Application Letter: Pengertian, Struktur, dan Cara Membuat

Application letter menjadi dokumen yang dibutuhkan ketika seseorang melamar kerja.

Application letter atau disebut juga dengan cover letter akan menjadi surat pengantar ketika Anda melamar kerja.

Dalam surat ini, Anda dapat menuliskan informasi latar belakang Anda dan minat Anda terhadap lowongan tersebut.

Agar Anda bisa membuat application letter dengan baik dan benar, Anda harus memahami struktur dalam surat aplikasi kerja ini.

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai application letter. Anda dapat membaca penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:

Daftar isi show

Apa yang Dimaksud dengan Application Letter?

Ketika membahas mengenai application letter, mungkin banyak dari Anda yang bertanya apa sih yang dimaksud dengan application letter ini?

Application letter atau surat aplikasi kerja merupakan surat dimana di dalamnya berisi informasi mengenai pelamar kerja, yang terdiri dari nama, latar belakang pendidikan, hingga pengalaman dan pencapaikan yang pernah didapatkan.

Semua informasi tersebut akan ditulis secara singkat dalam 1 (satu) halaman.

Menulisnya dalam satu halaman menjadi tantangan tersendiri, karena Anda harus sebisa mungkin menulis application letter menjadi singkat, padat, dan menarik untuk dibaca oleh HRD.

Jadi, pastikan Anda mempelajari cara membuat surat aplikasi kerja sehingga bisa membuatnya dengan baik dan menarik.

Apa Saja Struktur dalam Application Letter?

Untuk membuat surat aplikasi kerja dengan baik, Anda harus mengetahui apa saja struktur yang dimilikinya.

Berikut struktur yang ada dalam surat aplikasi kerja:

1. Alamat Surat Dibuat

Struktur yang pertama adalah alamat dimana surat dibuat. Ini dilakukan untuk memberikan informasi dimana Anda tinggal.

Dari alamat surat dibuat ini, nantinya HRD atau perusahaan dapat mengetahui dimana Anda tinggal karena beberapa perusahaan akan mempertimbangkan kandidat berdasarkan tempat tinggalnya.

Untuk menulis alamat dimana surat dibuat, Anda bisa menuliskan nama jalan dan juga kota.

Alamat surat dibuat ini dapat ditulis di bagian kanan atas surat.

2. Tanggal Surat Dibuat

Struktur selanjutnya adalah tanggal surat dibuat. Tanggal surat dibuat terletak di bagian kanan atas, tepat di bawah alamat surat dibuat.

Bagian tanggal surat dibuat ditulis untuk mengetahui kapan surat dibuat, jadi HRD bisa tahu apakah tanggal Anda membuat surat sudah lewat tenggat atau belum.

3. Alamat yang Dituju

Anda juga harus menulis alamat yang dituju setelah menuliskan bagian tanggal surat dibuat.

Untuk bagian alamat yang dituju, Anda bisa menuliskannya di bagian kiri surat.

Ini dilakukan agar alamat yang dituju tidak tercampur dengan alamat dimana surat dibuat.

Jika Anda mengetahui nama dari HRD, Anda bisa menuliskan nama HRD di bagian atas alamat surat yang dituju.

Namun jika Anda tidak tahu nama HRD, Anda bisa menuliskannya dengan keterangan HRD nama perusahaan Anda melamar kerja dan kota domisili perusahaan.

Jika surat ditulis dalam bahasa Indonesia, Anda cukup menuliskannya dengan “Yth” tanpa perlu menuliskannya dengan “Kepada Yth”.

Dengan menuliskan “Yth” sudah bisa menunjukan bahwa surat aplikasi kerja Anda baku, formal, dan profesional.

4. Salam Pembuka

Selanjutnya adalah salam pembuka. Pada bagian ini Anda bisa menuliskan salam pembuka seperti “Dengan hormat,” atau jika dalam bahasa Inggris bisa menggunakan “Dear, Mr…”.

