Software HRIS membantu Anda dalam mengelola berbagai proses HR menjadi lebih mudah. Mulai dari onboarding karyawan baru, pengajuan cuti, hingga pelacakan kinerja. Namun, bagaimana cara memilih aplikasi HRIS terbaik?
Namun, memilih software HRIS yang tepat untuk perusahaan Anda bukanlah tugas yang sederhana.
Ada begitu banyak opsi di pasaran, masing-masing menawarkan fitur, keunggulan, dan harga yang berbeda.
Selain itu, kebutuhan setiap perusahaan tentu juga tidak sama, perusahaan kecil mungkin membutuhkan solusi yang serba praktis, sementara perusahaan besar membutuhkan sistem yang lebih kompleks dan skalabel.
Oleh karena itu, Anda perlu memahami cara memilih software HRIS secara tepat untuk terhindar dari kerugian. Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas hal tersebut dan tips pentingnya.
Bagaimana Cara Memilih Aplikasi HRIS Terbaik?
Berikut adalah beberapa cara yang bisa terapkan dalam memilih aplikasi HRIS terbaik:
1. Pahami Kebutuhan HR Anda
Sebelum mulai mencari, cara memilih aplikasi HRIS terbaik yang utama adalah dengan menganalisis kebutuhan bisnis Anda. Berikut cara melakukannya:Identifikasi Masalah Utama
Apa saja masalah yang memperlambat kerja tim HR Anda? Apakah Anda sering kewalahan dengan tugas berulang seperti penjadwalan evaluasi karyawan atau kesulitan melacak pelatihan?
Dengan mengetahui hambatan utama ini, Anda dapat fokus memilih software yang menawarkan solusi otomatisasi untuk tugas-tugas tersebut.
Pertimbangkan Industri dan Budaya Perusahaan
Setiap industri memiliki kebutuhan yang berbeda. Misalnya, agensi kreatif mungkin membutuhkan software HRIS dengan fitur manajemen tenaga freelance, sedangkan pabrik membutuhkan alat pelatihan keselamatan yang andal.
Jika perusahaan Anda memiliki banyak karyawan remote, pastikan software tersebut mendukung akses melalui perangkat seluler.
Sesuaikan dengan Ukuran Perusahaan
Ukuran perusahaan juga memengaruhi jenis software yang dibutuhkan.
Perusahaan kecil cenderung lebih cocok menggunakan solusi sederhana yang serba ada, sementara perusahaan besar membutuhkan sistem HR yang lebih kompleks, skalabel, dan kaya fitur.
Perhatikan Anggaran
Pastikan software yang Anda pilih sesuai dengan anggaran perusahaan. Harga software HR bervariasi, ada yang menawarkan paket berjenjang berdasarkan fitur dan jumlah pengguna, ada juga yang menerapkan biaya tetap per bulan.
Dengan mengetahui anggaran sejak awal, Anda bisa lebih mudah menyaring pilihan yang sesuai.
Baca Juga: 7 Manfaat Menggunakan HRIS System, HR Wajib Tahu
2. Pahami Jenis-Jenis Software HR
Dunia software HR terkadang membingungkan dengan berbagai istilah dan jenis yang berbeda.
Oleh karena itu, cara memilih aplikasi HRIS terbaik selanjutnya adalah dengan memahami berbagai jenis software HR, seperti:
Human Resource Information System (HRIS)
HRIS adalah pusat data untuk semua informasi karyawan. Sistem ini menyimpan berbagai data seperti informasi kontak, gaji, ulasan kinerja, hingga catatan pelatihan.
Dengan pendekatan terpusat, semua data dapat diakses dengan mudah dan lebih terorganisir.
