Kedisiplinan Karyawan: Ini Pengertian dan Cara Meningkatkannya

Dalam meningkatkan kinerja dan produktivitas karyawan, dibutuhkan kedisiplinan.

Kedisiplinan karyawan ini menjadi modal utama agar kinerja karyawan dapat terus ditingkatkan.

Ketika karyawan memiliki kedisiplinan yang baik, maka akan mudah bagi perusahaan untuk mencapai tujuan.

Lalu bagaimana cara meningkatkan kedisiplinan karyawan?

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai cara meningkatkan kedisiplinan karyawan dalam bisnis Anda

Anda dapat membaca penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:

Daftar isi show

Apa yang Dimaksud Kedisplinan Karyawan?

Kedisiplinan karyawan mengacu pada kepatuhan karyawan terhadap peraturan, kebijakan, dan harapan perilaku di tempat kerja.

Hal ini mencakup ketepatan waktu, kehadiran yang konsisten, produktivitas, dan perilaku profesional.

Disiplin kerja yang kuat menumbuhkan akuntabilitas, meningkatkan kinerja, dan memelihara lingkungan kerja yang harmonis.

Dalam kedisplinan karyawan, ada beberapa poin penting di dalamnya, yakni:

Disiplin karyawan adalah tentang memastikan lingkungan kerja yang aman dan menyenangkan, bukan dominasi atau hukuman.
Komunikasi yang jelas dan konsistensi sangat penting dalam menjaga kepercayaan antara manajer dan karyawan.
Sangat penting untuk mengetahui hukum seputar disiplin karyawan dan memiliki aturan yang jelas bagi karyawan dan manajer.
Dokumentasi sangat penting dalam proses pendisiplinan untuk memastikan keadilan dan perlindungan hukum.
Disiplin yang positif, yang berfokus pada pertumbuhan dan umpan balik karyawan, dapat meningkatkan keterlibatan dan produktivitas.

Bagaimana Cara Meningkatkan Kedisiplinan Karyawan?

Untuk meningkatkan kedisiplinan karyawan, berikut cara yang dapat Anda lakukan:

1. Berikan contoh nyata

Cara pertama dalam meningkatkan kedisiplinan karyawan adalah dengan memberikan contoh nyata.

Sebagai tim HR perusahaan, Anda memiliki peran dalam membuat dan menegakan kedisiplinan karyawan.

Tentunya jika Anda ingin kedisiplinan ini dapat dilakukan oleh karyawan, Anda harus menunjukan contoh nyata.

Jika And aingin karyawan Anda datang tepat waktu, maka Anda harus datang tepat waktu.

Dari sinilah nantiny karyawan dapat mencontoh perilaku Anda.

2. Menetapkan aturan yang jelas untuk karyawan

Memperjelas kebijakan dan peraturan yang ada di perusahaan adalah yang wajib Anda lakukan.

Anda tidak dapat mulai mendisiplinkan karyawan untuk perilaku yang tidak mereka ketahui tidak dapat diterima.

Ada beberapa area umum yang perlu Anda bahas dalam buku panduan dan pelatihan karyawan:

Kapan karyawan harus masuk kerja, istirahat kerja, dan pulang kerja.
Aturan dalam pengajuan cuti karyawan, termasuk kapan karyawan mendapatkan hak cuti.
Gaji dan tunjangan karyawan.
Aturan berpakaian.
Etika dalam bekerja.

Mintalah mereka menandatangani buku panduan karyawan yang berisi aturan-aturan tersebut sehingga Anda memiliki dokumentasi bahwa mereka telah mendengar dan memahami apa yang diharapkan dari mereka.

Biasanya aturan ini juga dijelaskan dalam kontrak kerja pada saat karyawan baru diterima bekerja.

3. Tetapkan aturan yang jelas untuk manajer Anda

Setiap kali seorang manajer gagal mendisiplinkan seorang karyawan dengan cara atau prosedur yang sama dengan karyawan yang berbeda, Anda menyiapkan diri Anda untuk menghadapi tindakan hukum atas perlakuan yang tidak setara.

Hal ini sering terjadi jika Anda memiliki beberapa departemen dan manajer yang memiliki “gaya manajemen” yang berbeda.

Yang satu mungkin lebih taat hukum, sementara yang lain lebih lunak.

Semua manajer harus konsisten dalam menerapkan kebijakan disipliner Anda.

