaga Data Karyawan

Jika Anda mencari bantuan untuk melindungi data karyawan, Anda harus berinvestasi dalam tools untuk mengelola manajemen data karyawan yang tepat.

Tidak yakin harus mulai dari mana? Berikut adalah delapan tips manajemen data karyawan untuk Anda mulai:

1. Pahami seberapa pentingnya data karyawan Anda

Sebelum Anda dapat mulai menerapkan rencana tindakan, penting untuk memahami betapa pentingnya data yang tersimpan dan harus Anda jaga. Data ini tidak hanya penting untuk Anda namun juga untuk karyawan yang menyimpan data tersebut

Informasi ipribadi, seperti nomor KTP dan informasi kontak, adalah semua hal yang dicari oleh pihak tidak bertanggung jawab. Dengan informasi ini, mereka dapat mengambil identitas karyawan Anda, mengakses akun pribadi, dan mencuri data karyawan Anda.

Ketika Anda menyadari betapa pentingnya informasi ini, Anda akan melihat mengapa sangat penting untuk berinvestasi dalam melindungi data karyawan Anda.

Bayangkan semua data yang didapatkan para pemimpin HR setiap hari. Masing-masing bagian data ini penting karena sering kali menautkan kembali ke siapa karyawan kita dan memberikan informasi penting tentang mereka.

Jika satu rangkaian data ini jatuh ke tangan yang salah, Anda dapat membuat banyak kekacauan bagi karyawan Anda.

2. Tentukan kebutuhan privasi dan keamanan Anda

Setelah Anda menyimpulkan bahwa Anda perlu berinvestasi dalam alat untuk mengelola manajemen data karyawan, Anda perlu meluangkan waktu untuk menentukan kebutuhan privasi dan keamanan Anda.

Ini mungkin memerlukan bantuan tim TI Anda karena Anda ingin dapat mengidentifikasi titik lemah apa pun dalam teknik/perangkat lunak manajemen data Anda saat ini.

Anda juga perlu menguraikan apa yang sebenarnya perlu Anda lindungi dan tindakan apa yang mungkin diperlukan untuk melakukannya secara memadai.

3. Tentukan dan bagikan kebijakan privasi karyawan

Anda akan ingin mengambil inisiatif untuk menguraikan kebijakan privasi Anda dan menyertakan tindakan apa yang akan Anda ambil untuk melindungi karyawan Anda dan informasi mereka.

Ingat, jika Anda tidak meluangkan waktu untuk melindungi mereka dan informasi mereka, Anda mungkin melihat produktivitas karyawan Anda menurun.

Pastikan kebijakan privasi Anda diuraikan secara rinci dan Anda membaginya dengan semua orang yang Anda pekerjakan baik secara digital atau melalui memo/pengumuman tercetak.

4. Terapkan akses berbasis peran

Baik tim Anda membuat rencana manajemen data kepegawaian internal atau Anda berinvestasi dalam perangkat lunak onboarding, Anda pasti ingin menerapkan akses berbasis peran untuk membantu membatasi jumlah individu yang memiliki akses ke semua informasi pengenal pribadi.

Beberapa opsi akan memungkinkan setiap karyawan memiliki file yang juga bisa diakses oleh HR, sementara yang lain hanya akan membatasi akses ke personel HR. Opsi apa pun yang Anda pilih, Anda ingin memastikan bahwa aksesnya dibatasi mungkin.

Baca juga: Manajemen Personalia: Pengertian, Jenis, Elemen, dan Manfaatnya

5. Memiliki rencana manajemen krisis

Sayangnya, tidak peduli seberapa aman menurut Anda software atau rencana manajemen Anda, risiko tetap terjadi. Itulah mengapa tim Anda harus memiliki rencana manajemen krisis terkini yang mencakup tiga tahap:

• Pra-krisis: Periode sebelum krisis, di mana tim Anda memantau potensi krisis.
• Krisis: Saat krisis, atau ketika serangan terhadap sistem Anda sedang berlangsung.
• Pasca-krisis: Periode setelah krisis ketika tindakan pemulihan harus diambil.

Rencana manajemen krisis Anda perlu mencakup setiap tahapan ini untuk memastikan bahwa sistem manajemen data kepegawaian Anda secara aktif melindungi informasi sensitif dari seluuruh pegawai dan menyertakan rencana pemulihan yang melindungi mereka jika identitas mereka dicuri.

6. Berinvestasi dalam alat manajemen data yang baik

Anda harus dapat menyiapkan sistem manajemen data karyawan yang memuaska untuk bisnis dan karyawan Anda.

Dalam hal ini, Anda bisa mendapatkan keuntungan besar dari berinvestasi dalam alat  manajemen data yang kuat  atau outsourcing manajemen data karyawan Anda ke tim yang lebih berpengalaman.

