Cara Wajib Lapor Ketenagakerjaan dan Aturannya di Indonesia

Sebagai pemilik bisnis atau bagian tim HR, penting bagi Anda untuk melakukan wajib lapor ketenagakerjaan karena ini sesuai dengan peraturan tenaga kerja di Indonesia.

Wajib Lapor Ketenagakerjaan Perusahaan atau biasa disingkat WLKP sendiri adalah salah satu Layanan ketenagakerjaan pada portal kemnaker.go.id yang berhubungan dengan informasi perusahaan.

Pada artikel kali ini, kita akan membahas cara melakukan wajib lapor ketenagakerjaan secara online dan aturan yang mengaharuskan mengapa Anda sebagai pemilik bisnis melakukan hal ini.

Daftar isi show

Aturan Tentang Wajib Lapor Ketenagakerjaan

Menurut Undang-undang, setiap perusahaan memang memiliki kewajiban untuk melaporkan informasi ketenagakerjaan di perusahaan setiap tahunnya secara tertulis kepada Menteri Ketenagakerjaan atau pejabat yang ditunjuk. Namun faktanya masih banyak perusahaan yang tidak rutin melaporkan WLK setiap tahunnya.

Sesuai dengan UU No. 7 Tahun 1981 tentang Wajib Lapor Ketenagakerjaan di Perusahaan, Pengusaha atau pengurus wajib melaporkan secara tertulis setiap mendirikan, menghentikan, menjalankan kembali, memindahkan atau membubarkan perusahaan kepada Menteri atau pejabat yang ditunjuk. Dalam hal ini pengusaha adalah:

orang perseorangan, persekutuan atau badan hukum yang menjalankan sesuatu perusahaan milik sendiri;
orang perseorangan, persekutuan atau badan hukum yang secara berdiri sendiri menjalankan perusahaan bukan miliknya; dan
orang perseorangan, persekutuan atau badan hukum yang berada di Indonesia mewakili perusahaan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, yang berkedudukan di luar wilayah Indonesia.

Sedangkan yang dimaksud sebagai pengurus adalah seseorang yang ditunjuk untuk menjadi pemimpin di suatu perusahaan. Pada umumnya orang yang ditunjuk oleh perusahaan adalah seseorang yang bertanggung jawab di bagian HRD.

Di dalam laporan tersebut harus memuat keterangan seperti identitas perusahaan, hubungan ketenagakerjaan, perlindungan ketenagakerjaan, kesempatan kerja, dan lain sebagainya. Wajib lapor perusahaan memiliki arti yang cukup penting bagi perusahaan.

Dengan melakukan pendaftaran perusahaan melalui WLKP, maka secara otomatis perusahaan akan terdaftar dalam database Kementerian

Ketenagakerjaan yang nantinya akan digunakan oleh pemerintah untuk memberikan pelayanan yang lebih baik yang berkaitan dengan ketenagakerjaan. Apabila perusahaan lalai dalam menjalankan kewajiban ini, maka akan dikenakan sanksi.

Mengapa Penting Melakukan Wajib Lapor Ketenagakerjaan?

1. Sebagai indikator bagi perusahaan dalam menjalankan program kesejahteraan karyawan.

Sebelum Wajib Lapor Ketenagakerjaan diterima dan disahkan, ada persyaratan terkait dengan program kesejahteraan karyawan yang harus dilengkapi.

Apakah perusahaan sudah terdaftar dalam BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan dan Jaminan Sosial Dalam Hubungan Kerja di Luar Jam Kerja (JSHK).

Hal ini menjadi salah satu alasan mengapa WLK dapat menjadi indikator bahwa perusahaan telah melaksanakan program kesejahteraan bagi karyawan secara baik dan benar.

2. Agar terhindar dari sanksi

Adanya sanksi administrasi dan sanksi pidana bertujuan untuk menertibkan para pelaksana kebijakan. Aturan terkait sanksi tersebut salah satunya terdapat di dalam Pasal 10 ayat 1 Undang-undang Wajib Lapor Ketenagakerjaan di Perusahaan.

Dalam aturan tersebut telah dijelaskan bahwa sanksi kurungan maksimal 3 bulan atau denda maksimal Rp1.000.000 apabila perusahaan tidak melakukan kewajibannya melaporkan data-data perusahaan, baik itu setelah berdiri maupun perpanjangan setiap tahunnya.

Pelaporan tersebut dilakukan paling lambat 30 hari sebelum memindahkan, menghentikan atau membubarkan perusahaan seperti yang telah dijelaskan sebelumnya.

3. Kewajiban jika perusahaan tenaga kerja asing

Wajib lapor ketenagakerjaan merupakan persyaratan wajib apabila perusahaan ingin menggunakan tenaga kerja asing.

Dokumen Wajib Lapor Ketenagakerjaan menjadi salah satu persyaratan wajib yang ditetapkan oleh Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi sebelum perusahaan dapat mengajukan permohonan untuk menggunakan Tenaga Kerja Asing (TKA).

Tanpa adanya WLK, maka dapat dipastikan bahwa perusahaan tidak dapat mengajukan permohonan izin TKA.

Cara Melakukan Wajib Lapor Ketenagakerjaan Secara Online

Sebelum Anda melakukan pelaporan data ketenagakerjaan secara online, pemilik bisnis dan dim HR harus mengetahui apa saja hal yang harus dimasukkan ke dalam tata cara wajib lapor ketenagakerjaan online.

