Laporan Rekrutmen: Cara Membuat, Contoh, dan Templatenya

Laporan rekrutmen dibuat oleh perusahaan untuk mengetahui seberapa baik proses rekrutmen dijalankan.

Seperti yang diketahui, proses rekrutmen ini menjadi bagian penting di mana perusahaan bisa mendapatkan talenta terbaik melalui proses ini.

Laporan rekrutmen berperan dalam mendukung efisiensi dan efektivitas proses rekrutmen tersebut.

Di dalam laporan ini dijelaskan secara komprehensif seperti apa perjalanan HR dalam mendapatkan kandidat dan mendapatkan tenaga kerja sesuai kebutuhan dari perusahaan.

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai laporan rekrutmen mulai dari pengertian, cara membuat, dan contohnya.

Untuk lebih lengkapnya Anda bisa menyimak penjelasan yang ada di bawah ini:

Daftar isi show

Apa yang Dimaksud dengan Laporan Rekrutmen?

Laporan rekrutmen merupakan dokumen yang di dalamnya berisi evaluasi calon karyawan, analisis aktivitas rekrutmen, hingga evaluasi keberhasilan seluruh proses rekrutmen.

Dokumen ini sering digunakan oleh HR representative dan manajer HR untuk melacak keberhasilan mereka dan menentukan turn of investment (ROI) yang berasal dari aktivitas rekrutmen yang dilakukan.

Dari informasi yang didapatkan ini, tim dapat mengoptimalkan setiap proses di dalamnya dan membuat keputusan yang lebih baik di masa mendatang.

Diharapkan dengan adanya dokumen ini, perusahaan dapat memahami apa saja yang dibutuhkan dan apa saja yang perlu dievaluasi dalam proses rekrutmen.

Apa Saja Manfaat Laporan Rekrutmen?

Berikut 7 manfaat yang bisa didapatkan dari laporan rekrutmen:

1. Identifikasi Tantangan dan Area yang Perlu Ditingkatkan

Manfaat yang pertama adalah untuk mengidentifikasi tantangan dan area-area yang perlu ditingkatkan.

Laporan rekrutmen berisi dokumen yang menerangkan proses rekrutmen secara keseluruhan, di mana di dalamnya dijelaskan apa saja tantangan yang telah dihadapi dan apa saja area-area yang perlu ditingkatkan.

Melalui dokumen ini, nantinya perusahaan bisa meningkatkan proses rekrutmen lebih baik lagi di masa depan.

2. Proses Rekrutmen Lebih Efisien

Manfaat kedua adalah untuk membuat proses rekrutmen yang lebih efisien.

Melalui laporan ini, perusahaan bisa mendapatkan informasi apa saja yang perlu diperbaiki dan perlu dipertahankan dalam proses rekrutmen yang telah dilakukan.

Melalui informasi ini nantinya perusahaan bisa membuat proses rekrutmen yang lebih efisien di masa depan.

3. Mengurangi Waktu untuk Rekrutmen

Waktu jadi bagian yang sangat penting dalam proses rekrutmen.

Semakin sedikit waktu yang dihabiskan untuk rekrutmen ini, maka rekrutmen lebih efisien.

Melalui dokumen laporan ini, perusahaan bisa mengurangi waktu rekrutmen sehingga bisa lebih efektif dan efisien.

4. Identifikasi Perubahan Tren Rekrutmen

Manfaat keempat adalah untuk mengidentifikasi perubahan yang ada di dalam tren rekrutmen.

Setiap berlalunya waktu, pastinya terjadi perubahan mengikuti perkembangan teknologi dan tren yang ada.

Melalui laporan ini perusahaan dapat mengidentifikasi perubahan tren tersebut sehingga ke depannya perusahaan dapat melakukan proses rekrutmen sesuai perubahan tren yang ada.

5. Memprediksi ROI

Melalui laporan yang dibuat perusahaan juga dapat memprediksi ROI atau return of investment.

Melalui prediksi ROI ini perusahaan dapat mengukur efektivitas rekrutmen dibandingkan dengan biaya dan waktu yang dikeluarkan saat proses rekrutmen.

6. Mengomunikasikan Kemajuan

Melalui laporan ini perusahaan juga dapat mengomunikasikan kemajuan yang telah dilakukan.

Dari sini nantinya perusahaan dapat memberikan penilaian terhadap rekrutmen yang telah dilakukan, termasuk tingkat efektivitas dan efisiensinya.

7. Meningkatkan Kualitas Rekrutmen

Manfaat yang terakhir adalah untuk meningkatkan kualitas rekrutmen di dalam perusahaan Anda.

Melalui laporan yang telah dibuat, Anda dapat memahami apa saja kekurangan proses rekrutmen yang dilakukan sehingga dapat meningkatkan kualitas yang dimiliki ke depannya.

