Anggaran gaji adalah salah satu komponen terpenting dalam pengelolaan bisnis.
Selain menjadi pengeluaran terbesar, anggaran ini juga berperan penting untuk menarik kandidat terbaik dan mempertahankan karyawan yang sudah ada.
Oleh karena itu, menyusun anggaran gaji tidak bisa dilakukan asal-asalan, melainkan harus benar-benar dipikirkan agar sesuai dengan kebutuhan pasar dan kondisi pasar.
Selain itu, menyusun anggaran gaji yang efektif juga bukan hanya soal menentukan berapa gaji pokok yang diberikan.
Ada banyak hal yang perlu dipertimbangkan, mulai dari insentif berbasis kinerja, tunjangan, pajak penggajian, hingga tren pasar yang terus berubah.
Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas apa itu anggaran gaji, komponen penting, cara menyusun, dan tipsnya.
Apa yang Dimaksud dengan Anggaran Gaji?
Anggaran gaji adalah proyeksi total biaya yang harus dikeluarkan perusahaan untuk membayar karyawan dalam periode waktu tertentu.
Anggaran ini mencakup biaya untuk karyawan tetap, paruh waktu, maupun tenaga kerja sementara.
Setelah memahami pengertian dasarnya, hal berikutnya yang perlu diperhatikan adalah apa saja komponen yang harus masuk dalam anggaran gaji.
Mengatur kompensasi karyawan merupakan tanggung jawab penting dan bisa jadi salah satu pos pengeluaran terbesar, terutama bagi bisnis skala kecil.
Oleh karena itu, budget gaji yang disusun dengan baik akan membantu perusahaan mengendalikan biaya tenaga kerja tanpa mengabaikan kesejahteraan karyawan.
Selain menghitung gaji pokok dan upah lembur, perusahaan juga harus memperhitungkan pajak penghasilan karyawan, iuran BPJS Ketenagakerjaan, dan potongan lain yang diwajibkan pemerintah.
Hal ini penting untuk memastikan perusahaan tetap patuh terhadap aturan perpajakan dan ketenagakerjaan yang berlaku, sekaligus menghindari risiko sanksi administrasi di kemudian hari.
Baca Juga: Remunerasi Adalah? Ini Jenis, Manfaat, dan Cara Menentukannya
Apa Saja Komponen Anggaran Gaji?
Saat menyusun budget gaji, Anda perlu menghitung berbagai biaya tetap dan variabel, mulai dari gaji pokok, tunjangan, PPh 21, biaya administrasi penggajian, hingga fasilitas tambahan lainnya.
Supaya anggaran gaji yang disusun benar-benar akurat dan sesuai kebutuhan, berikut beberapa komponen penting yang harus diperhitungkan:
1. Identifikasi posisi karyawan
Langkah awal adalah menentukan posisi dan status kerja karyawan, apakah mereka karyawan tetap, paruh waktu, atau tenaga kontrak.
Hal ini penting karena karyawan kontrak atau harian lepas di Indonesia umumnya tidak perlu dianggarkan dalam payroll bulanan jika kontraknya berakhir sebelum periode gajian berikutnya.
2. Perhitungan gaji pokok dan upah
Komponen terbesar dalam anggaran payroll adalah gaji pokok.
Perusahaan harus mencantumkan jumlah gaji yang sesuai dengan status karyawan, apakah digaji bulanan, harian, atau per jam.
Di Indonesia, sistem ini biasa diatur dalam Perjanjian Kerja atau Peraturan Perusahaan.
3. Estimasi Lembur
Jika perusahaan menerapkan sistem lembur, biaya lembur harus masuk dalam anggaran payroll.
Di Indonesia, tarif lembur diatur melalui Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan yang telah diubah sebagian melalui Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja, serta lebih rinci diatur dalam Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 35 Tahun 2021.
Dalam aturan tersebut, perusahaan wajib membayar upah lembur minimal 1,5 kali upah sejam untuk jam pertama dan 2 kali upah sejam untuk jam lembur berikutnya.
Selain itu, batas maksimal waktu lembur juga diatur, yaitu 4 jam per hari dan 18 jam per minggu.
Perhitungan biaya lembur ini penting dicantumkan dalam anggaran payroll untuk memastikan hak karyawan tetap terpenuhi sesuai ketentuan hukum yang berlaku.
Baca Juga: UU Cipta Kerja Tentang Lembur: Ini Ketentuannya
4. Perhitungan pajak penghasilan karyawan (PPh 21)
Perusahaan wajib menghitung dan memotong PPh 21 sesuai peraturan perpajakan Indonesia, lalu menyetorkannya ke negara.
Besaran pajak ini tergantung dari penghasilan karyawan, status pernikahan, dan jumlah tanggungan.
5. Bonus dan insentif
Apabila perusahaan berencana memberikan bonus akhir tahun, THR (Tunjangan Hari Raya), atau insentif pencapaian target, jumlahnya juga perlu dimasukkan dalam budget penggajian.
Di Indonesia, pemberian THR merupakan kewajiban yang harus dibayarkan sebelum hari raya keagamaan.
