Contoh Notulen Rapat dan Cara Membuatnya

Dalam dunia kerja, rapat atau meeting menjadi kegiatan penting yang sering dilakukan dan Anda membutuhkan contoh notulen untuk bisa membuat notulen dengan tepat.

Notulen merupakan catatan singkat yang berisi jalannya suatu acara atau kegiatan, mulai dari waktu, tempat, peserta yang datang, materi yang diberikan, hingga hasil diskusi.

Tidak heran jika notulen ini dianggap sangat penting dan semua profesi harus memahami bagaimana cara membuat notulen ini dan contoh notulen.

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai contoh notulen dan cara membuat notulen.

Anda dapat membaca penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:

Apa yang Dimaksud dengan Notulen?

Notulen rapat adalah dokumen tertulis yang mencerminkan apa yang terjadi selama rapat.

Laporan notulen rapat biasanya berfokus pada hal-hal penting yang dibahas selama rapat, keputusan yang diambil, dan langkah selanjutnya yang harus diambil oleh individu atau tim.

Memiliki laporan notulen rapat dapat memudahkan peserta rapat untuk mengingat kembali apa yang terjadi selama rapat ketika mengambil langkah selanjutnya.

Hal ini juga dapat memberikan catatan penting bagi para pemangku kepentingan proyek atau perusahaan yang mungkin tidak menghadiri rapat, tetapi ingin mengambil tindakan berdasarkan apa yang terjadi selama rapat tersebut.

Baca Juga: Notula Rapat: Pengertian, Tips Menulis, dan Contohnya

Apa Tujuan dari Notulen?

Berikut tujuan dari notulen yang wajib untuk Anda ketahui:

1. Bukti berjalannya rapat

Tujuan yang pertama adalah notulen dijadikan sebagai bukti berjalannya sebuah rapat.

Dengan adanya notulen ini, artinya rapat yang direncanakan telah dilaksanakan dengan baik.

Ini dapat dilihat oleh mereka yang hadir dalam rapat ataupun yang tidak hadir dalam rapat.

Selain itu, notulen juga dapat dijadikan sebagai dokumen yang memudahkan penyusunan laporan keuangan karena notulen merupakan bukti adanya penggunaan dana dalam pelaksanaan rapat.

Baca Juga: To Do List, Apa itu dan Bagaimana Cara Membuatnya?

2. Sebagai sumber informasi rapat

Tujuan yang kedua adalah notulen dapat dijadikan sebagai sumber informasi dalam rapat.

Seperti yang diketahui, notulen biasanya akan menuliskan informasi secara aktual kepada seluruh anggota setelah terlaksananya rapat.

Sehingga dokumen ini dapat dijadikan sebagai informasi yang dapat diandalkan oleh anggota yang tidak hadir dalam rapat.

3. Sebagai tolak ukur pengambilan keputusan

Tujuan yang terakhir adalah notulen ini dapat dijadikan sebagai tolak ukur dalam pengambilan keputusan.

Ini karena secara tidak langsung notulen ini akan menuliskan tanggapan dari peserta yang hadir dalam rapat.

Sehingga ini dapat dijadikan sebagai tolak ukur dalam pengambilan keputusan.

Baca Juga: Tips Mengadakan Rapat Kerja yang Efektif dan Efisien

Bagaimana Cara Menulis Notulen?

Berikut ini adalah 10 langkah yang dapat membantu Anda membuat laporan notulen rapat yang efektif:

1. Buatlah garis besar

Sebelum rapat, buatlah garis besar dengan memilih atau mendesain template.

Pastikan bahwa template Anda mencakup bagian-bagian yang berbeda, seperti untuk peserta rapat atau langkah selanjutnya, untuk membantu Anda mengatur catatan Anda saat Anda membuatnya.

Beberapa profesional juga merasa berguna untuk merancang garis besar dengan memasukkan setiap item dalam agenda rapat.

