Setiap perusahaan memiliki kewajiban untuk membuat laporan gaji karyawan.
Laporan gaji ini akan memuat pembayaran gaji yang dilakukan perusahaan kepada karyawan yang bekerja di perusahaan tersebut.
Seperti yang telah diketahui, gaji merupakan hak yang wajib diberikan perusahaan kepada karyawan atas pekerjaan yang telah dilakukan.
Selain untuk memenuhi tanggung jawab perusahaan, laporan gaji karyawan juga dijadikan sebagai proyeksi untuk melihat kondisi keuangan perusahaan pada periode tertentu.
Lalu bagaimana cara membuat laporan gaji karyawan ini? Apa saja komponen yang ada di dalam laporan gaji karyawan?
Temukan jawabannya hanya di penjelasan GajiHub yang ada di bawah ini:
Apa yang Dimaksud dengan Laporan Gaji Karyawan?
Laporan gaji karyawan merupakan dokumen dimana di dalamnya menjelaskan mengenai rincian kompensasi yang diterima karyawan dalam periode pembayaran tertentu.
Beberapa unsur yang ada dalam laporan ini diantaranya upah pokok, tunjangan, bonus, potongan, pajak penghasilan, dan total keseluruhannya.
Laporan ini akan disiapkan oleh divisi atau departemen sumber daya manusia (HR) dalam bentuk tabel, daftar, atau dokumen lainnya.
Laporan upah pegawai ini memiliki tugas untuk memberikan gambaran komprehensif atas kompensasi yang diberikan perusahaan kepada karyawan.
Baca Juga: Manajemen Penggajian: Pengertian, Jenis, dan Rekomendasinya
Apa Fungsi Laporan Gaji Karyawan?
Berikut beberapa fungsi yang dimiliki oleh laporan upah pegawai:
1. Bentuk Transparasi dan Informasi Karyawan
Fungsi yang pertama adalah sebagai bentuk transparasi dan informasi dari upah yang didapatkan pegawai.
Transparasi ini berkaitan dengan bagaimana upah pegawai tersebut dihitung, mulai dari komponen dari upah itu sendiri, potongan, hingga pajaknya.
Dari sinilah nantinya karyawan mendapatkan informasi mengenai upah yang mereka dapatkan.
2. Bagian Kepatuhan
Membuat laporan upah ini juga sebagai bagian dari kepatuhan dari perusahaan.
Perusahaan dapat memastikan bahwa mereka telah mematuhi aturan dan regulasi yang berkaitan dengan penggajian dan perpajakan.
Karena nantinya dengan laporan upah pegawai ini, perusahaan dapat menggunakannya untuk pelaporan dan perhitungan pajak.
Baca Juga: 10 Tantangan Sistem Gaji di Perusahaan Retail dan Solusinya
3. Akuntabilitas Perusahaan
Dengan adanya laporan upah karyawan, perusahaan juga dapat memastikan komitmen mereka dalam menjalankan bisnis dengan baik dan etis.
Ini akan berdampak pada citra yang dimiliki oleh perusahaan.
4. Memudahkan Manajemen SDM
Dengan adanya laporan ini juga HRD dapat dengan mudah melakukan manajemen SDM.
Ini akan memberikan kemudahan ketika HRD harus mengambil keputusan yang berhubungan dengan kenaikan gaji, penilaian kinerja, dan pengembangan karir pegawai.
5. Sebagai Dukungan untuk Evaluasi Kinerja
Laporan juga dapat digunakan sebagai dukungan untuk melakukan evaluasi kinerja.
Kinerja karyawan yang baik akan dihargai dalam bentuk kenaikan gaji atau bonus dimana semuanya akan terlihat dalam laporan upah karyawan.
Baca Juga: 8 Tips Manajemen Penggajian untuk Semua Bisnis
Apa Saja Komponen Laporan Gaji Karyawan?
Berikut komponen yang dimiliki oleh laporan gaji karyawan:
1. Data Umum Perusahaan
Komponen yang pertama adalah data umum yang dimiliki oleh perusahaan.
Informasi umum ini terdiri dari nama perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon, hingga email perusahaan.
2. Periode Pembayaran Gaji
Informasi mengenai periode pembayaran gaji menjadi hal yang wajib diisi mengikuti bulan berjalan.
Informasi mengenai tanggal pembayaran gaji juga wajib ditulis dalam slip gaji agar tidak menimbulkan kerancuan ketika harus mencocokannya dengan bukti transfer atau bukti pembayaran.
3. Informasi Pribadi Karyawan
Selanjutnya adalah informasi pribadi karyawan dimana bertujuan untuk memastikan karyawan mendapatkan jumlah pembayaran gaji yang tepat.
Data informasi pribadi karyawan ini dapat berupa nama lengkap, departemen, dan jabatan yang dimiliki.
4. Informasi Perpajakan
Informasi perpajakan akan menunjukan data pembayaran pajak gaji dan tunjangan yang didapatkan karyawan.
