Dahulu, banyak perusahaan yang hanya mengandalkan strategi perekrutan tradisional untuk menemukan dan menarik talenta terbaik. Namun, seiring dengan perasingan yang semakin ketat, perusahaan mulai mengembangkan strategi baru, salah satunya collaborative hiring.
Collaborative hiring didasarkan pada prinsip sederhana, yaitu rekrutmen bukan hanya tanggung jawab satu tim atau satu orang, melainkan melibatkan banyak pihak.
Dalam dunia tenaga kerja yang cepat, kebutuhan akan talenta terbaik semakin mendesak, sehingga proses perekrutan tidak bisa dilakukan secara terpisah-pisah.
Dengan kata lain, kerjasama antar tim menjadi kunci, karena beban kerja yang besar dan proses yang panjang tidak mungkin dihadapi oleh rekruter saja.
Namun, sebenarnya apa yang disebut dengan collaborative hiring? Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas pengertiannya, manfaat, proses, dan tipsnya.
Apa yang Dimaksud dengan Collaborative Hiring?
Collaborative hiring atau perekrutan kolaboratif adalah metode rekrutmen berbasis tim yang melibatkan rekan dari berbagai bagian perusahaan dalam tahap screening, interview, hingga pengambilan keputusan.
Dalam metode ini, tim HR bekerja sama erat dengan tim dari departemen lain yang nantinya akan berkolaborasi langsung dengan kandidat terpilih.
Proses perekrutan ini paling aktif terlihat pada tahap wawancara, di mana anggota tim, manajer perekrutan, dan perekrut bertemu dengan kandidat dalam beberapa tahap.
Hal ini memberi kesempatan kepada kandidat untuk bertemu dengan lebih banyak orang dibandingkan dengan proses tradisional, sehingga mereka bisa memahami lebih dalam tentang orang-orang yang akan bekerja bersamanya dan juga tentang perusahaan.
Selain wawancara, perekrutan kolaboratif juga melibatkan komunikasi yang lebih mendalam mengenai penilaian, evaluasi kandidat, hingga keputusan akhir, apakah kandidat tersebut diterima atau ditolak.
Tim yang terlibat akan memberikan feedback dan rekomendasi mereka terkait kandidat tertentu, yang akan menjadi dasar dalam pengambilan keputusan perekrutan.
Tujuan utama dari perekrutan ini adalah melibatkan lebih banyak pihak dalam proses rekrutmen sehingga perusahaan mendapatkan evaluasi yang lebih menyeluruh dan mendalam tentang calon kandidat.
Baca Juga: Mass Hiring: Pengertian, Manfaat, dan Cara Melakukannya
Apakah Perusahaan Perlu Menggunakan Collaborative Hiring?
Seiring dengan perkembangan dunia rekrutmen, saat ini kandidat lebih mengharapkan pengalaman yang positif ketika melamar pekerjaan dan perusahaan perlu memenuhi harapan ini untuk menarik talenta terbaik.
Dalam hal ini, collaborative hiring menjadi salah satu strategi terbaik untuk memberikan pengalaman kandidat yang lebih beragam dan menjadi bagian penting dalam rekrutmen modern.
Selain itu, metode ini merupakan alat strategis bagi perusahaan yang ingin menyederhanakan dan memperluas proses rekrutmen yang efektif dan bisa diterapkan berulang kali.
Untuk lebih jelasnya, berikut sejumlah alasan yang membuat perusaahaan perlu menerapkan collaborative hiring:
1. Pemahaman Mendalam tentang Kandidat
Perekrutan kolaboratif memberikan perusahaan pemahaman yang lebih mendalam tentang kandidat serta dampak potensial mereka terhadap organisasi.
Dengan mengubah rekrutmen menjadi aktivitas tim dan membagi tanggung jawab dalam penyaringan serta pengambilan keputusan, organisasi dapat memperoleh pandangan menyeluruh atau 360 degree feedback tentang kandidat.