Hal yang harus dipersiapkan sebelum melakukan pelaporan secara online

Beberapa data-data pendukung yang wajib Anda siapkan adalah:

Nama pengelola akun dalam pelaporan wlkp online (nama yang ditunjuk harus sudah memiliki e-KTP dan email aktif disarankan bukan email umum perusahaan)
WLKP terakhir (jika sudah pernah melakukan pelaporan secara manual terakhir)
Identitas perusahaan (jika akan melaporkan perusahaan cabang harus mengetahui No. Perizinan dan No. TDP Pusat atau NIB sesuai yang sudah dimasukkan perusahaan pusat)
Surat Perizinan (SIUP dan sejenisnya)
TDP (Tanda Daftar perusahaan) / NIB (Nomor Induk Berusaha)
NPWP Perusahaan
No. BPJS Ketenagakerjaan
Data BPJS Kesehatan
Akta Pendirian
Data Karyawan (NIK, Nama Lengkap, Jenis Kelamin, Tgl Lahir, Kode Jabatan dan Nama Jabatan (panduan berada di sheet Master Jabatan file Upload Tenaga Kerja), Pendidikan, Status (PKWTT/PKWT), alamat dan Keterangan Disabilitas atau Tidak

Cara wajib lapor ketenagakerjaan secara online

Setelah Anda memastikan, bahwa persyaratan yang dibutuhkan sudah lengkap, selanjutnya adalah melakukan pelaporan ketenagakerjaan secara online.

Berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Melakukan pendaftaran di oss.go.id

Jika perusahaan baru melakukan pelaporan pertama kali, maka pengusaha wajib terlebih dahulu mengisi data secara online melalui sistem OSS di http://oss.go.id. Langkah berikutnya setelah mengisi data secara lengkap dan tepat, maka pengusaha atau pihak pelapor, akan mendapatkan NIB yang dimana akan menjadi nomor pelaporan wajib lapor ketenagakerjaan di perusahaan.

2.. Kunjungi website kemnaker

Langkah pertama yang harus dilakukan yakni masuk ke website https://wajiblapor.kemnaker.go.id/. Tampilan halaman laptop maupun smartphone mungkin akan sedikit berbeda.

Pilih menu pendaftaran perusahaan dan isi formulir dengan lengkap sesuai dengan data perusahaan.

3. Isi kelengkapan data

Beberapa data perusahaan yang harus dimasukkan adalah profil pengguna, perusahaan, tenaga kerja, legalitas perusahaan, BPJS, sistem gaji, dan juga lowongan pekerjaan.

Biasanya proses ini dilakukan oleh para karyawan yang bekerja di bagian HRD atau dilakukan langsung oleh pemilik bisnis. Periksa ulang seluruh data yang telah Anda isi agar sesuai dengan data sesungguhnya.

4. Tunggu proses aktivasi akun

Setiap perusahaan yang yang sudah melakukan pengisian kelengkapan data perusahaan akan diberikan kode aktivasi akun.

Kode aktivasi akun biasa dikirim melalui SMS maupun email yang dimasukkan ke formulir kelengkapan data perusahaan. Periksa ulang bagian kode yang dimasukkan ke dalam kolom khusus aktivasi akun.

5. Melakukan pendaftaran perusahaan

Jika Anda sudah selesai mendaftarkan akun, yang perlu untuk melanjutkan proses pendaftaran perusahaan pada tata cara wajib lapor ketenagakerjaan online.

Kalau sama sekali perusahaan belum pernah didaftarkan maka secara otomatis akan muncul form pendaftaran perusahaan.

Isikan data-data yang diminta. Namun bagi perusahaan yang sudah terdaftar tidak perlu mengisi formulir ini kembali.

Jika berkeinginan untuk mendaftarkan cabang kantor sebaiknya mendaftarkan bagian pusatnya dahulu.

Periksa berulang kali status perusahaan karena kesalahan tidak dapat diubah pada bagian ini. Data-data yang diminta tentang profil perusahaan berkaitan dengan nama perusahaan, tanggal berdiri, jumlah cabang di Indonesia, KBLI sesuai nomor perizinan, alamat perusahaan, kode pos perusahaan, website, email, dan nomor telepon perusahaan.

Apabila sudah selesai mengisi seluruh data tersebut Anda bisa melanjutkan dengan klik tombol selanjutnya.

Anda akan mulai membuka formulir status perusahaan. Isikan status perusahaan dengan hati-hati karena begini tidak bisa diganti. Status perusahaan meliputi status kepemilikan, status permodalan, dan lain-lain.

Untuk lebih jelas, Anda dapat men-download panduan WLKP pada tautan ini.

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai cara wajib lapor ketenagakerjaan secara online dan juga alasan mengapa harus melakukan pelaporan tenaga kerja.

Untuk memudahkan Anda dalam mengelola data karyawan pada bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan software payroll dan HR yang memiliki fitur pembuatan laporan ketenagakerjaan seperti Gajihub.

Gajihub adalah software payroll dan HR online buatan Indonesia yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan pemilik bisnis dengan menghadirkan solusi pengelolaan data karyawan, manajemen payroll, sampai pencatatan kehadiran karyawan yang lebih modern.

Anda juga bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.

Author
Recent Posts

sugi priharto

Pengajar dan content writer di bidang keuangan, HR manajemen, dan dunia karir lebih dari 7 tahun