Fitur utama:
- Penyimpanan data karyawan terpusat (informasi kontak, demografi, riwayat kerja)
- Pengelolaan gaji dan tunjangan
- Pelaporan dasar (misalnya, jumlah karyawan per departemen)
- Employee self-service, seperti memperbarui data pribadi dan mengakses informasi mereka
- Otomatisasi proses onboarding untuk mempermudah pengalaman karyawan baru
Cocok untuk:
Perusahaan kecil hingga menengah yang ingin menyederhanakan pengelolaan data karyawan, mengotomatisasi tugas-tugas dasar HR, dan meningkatkan efisiensi operasional.
HRIS adalah pilihan yang ideal untuk bisnis yang sedang berkembang.
Human Capital Management (HCM)
HCM menawarkan lebih banyak fitur dibandingkan HRIS dengan fokus pada talent management secara menyeluruh.
Sistem ini membantu mengelola siklus hidup karyawan, mulai dari rekrutmen, onboarding, pengembangan keterampilan, hingga peningkatan produktivitas mereka.
Fitur utama:
- Semua fungsi HRIS
- Alat rekrutmen (posting lowongan, pelacakan kandidat, penjadwalan wawancara)
- Sistem manajemen kinerja (penetapan tujuan, feedback, evaluasi)
- Pelacakan waktu kerja dan kehadiran
- Manajemen pelatihan (penugasan pelatihan, pemantauan progres)
- Employee self-service, seperti pengajuan cuti dan akses slip gaji
Cocok untuk:
Perusahaan dari berbagai ukuran yang ingin mengotomatisasi alur kerja HR secara menyeluruh, meningkatkan rekrutmen dan retensi karyawan, serta mendapatkan wawasan lebih mendalam mengenai sasaran kinerja karyawan.
Human Resource Management System (HRMS)
HRMS adalah teknologi HR yang paling lengkap, mencakup semua fitur HRIS dan HCM, ditambah dengan fitur-fitur canggih lainnya.
Sistem ini lebih mendalam dalam aspek strategis HR karena menyediakan kemampuan untuk perencanaan tenaga kerja, pengembangan bakat, dan pengoptimalan hubungan karyawan.
Fitur Utama HRMS:
- Semua fungsi HCM
- Alat akuisisi talenta (pelacakan kandidat lanjutan, penilaian keterampilan)
- Analitik dan pelaporan tenaga kerja (tren tenaga kerja, kesenjangan keterampilan)
Alat succession planning untuk mengidentifikasi dan mengembangkan calon pemimpin masa depan - Fitur manajemen kepatuhan yang lebih canggih
Ideal untuk:
Perusahaan besar dengan tenaga kerja global yang kompleks.
HRMS cocok untuk perusahaan yang membutuhkan fitur canggih untuk mengelola hubungan karyawan, mengoptimalkan bakat di seluruh organisasi, dan membuat keputusan berbasis data untuk perencanaan tenaga kerja strategis.
Baca Juga: Pahami Pengertian dan Perbedaan HRIS, HRMS, HCM
Applicant Tracking System (ATS)
Applicant trackings system bukan solusi serba guna untuk HR, melainkan alat khusus yang dirancang untuk menyederhanakan proses rekrutmen.
Sistem ini terkenal dalam menyaring dan memindai resume berdasarkan kata kunci, namun kemampuannya lebih dari itu.
ATS mengotomatiskan tugas-tugas rutin seperti memposting lowongan kerja di berbagai platform, screening kandidat berdasarkan kriteria tertentu, menjadwalkan wawancara, hingga komunikasi dengan kandidat.
Fitur Utama ATS:
- Posting lowongan kerja di berbagai platform (website perusahaan, job board)
- Alat screening kandidat (resume parsing, pencocokan keterampilan)
- Fungsi penjadwalan dan manajemen wawancara
- Alat komunikasi kandidat (email otomatis, tautan penjadwalan wawancara)
- Pelaporan dan analitik metrik rekrutmen (waktu perekrutan, sumber kandidat berkualitas)
Ideal untuk:
Organisasi dari berbagai ukuran yang ingin meningkatkan efisiensi rekrutmen, mengurangi waktu pada tugas manual, dan menciptakan candidate experience yang nyaman untuk menarik talenta terbaik.
