Back Office: Jenis, Contoh Pekerjaan, Skill Penting, dan Gajinya

Dalam sebuah perusahaan, back office merupakan bagian administrasi yang menangani berbagai fungsi penting di belakang layar, seperti urusan hukum, keuangan, HR, akuntansi, dan sebagainya.

Setiap bisnis selalu memiliki orang-orang yang berperan di belakang layar yang memastikan segalanya berjalan lancar.

Berbeda dengan front office yang berinteraksi langsung dengan pelanggan, back office bekerja di balik layar untuk mendukung seluruh operasional perusahaan.

Tanpa peran back office, fungsi-fungsi penting seperti manajemen keuangan, pengelolaan SDM, hingga pemenuhan kewajiban hukum perusahaan tidak akan terlaksana dengan baik.

Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu back office, jenis-jenis, contoh pekerjaan, skill penting, dan gajinya.

Daftar isi show

Apa yang Dimaksud dengan Back Office?

Back office adalah bagian yang bertanggung jawab atas pengelolaan keuangan dan administrasi perusahaan, yang tidak terlihat langsung oleh pelanggan.

Walaupun beroperasi di balik layar, peran back office sangat penting untuk memastikan kegiatan produksi, penjaualan, dan operasional lainnya berjalan lancar, yang dapat mempengaruhi kepuasan pelanggan dan kinerja perusahaan secara keseluruhan.

Back office dapat mencakup tim sales, customer service, dan tim produksi yang langsung t erlibat dalam pengiriman produk kepada pelanggan.

Beberapa kegiatan back office meliputi:

Keuangan, akuntansi, dan pengendalian
Administrasi
HR
Teknologi Informasi
Pemasaran
Hukum

Apa Saja Jenis-Jenis Back Office?

Back office memiliki berbagai jenis sesuai dengan bidang kerja yang mendukung kegiatan operasional front office. Berikut ini beberapa jenis utama back office:

1. Back Office Keuangan

Setiap aktivitas di perusahaan pasti melibatkan biaya atau penghematan, serta memerlukan perhatian pada dokumen keuangan dan akuntansi.

Back office keuangan bertugas mengelola semua ini untuk memastikan keseimbangan keuangan perusahaan.

Mereka mengurus berbagai hal seperti pajak, akuntansi, serta semua informasi yang berhubungan dengan keuangan perusahaan.

Selain mengatur keuangan, mereka juga membantu perusahaan menghadapi masa-masa krisis.

Back office keuangan juga bertanggung jawab atas pembayaran gaji karyawan, penerbitan faktur, transaksi perbankan, hingga pendaftaran pemasok, memastikan semua operasi keuangan berjalan secara legal.

2. Back Office Administratif

Bagian administratif mengurus jalannya struktur organisasi. Tugasnya mencakup pembelian bahan dan peralatan, operasional kantor, hingga pemantauan kinerja merek.

Untuk memastikan kinerja perusahaan tetap baik, tim administrasi menghasilkan laporan, mengumpulkan dan menganalisis data, serta menyediakan informasi penting untuk pengambilan keputusan.

3. Back Office Komersial

Back office komersial mendukung tim penjualan dengan memastikan informasi produk dan layanan selalu up-to-date, seperti volume inventaris, harga, dan ketersediaan.

Pada banyak perusahaan, back office komersial juga melakukan analisis pasar, memantau riwayat pelanggan, dan mengikuti perkembangan negosiasi bisnis.

Hal ini membantu meningkatkan pengalaman pelanggan dan mengurangi kesalahan yang bisa merugikan penjualan.

Apakah Peran Back Office Penting di Perusahaan?

Ya, penting. Kesuksesan perusahaan tidak hanya bergantung pada front-end atau produk yang luar biasa, melainkan juga berkaitan dengan peran back office yang bertugas menjaga kelancaran operasional bisnis.

Selain itu, berikut beberapa alasan yang membuat back office sangat penting bagi perusahaan:

1. Manajemen dan Analisis Data

Di era digital seperti sekarang, data sangatlah berharga. Tim back office bertugas mengelola dan menganalisis data yang memberikan wawasan penting bagi para pengambil keputusan.

Mereka mengumpulkan, memproses, dan mengatur data untuk mengidentifikasi tren, perilaku pelanggan, hingga peluang pasar.

Dengan pendekatan berbasis data ini, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih bijak dan menyusun strategi untuk pertumbuhan jangka panjang.