Apa Saja Elemen dalam Laporan Rekrutmen?

Meskipun Anda dapat menyesuaikan setiap laporan perekrutan sesuai kebutuhan, ada beberapa elemen umum yang biasanya termasuk dalam laporan perekrutan.

Berikut adalah elemen-elemen yang dapat Anda tambahkan ke laporan perekrutan Anda:

Nama, jabatan, dan informasi kontak Anda
Tanggal pembuatan laporan perekrutan
Jumlah kandidat yang berhasil direkrut
Daftar sumber daya dan biaya
Tantangan yang telah diatasi
Saran untuk meningkatkan perekrutan di masa depan
Ringkasan hasil

Bagaimana Cara Menulis Laporan Rekrutmen?

Dalam menulis laporan rekrutmen, ada 6 langkah yang perlu untuk dilakukan, yaitu:

1. Buat Header

Di bagian atas laporan rekrutmen Anda, sertakan informasi dasar untuk membantu pembaca memahami isi laporan dan siapa yang membuatnya.

Beberapa detail penting yang perlu dicantumkan dalam header meliputi:

Nama organisasi
Nama depan dan belakang Anda
Jabatan Anda
Informasi kontak Anda
Tanggal pembuatan laporan

2. Tulis Tujuan Anda

Di bawah header, buat bagian untuk merangkum tujuan utama kampanye rekrutmen Anda.

Tulis dua atau tiga kalimat yang menggambarkan ruang lingkup proyek, menggunakan angka atau statistik konkret untuk membuat tujuan Anda jelas.

Misalnya, Anda mungkin menyatakan bahwa tujuan Anda adalah merekrut 10 karyawan baru atau mengurangi biaya rekrutmen sebesar 20%.

3. Buat Daftar Kandidat yang Anda Rekrut

Selanjutnya, nyatakan berapa banyak kandidat yang Anda rekrut selama kampanye rekrutmen.

Kemudian daftar setiap kandidat berdasarkan nama dan sertakan jabatan mereka.

Jika ada karyawan yang meninggalkan perusahaan selama periode ini, Anda juga dapat menyertakan detail ini di bagian yang sama.

Hal ini dapat membantu Anda mengidentifikasi apakah kandidat yang Anda rekrut cocok untuk perusahaan dan mengevaluasi apakah ada aspek budaya organisasi yang perlu ditingkatkan.

4. Review Pengeluaran Anda

Buatlah grafik yang merinci berapa anggaran awal Anda untuk pengeluaran atau kategori biaya tertentu.

Kemudian cantumkan berapa yang sebenarnya Anda habiskan di setiap area tersebut.

Hal ini dapat membantu Anda menentukan apakah Anda berada di bawah atau di atas anggaran, yang mungkin membantu Anda mengalokasikan sumber daya dengan lebih efektif di masa depan.

Akhirnya, cantumkan anggaran total dan pengeluaran Anda untuk memberikan gambaran singkat tentang pengeluaran Anda selama kampanye rekrutmen.

5. Tuliskan Tantangan

Jika Anda mengalami tantangan tak terduga selama kampanye rekrutmen, tulis di bagian ini.

Beritahukan pembaca bagaimana tantangan tersebut memengaruhi proses rekrutmen sambil menjaga nada yang positif dan profesional.

Kemudian, bagikan solusi yang Anda terapkan untuk mengatasi tantangan tersebut.

Anda juga dapat menyertakan pelajaran yang Anda ambil dari pengalaman ini.

6. Berikan Saran

Review data yang telah Anda kumpulkan untuk mengembangkan beberapa saran untuk kampanye dan proses perekrutan di masa depan.

Misalnya, jika Anda melebihi anggaran, Anda mungkin meminta dana tambahan atau menyarankan strategi pemasaran yang lebih hemat biaya.

Jelaskan mengapa Anda memberikan saran ini dengan mengulang data dan fakta penting dari bagian lain laporan Anda.

Hal ini dapat membantu pembaca memahami bagaimana Anda mengembangkan saran tersebut.

Apa Saja Komponen Laporan Rekrutmen?

Berikut komponen yang dimiliki oleh laporan rekrutmen, yakni:

1. Tujuan Rekrutmen

Komponen yang pertama adalah tujuan rekrutmen di mana pada bagian ini dijelaskan kebutuhan perusahaan terhadap karyawan, tujuan rekrutmen, periode perekrutan, hingga tim yang bergabung dalam perekrutan.

Perusahaan dapat menggunakan tim HR internal ataupun menyewa jasa agen rekrutmen atau headhunter.

Sebagai contoh, perusahaan memiliki tujuan rekrutmen untuk mengisi satu posisi kosong yakni content writer yang ditinggalkan karena karyawannya resign.