Untuk menjaga agar para manajer tetap berada di halaman yang sama:

Adakan pelatihan manajer secara rutin, dan jadikan tinjauan kebijakan disiplin sebagai bagian yang penting.
Pastikan para manajer memahami bahwa mereka tidak boleh menjanjikan pekerjaan di masa depan jika perilaku atau produktivitas membaik, karena hal ini dapat dianggap sebagai kontrak oleh karyawan.
Perhatikan masalah kedisiplinan untuk memastikan bahwa semua karyawan mengalami hal yang sama.
Miliki formulir yang sama untuk digunakan oleh semua manajer dan departemen saat mereka menulis karyawan atas pelanggaran disiplin, jika Anda menggunakan pemberitahuan tertulis sebagai bagian dari proses. Pastikan mereka mengisi formulir tersebut secara lengkap.
Miliki sistem yang memungkinkan Anda untuk dengan mudah meninjau catatan disipliner.
Perhatikan selama tinjauan karyawan untuk mengetahui apakah ada masalah dengan perlakuan yang sama terhadap karyawan oleh manajer yang berbeda. Buatlah sebuah poin untuk menanyakan masalah ini.
Disiplinkan manajer Anda jika mereka gagal menegakkan kebijakan Anda sendiri.

4. Tentukan metode pendisiplinan yang akan Anda gunakan

Ada beberapa metode pendisiplinan yang dapat Anda gunakan.

Semua metode disiplin didasarkan pada gagasan bahwa ada tujuan atau tolok ukur yang harus dipenuhi, dan jika tidak terpenuhi, maka akan ada sesuatu yang harus dilakukan.

Anda dapat melakukan pendekatan dengan cara menghukum atau rehabilitatif.

Semua tergantung pada preferensi Anda, baik dalam hal apa yang menurut Anda paling cocok untuk bisnis Anda maupun apa yang Anda rasa nyaman untuk digunakan.

Disiplin progresif adalah proses di mana Anda meningkatkan tingkat keparahan disiplin Anda ketika seorang karyawan gagal memperbaiki masalah.

Ini adalah pendekatan yang umum karena cenderung melindungi pemberi kerja dari tindakan hukum, namun tidak semua orang menyukainya.

Pendekatan ini umumnya menggunakan pendekatan hukuman, namun Anda dapat mencampurkan unsur rehabilitasi (misalnya pelatihan) ke dalamnya.

Berikut beberapa contoh dalam menerapkan kedisiplinan di tempat kerja:

Peringatan lisan. Peringatan lisan yang bijaksana harus diberikan ketika seorang karyawan menunjukkan perilaku yang bertentangan dengan aturan.
Peringatan tertulis. Peringatan tertulis mendokumentasikan secara rinci apa masalahnya, bagaimana karyawan harus mengubah perilaku untuk memperbaiki masalah ini, dan apa yang akan terjadi jika mereka tidak melakukannya. Peringatan ini harus ditandatangani oleh manajer, seorang saksi, dan karyawan.
Peringatan terakhir. Karyawan diberitahu tentang semua kejadian perilaku yang tidak dapat diterima, termasuk peringatan lisan dan tertulis. Manajer harus mencatat apa yang diperintahkan kepada karyawan untuk diperbaiki, dan bagaimana mereka gagal melakukannya. Harus dijelaskan bahwa pemutusan hubungan kerja dapat dilakukan jika perbaikan tidak terjadi.
Masa percobaan. Beberapa pemberi kerja mungkin ingin memberikan kesempatan terakhir kepada karyawan mereka untuk melakukan perubahan sebelum pemutusan hubungan kerja. Masa percobaan dapat berupa pengurangan gaji atau pelatihan ulang atau pengawasan yang lebih ketat.
Pemutusan hubungan kerja. Jika masalah tidak terpecahkan, Anda harus memanggil karyawan tersebut, memeriksa semua dokumentasi, mendiskusikan proses dan upaya untuk melakukan perubahan, dan memberhentikan karyawan tersebut.

Ingatlah bahwa semakin rinci dan berorientasi pada proses kebijakan Anda (misalnya, disiplin progresif), semakin kecil kekuatan Anda untuk memberhentikan dengan segera.

Ketika Anda membuat proses pendisiplinan, pertimbangkan bagaimana proses tersebut akan berjalan dalam jenis situasi yang Anda hadapi.

5. Mendokumentasikan disiplin karyawan di tempat kerja

Saat Anda tiba-tiba berada dalam skenario terburuk, dokumentasi akan membantu Anda.

Jika kedisiplinan karyawan berujung pada pemecatan atau tindakan hukum, tidak memiliki dokumentasi yang dapat dijadikan alasan untuk mengambil tindakan disipliner akan membuat Anda terbuka terhadap kemungkinan konsekuensi hukum.