2. Dukungan Layanan Pelanggan

Meskipun tim front-end bertanggung jawab atas interaksi langsung dengan pelanggan, tim back office juga berperan dalam mendukung layanan pelanggan.

Mereka menangani pertanyaan pelanggan, memproses pengembalian atau penggantian barang, serta menyelesaikan masalah administratif dengan cepat dan efisien.

Tim back office yang baik memastikan bahwa pelanggan mendapatkan dukungan yang dibutuhkan, yang akan meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan.

3. Mitigasi Risiko dan Kepatuhan

Setiap bisnis wajib mematuhi aturan dan regulasi hukum.

Dalam hal ini, tim back office berperan penting dalam memastikan kepatuhan perusahaan terhadap hukum yang berlaku dan menerapkan srategi manajemen risiko untuk mengurangi potensi masalah yang dapat merusak reputasi atau stabilitas keuangan perusahaan.

3. Skalabilitas dan Pertumbuhan

Seiring dengan berkembannya bisnis, peran tim back office menjadi semakin krusial. Mereka memberikan dukungan yang dibutuhkan agar perusahaan dapat berkembang dengan lancar.

Melalui proses yang efisien, optimalisasi sumber daya, tim front office dapat lebih fokus pada inovasi dan pertumbuhan.

Sementara keberadaan tim back office yang kuat memungkinkan perusahaan mengambil peluang baru dan melakukan ekspansi ke pasar yang lebih luas dengan percaya diri.

4. Kerahasiaan dan Keamanan

Saat ini, ancaman terhadap keamanan data semakin serinh terjadi, sehingga perusahaan memerlukan tim back office untuk menjaga kerahasiaan informasi penting, baik itu data karyawan, catatan keuangan, maupun informasi pelanggan.

Mereka harus menerapkan sistem keamanan yang ketat untuk melindungi perusahaan dan para stakeholder dari potensi kerugian.

5. Fleksibilitas dan Adaptasi

Tim back office harus fleksibel dan siap beradaptasi dengan perubahan kebutuhan bisnis. Mereka harus mampu menyesuaikan strategi dan proses sesuai dengan dinamika pasar atau perubahan tujuan organisasi.

Tim back office yang dinamis akan memastikan perusahaan tetap tangguh dalam menghadapi perubahan di dunia bisnis.

6. Fokus pada Kompetensi Inti

Dengan adanya tim back-office yang terorganisir, tim front-end dapat fokus pada kompetensi inti mereka.

Alih-alih disibukkan dengan tugas administratif, karyawan dapat mengarahkan energi dan kreativitas mereka untuk menciptakan produk yang berkualitas dan memberikan pengalaman pelanggan yang terbaik.

Apa Saja Contoh Pekerjaan Back Office?

Berikut adalah beberapa contoh pekerjaan back-office secara umum:

1. Akuntansi

Departemen akuntansi bertugas meninjau dokumen keuangan dan mengawasi anggaran perusahaan.

Mereka memastikan agar operasi bisnis tetap menguntungkan dan dapat menyetujui permintaan pengeluaran dari berbagai departemen.

Berikut beberapa pekerjaan back-office di bidang keuangan:

Akuntan

Mengumpulkan dan meninjau dokumen keuangan, terutama untuk keperluan perpajakan.

Akuntan memastikan perusahaan mematuhi undang-undang perpajakan dan mengurus laporan pajak secara berkala.

Analis Keuangan

Menganalisis sumber daya perusahaan untuk memberikan saran terkait investasi dan pengelolaan keuangan.

Mereka membantu perusahaan membuat keputusan finansial yang tepat.

Asisten Keuangan

Mengelola dokumen dan memperbarui catatan keuangan perusahaan, memastikan tujuan keuangan perusahaan tercapai.

Bendahara

Mengelola dan mengatur catatan keuangan perusahaan, serta memantau pengeluaran bisnis.

2. Sumber Daya Manusia (SDM)

Departemen sumber daya manusia (SDM) atau human resources (HR) bertugas memastikan perusahaan menciptakan lingkungan kerja yang baik bagi karyawannya.

Mereka menangani berbagai urusan seperti perekrutan, konflik antar karyawan, serta pengelolaan kesejahteraan karyawan.

Berikut beberapa peran dalam back-office HR:
<h4>Manajer Sumber Daya Manusia

Merencanakan dan mengawasi operasi administratif perusahaan. Mereka menangani penyusunan buku pedoman karyawan, tinjauan kinerja, dan penyelesaian masalah internal.