3. Fitur Utama yang Harus Dicari dalam Software HR
Aplikasi HRIS menawarkan banyak fitur, tetapi tidak semuanya penting untuk setiap perusahaan. Berikut adalah beberapa fungsi utama yang sebaiknya menjadi prioritas saat memilih software HR:
Fitur Inti HR
Fitur ini menjadi dasar dari setiap solusi software HR:
- Manajemen data karyawan
- Manajemen cuti
- Administrasi manfaat karyawan
- Analitik tenaga kerja
- Employee Self-Service
Portal ini memungkinkan karyawan untuk mengelola kebutuhan HR mereka sendiri.
Menariknya, banyak profesional HR menyatakan bahwa memberi karyawan lebih banyak otonomi dapat meningkatkan rasa keterlibatan dan tanggung jawab mereka.
Akses melalui Aplikasi Mobile
Fitur ini memungkinkan Anda dan karyawan untuk mengakses fungsi HR kapan saja dan di mana saja.
Sangat berguna untuk perusahaan dengan banyak pekerja remote atau yang tidak memiliki meja kerja.
Integrasi
Software HR harus dapat terintegrasi dengan sistem bisnis yang sudah ada, seperti software akuntansi atau alat manajemen proyek.
Integrasi yang baik menghilangkan kebutuhan untuk memasukkan data secara manual dan menjaga konsistensi sistem.
Opsi Kustomisasi
Pendekatan seragam jarang berhasil di HR. Pilih software yang memungkinkan Anda mengubah proses, laporan, dan informasi sesuai kebutuhan perusahaan Anda.
Manajemen Kepatuhan
Mematuhi undang-undang ketenagakerjaan yang terus berubah adalah keharusan untuk menghindari denda.
Pilih software HR yang mendukung manajemen kepatuhan dengan pengingat otomatis, pembaruan regulasi, dan alat pelaporan yang mudah diakses.
4. Evaluasi Kemudahan Penggunaan Software
Software HRIS yang paling canggih sekalipun akan terasa tidak efektif jika sulit digunakan. Antarmuka yang ramah pengguna penting untuk tim HR dan karyawan.
Software yang mudah digunakan juga mendorong karyawan untuk menggunakan employee self-service, sehingga mengurangi beban HR untuk permintaan rutin.
Cara Mengevaluasi Kemudahan Penggunaan:
Jelajahi interface
Apakah fitur-fitur mudah ditemukan? Apakah tata letaknya logis dan intuitif?
Uji fungsi self-service
Apakah karyawan dapat dengan mudah mengajukan cuti, mengakses slip gaji, atau memperbarui informasi pribadi?
Pertimbangkan kebutuhan teknis
Apakah software ini membutuhkan pengetahuan teknis lanjutan untuk digunakan oleh tim HR maupun karyawan?
5. Menilai Skalabilitas dan Kemampuan Integrasi
Memilih software HRIS yang scalable membantu menghindari penggantian software saat perusahaan tumbuh.
Pastikan solusi yang dipilih menawarkan fleksibilitas harga sesuai ukuran perusahaan dan kebutuhan pengguna.
Cara Mengecek Integrasi dengan Sistem yang Ada:
- Apakah software HRIS ini terintegrasi dengan software akuntansi, payroll, ERP, atau alat relevan lainnya
- Seberapa mudah proses integrasinya? Apakah vendor menyediakan dukungan?
Open API
Pilih software dengan API terbuka untuk mendukung integrasi masa depan dengan sistem kustom atau teknologi terbaru. API yang baik biasanya didokumentasikan dengan sangat baik.
Baca Juga: 7 Software Rekrutmen Karyawan, Manfaat, dan Fitur Pentingnya
Apa Saja Fungsi Penting yang Harus Ada dalam Software HRIS?