2. Metode Rekrutmen

Metode rekrutmen merupakan uraian metode yang digunakan perusahaan untuk mendapatkan kandidat, sumber perekrutan, media untuk menyebarkan iklan lowongan kerja, website lowongan kerja, employee referral, job fair, dan lengkapi dengan alasan menggunakan metode ini.

3. Data Pelamar Kerja

Data pelamar kerja berisi informasi yang di dalamnya berisi jumlah pelamar kerja yang mendaftar, jumlah pelamar kerja yang memenuhi kualifikasi, jumlah yang mengikuti wawancara, hingga jumlah yang lolos tes.

Dari data ini didapatkan gambaran berapa banyak orang yang tertarik melamar kerja dan angka konversinya.

Tidak hanya dibuat dalam data statistik, data pelamar kerja juga berisi keragaman pelamar kerja, seperti gender, latar pendidikan, etnis, dan lainnya.

Ini sangat penting bagi perusahaan yang ingin mewujudkan lingkungan kerja yang inkusif.

4. Tahapan Seleksi

Pada tahapan seleksi diberikan penjelasan mengenai proses seleksi dari satu tahap ke tahapan lainnya.

Contohnya adalah wawancara, tes keterampilan, dan assessment lainnya.

Pada bagiannya digambarkan dalam bentuk flowchart rekrutmen karyawan.

5. Waktu dan Biaya

Pada bagian waktu dan biaya dijelaskan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk proses rekrutmen dan mengisi posisi yang kosong di perusahaan.

Ini juga termasuk biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk merekrut kandidat karyawan.

Waktu dan biaya ini digunakan untuk mengukur efisiensi rekrutmen.

6. Hasil Akhir

Pada bagian hasil akhir dijelaskan mengenai profil kandidat yang didapatkan, termasuk kualitas dan tingkat kesesuaian dengan jenis pekerjaan yang dibutuhkan perusahaan.

Ini termasuk untuk kebutuhan proses onboarding, seperti pelatihan kandidat.

7. Kendala dan Tantangan

Ketika dalam proses rekrutmen terdapat kendala dan tantangan, maka dijelaskan pada komponen ini.

Ini termasuk saran dan rekomendasi untuk rekrutmen ke depannya.

8. Kesimpulan

Kesimpulan dalam laporan rekrutmen berisi rangkuman proses rekrutmen secara menyeluruh, di mana dijelaskan apakah telah sesuai dengan tujuan yang diinginkan.

9. Lampiran

Jika di dalam laporan terdapat dokumentasi proses rekrutmen, maka dapat dicantumkan di bagian lampiran, misalnya daftar karyawan yang dipanggil untuk wawancara dan hasil dari tes keterampilan.

Contoh Laporan Rekrutmen

LAPORAN REKRUTMEN KARYAWAN

Periode: Juli – September 2025
Disusun oleh: Departemen Human Resources
Perusahaan: PT Sukses Bersama Abadi

1. Tujuan Rekrutmen

Kegiatan rekrutmen ini dilaksanakan untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja baru di beberapa divisi yang mengalami kekurangan personel akibat peningkatan volume pekerjaan dan pembukaan cabang baru di wilayah Bandung.

Tujuan khususnya antara lain:

Menambah SDM yang kompeten dan sesuai dengan kebutuhan posisi yang kosong.
Mendukung pengembangan bisnis perusahaan di wilayah baru.
Menggantikan karyawan yang resign selama kuartal III tahun 2025.
Meningkatkan produktivitas dan efisiensi operasional perusahaan.

2. Metode Rekrutmen

Dalam proses rekrutmen periode ini, HR menggunakan kombinasi metode daring (online) dan luring (offline) untuk mendapatkan kandidat yang berkualitas.

2.1. Sumber Rekrutmen

Online Job Portal: JobStreet, Glints, dan LinkedIn.
Media Sosial Perusahaan: Instagram dan Facebook.
Referral Karyawan: Program rekomendasi internal.
Job Fair: Acara “Career Expo Bandung” di Gedung Sabuga ITB.

2.2. Proses Rekrutmen

Analisis kebutuhan tenaga kerja dari tiap divisi.
Penyusunan job description dan kualifikasi kandidat.
Pengumuman lowongan di berbagai platform.
Seleksi administrasi dan screening CV.
Tes kompetensi dan psikotes.
Wawancara HR dan user interview.
Negosiasi gaji dan penawaran kerja (offering).
Onboarding dan orientasi karyawan baru.