Hal ini memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih tepat, karena berbagai perspektif dari orang-orang yang memiliki pandangan dan prioritas berbeda membantu perusahaan mendapatkan gambaran yang lebih lengkap tentang kandidat dan kecocokannya dengan organisasi.
Jika proses ini dijalankan dengan strategi yang tepat, serta menggunakan metode yang terstruktur, sistematis, dan bisa diterapkan berulang kali, pemahaman mendalam ini dapat diaplikasikan secara konsisten pada setiap posisi yang dibuka.
2. Strategi Jangka Panjang yang Efektif
Dalam jangka panjang, collaborative hiring adalah strategi yang kuat dan efektif.
Strategi ini membantu perusahaan mencapai tujuan rekrutmen sekaligus mendukung pencapaian tujuan strategis perusahaan secara keseluruhan.
Perekrutan kolaboratif juga membantu perusahaan dalam memenuhi harapan kandidat modern. Seiring perkembangan waktu, menemukan dan menarik talenta berkualitas tinggi semakin menantang.
Hal ini dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain:
- Permintaan yang semakin tinggi untuk keterampilan tertentu
- Perubahan filosofi tentang pekerjaan dan tempat kerjanya
- Harapan kandidat modern yang tinggi, baik dalam proses rekrutmen maupun dari perusahaan
- Praktik rekrutmen modern yang menggunakan berbagai saluran dan teknik baru
Faktor-faktor tersebut menunjukkan bahwa kandidat modern mengharapkan pengalaman yang berbeda dan lebih bermakna dari pekerjaan mereka dibandingkan sebelumnya.
Baca Juga: 13 Cara Menghemat Biaya Rekrutmen untuk Bisnis Anda
4. Perekrutan Transparan dan Inklusif
Kandidat saat ini mengharapkan proses rekrutmen yang transparan dan inklusif dari calon pemberi kerja.
Mereka ingin setiap interaksi dengan perusahaan terasa positif, mendalam, transparan, dan mencerminkan budaya kerja yang akan mereka hadapi di perusahaan.
Memenuhi harapan ini bisa menjadi tantangan, terutama saat perusahaan sedang berkembang pesat. Di sinilah perekrutan kolaboratif menjadi solusi yang efektif.
5. Proses Wawancara yang Menyeluruh
Dalam proses wawancara yang melibatkan beberapa tahap, kandidat memiliki kesempatan untuk lebih mengenal perusahaan, tim yang akan bekerja dengannya, serta pemimpin yang akan mereka laporkan.
Hal ini memberi kandidat informasi yang lebih mendalam dan menyeluruh, yang memungkinkan mereka untuk mengevaluasi diri sendiri dan memutuskan apakah peran tersebut benar-benar cocok untuk mereka.
Baca Juga: In-Depth Interview: Pengertian, Karakteristik, dan Tips Mempersiapkannya
Apa yang Membedakan Collaborative Hiring dan Rekrutmen Tradisional?
Perekrutan kolaboratif menawarkan berbagai manfaat bagi organisasi perekrutan modern.
Namun, untuk memahami manfaat tersebut secara mendalam, penting untuk membandingkannya dengan rekrutman tradisional.
Rekrutmen tradisional bersifat top-down, artinya suara hiring manager adalah pertimbangan yang utama dan terkadang satu-satunya, yang menentkan siapa kandidat yang akan direkrut.
Di belakang hiring manager, perekrut biasanya bertanggung jawab atas semua tugas dalam proses perekrutan, mulai dari pencarian kandidat, screening karyawan, hingga penjadwalan wawancara dan pengelolaan dokumen serta penawaran kerja.
Artinya, dalam metode tradisional, perekrut memiliki beban kerja yang sangat berat, terutama jika harus menangani banyak kekosongan posisi sekaligus.
Hasil akhirnya sering kali adalah pengalaman dan hasil yang buruk bagi semua pihak yang terlibat.