Dokumentasi terdiri dari dua jenis:

1. Untuk berkas karyawan

Ini adalah dokumentasi dan catatan yang Anda buat dan simpan dalam berkas karyawan namun tidak Anda bagikan kepada karyawan tersebut.

Catatan ini sering kali merupakan catatan yang mungkin Anda gunakan selama tinjauan karyawan atau ketika Anda telah memberikan peringatan lisan kepada karyawan tersebut.

Catatan ini tidak dianggap sebagai peringatan tertulis “resmi” yang memulai proses pemutusan hubungan kerja yang diterima karyawan, melainkan sebagai catatan yang menunjukkan pola perilaku.

Pastikan Anda memberi tahu karyawan dalam buku pegangan Anda bahwa Anda menyimpan catatan tertulis seperti ini.

2. Untuk peringatan tertulis

Jika Anda menggunakan peringatan tertulis, ini adalah jenis dokumentasi yang Anda bagikan kepada karyawan secara pribadi yang merupakan bagian dari proses pendisiplinan Anda.

Jenis peringatan ini biasanya merupakan tanda bahwa proses pendisiplinan awal telah dilakukan dan Anda terus melangkah maju menuju kemungkinan pemutusan hubungan kerja jika karyawan tersebut tidak melakukan perubahan.

Penting untuk mendokumentasikan masalah, bahkan jika itu sesederhana mencatat ketika seorang karyawan datang terlambat atau tidak siap.

Jika Anda hanya mencatat semua masalah secara mental dan kemudian, tiba-tiba saat Anda tidak tahan lagi, memecat atau mendisiplinkan karyawan secara agresif, itu tidak adil bagi karyawan tersebut.

Mereka mungkin tidak tahu bahwa apa yang mereka lakukan adalah masalah besar.

6. Bersikaplah proaktif dengan menggunakan ulasan karyawan

Ulasan karyawan secara teratur, bahkan untuk bisnis kecil, merupakan pendekatan proaktif untuk mendisiplinkan karyawan.

Ulasan cukup fleksibel; mereka bisa diterapkan pada hampir semua proses disiplin.

Mereka juga berguna jika Anda tidak ingin terjebak dalam pendekatan progresif, namun ingin membantu membangun karyawan dan mendorong (melalui pelatihan dan pembinaan) kinerja atau perilaku yang lebih baik.

Dokumentasi perilaku (baik dan buruk) dan produktivitas dari waktu ke waktu adalah hal yang membuat perbedaan antara ulasan yang bagus dan membuang-buang waktu.

Anda memiliki hal-hal spesifik untuk dibicarakan, dan itu sangat membantu.

7. Berikan reward

Selain menerapkan peringatan untuk karyawan yang tidak disiplin, Anda juga harus memberikan reward atau penghargaan kepada karyawan yang melakukan setiap aturan di perusahaan.

Reward ini dapat diberikan dalam berbagai bentuk, mulai dari memberikan bonus, cuti tambahan, hingga insentif kepada karyawan.

Dengan begitu mereka merasa bahwa kedisiplinan mereka diakui oleh perusahaan dan mereka dapat termotivasi untuk terus meningkatkannya.

8. Berhentilah berfokus pada produktivitas sebagai ukuran utama

Jika manajer terlalu fokus pada produktivitas, maka akan sangat mudah bagi mereka untuk membiarkan perilaku buruk selama tujuan produktivitas kerja dapat tercapai.

Masalah tumbuh dan berkembang dan sampai pada titik di mana satu-satunya pilihan yang dimiliki manajer, setelah mengabaikan masalah begitu lama, adalah mengambil tindakan segera dan drastis.

Karyawan yang produktif masih bisa menciptakan masalah, bahkan mungkin membuat karyawan di sekitarnya menjadi kurang produktif.

9. Gunakan teknologi

Cara terakhir dalam meningkatkan kedisiplinan karyawan adalah dengan menggunakan teknologi untuk mendukungnya.

Di era teknologi yang berkembang dengan pesat, bantuan teknologi dapat membuat Anda lebih mudah dalam menegakan aturan perusahaan, termasuk untuk meningkatkan kedisiplinan.

Salah satu teknologi yang wajib digunakan adalah sistem HRIS.

Sistem HRIS merupakan teknologi terkini yang akan memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda.

Anda dapat melakukan pencatatan kehadiran secara otomatis, perhitungan gaji otomatis, mengelola cuti dan izin dengan mudah, analisis data, integrasi akuntansi, hingga untuk melakukan live tracking karyawan.