Selain menggunakan salam pembuka tersebut, Anda bisa menuliskan salam dalam agama tertentu dengan catatan bahwa lamaran Anda ditujukan untuk agama tertentu.

5. Paragraf Pembuka

Setelah menuliskan salam pembuka, selanjutnya adalah paragraf pembuka.

Pada bagian ini, Anda dapat menuliskan perkenalan tentang siapa Anda, tujuan Anda menuliskan surat ini, dan dari mana Anda mendapatkan informasi mengenai lowongan kerja ini.

Jika Anda menuliskan surat aplikasi kerja dalam bahasa Indonesia, paragraf pembuka berisi tentang data diri lengkap Anda, mulai dari nama, tempat tanggal lahir, nomor handphone, hingga alamat email Anda.

6. Isi Surat

Pada bagian isi surat, Anda dapat menuliskan kelebihan yang Anda miliki seperti pengalaman kerja Anda dan prestasi yang pernah Anda dapatkan.

Diharapkan dengan menuliskan pengalaman kerja dan prestasi yang pernah didapatkan Anda bisa dipertimbangkan untuk bekerja di perusahaan.

7. Penutup

Setelah Anda menuliskan bagian isi surat, struktur dari application letter adalah penutup surat.

Pada bagian ini Anda bisa menunjukan profesionalisme Anda dan hindari kalimat yang memohon agar Anda diterima karena ini bisa menunjukan Anda kandidat yang tidak profesional.

Cukup ucapkan terima kasih di bagian penutup surat ini dan harap pemakluman jika terjadi salah kata.

Anda juga dapat menginformasi bahwa Anda menunggu informasi selanjutnya jika berkas yang Anda kirimkan memang lolos tahap selanjutnya.

8. Salam Penutup

Setelah menuliskan paragraf penutup, Anda dapat menuliskan salam penutup untuk menutup surat ini.

Pada bagian ini Anda dapat menuliskan “Hormat saya” jika dalam bahasa Indonesia atau “Best regards” jika dalam bahasa Inggris.

9. Identitas Pengirim Surat

Terakhir adalah identitas pengirim surat dimana Anda bisa menuliskan nama Anda secara jelas dan tambahkan tanda tangan di atasnya.

Jika Anda mengirimkan surat dalam bentuk online, Anda bisa membubuhkan tanda tangan digital atau jika harus dalam bentuk tanda tangan basah, Anda bisa mencetak terlebih dahulu kemudian di-scan.

Bagaimana Cara Membuat Application Letter?

Berikut beberapa cara yang dapat Anda lakukan untuk membuat surat aplikasi kerja:

1. Pahami Kapan Deadline

Ketika Anda membuat application letter, pahami kapan deadline atau tenggat dari lowongan pekerjaan tersebut.

Kirimkan lamaran kerja Anda sebelum tenggat pengiriman lamaran kerja agar lamaran Anda dapat diproses oleh HRD.

2. Pahami Persyaratan dalam Lowongan Kerja

Ketika Anda mengirimkan lamaran kerja ke sebuah perusahaan, pastikan Anda memahami apa saja persyaratan dalam lowongan kerja tersebut.

Misalnya, ada perusahaan yang meminta kandidat membuat applocation letter sesuai dengan template yang telah mereka sediakan.

Jika begitu, Anda bisa menyesuaikan surat aplikasi kerja Anda sesuai dengan template yang ada.

3. Perkenalkan Diri secara Singkat

Pada bagian isi surat, Anda dapat menuliskan perkenalan diri agar HRD mengetahui siapa pengirim surat tersebut.

Nah, di sini Anda memperkenalkan diri Anda secara singkat dan jelaskan dari mana Anda mengetahui informasi lowongan tersebut.

4. Jika Fresh Graduate, Jelaskan Keunggulan Anda

Jika Anda seorang fresh graduate, kemungkinan Anda akan merasa bingung untuk menuliskan isi dari surat aplikasi kerja ini karena Anda belum memiliki pengalaman kerja.

