Laporan Penilaian Kinerja Karyawan: Cara Buat dan Contohnya

Dalam bidang human resource, membuat laporan penilaian kinerja karyawan menjadi bagian penting yang tidak boleh diabaikan.

Laporan ini menerangkan bagaimana kinerja karyawan dalam periode waktu tertentu.

Tentunya sebagai HR, Anda harus bisa membuat laporan kinerja yang baik, yakni laporan yang memuat informasi-informasi penting yang memudahkan pimpinan atau leader dalam membuat keputusan.

Dalam membuat laporan penilaian kinerja karyawan ini, penting bagi Anda untuk bersikap objektif, yakni HR harus dapat memberikan penilaian sesuai dengan kinerja karyawan selama bekerja lewat pengukuran yang akurat untuk menghindari bias.

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai laporan penilaian kinerja karyawan, mulai dari pengertiannya, hal-hal yang perlu diperhatikan, dan juga contohnya.

Untuk lebih lengkapnya Anda dapat menyimak penjelasan yang ada di bawah ini:

Daftar isi show

Apa yang Dimaksud dengan Laporan Penilaian Kinerja Karyawan?

Laporan penilaian kinerja karyawan atau dikenal juga dengan laporan evaluasi kinerja karyawan adalah dokumen yang berisi penilaian untuk melacak kemajuan pekerjaan karyawan.

Di dalam laporan ini dibahas hasil dari kegiatan atau pekerjaan yang dilakukan individu karyawan.

Beberapa catatan yang ada di laporan kinerja ini di antaranya pencapaian, kemunduran, kekurangan, hingga kelemahan yang dimiliki karyawan.

Perusahaan dapat menggunakan kinerja dan metrik yang berbeda-beda untuk membuat laporan ini, menyesuaikan dengan kebutuhan dari perusahaan.

Salah satu penilaian kinerja yang sering digunakan perusahaan adalah 360 Degree karena lebih mengedepankan penilaian diri dan pengamatan dari manajer.

Laporan penilaian kinerja ini jadi dokuman penting bagi perusahaan, khususnya dalam mengambil tindakan atas hasil kinerja karyawan yang tidak sesuai dengan harapan.

Apa Saja yang Perlu Diperhatikan dalam Laporan Penilaian Kinerja Karyawan?

Ketika membahas mengenai laporan penilaian kinerja karyawan, maka ada berbagai hal yang perlu diperhatikan.

Ini berkaitan dengan kualitas dari laporan ini karena laporan penilaian kinerja yang baik adalah yang memuat informasi-informasi yang dibutuhkan pimpinan untuk mengambil tindakan.

Dalam menulis laporan ini, ada 4 hal yang perlu untuk HR perhatikan, yakni:

1. Mampu Menyajikan Transparansi

Pertama, dalam membuat laporan penilaian kinerja ini pastikan di dalamnya menyajikan transparansi baik kepada karyawan ataupun orang lain yang membacanya.

Dengan cara ini informasi yang ada di dalam laporan benar adanya dan diketahui oleh oleh karyawan yang bersangkutan.

2. Memberikan Penilaian Objektif

Di sini laporan penilaian kinerja harus memberikan penilaian yang bersifat objektif untuk setiap program HR di perusahaan, termasuk di dalamnya program rekrutmen.

Mengapa rekrutmen masuk sebagai program yang sangat krusial dan penting?

Hal ini karena melalui program ini, perusahaan dapat memberikan penilaian berkaitan sejauh mana efektivitas dari program tersebut.

3. Menilai Kepemimpinan Karyawan

Ketiga, penilaian kinerja juga harus memuat nilai-nilai kepemimpinan karyawan.

Seperti yang diketahui, kemampuan leadership yang dimiliki karyawan dapat memberikan dampak positif terhadap kinerja dan kemampuan karyawan dalam mengelola diri dan situasi di sekitarnya.

Di sini penting bagi tim HR untuk memberikan penilaian kinerja yang memuat informasi penting, seperti komunikasi, kolaborasi, kemampuan, kualitas kerja, pemecahan masalah, hingga ketepatan waktu karyawan.

4. Memberikan Feedback Teratur

Terakhir, laporan penilaian kinerja juga harus bisa memberikan feedback secara teratur, informal, dan juga konsisten.