GajiHub menjadi rekomendasi sistem HRIS terbaik yang wajib Anda gunakan untuk kemudahan pengelolaan karyawan.

Dengan GajiHub, Anda dapat dengan mudah menilai kedisiplinan karyawan dan mendukung perusahaan Anda terus maju ke depan.

Apa Saja yang Boleh dan Tidak Boleh Dilakukan dalam Kedisiplinan Karyawan?

Ada beberapa hal yang boleh dilakukan dan tidak bolej dilakukan dalam kedisiplinan karyawan, yakni:

Hal yang boleh dilakukan:

Bersikaplah adil. Ini yang paling penting. Ketika karyawan merasa diperlakukan dengan adil, mereka akan lebih cenderung menanggapi disiplin seperti yang Anda inginkan.
Dokumentasikan semuanya. Jika Anda berada dalam situasi hukum karena cara Anda mendisiplinkan karyawan, Anda akan membutuhkannya. Berkas karyawan tersebut akan melindungi Anda dalam jangka panjang.
Bertindak cepat. Jika Anda menunggu terlalu lama untuk mendiskusikan sebuah masalah dengan karyawan, hal ini dapat menimbulkan kebingungan dan kebencian. Semakin cepat Anda mendiskusikannya, semakin cepat mereka dapat bekerja untuk menyelesaikannya.
Bicaralah dengan atasan karyawan tersebut. Bekerjalah sebagai sebuah tim untuk mengumpulkan informasi yang relevan dan mencari tahu rencana tindakan terbaik. Pastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama.
Lanjutkan untuk memeriksa karyawan Anda. Berikan umpan balik kepada mereka tentang kinerja mereka sehingga mereka tahu bahwa mereka membuat kemajuan. Hal ini juga menunjukkan bahwa Anda peduli dengan perkembangan mereka dan menegaskan bahwa disiplin adalah tentang tindakan, bukan orangnya.

Tidak boleh dilakukan:

Jangan mengancam karyawan Anda. Melontarkan ancaman kosong akan terasa seperti serangan pribadi. Dan jika tidak ada kemajuan, Anda harus menepati janji Anda atau menghadapi konsekuensi karena tidak menindaklanjutinya.
Jangan berasumsi bahwa karyawan Anda tahu bahwa mereka telah melakukan kesalahan. Luangkan waktu untuk menjelaskan masalahnya dan mengapa hal itu menjadi masalah. Mungkin ada perbaikan yang mudah, seperti pendidikan atau pelatihan sederhana.
Jangan berpikir bahwa hanya karena Anda membicarakannya, maka masalahnya sudah selesai. Teruslah menindaklanjuti dengan karyawan Anda. Simpan dokumentasi tertulis tentang semua yang telah Anda diskusikan tentang masalah ini.
Jangan menjadikan disiplin sebagai masalah pribadi. Tetaplah fokus pada masalahnya, bukan pada orangnya. Jaga agar karyawan Anda tetap fokus pada pekerjaannya dan bagaimana masalah tersebut mempengaruhi bisnis.
Jangan menunggu untuk mendokumentasikan masalah. Pastikan Anda mendapatkan informasi terkait tentang perilaku yang dicatat dengan cepat, sehingga Anda tidak mengandalkan ingatan Anda nantinya. Hal ini cenderung membuat laporan menjadi bias dan tidak membantu di masa depan.

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan mengenai kedisiplinan karyawan dan cara meningkatkannya yang dapat menjadi referensi Anda.

Kedisiplinan karyawan merupakan modal utama untuk mendukung peningkatan kinerja karyawan dan produktivitas karyawan.

Ketika perusahaan Anda memiliki kedisiplinan yang baik, maka akan mudah bagi perusahaan dalam mencapai tujuan yang diinginkan.

Ini karena karyawan adalah bagian yang sangat penting bagi perusahaan, dimana karyawan ini akan menjadi garda terdepan yang mendukung kemajuan perusahaan.

Oleh karenanya penting bagi perusahaan untuk melakukan pengelolaan karyawan dengan baik untuk mendukung kedisiplinan karyawan dan kemajuan perusahaan.

Gunakan sistem HRIS dari GajiHub untuk mendukung kemudahan pengelolaan karyawan.

GajiHub merupakan software HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.

Daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.

Author
Recent Posts

Desi Murniati

Berpengalaman lebih 5 tahun dalam penulisan tema manajemen dan karir. Desi bertujuan memberikan perspektif terbaru dari tulisannya.