Dengan adanya informasi ini dapat menunjukan adanya transparasi dan ketertiban perusahaan kepada regulasi pemerintah.
Baca Juga: Pembukuan Gaji Karyawan: Cara Membuat, dan Contohnya
5. Nominal Upah Karyawan
Selanjutnya adalah nominal upah yang didapatkan oleh karyawan.
Nominal ini harus ditulis secara jelas mulai dari gaji pokok, tunjangan, bonus atau insetif yang didapatkan karyawan.
6. Potongan-Potongan
Selain nominal upah, komponen selanjutnya yang wajib tertera dalam laporan upah pegawai adalah potongan gaji.
Komponen yang biasanya dilakukan potongan adalah untuk pemotongan BPJS dan pajak penghasilan.
Jika perusahaan menanggung komponen tersebut, maka dapat ditulis sebagai tunjangan.
7. Total Gaji yang Didapatkan
Setelah menuliskan komponen gaji, tunjangan, dan potongan-potongan, Anda dapat menyertakan total gaji yang didapatkan karyawan.
Buatlah skema yang jelas terkait perhitungan gaj ini agar lebih mudah dipahami oleh karyawan.
8. Informasi Tambahan
Untuk lebih jelasnya mengenai komponen laporan gaji pegawai, Anda dapat menyimak contoh berikut ini:
Baca Juga: 3 Cara Menghitung Gaji Karyawan, Bisnis Wajib Tahu!
Bagaimana Cara Membuat Laporan Gaji Karyawan?
Untuk membuat laporan gaji karyawan, berikut cara yang dapat Anda lakukan:
1. Pahami Terlebih Dahulu Data-Data Gaji
Buat Anda yang akan membuat laporan upah pegawai, pastikan Anda memahami terlebih dahulu data-data yang berkaitan dengan gaji karyawan.
Data-data yang berkaitan dengan laporan gaji ini antara lain gaji pokok, tunjangan, potongan, dan total gaji yang didapatkan.
2. Pilihlah Format yang Digunakan
Ada berbagai format yang dapat Anda pilih untuk membuat laporan gaji karyawan dan tugas Anda sebelum membuatnya adalah memilihnya.
Anda dapat memilih format ini dalam bentuk tabel atau daftar sesuai dengan kebutuhan Anda.
3. Buatlah Bagian Header
Selanjutnya adalah buatlah bagian header dimana isinya terdiri dari nama perusahaan, alamat perusahaan, logo, dan judul laporannya, misalnya Laporan Gaji Karyawan Periode Desember 2024.
Baca Juga: Cara dan Tips Menghadapi Tawaran Kerja dengan Gaji Rendah
4. Buatlah Tabel atau Daftar
Setelah membuat bagian header, Anda dapat membuat tabel atau daftar untuk mengisi informasi gaji.
Kolom ini biasanya terdiri dari nama karyawan, ID karyawan, Jabatan, Gaji Pokok, Tunjangan, Potongan, dan Total Gaji.
5. Isilah Data Gaji Karyawan
Selanjutnya Anda dapat mengisi data gaji karyawan pada kolom yang telah dibuat.
Pastikan data yang Anda isikan akurat dan lengkap.
6. Hitung Total Gaji yang Dibayarkan
Setelah mengisi data gaji karyawan, Anda dapat menghitung total gaji yang dibayarkan.
Anda dapat menambahkan komponen gaji dan menguranginya dengan potongannya.
7. Tambahkan Bagian Total Gaji
Di bagian bawahnya jangan lupa untuk menuliskan bagian total gaji dari keseluruhan karyawan.
Baca Juga: 10 Manfaat Sistem Penggajian Otomatis dan Contoh Softwarenya
8. Tambahkan Informasi Tambahan
Setelah menghitung jumlah total gaji seluruh karyawan, tambahkan informasi tambahan di bawahnya.
Ini biasanya terdiri dari penjelasan dari perhitungan gaji yang ada pada tabel ataupun terkait pembayaran gaji.
9. Cek Kembali
Sebelum Anda mencetaknya atau mengirimkan laporan ini kepada atasan, cek dan periksa kembali.
Jangan sampai ada kesalahan baik itu data perusahaan, data karyawan, ataupun nominal gaji.
10. Cetak atau Bagikan
Setelah laporan gaji selesai dibuat, Anda dapat mencetaknya atau membagikannya kepada pihak yang memang memiliki kepentingan.
Jangan lupa juga untuk membuat arsip untuk laporan gaji ini.
Baca Juga: Gajian pada Hari Libur: Ini Prosedur yang Bisa Dipilih
Bagaimana Contoh Laporan Gaji Karyawan?