Di dalam ulasan formal, HR dapat melakukan percakapan secara tatap muka, memberikan contoh yang relevan, dan juga mengakhirinya dengan masukan yang positif.

Untuk mendukung kemudahan pembuatan laporan ini, Anda dapat memanfaatkan software HR agar lebih mudah dalam mengelola kinerja dan membuat laporan secara efektif.

Apa Saja Metode yang Digunakan dalam Penilaian Kinerja Karyawan?

Dalam penilaian kinerja karyawan, terdapat 2 (dua) metode yang sering digunakan, yakni metode tradisional dan metode modern.

Berikut penjelasan lengkapnya:

1. Metode Tradisional

Metode tradisional dalam penilaian kinerja merupakan metode yang masih relevan digunakan hingga saat ini.

Berikut contohnya:

Skala rating: Penilaian dilakukan dengan skala tertentu (1-100) yang digunakan pada berbagai aspek kinerja. Semakin tinggi skor yang didapatkan menunjukkan feedback yang didapat juga semakin tinggi.
BARS (Behaviorally Anchored Rating Scale): Metode penilaian menggunakan deskripsi pelaku spesifik yang diurutkan secara numerik pada setiap kinerja.
MBO (Management by Objective): Pada metode ini manajer dan karyawan membuat tujuan bersama dan menilai pencapaian tujuan tersebut.
Essay: Penilaian dideskripsikan secara naratif berkaitan dengan perilaku atau kinerja dari karyawan.

2. Metode Modern

Metode kedua adalah metode modern yang melibatkan banyak pihak, misalnya:

360 Degree Feedback: Dilakukan dengan mengumpulkan penilaian dari berbagai sumber, seperti penilaian diri karyawan, managerial review, peer review, bawahan menilai atasan, hingga penilaian dari pihak eksternal.
Assesment: Penilaian diukur sesuai dengan kompetisi yang dibutuhkan oleh posisi tertentu.
Aplikasi laporan kerja harian: Metode ini menggunakan perangkat lunak untuk mengotomatisasi penilaian, memonitoring pekerjaan, dan juga dalam memberikan umpan balik.

Bagaimana Cara Menulis Laporan Penilaian Kinerja?

Dalam menulis laporan penilaian kinerja, ada langkah-langkah yang dapat dilakukan, yaitu:

1. Menentukan Tujuan

Langkah pertama dalam menulis laporan penilaian kinerja adalah dengan menentukan tujuan yang ingin dicapai.

Apakah tujuan ini untuk evaluasi kinerja atau pengembangan karier.

Perhatikan juga ditujukan kepada siapa laporan ini dibuat, apakah untuk manajer atau untuk HRD.

2. Memilih Format

Langkah kedua adalah dengan memilih format yang digunakan.

Ada berbagai format yang bisa digunakan, misalnya dalam bentuk narasi deskriptif atau dalam bentuk tabel yang di dalamnya berisi skala-skala yang dapat dipiloh.

3. Mengumpulkan dan Menganalisis Data

Ketika mengumpulkan dan menganalisis data, sebaiknya Anda periksa rekapan kinerja harian karyawan.

Ini termasuk tugas yang berhasil diselesai dan target yang telah berhasil dicapai.

Setelah itu, identifikasi kekuatan dan kelemahan dari karyawan yang ada dalam periode tersebut (misalnya periode satu bulan).

4. Menyusun Laporan

Dalam menyusun laporan, Anda wajib menguraikan secara detail pencapaian, tantangan, dan bagaimana cara karyawan mengatasi tantangan yang ada dalam bulan tersebut.

Jika telah ada tabel KPI, isikan sesuai standar yang telah ditetapkan secara jujur dan jangan lupa untuk memberikan saran untuk bulan berikutnya.

5. Mendiskusikan dengan Karyawan Terkait

Langkah terakhir yang perlu diperhatikan adalah pastikan Anda mendiskusikan dengan karyawan terkait.

Perlu diketahui, bagian penting dalam menulis laporan penilaian kinerja adalah adanya feedback konstruktif dapat membantu meningkatkan kinerja karyawan.