Penyebab utamanya adalah:
- Kurangnya komunikasi antara departemen dan peran saat perekrutan.
- Perekrut terlalu terbebani dan tidak bisa memberikan pengalaman kandidat yang baik.
- Kandidat diharapkan menyesuaikan jadwal mereka dengan proses perekrutan yang kaku.
- Keputusan hanya didasarkan pada pendapat satu orang.
- Pendapat atau masukan tim tentang kandidat tidak dikumpulkan atau diperhitungkan.
- Kandidat hanya mendapatkan gambaran yang sempit tentang budaya perusahaan dan dinamika tim.
- Keputusan dibuat berdasarkan informasi yang tidak lengkap.
Model perekrutan tradisional ini tidak lagi relevan dengan beban kerja perekrut yang terus meningkat dan harapan kandidat di pasar tenaga kerja modern. Di sinilah collaborative hiring berperan.
Berikut adalah manfaat perekrutan kolaboratif dibandingkan dengan perekrutan tradisional:
1. Mengurangi stres dan beban kerja perekrut
Perekrutan kolaboratif membagi beban kerja perekrut dengan melibatkan lebih banyak anggota tim dalam prosesnya. Perekrut tidak lagi bertanggung jawab penuh untuk setiap tahap perekrutan dan bisa berperan lebih strategis.
2. Screening yang lebih baik untuk kesesuaian budaya
Melakukan culture fit test bisa sulit jika hanya dilakukan oleh satu orang.
Perekrutan berbasis tim memberikan pandangan yang lebih lengkap tentang kesesuaian budaya kandidat, karena mencakup berbagai pendapat dari anggota tim yang berbeda.
3. Pengalaman kandidat yang lebih baik
Dengan pembagian tugas, pewawancara bisa lebih mempersiapkan diri, memberikan wawancara yang lebih bermakna, dan memberi kandidat kesan yang lebih baik tentang perusahaan.
Kandidat juga bisa belajar lebih banyak tentang tim secara bertahap selama proses wawancara.
4. Mengurangi pengaruh bias tidak sadar
Keputusan perekrutan oleh satu orang rentan terhadap interviewer bias.
Hal ini disebabkan karena perekrutan kolaboratif melibatkan banyak orang dalam proses pengambilan keputusan, yang membantu mengurangi bias dengan menghasilkan pendapat kolektif tentang kandidat.
5. Kualitas perekrutan dan retensi yang lebih baik
Perekrutan berbasis tim memastikan bahwa kandidat yang dipilih memiliki keterampilan dan kepribadian yang sesuai dengan pekerjaan dan tim.
Hal ini meningkatkan kualitas perekrutan dan membantu retensi jangka panjang.
Collaborative hiring juga meningkatkan keterlibatan karyawan, yang telah terbukti meningkatkan produktivitas hingga 38% dan mengurangi keinginan untuk mencari pekerjaan baru hingga 59%.
Baca Juga: 18 Strategi Retensi Karyawan Terbaik
Bagaimana Cara Menyusun Strategi Collaborative Hiring?
Sebelum membahas cara membuat strategi collaborative hiring, perlu dipahami bahwa setiap perusahaan memiliki pendekatannya masing-masing.
Setiap organisasi juga memiliki proses yang berbeda, tergantung pada jenis posisi yang dibutuhkan.
Misalnya, peran teknis seperti software developer atau profesional IT mungkin membutuhkan lebih banyak langkah dan pengujian dibandingkan dengan peran non-teknis.
Ukuran perusahaan dan kompleksitas organisasi juga memengaruhi seberapa rinci atau singkat strategi ini.
Berikut adalah langkah-langkah umum untuk menyusun strategi perekrutan kolaboratif:
1. Buat Alasan Kuat untuk Perekrutan Kolaboratif
Jelaskan mengapa organisasi Anda membutuhkan perekrutan kolaboratif dan apa manfaatnya bagi bisnis. Kemudian, presentasikan konsep ini kepada eksekutif untuk mendapatkan persetujuan.