3. Data Pelamar Kerja

3.1. Posisi yang Dibuka

No	Jabatan	Divisi	Kebutuhan	Status Rekrutmen
1	Staff Keuangan	Keuangan	2 orang	Terpenuhi
2	Sales Executive	Penjualan	4 orang	Terpenuhi
3	Customer Service	Operasional	3 orang	Terpenuhi
4	Admin Gudang	Logistik	2 orang	1 belum terpenuhi
5	HR Assistant	HRD	1 orang	Terpenuhi
Total			12 orang	11 terpenuhi (92%)

3.2. Jumlah dan Sumber Pelamar

Sumber Rekrutmen	Jumlah Pelamar	Persentase
Job Portal	290	54%
Media Sosial	120	22%
Referral	70	13%
Job Fair	60	11%
Total	540 pelamar	100%

4. Tahapan Seleksi

Tahapan Seleksi	Jumlah Kandidat	Keterangan
Lamaran Masuk	540	Semua posisi
Lolos Administrasi	160	30% dari total pelamar
Lolos Tes Kompetensi & Psikotes	70	44% dari administrasi
Lolos Wawancara HR	42	60% dari tahap sebelumnya
Lolos Wawancara User	24	57% dari tahap sebelumnya
Diterima Bekerja	11	46% dari kandidat lolos user interview

5. Waktu dan Biaya Rekrutmen

Rata-rata durasi rekrutmen per posisi: 23 hari

Detail rata-rata per posisi:

Staff Keuangan: 21 hari
Sales Executive: 19 hari
Customer Service: 25 hari
Admin Gudang: 27 hari (masih berlangsung)
HR Assistant: 22 hari

5.2. Biaya Rekrutmen

Komponen	Biaya (Rp)
Iklan Lowongan Online	4.000.000
Job Fair & Booth	3.500.000
Tes Psikologi & Kompetensi	2.200.000
Konsumsi & Transportasi Interview	1.000.000
Honor Interviewer (User)	800.000
Total Biaya Rekrutmen	11.500.000

Rata-rata biaya per karyawan diterima: Rp 1.045.454,-

6. Hasil Akhir

Jumlah posisi yang dibuka: 12
Jumlah posisi terpenuhi: 11
Persentase keberhasilan rekrutmen: 92%
Total karyawan baru bergabung: 11 orang (bergabung antara 1–15 September 2025)

Posisi Admin Gudang masih dalam proses seleksi karena kurangnya kandidat dengan pengalaman yang sesuai.

7. Kendala dan Tantangan

Keterbatasan kandidat berkualitas untuk posisi Admin Gudang dan Customer Service di wilayah Bandung.
Perbedaan ekspektasi gaji antara kandidat dan standar perusahaan.
Proses seleksi yang tertunda karena jadwal user interview padat.
Beberapa kandidat mengundurkan diri setelah offering karena mendapat tawaran lain.

8. Kesimpulan

Kegiatan rekrutmen kuartal III tahun 2025 berjalan efektif dan efisien dengan tingkat keberhasilan 92% dari total kebutuhan posisi.

Metode rekrutmen online terbukti paling efektif dalam menarik pelamar berkualitas, khususnya melalui JobStreet dan LinkedIn.

Meskipun ada kendala dalam pemenuhan posisi tertentu, secara umum proses rekrutmen berlangsung lancar dan hasilnya sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Ke depan, HR akan memperkuat strategi employer branding dan memperluas sumber kandidat melalui platform baru serta mempercepat proses seleksi agar kandidat terbaik tidak kehilangan minat.

Template Laporan Rekrutmen

Untuk memudahkan Anda dalam membuat laporan rekrutmen, berikut templatenya untuk Anda:

Download Template Laporan Rekrutmen Karyawan

Kesimpulan

Itulah penjelasan lengkap mengenai laporan rekrutmen yang dapat menjadi referensi Anda.

Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa laporan rekrutmen karyawan menjadi bagian penting untuk menilai efektivitas proses rekrutmen yang telah dilakukan oleh perusahaan.

Dengan adanya laporan ini, perusahaan mendapatkan informasi mengenai hal-hal yang perlu diperbaiki agar rekrutmen dapat dilakukan lebih efektif di masa depan.

Untuk mendukung kemudahan proses rekrutmen di perusahaan Anda, pastikan Anda menggunakan sistem HRIS terbaik.

GajiHub menjadi rekomendasi sistem HRIS terbaik yang akan mendukung kemudahan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda, ini termasuk untuk pengelolaan rekrutmen karyawan.

GajiHub telah dilengkapi dengan fitur rekrutmen di mana dengan fitur ini perusahaan Anda dapat mengelola proses rekrutmen secara lebih efektif dan efisien.

Tunggu apa lagi, daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.

Author
Recent Posts

Desi Murniati

Berpengalaman lebih 5 tahun dalam penulisan tema manajemen dan karir. Desi bertujuan memberikan perspektif terbaru dari tulisannya.