Untuk memilih software HRIS terbaik, Anda juga perlu mempertimbangkan berbagai fungsi penting di dalamnya, seperti:
1. Fleksibilitas
HRIS dirancang untuk meningkatkan efisiensi tugas dan tanggung jawab HR. Pastikan software yang Anda pilih cukup fleksibel untuk menyesuaikan dengan kebutuhan dan alur kerja perusahaan Anda.
2. Kemudahan Penggunaan
Software HRIS seharusnya mudah digunakan oleh tim HR tanpa perlu keahlian teknis yang mendalam.
Pilihlah sistem dengan antarmuka yang intuitif sehingga tim dapat langsung menggunakannya dengan lancar.
Pastikan juga software memungkinkan akses cepat ke informasi karyawan secara real-time, menggunakan metode pencarian yang beragam.
3. Biaya
Anggaran menjadi pertimbangan penting. Pilih software yang dapat berkembang seiring pertumbuhan bisnis Anda, tetapi hindari membayar fitur yang tidak diperlukan jika biayanya terlalu tinggi.
4. Waktu Implementasi
Proses integrasi software baru bisa memengaruhi kelancaran alur kerja.
Oleh karena itu, perkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan HRIS pilihan Anda hingga siap digunakan sepenuhnya.
5. Dukungan Pelanggan dan Layanan Berkelanjutan
Dukungan yang responsif adalah kunci transisi yang mulus.
Pilih software yang menyediakan layanan pelanggan yang mudah diakses, seperti dukungan langsung, serta materi panduan yang bisa diakses kapan saja.
Dengan memastikan kelima fungsi ini tersedia, Anda dapat memilih HRIS yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Baca Juga: 8 Tips Memilih Software HR + 11 Fitur Pentingnya
Kelola HRIS dengan GajiHub
Salah satu rekomendasi software HRIS yang wajib Anda pertimbangkan adalah GajiHub.
Melalui software ini, Anda dapat mengelola gaji karyawan, mulai dari perhitungan hingga pelapooran dengan sangat mudah.
Dengan teknologi canggih dan interface yang ramah pengguna, Gajihub cocok untuk berbagai jenis bisnis, baik UMKM maupun perusahaan besar, yang ingin menghemat waktu sekaligus meminimalkan risiko kesalahan dalam penggajian.
Berikut beberapa fitur utama GajiHub:
- Payroll
- Absensi
- Kelola PPh 21
- BPJS
- Akuntansi
- Employee Self Service
- Kelola Cuti dan Izin
- Analisa Data
- Reimbursement
- Kasbon
Harga
Anda dapat berlangganan Gajihub mulai dari Rp4.900/karyawan/bulan dan Anda akan mendapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
Yuk, klik gambar berikut untuk informasi selengkapnya:
Kesimpulan
Memilih software HRIS yang tepat sangat penting untuk mendukung kebutuhan perusahaan Anda.
Pastikan untuk mempertimbangkan fitur yang relevan, fleksibilitas, kemudahan penggunaan, dan anggaran.
Selain itu, perhatikan aspek seperti skalabilitas, integrasi dengan sistem lain, serta kualitas dukungan pelanggan agar sistem dapat berjalan optimal.
GajiHub menjadi salah satu aplikasi dengan sistem HRIS terbaik.
Software ini dapat menjadi solusi praktis untuk mempermudah pengelolaan penggajian dan administrasi HR lainnya.
Dengan fitur lengkap dan kemudahan penggunaan, GajiHub membantu meningkatkan efisiensi operasional perusahaan Anda secara signifikan.
Tertarik mencoba GajiHub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Penilaian Objektif dan Subjektif, Apa Bedanya? - 23 December 2024
- Handover Pekerjaan Adalah: Manfaat, Tahapan & Contoh Dokumen - 23 December 2024
- Steward Adalah: Jenis, Tugas, Skill Penting, dan Kisaran Gajinya - 20 December 2024