Setelah mendapat dukungan, bekerjasama dengan pimpinan untuk mendapatkan alokasi sumber daya yang cukup serta dukungan penuh dari tingkat atas.
2. Rancang Proses Perekrutan Kolaboratif yang Terstruktur
Bersama tim perekrut, buat peta untuk semua kebutuhan, pemangku kepentingan, dan langkah-langkah penting dalam proses perekrutan kolaboratif.
Rancang struktur yang memungkinkan Anda bekerja sama secara efektif. Pastikan proses ini bisa diterapkan secara konsisten untuk setiap lowongan baru.
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan:
- Alur kerja untuk setiap lowongan
- Panduan membentuk tim perekrutan
- Alat yang akan digunakan untuk mempermudah proses
Peta ini harus menjadi kerangka kerja yang menjelaskan keseluruhan proses perekrutan kolaboratif.
3. Tetapkan Panduan untuk Pembentukan Tim Perekrutan dan Perannya
Buat dokumen panduan yang menjelaskan seperti apa tim perekrutan yang ideal. Tentukan peran yang wajib dan opsional serta tanggung jawab masing-masing anggota tim.
Jelaskan komitmen yang diharapkan dari setiap anggota tim, seperti ketersediaan waktu, kehadiran dalam rapat, serta tugas yang harus diselesaikan.
Gunakan dokumen ini sebagai referensi dalam membentuk tim perekrutan di masa depan, dan sesuaikan sesuai kebutuhan setelah proses diuji.
Baca Juga: 17 Tips Mencari Karyawan dan Hal yang Perlu Dipertimbangkan
4. Ciptakan Pengalaman Wawancara yang Menarik dan Beragam
Rancang proses wawancara yang jelas. Tentukan berapa banyak wawancara yang diperlukan, tujuan dari setiap wawancara, siapa yang terlibat, dan bagaimana wawancara akan dilaksanakan.
Berikut beberapa tips yang bisa Anda terapkan:
- Perkenalkan budaya perusahaan dengan ramah dan transparan.
- Libatkan pemimpin dan anggota tim dalam wawancara untuk memberi kandidat gambaran yang lengkap tentang perusahaan.
- Buat pengalaman wawancara yang standar dan dapat disesuaikan.
- Tetapkan pertanyaan dan kriteria penilaian untuk setiap tahap wawancara.
- Gunakan alat penjadwal untuk memudahkan kandidat memilih waktu wawancara.
- Kirim pengingat otomatis dan pesan tindak lanjut untuk menjaga komunikasi tetap terbuka.
- Gunakan wawancara video agar lebih fleksibel dalam menjangkau kandidat.
Pengalaman wawancara adalah bagian penting dari strategi ini, jadi pastikan prosesnya matang dan bisa diterapkan dengan skala yang lebih besar.
5. Buat Materi Pelatihan untuk Pewawancara
Penting agar semua pewawancara memahami cara melakukan wawancara yang bebas dari bias. Anda bisa membuat strategi wawancara yang terstruktur dengan pertanyaan dan kartu skor standar.
Kami sarankan untuk menyusun program pelatihan bagi pewawancara baru, agar mereka siap menjalankan tugas di tim perekrutan.
Hal ini memastikan semua orang memahami peran mereka dalam proses wawancara.
Baca Juga: 10 Tips Mewawancarai Fresh Graduate untuk HRD
6. Tingkatkan Proses Perekrutan dan Evaluasi Seiring Waktu
Seperti halnya proses baru lainnya, collaborative hiring tidak selalu berhasil pada percobaan pertama. Ini adalah proses yang membutuhkan penyesuaian dan evaluasi secara berkala.
- Gunakan analitik dan laporan khusus untuk memantau metrik penting seperti waktu perekrutan, kualitas perekrutan, dan retensi karyawan.
- Tinjau hasil bersama manajemen, bandingkan dengan target perusahaan, dan sesuaikan strategi serta alokasi sumber daya jika diperlukan.