Untuk menggantikan pengalaman kerja, Anda bisa menuliskan keunggulan yang Anda miliki dan pengalaman Anda di organisasi.

5. Buat Penutupan dengan Baik

Jangan lupa untuk membuat penutupan surat Anda dengan baik, karena ini menjadi bagian yang turut diperhatikan oleh HRD.

Tuliskan bahwa Anda berharap dapat diterima di perusahaan dan menunggu kabar selanjutnya dari perusahaan.

6. Tulis Nama Lengkap dengan Jelas

Pada bagian akhir, pastikan Anda menulis nama lengkap Anda dengan jelas.

Ini akan menunjukan siapa pengirim dari surat tersebut.

7. Periksa Ulang Sebelum Kirim

Sebelum Anda mengisimkan surat aplikasi kerja, jangan lupa untuk memeriksa ulang sebelum Anda mengirimkannya.

Periksa apakah ada kesalahan ketik atau kesalahan-kesalahan lainnya yang tidak Anda sadari.

Dengan begitu, Anda bisa memastikan surat Anda kirimkan sudah sesuai dengan ketentuan yang ada.

Apa Saja Contoh Application Letter?

Untuk memudahkan Anda dalam membuat application letter, berikut contohnya:

1. Contoh Application Letter Desainer Grafis

Malang, 05 Desember 2024

Yth. Bapak/Ibu HRD
PT Citra Nusantara

Dengan hormat,

Sehubungan dengan informasi lowongan kerja yang tertera pada website perusahaan, saya menbaca bahwa PT Citra Nusantara sedang membuka lowongan untuk posisi desainer grafis.

Maka dari itu, bersamaan dengan surat ini, saya hendak melamar untuk posisi tersebut.

Terkait pengalaman, saya pernah bekerja selama 4 tahun sebagai desainer grafis di PT Bumi Indah Nusa. Di sana, saya berhasil meraih berbagai pengharga yakni karyawan teladan dan juga berhasil mengejarkan berbagai proyek.

Berikut biodata diri saya:

Nama : Dian Sarasvati
Tempat, tanggal lahir : Malang, 12 Januari 1999
Pendidikan terakhir : S1 Desain Komunikasi Visual
Nomor handphone: 08987654321

Lalu, sebagai bahan pertimbangan, saya lampirkan beberapa dokumen yang diajukan dalam lowongan tersebut, yaitu:

CV
Fotokopi Ijazah Terakhir
Fotokopi Transkrip Nilai
Portofolio Desain

Demikian surat lamaran yang sudah saya buat. Besar harapan saya agar dapat melanjutkan proses rekrutmen ini. Atas Perhatian dari Bapak/Ibu, saya ucapkan banyak terima kasih.

Hormat saya,

[Dian Sarasvati]

2. Contoh Application Letter

3. Contoh Application Letter

4. Contoh Application Letter

5. Contoh Application Letter

6. Contoh Application Letter

7. Contoh Application Letter

8. Contoh Application Letter

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan mengenai application letter yang dapat Anda jadikan referensi.

Dari penjelasan artikel ini dapat diketahui bahwa application letter digunakan ketika Anda ingin melamar pekerjaan di sebuah perusahaan.

Surat aplikasi kerja ini harus dibuat dengan sebaik mungkin karena HRD akan menilai Anda pertama kali melalui application letter ini.

Untuk perusahaan, pengelolaan karyawan menjadi bagian penting yang akan menentukan kenyamanan karyawan untuk bekerja di perusahaan Anda.

Gunakan software absensi dari GajiHub untuk memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda.

GajiHub merupakan software payroll dan software absensi yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.

Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.

Author
Recent Posts

Desi Murniati

Berpengalaman lebih 5 tahun dalam penulisan tema manajemen dan karir. Desi bertujuan memberikan perspektif terbaru dari tulisannya.