Saat mencari software manajemen data karyawan, Anda ingin mencari sesuatu yang:

• Mudah dioperasikan dan dikelola
• Memiliki kemampuan kerja jarak jauh sepenuhnya
• Memiliki kontrol privasi
• Software HR yang memenuhi kepatuhan keamanan dan memiliki sertifikasi ISO
• Mudah diintegrasikan dengan perangkat lunak manajemen CRM dan akuntansi bisnis Anda

7. Gunakan otentikasi dua faktor pada perangkat lunak yang Anda pilih

Setelah Anda memilih softwrae manajemen data karyawan Anda atau telah mengembangkan sistem internal yang memuaskan, Anda harus memastikan bahwa itu memiliki beberapa pengaturan dan persyaratan privasi. Yang terpenting, Anda ingin memastikan bahwa Anda menggunakan otentikasi dua faktor.

Otentikasi dua faktor, juga kadang-kadang disebut sebagai 2FA, adalah protokol keamanan yang mengharuskan pengguna untuk menggunakan dua bentuk verifikasi.

Dalam kebanyakan kasus, itu berarti memasukkan informasi masuk biasa Anda diikuti dengan nomor identifikasi pribadi (PIN) atau menggunakan pemindaian sidik jari untuk membuktikan bahwa pengguna adalah siapa yang mereka klaim.

Ini akan mengharuskan orang yang mencoba masuk ke akun/perangkat lunak juga memiliki akses ke perangkat sekunder untuk mengambil pin mereka, seperti ponsel atau ponsel cerdas.

8. Jangan pernah membahas informasi pribadi melalui email/pesan teks

Terakhir, salah satu tips paling umum yang harus dipraktikkan setiap orang dalam menangani data karyawan adalah Anda tidak boleh mendiskusikan informasi pengenal pribadi melalui pesan teks atau email.

Melakukan hal tersebut akan memberikan jejak kertas yang dapat diakses oleh peretas. Jadi, jika Anda perlu mendiskusikan jenis data karyawan ini dengan karyawan atau orang lain (seperti staf akuntansi), mintalah untuk berbicara langsung dengan mereka atau melalui Zoom untuk memastikan tidak ada informasi mereka yang berisiko. pengumpulan/penggunaan yang tidak sah.

Di tingkat lain, pastikan Anda menjaga tingkat kesadaran yang sama saat berkomunikasi dengan perusahaan mana pun yang menyimpan informasi sensitif karyawan Anda.

Peretas saat ini sangat pintar dan mungkin menggunakan alat yang Anda gunakan untuk mendapatkan informasi sensitif dari Anda.

Perusahaan tidak akan pernah meminta kata sandi Anda melalui email atau pesan teks. Pastikan Anda menyimpan informasi ini dalam keadaan terkunci, bahkan jika Anda merasa sedang berbicara dengan perwakilan perusahaan.

Baca juga: Pengertian Turnover Karyawan, Rumus, dan Tips Menurunkan Tingkat Turnover

Kesimpulan

Profesional HR dan SDMperlu mengelola dan memproses banyak data karyawan. Hal ini dapat terkait dengan perekrutan kandidat, orientasi mereka, pemantauan kinerja mereka, kompensasi, pengembangan karir, pembuatan asuransi kesehatan untuk mereka, pelepasan kandidat, dan banyak lagi.

Semua ini adalah informasi sensitif karena akses ke ini oleh orang yang tidak berwenang dapat menghambat privasi dan keselamatan karyawan.

Oleh karena itu, menjaga privasi data adalah yang paling penting saat ini, menghindari yang memerlukan pemeriksaan ulang strategi manajemen data karyawan untuk membuat perubahan yang diperlukan.

Selain mengurangi kemungkinan ancaman eksternal atau internal terhadap privasi, ini dapat menyelamatkan reputasi brand dan meningkatkan retensi karyawan.

Jika Anda belum memiliki alat untuk mengelola manajemen data karyawan dengan baik, Anda bisa mencoba menggunakan software GajiHub.

GajiHub menyediakan berbagai laporan seperti laporan keterlambatan, lembur, hingga izin cuti dalam 1 dashboard yang mudah dipahami.

Selain itu, Anda juga akan mendapatkan gambaran lengkap mengenai karyawan Anda melalui laporan tren jumlah karyawan per bulan, jumlah karyawan per organisasi, dan presentase jumlah karyawan berdasarkan lama bekerja.

Lewat data-data tersebut Anda pun dapat memahami data karyawan secara lebih mendalam dan bisa menjadikannya sebagai dasar dalam pengambilan keputusan.

Tertarik mencoba GajiHub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.