Saat rapat berlangsung, Anda dapat mengatur catatan Anda sehingga setiap poin terhubung ke topik keseluruhan yang jelas.

2. Sertakan informasi faktual

Tambahkan detail faktual, seperti di mana dan kapan rapat berlangsung. Sertakan juga daftar peserta rapat.

Selama rapat, Anda dapat mencatat pada notulen siapa saja peserta yang hadir, misalnya dengan memberikan tanda centang di sebelah nama mereka.

Baca Juga: 10 Contoh Surat Undangan Rapat, Cara Membuat, dan Download Filenya

3. Tuliskan tujuan

Catat tujuan rapat sebagai judul rapat atau sebagai bagian yang berbeda.

Beberapa rapat mungkin mencakup berbagai ide dan percakapan.

Mencantumkan tujuan rapat dalam laporan Anda dapat membantu Anda merangkum topik-topik percakapan yang paling penting.

4. Catat keputusan yang dibuat

Catat setiap keputusan yang dibuat selama rapat.

Jika keputusan ini melibatkan pemungutan suara, sertakan penghitungan berapa banyak orang yang memberikan suara untuk setiap opsi.

Anda mungkin juga ingin mencatat berapa banyak orang yang memilih opsi yang pada akhirnya tidak diputuskan oleh peserta rapat.

Dengan cara ini, jika keputusan yang ditolak atau diterima menjadi topik pembicaraan pada pertemuan berikutnya, para peserta dapat merujuk kembali ke laporan notulen.

Baca Juga: Meeting Notes: Pengertian, Manfaat, Tips, dan Contohnya

5. Buatlah butir-butir tindakan

Buatlah bagian terpisah untuk item yang dapat ditindaklanjuti yang akan diselesaikan oleh individu atau tim tertentu sebelum pertemuan berikutnya.

Catatlah hal-hal yang dapat diandalkan, yaitu tugas-tugas yang harus diselesaikan sebelum yang lain, atau tenggat waktu untuk tindakan tersebut.

Daftar item yang dapat ditindaklanjuti ini dapat membantu para profesional atau departemen untuk mengingat kembali tanggung jawab mereka setelah rapat selesai.

6. Tambahkan detail untuk rapat berikutnya

Sertakan informasi tambahan yang relevan dengan rapat berikutnya.

Ini dapat mencakup topik yang tidak sempat Anda bahas pada pertemuan ini atau yang Anda rencanakan untuk dibahas lebih lanjut pada pertemuan berikutnya.

Ini juga dapat terdiri dari tanggal dan waktu pertemuan berikutnya, lokasi atau peserta.

Baca Juga: Briefing Adalah: Pengertian, Tujuan, dan Contohnya

7. Ringkaslah isi rapat

Berusahalah untuk hanya mencatat ide-ide utama yang paling relevan atau krusial yang dibahas dalam rapat.

Tidak masalah jika laporan notulen Anda tidak mencakup informasi yang terkait dengan setiap menit dari rapat yang sebenarnya.

Tujuan laporan notulen rapat biasanya untuk meringkas rapat agar para peserta dapat merujuk kembali atau agar pimpinan perusahaan dapat menerima laporan kemajuan.

8. Pertimbangkan untuk merekam

Pikirkan untuk merekam rapat Anda dengan perangkat, seperti aplikasi perekam suara pada perangkat seluler.

Meskipun Anda mungkin tidak perlu mentranskrip semua yang ada dalam rekaman ke dalam notulen rapat Anda, memiliki rekaman rapat dapat berguna jika rapat Anda berjalan dengan cepat, memiliki banyak peserta, atau mencakup berbagai topik.

Dengan rekaman rapat, akan lebih mudah untuk mengatur ulang atau menambahkan detail pada laporan notulen rapat setelah rapat selesai.

Jika Anda memutuskan untuk merekam rapat, pastikan untuk mendapatkan izin dari semua peserta rapat.