Berikut contoh laporan gaji karyawan yang dapat memudahkan Anda dalam membuat laporan gaji karyawan:
Perusahaan Alam Nusantara
Alamat: Jalan Bukit Berbunga Nomor 23 Jakarta
Nomor Telepon: (021) 12573979
Email: [email protected]
Tanggal: 10 Januari 2025
Laporan Gaji Karyawan – Periode Desember 2024
| No | Nama Karyawan | Jabatan | Gaji Pokok (Rp) | Tunjangan (Rp) | Bonus (Rp) | Potongan (Rp) | Gaji Bersih (Rp) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Andi Surya | Manager Marketing | 8.000.000 | 2.500.000 | 2.000.000 | 500.000 | 12.000.000 |
| 2 | Budi Santoso | Staff IT | 5.000.000 | 1.500.000 | 1.500.000 | 400.000 | 7.600.000 |
| 3 | Citra Dewi | Admin HRD | 4.000.000 | 1.200.000 | 1.000.000 | 300.000 | 5.900.000 |
| 4 | Dedi Prasetyo | Asisten Keuangan | 6.000.000 | 1.800.000 | 1.800.000 | 400.000 | 8.600.000 |
| 5 | Evi Handayani | Sekretaris | 3.500.000 | 800.000 | 1.000.000 | 300.000 | 5.000.000 |
Keterangan:
- No: Nomor urut untuk memudahkan pencarian atau referensi data dalam laporan.
- Nama Karyawan: Nama lengkap karyawan yang menerima gaji pada periode tersebut.
- Jabatan: Posisi atau peran yang dijalankan oleh karyawan di perusahaan. Jabatan sering kali mempengaruhi besaran gaji yang diterima.
- Gaji Pokok (Rp): Jumlah gaji tetap yang diterima oleh karyawan sesuai dengan perjanjian kerja. Gaji pokok ini merupakan jumlah yang tidak berubah selama periode tertentu (biasanya per bulan).
- Tunjangan (Rp): Tunjangan yang diberikan kepada karyawan untuk kebutuhan tertentu seperti tunjangan transportasi, tunjangan makan, tunjangan kesehatan, atau tunjangan lainnya. Besarannya bisa berbeda-beda tergantung kebijakan perusahaan.
- Bonus (Rp): Bonus yang diberikan berdasarkan kinerja karyawan, prestasi kerja, atau pencapaian target. Jumlah bonus bisa berbeda-beda setiap periode dan bersifat tidak tetap.
- Potongan (Rp): Potongan yang dikurangi dari gaji karyawan, seperti pajak penghasilan (PPh 21), potongan jaminan sosial (BPJS), pinjaman karyawan, atau potongan lainnya yang berlaku sesuai dengan kebijakan perusahaan.
- Gaji Bersih (Rp): Gaji yang diterima oleh karyawan setelah dikurangi dengan potongan-potongan yang ada. Ini adalah jumlah yang diterima karyawan setelah semua perhitungan dilakukan. Formula perhitungannya adalah:Gaji Bersih=Gaji Pokok+Tunjangan+Bonus−Potongan
Ringkasan:
Pada bulan Desember 2024, Perusahaan Alam Nusantara telah membayarkan gaji kepada 5 (lima) karyawan dengan rincian sesuai penjelasan di atas. Total pengeluaran gaji untuk bulan Desember 2024 adalah Rp39.100.000.
Catatan Tambahan:
- Jumlah gaji tersebut belum dipotong pajak penghasilan. Potongan pajak akan dilakukan sebelum gaji dibayarkan.
- Potongan dan tunjangan dapat berbeda-beda tergantung pada kebijakan perusahaan dan kesepakatan dengan karyawan.
- Laporan ini hanya terdiri dari gaji pokok, tunjangan, bonus, dan potongan. Ada kemungkinan elemen-elemen lainnya yang tidak ada dalam laporan ini.
Laporan ini disusun oleh:
[Nama Anda]
[Jabatan Anda]
[Tanggal Disusun]
Baca Juga: Salah Transfer Gaji: Ini Cara Mencegah dan Mengatasinya
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai laporan gaji karyawan yang dapat menjadi referensi Anda dalam membuatnya.
Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa laporan gaji karyawan ini menjadi bagian penting bagi perusahaan, karena berhubungan dengan kepatuhan perusahaan terhadap aturan yang ada di Indonesia.
Untuk memudahkan Anda dalam membuat laporan gaji ini, Anda dapat menggunakan software payroll dari GajiHub.
GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.
Dengan menggunakan GajiHub, Anda tidak perlu lagi membuat laporan gaji secara manual karena semua akan dilakukan secara otomatis dalam sistem GajiHub.
Ini tentunya akan membuat Anda lebih menghemat waktu dan tenaga sehingga waktu dan tenaga yang Anda miliki dapat digunakan untuk proses pengelolaan karyawan lainnya.
Jadi tunggu apa lagi, ini saat terbaik bagi Anda untuk daftar GajiHub di tautan ini dan nikmati uji coba gratis selama 14 hari.
- Insentif Adalah: Ini Pengertian dan Jenis-Jenisnya - 23 December 2024
- Pajak Gaji Berapa Persen? Berikut Besarannya Sesuai Regulasi - 20 December 2024
- 25 Rekomendasi Kerja Online yang Wajib Anda Coba - 20 December 2024