- Mengintegrasikan teknologi perekrutan juga akan mempermudah proses ini dengan memastikan data dan alur kerja berjalan lancar di semua platform.
7. Gunakan Alat Collaborative Hiring yang Tepat
Perekrutan ini akan lebih efektif jika didukung oleh alat yang tepat. Anda bisa menggunakan alat-alat rekrutmen untuk memastikan proses kolaborasi berjalan lancar dan dapat diskalakan sesuai kebutuhan perusahaan.
Baca Juga: 9 Faktor yang Mempengaruhi Retensi Karyawan
Siapa Saja yang Terlibat dalam Collaborative Hiring?
Supaya collaborative hiring berhasil, Anda perlu membentuk tim perekrutan yang efektif dan dapat diulang setiap kali ada posisi yang perlu diisi.
Proses ini harus mudah diterapkan dan dapat diskalakan. Tim perekrutan berisi tim lintas fungsi yang bertanggung jawab untuk:
- Menemukan talenta
- Screening pelamar
- Membuat keputusan perekrutan
- Melakukan onboarding dan melatih karyawan baru
Umumnya, tim perekrutan terdiri dari:
1. Hiring Manager
Hiring manager bertindak sebagai pemimpin tim dan bekerja sama dengan HR untuk mengisi posisi kosong.
Mereka memberikan arahan tentang tipe kandidat yang dicari, menyusun persyaratan dan job description, serta memantau seluruh proses.
2. Perekrut
Perekrut bertanggung jawab atas seluruh proses perekrutan dari awal hingga akhir. Mereka menjembatani antara hiring manager dan pelamar, serta merancang strategi perekrutan.
3. Pewawancara
Pewawancara termasuk perekrut, hiring manager, manajer lain, pemimpin senior, dan anggota tim yang akan bekerja langsung dengan kandidat.
Tujuannya adalah memberikan informasi lengkap kepada kandidat dan mengevaluasi mereka secara tim.
Tips Memilih Tim Perekrutan:
- Tentukan peran dan tanggung jawab dengan jelas sejak awal.
- Libatkan semua pihak yang akan berinteraksi langsung dengan kandidat.
- Jangan libatkan terlalu banyak orang; hanya yang diperlukan.
- Berikan pelatihan dan panduan wawancara kepada anggota tim bila perlu.
Efektivitas collaborative hiring bergantung pada siapa saja yang terlibat dalam proses tersebut.
Oleh karena itu, pemilihan tim dan kemampuan untuk memperluas skala proses sangat penting untuk keberhasilan perekrutan.
Baca Juga: Campus Hiring: Arti, Manfaat, Kekurangan, dan Strategi Terbaiknya
Apa Saja Tantangan dalam Collaborative Hiring dan Solsuinya?
Perekrutan kolaboratif bukan tanpa tantangan. Berikut adalah 5 tantangan umum dan cara mengatasinya:
1. Kurangnya Pelatihan Perekrutan dan Wawancara
Melibatkan orang baru dalam proses perekrutan membutuhkan pelatihan dasar tentang wawancara, kesadaran akan bias, dan peran mereka dalam proses tersebut.
Solusi
Buat materi pelatihan standar yang mudah diterapkan setiap kali tim baru dibentuk. Standarisasi proses ini agar bisa diulang dengan mudah.
Baca Juga: Hiring Bias: Arti, Jenis, dan Cara Mencegahnya
2. Kompleksitas Berlebihan dalam Proses Perekrutan
Kadang, perekrutan kolaboratif menambah kompleksitas yang tidak perlu, seperti terlalu banyak wawancara atau masukan yang membingungkan keputusan akhir.
Solusi
Pastikan proses perekrutan tetap sederhana, misalnya batasi jumlah anggota tim yang benar-benar diperlukan dan tetapkan peran serta tanggung jawab dengan jelas.