Baca Juga: Town Hall Meeting: Manfaat, Cara, dan Tips Pelaksanaannya

9. Mengedit dan mengoreksi

Sebelum Anda mengirimkan notula rapat kepada peserta atau pemangku kepentingan, buatlah format yang standar.

Misalnya, jika Anda menggunakan kombinasi poin-poin dan angka untuk mewakili jenis ide utama yang sama, beralihlah menggunakan salah satunya secara konsisten.

Sebagai contoh lain, jika Anda menemukan bahwa beberapa bagian pada laporan notulen rapat Anda tampak panjang, Anda dapat membuat bagian tambahan untuk membuat dokumen ini lebih mudah dibaca oleh orang lain dengan cepat.

Pastikan juga untuk memperbaiki kesalahan kecil, seperti masalah tata bahasa, kesalahan pengetikan, atau kesalahan ejaan.

10. Lampirkan dokumen tambahan

Lampirkan atau tautkan ke dokumen tambahan yang relevan saat Anda mengirimkan notula rapat.

Materi tambahan ini dapat mencakup dokumen apa pun yang dirujuk selama rapat yang dapat membantu memberikan pemahaman yang lebih komprehensif kepada kolega Anda tentang apa yang terjadi dalam rapat atau hal yang dapat ditindaklanjuti yang dapat mereka lakukan selanjutnya.

Dokumen tambahan yang potensial dapat mencakup laporan KPI, jadwal proyek yang diperbarui, atau catatan masalah.

Baca Juga: 13 Cara Meningkatkan Partisipasi Tim dalam Meeting

Apa Saja Susunan Notulen Rapat?

Untuk membuat notulen rapat, ada beberapa bagian yang wajib untuk Anda pahami, apa saja?

1. Pembuka

Bagian pertama dalam susunan notulen rapat adalah bagian pembuka, dimana pada bagian ini akan ditulis beberapa hal penting, seperti:

• Judul ataupun topik yang dibahas dalam rapat
• Waktu pelaksanaan rapat
• Lokasi rapat dilaksanakan
• Peserta yang hadir di dalam rapat

2. Isi

Setelah bagian pembuka, bagian selanjutnya adalah isi dari notulen, dimana di bagian ini akan ditulis beberapa bagian penting seperti:

• Kalimat pembuka
• Isi pembahasan dalam rapat
• Hasil dan keputusan yang ada dalam rapat
• Kapan waktu berakhirnya rapat

3. Penutup

Penutup merupakan bagian akhir dari susunan dalam notulen rapat, dimana di bagian ini ada beberapa hal perlu untuk ditulis, seperti:

• Waktu pelaksanaan rapat selanjutnya
• Tanda tangan beberapa pihak yang bertanggung jawab dalam rapat tersebut

Dalam penandatanganan notulen rapat ini, ada beberapa yang dicantumkan, yaitu:

• Nama lengkap
• Jabatan atau nama posisi
• Tanda tangan

Baca Juga: Terlalu Banyak Meeting di Tempat Kerja? Ini Cara Mengatasinya

Apa Saja Contoh Notulen Rapat?

Untuk memudahkan Anda dalam membuat notulen rapat, berikut contoh notulen untuk Anda:

1. Contoh notulen koordinasi bulanan

Notulen Rapat Koordinasi Bulanan

Hari/Tanggal: Senin, 5 Februari 2025
Waktu: 10.00 – 12.00 WIB
Tempat: Ruang Meeting Lantai 3
Pimpinan Rapat: Direktur Operasional
Notulis: Siti Aulia

Agenda Rapat:

1. Evaluasi kinerja bulan sebelumnya
2. Target kerja bulan berikutnya
3. Kendala dan solusi dari setiap divisi

Hasil Rapat:

1. Laporan keuangan menunjukkan peningkatan profit sebesar 10% dibanding bulan lalu.
2. Tim pemasaran akan meningkatkan kampanye digital untuk menarik lebih banyak pelanggan.
3. Masalah dalam sistem IT akan segera ditindaklanjuti oleh tim teknis dalam waktu seminggu.