Manajer Pelatihan

Bertanggung jawab atas proses orientasi karyawan baru dan mengkoordinasikan pelatihan untuk memastikan karyawan baru beradaptasi dengan baik.

Hiring Manager

Hiring manager bertugas untuk mengelola proses rekrutmen dan memastikan bahwa perusahaan mendapatkan kandidat yang tepat untuk mengisi posisi yang tersedia.

3. Information Technology (IT)

Departemen IT mengelola software dan perangkat keras yang digunakan oleh perusahaan. Mereka menangani instalasi perangkat, memperbarui software, serta menangani masalah teknis yang dihadapi karyawan.

Berikut beberapa peran back-office di bidang IT:

Teknisi IT

Mendiagnosis masalah komputer, menginstal pembaruan perangkat lunak, dan membantu karyawan lain dalam menggunakan perangkat teknologi.

System Analyst

Merancang infrastruktur teknologi perusahaan dan membantu memilih software yang efisien untuk mendukung operasional bisnis.

Administrator Database

Mengatur informasi dalam basis data dan membantu menyelesaikan masalah teknis yang lebih kompleks.

4. Keamanan

Pekerjaan back-office dalam bidang keamanan meliputi perlindungan terhadap karyawan serta data perusahaan.

Mereka memastikan keselamatan di lingkungan kerja dan menjaga keamanan informasi. Berikut beberapa pekerjaan back-office di bidang keamanan:

Analis Keamanan Informasi

Menguji dan meninjau sistem IT perusahaan untuk menilai keamanannya. Mereka juga bertugas menginstal software keamanan untuk melindungi data perusahaan.

Petugas Keamanan

Melindungi karyawan di lingkungan kantor dan memastikan hanya orang-orang yang berwenang yang memiliki akses ke area tertentu.

5. Pemeliharaan

Departemen pemeliharaan mendukung fungsi operasional perusahaan dengan memastikan fasilitas tetap bersih dan dalam kondisi baik.

Pekerjaan ini melibatkan layanan kebersihan dan perbaikan. Berikut beberapa peran dalam back-office pemeliharaan:

Petugas K3

Jobdesk petugas K3 mencakup memeriksa area kerja dan peralatan untuk memastikan keamanan dan kebersihan yang mendukung keselamatan karyawan.

Pengelola Fasilitas

Mengawasi operasi tim pemeliharaan, termasuk menangani anggaran pemeliharaan, mengelola pesanan kerja, dan melatih staf baru.

Dengan berbagai peran ini, dapat diketahui bahwa back office memainkan peran penting dalam mendukung operasional bisnis secara keseluruhan.

Apa Saja Skill Penting untuk Bagian Back Office?

Berikut beberapa keterampilan back office yang perlu Anda kuasai:

1. Keterampilan Administrasi

Sebagai asisten back office, Anda mendukung tim front office, manajemen, dan karyawan lainnya secara tepat waktu.

Tugas Anda meliputi mengelola dokumen, menyajikan informasi penting kepada eksekutif, mengawasi proses kantor, menjawab pertanyaan karyawan, dan berhubungan dengan vendor atau pemasok.

Skill administrasi seperti kemampuan mengatur, memperhatikan detail, multitasking, manajemen waktu, pemecahan masalah, dan koordinasi akan sangat membantu Anda menyelesaikan tugas-tugas ini dengan baik.

2. Pengoperasian Peralatan Kantor

Anda akan sering menggunakan berbagai peralatan kantor, seperti printer, scanner, mesin fotokopi, faks, dan telepon.

Kemampuan untuk menggunakan dan memperbaiki peralatan ini akan membuat pekerjaan lebih lancar dan membantu jika ada karyawan lain yang memerlukan bantuan.

3. Kemampuan Komputer

Mengetahui cara menggunakan spreadsheet membantu Anda dalam mengelola data pelanggan, inventaris, dan informasi bisnis lainnya.

Selain itu, menguasai software pengolah kata bisa memudahkan saat mencatat selama rapat atau menyusun laporan.

Jika peran Anda mencakup tugas akuntansi ringan, pengalaman menggunakan software keuangan akan menjadi nilai tambah.

4. Riset Pasar

Beberapa pekerjaan back office memerlukan pemantauan tren pasar terbaru dan analisis feedback pelanggan untuk melihat dampaknya pada bisnis.

Kemampuan untuk mengumpulkan dan menganalisis data, serta menyajikan hasilnya secara grafis, sangat membantu dalam menyusun laporan yang relevan.