3. Pendapat yang Bertentangan dalam Tim
Setiap orang ingin suaranya didengar. Namun, ini bisa menimbulkan gesekan jika keputusan akhir tidak sesuai dengan harapan beberapa anggota.
Solusi
Jelaskan sejak awal bahwa keputusan akhir ada di tangan manajer perekrutan. Dengarkan masukan dari semua pihak, namun tetap berikan alasan jelas untuk keputusan yang diambil.
4. Kesulitan Mengatur Jadwal Tim
Menemukan waktu yang cocok untuk wawancara dengan semua anggota tim sering kali sulit dan dapat menyebabkan keterlambatan dalam proses perekrutan.
Solusi
Gunakan alat penjadwalan online agar tim dan kandidat dapat memilih waktu wawancara yang sesuai. Pastikan anggota tim yang tidak bisa berkomitmen segera diganti.
5. Wawancara yang Tidak Fokus
Wawancara dengan banyak orang bisa kehilangan fokus atau membingungkan kandidat, terutama jika tidak ada konsistensi dalam pertanyaan atau informasi yang diberikan.
Solusi
Buat pertanyaan wawancara dan kartu skor yang distandarisasi untuk memastikan wawancara tetap fokus, konsisten, dan adil.
Dengan memahami tantangan ini dan solusinya, Anda bisa mulai merancang strategi perekrutan kolaboratif yang efektif.
Baca Juga: Cara Merekrut SEO Specialist Berkualitas dan Kualifikasinya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa collaborative hiring merupakan metode rekrutmen yang melibatkan berbagai departemen dalam perusahaan untuk bekerja sama dalam proses perekrutan, mulai dari screening, wawancara, hingga pengambilan keputusan.
Metode ini membantu perusahaan mendapatkan evaluasi yang lebih menyeluruh tentang calon kandidat, meningkatkan kesesuaian budaya, dan memberikan pengalaman wawancara yang lebih positif bagi kandidat.
Dalam jangka panjang, collaborative hiring juga mendukung pencapaian tujuan strategis perusahaan dan mengurangi beban kerja perekrut.
Namun, collaborative hiring juga memiliki tantangan, seperti kurangnya pelatihan, kompleksitas yang berlebihan, pendapat yang bertentangan, kesulitan mengatur jadwal, dan wawancara yang tidak fokus.
Untuk mengatasi hal ini, perusahaan perlu membuat proses yang terstruktur, memberikan pelatihan yang tepat, menyederhanakan proses, serta menggunakan alat perekrutan yang mempermudah kolaborasi.
Jika dilakukan dengan baik, metode ini dapat meningkatkan kualitas perekrutan dan retensi karyawan secara signifikan.
Untuk mendukung proses collaborative hiring, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub.
Melalui software ini, tim HR atau pun tim lain dapat berfokus pada proses perekrutan tanpa mengabaikan urusan administrasi karyawan, seperti urusan payroll, absensi, hingga pengelolaan PPh 21.
Sebagai contoh, dengan fitur absensi, Anda dapat memantau produktivitas karyawan dan mencegah terjadinya kecurangan presensi, sekalipun pekerjan dilakukan secara remote working atau di luar kantor.
Hal ini disebabkan karena Gajihub dilengkapi dengan sistem software abuse detection, yang akan menolak presensi jika diketahui menggunakan fake GPS dan fake IP.
Sistem absensi Gajihub juga sudah berdasarkan face recognition, sehingga karyawan tidak bisa melakukan kecurangan.
Dengan demikian, tim HR dapat lebih fokus pada proses rekrutmen karyawan baru dan kedisiplinan karyawan lain tetap terjaga.
Tertarik mencoba? Klik tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Manajemen Motivasi: Manfaat, Strategi, dan Tantangannya - 25 October 2024
- Cara Merekrut Supervisor Gudang Berkualitas dan Skill Pentingnya - 25 October 2024
- Manajemen Program: Manfaat, Faktor, dan Tips Pelaksanaannya - 24 October 2024