Keputusan Rapat:

1. Divisi pemasaran akan menyusun strategi baru dalam dua minggu ke depan.
2. Tim IT diberikan waktu hingga akhir bulan untuk menyelesaikan kendala teknis.
3. Rapat koordinasi berikutnya dijadwalkan pada 4 Maret 2025.

Notulis,

Siti Aulia

2. Contoh notulan dinas pendidkan

3. Contoh notulen koordinasi wali murid

4. Contoh notulen dinas kesehatan

5. Contoh notulen digital marketing

6. Contoh notulen rapat dinas

7. Contoh notulen template

8. Contoh notulen kampanye Ramadhan

Notulen Rapat Campaign Ramadhan

Hari, tanggal : Kamis, 28 Februari 2025
⁠Tempat : Ruang Rapat Lantai 1
⁠Waktu : 13.00 – 14.00 WIB
⁠Pemimpin rapat : Rizka
⁠Peserta rapat :

• ⁠Dita
• Maurin
• Zahra
• Jihan
• Diksa
• Eka
• Putra

Materi rapat :

• Penyampaian tujuan dari kampanye Ramadhan tim digital marketing
• Penyampaian ide terkait kampanye Ramadhan
• Pemilihan ide yang akan digunakan dalam kampanye Ramadhan
• Pembagian tugas dan tanggung jawab masing-masing anggota tim
• Penentuan strategi untuk memaksimalkan kampanye Ramadhan

Keputusan rapat :

• Kampanye Ramadhan ini bertujuan untuk meningkatkan engagement, branding, dan juga meningkatkan penjualan produk
• Ide yang dipilih adalah donasi untuk anak yatim
• Diksa akan bertugas sebagai ketua kampanye Ramadhan ini
• Masing-masing bertugas sesuai dengan tanggung jawab di dalam tim
• Kampanye akan dimulai di hari pertama bulan Ramadhan

Jadwal rapat selanjutnya: Jumat, 10 Maret 2025

Notulen,

Rizka

Baca Juga: Skip Level Meeting: Cara Melaksanakan, dan Contoh Pertanyaan

Bagaimana Template Notulen Rapat?

Notulen Rapat [isi nama atau tujuan rapat)

Hari, tanggal : [tulis hari dan tanggal rapat dilaksanakan]
⁠Tempat : [tulis tempat rapat]
⁠Waktu : [tulis waktu rapat]
⁠Pemimpin rapat : [tulis pemimpin rapat]
⁠Peserta rapat :

• ⁠[tulis nama peserta]
• [tulis nama peserta]
• dll..

Materi rapat :

• [tulis materi rapat]
• [tulis materi rapat]
• [tulis materi rapat]
• dll..

Keputusan rapat :

• [tulis hasil keputusan rapat]
• [tulis hasil keputusan rapat]
• [tulis hasil keputusan rapat]

Jadwal rapat selanjutnya: [tulis hari dan tanggal rapat berikutnya]

Notulen,

[nama notulen]

Baca Juga: Kick off Meeting: Arti, Manfaat, dan Langkah Pelaksanaannya

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan mengenai contoh notulen yang dapat memudahkan Anda dalam membuat notulen rapat.

Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa notulen merupakan dokumen tertulis yang di dalamnya berisi apa yang terjadi selama rapat.

Dengan adanya notulen ini, baik peserta yang hadir ataupun tidak hadir dapat mengetahui seperti apa isi dari pelaksanaan rapat dan juga sebagai acuan untuk pelaksanaan rapat berikutnya.

Selain pentingnya notulen dalam rapat, bagi perusahaan pengelolaan karyawan juga memegang peranan yang sangat penting, salah satunya dapat membantu meningkatkan kinerja karyawan.

Untuk memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda, gunakan manajemen data karyawan dari GajiHub.

GajiHub merupakan manajemen data karyawan yang akan membantu memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda.

Gunakan GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.