5. Kemampuan Mengorganisir

Sebagai bagian dari back office, Anda akan bertanggung jawab mengatur dan menyimpan dokumen serta inventaris kantor, seperti alat tulis dan perlengkapan lainnya.

Oleh karena itu, kemampuan untuk mengelola dan melacak dokumen serta persediaan dengan baik sangat diperlukan dalam posisi ini.

6. Perencanaan dan Penjadwalan

Back-office kerap berkoordinasi dengan tim, manajemen, vendor, dan pemasok. Anda juga akan menjadwalkan pertemuan atau acara antar-departemen.

Keterampilan perencanaan dan koordinasi yang baik sangat membantu agar jadwal kegiatan berjalan lancar tanpa bentrok.

7. Multitasking dan Manajemen Waktu

Tugas-tugas harian Anda bisa sangat beragam, dan terkadang ada tugas tambahan yang mendadak.

Dengan manajemen waktu yang baik, Anda bisa menyelesaikan semua tugas tepat waktu tanpa merasa kewalahan. Fleksibilitas juga diperlukan untuk beradaptasi dengan perubahan jadwal.

8. Komunikasi Verbal dan Tertulis

Meskipun tidak berinteraksi langsung dengan klien, Anda akan sering berkomunikasi dengan vendor, pemasok, dan karyawan dari berbagai departemen melalui email atau telepon.

Skill komunikasi yang baik akan membantu dalam menyampaikan informasi dengan jelas dan membangun hubungan kerja yang baik.

8. Pemecahan Masalah

Terkadang, Anda harus menghadapi masalah tak terduga di kantor, seperti printer rusak atau masalah teknis lainnya.

Kemampuan berpikir kritis dan memecahkan masalah (problem solving) akan sangat berguna dalam mengatasi situasi-situasi ini dengan cepat.

9. Perhatian terhadap Detail dan Cepat Belajar

Memiliki perhatian pada detail (detail oriented) akan membantu Anda mengidentifikasi masalah lebih awal sebelum menjadi besar.

Selain itu, jika ada perubahan dalam proses kerja, kemampuan untuk cepat belajar dan beradaptasi dengan sistem baru akan membuat Anda tetap produktif.

Berapa Gaji Back Office di Indonesia?

Gaji staf back office di Indonesia bervariasi, tergantung lokasi, perusahaan, dan posisi yang dipegang. Rata-rata gaji nasional untuk posisi ini sekitar Rp 3.926.902 per bulan.

Di kota-kota besar seperti Jakarta dan Tangerang, gaji bisa lebih tinggi, dengan rata-rata mencapai Rp 4.785.063 di Jakarta dan Rp 4.574.071 di Tangerang. Sementara di Bandung, gaji rata-rata sedikit di atas nasional, sekitar Rp 3.968.327 per bulan.

Perbedaan gaji ini dipengaruhi oleh tanggung jawab pekerjaan serta skala perusahaan. Posisi yang lebih senior atau memiliki tanggung jawab lebih besar biasanya juga menerima gaji yang lebih tinggi.

Kesimpulan

Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa back office merupakan bagian integral dari suatu perusahaan yang bertanggung jawab untuk mendukung operasional sehari-hari melalui pengelolaan administrasi, keuangan, dan SDM.

Meskipun tidak terlihat oleh pelanggan, fungsi back office sangat vital untuk memastikan bahwa semua aspek bisnis berjalan lancar, dari manajemen keuangan hingga kepatuhan hukum.

Tanpa keberadaan tim back office yang efisien, kinerja perusahaan akan terganggu, yang pada akhirnya dapat berdampak pada kepuasan pelanggan dan reputasi perusahaan.

Untuk mendukung pekerjaan back office, perusahaan dapat menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.

Melalui software ini, karyawan dapat dengan mudah melakukan presensi serta pengajuan izin dan cuti lewat fitur employee self-service (ESS).

Selain itu, tim back office yang bertanggung jawab dalam hal SDM juga dapat mengotomatisasikan tugasnya dengan fitur payroll.

Lewat fitur payroll tersebut, tim HR dan finance dapat menghitung seluruh komponen gaji, mulai dari gaji pokok, bonus, tunjangan, hingga potongan seperti iuran BPJS dan PPh 21.

Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.

Author
Recent Posts

Amelia

Penulis sekaligus pemilik bisnis B2B. Tertarik dengan penulisan terkait HR, Undang Undang Tenaga Kerja, dan pengembangan karier. Amel juga sedang mengambil sertifikasi CHRMP.