Anda dapat menjadwalkan pertemuan dengan karyawan untuk membahas laporan yang lebih mendalam.

Contoh Laporan Penilaian Kinerja

Berikut contoh laporan penilaian kinerja karyawan yang dibuat dengan metode skala rating:

1. Kedisiplinan

Indikator	Rating	Anchor
Kedisiplinan	5	Selalu hadir tepat waktu dan memiliki tingkat absensi 0%
	4	Selalu hadir tepat waktu dan tingkat absensi 5%
	3	Selalu hadir tepat waktu namun kadang terlambat atau sesekali absen di beberapa kondisi yang dapat ditoleransi
	2	Tingkat absensi >10% dan kadang datang terlambat
	1	Sering datang terlambat dan absen dengan alasan tidak jelas

2. Problem Solving

Indikator	Rating	Anchor
Problem solving	5	Memiliki kemampuan dalam merumuskan alternatif solusi yang relevan dan applicable untuk menyelesaikan permasalahan.
	4	Dapat membuat solusi temporer atas permasalahan yang terjadi.
	3	Dapat membuat keputusan tanpa pertimbangan reaksi dari bawahan.
	2	Mementingkan kepentingan pribadi pada saat membuat keputusan.
	1	Menolak membuat keputusan ketika dibutuhkan.

3. Kerjasama Tim

Indikator	Rating	Anchor
Kerjasama tim	5	Mampu melakukan koordinasi dan komunikasi dengan berbagai pihak, serta dapat menghargai pendapat dan masukan dari orang lain secara konsisten.
	4	Dapat menjadi fasilitator yang baik di dalam tim dan mampu menyelesaikan konflik dengan baik.
	3	Dapat menjadi fasilitator yang baik di dalam tim dan mampu menyelesaikan konflik dengan baik.
	2	Memiliki kemampuan bekerja sama yang cukup baik namun sulit menerima kritik dan juga saran.
	1	Sulit untuk bekerja sama dengan rekan kerja dan sering menimbulkan konflik dan juga gosip.

4. Inovatif

Indikator	Rating	Anchor
Inovatif	5	Dapat melakukan hal baru pada tingkat organisasi yang menyebabkan perusahaan memiliki kinerja yang lebih baik lagi.
	4	Dapat melakukan hal baru pada tingkat departemen sehingga dapat meningkatkan kinerja departemen.
	3	Mampu melakukan hal baru di tingkat divisi sehingga meningkatkan kinerja divisi.
	2	Dapat melakukan hal baru untuk meningkatkan performa kerja.
	1	Tidak melakukan hal baru.

5. Orientasi pada Hasil

Indikator	Rating	Anchor
Orientasi pada hasil	5	Dapat menyusun tujuan yang menantang.
	4	Dapat meningkatkan performa kerja.
	3	Dapat memenuhi standar yang ditetapkan oleh manajemen.
	2	Memiliki keinginan bekerja dengan baik.
	1	Hanya fokus untuk bekerja tanpa memiliki target yang ingin dicapai.

Kesimpulan

Itulah penjelasan lengkap mengenai contoh laporan penilaian kinerja yang dapat menjadi referensi Anda.

Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa laporan penilaian kinerja karyawan menjadi bagian penting untuk mengukur kinerja karyawan di suatu perusahaan pada periode tertentu.

Dengan laporan penilaian kinerja ini, tim HR memiliki informasi yang dapat membantu dalam mengambil keputusan strategis.

Agar Anda lebih mudah dalam membuat laporan penilaian kinerja karyawan ini, Anda harus didukung dengan pengelolaan karyawan yang efektif.

Gunakan sistem HRIS dari GajiHub untuk membantu memudahkan Anda dalam membuat laporan penilaian kinerja karyawan.

GajiHub merupakan sistem HRIS yang dilengkapi dengan berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan, seperti absensi karyawan, payroll, HRIS, cuti dan izin, kelola BPJS, kelola PPh 21, analisa data, reimbursement, integrasi akuntansi, hingga rekrutmen.

Jadi tunggu apa lagi, daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.

Author
Recent Posts

Desi Murniati

Berpengalaman lebih 5 tahun dalam penulisan tema manajemen dan karir. Desi bertujuan memberikan perspektif terbaru dari tulisannya.