Baca Juga: Bonus dan Insentif: Pengertian, Manfaat dan Perbedaan Keduanya
6. Perhitungan tunjangan dan fasilitas karyawan
Biaya tunjangan seperti iuran BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, uang makan, transportasi, atau tunjangan lainnya juga harus diperhitungkan.
Beberapa perusahaan bahkan memberikan fasilitas tambahan seperti asuransi tambahan atau dana pensiun karyawan.
Baca Juga: 11 Langkah Melakukan Efisiensi Biaya Penggajian
Bagaimana Cara Estimasi Anggaran Gaji?
Mengestimasi anggaran gaji merupakan langkah awal yang sangat penting dalam menyusun anggaran penggajian perusahaan.
Berikut langkah-langkah yang dapat dilakukan oleh perusahaan di Indonesia untuk menghitung estimasi biaya payroll:
1. Menyusun daftar karyawan
Langkah awal dimulai dengan membuat daftar seluruh karyawan, baik karyawan tetap, paruh waktu, tenaga harian lepas, maupun tenaga outsourcing.
Cantumkan besaran gaji, status karyawan, jumlah jam atau hari kerja, serta frekuensi pembayaran gaji, apakah dilakukan mingguan, dua mingguan, atau bulanan.
2. Menghitung total gaji kotor
Perhitungan total gaji kotor merupakan langkah awal dalam penyusunan anggarangaji. Gaji kotor adalah total penghasilan karyawan sebelum dipotong pajak, iuran, dan potongan lain.
Cara menghitungnya disesuaikan dengan sistem penggajian yang berlaku di perusahaan, baik upah harian, upah per jam, maupun gaji bulanan.
Berikut rumus untuk menghitungnya:
Karyawan dengan sistem upah harian:
Upah Harian × Jumlah Hari Kerja
Karyawan dengan sistem upah per jam:
Upah Per Jam × Jumlah Jam Kerja
Karyawan dengan sistem gaji bulanan:
Total Gaji Tahunan ÷ Jumlah Periode Pembayaran dalam Setahun
Total Gaji Kotor Perusahaan:
Σ (Seluruh Gaji Kotor Karyawan di Periode Tertentu)
Baca Juga: Cara Hitung Gaji Bersih dan Gaji Kotor serta Perbedaannya
3. Menambahkan estimasi biaya lembur dan bonus
Jika perusahaan menerapkan sistem lembur atau pemberian bonus, perkirakan jumlahnya untuk periode pembayaran tersebut.
Di Indonesia, ketentuan tarif lembur diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021, yaitu 1,5 kali upah sejam untuk jam pertama dan 2 kali upah sejam untuk jam berikutnya.
Estimasi ini dapat didasarkan pada data periode sebelumnya dan disesuaikan dengan kondisi operasional, seperti saat musim penjualan tinggi atau menjelang hari besar keagamaan.
4. Menghitung tunjangan dan fasilitas karyawan
Masukkan seluruh biaya tunjangan yang ditanggung perusahaan, seperti BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, uang makan, transportasi, pulsa, hingga fasilitas tambahan seperti asuransi tambahan atau biaya perjalanan dinas.
Besaran iuran BPJS wajib mengikuti ketentuan pemerintah yang berlaku.
Baca Juga: Download Template Survei Kepuasan Karyawan dan Tipsnya
5. Menghitung potongan pajak penghasilan (PPh 21)
Perusahaan wajib menghitung dan memotong PPh 21 dari penghasilan karyawan, yang besarnya ditentukan berdasarkan penghasilan bruto, status pernikahan, dan jumlah tanggungan.
Selain itu, perhitungan iuran BPJS yang menjadi kewajiban pemberi kerja juga harus diperhitungkan dalam anggaran payroll.
6. Melakukan evaluasi dan penyesuaian secara berkala
Setelah seluruh komponen dihitung, jumlahkan total estimasi biaya payroll.
Sebaiknya, Anda membandingkan estimasi ini dengan realisasi biaya penggajian secara rutin, agar dapat mengevaluasi selisihnya dan memperbaiki estimasi untuk periode berikutnya.
Perusahaan juga perlu memperbarui anggaran gaji apabila terdapat perubahan, seperti kenaikan gaji, bonus tambahan, rekrutmen karyawan baru, atau pemutusan hubungan kerja.
Baca Juga: Evaluasi Gaji Berdasarkan Performa, Bagaimana Caranya?
Bagaimana Cara Menyusun Anggaran Gaji yang Efektif?
Anggaran gaji merupakan salah satu komponen penting dalam perencanaan keuangan perusahaan.
Dengan menyusun anggaran gaji secara terencana, perusahaan dapat mengontrol pengeluaran tenaga kerja, mengantisipasi kebutuhan rekrutmen baru, dan memastikan kewajiban terhadap karyawan terpenuhi dengan baik.
Berikut langkah-langkah yang dapat diterapkan untuk membuat anggaran gaji secara sistematis:
1. Menyusun Daftar Seluruh Karyawan
Langkah pertama adalah memastikan seluruh karyawan yang akan menerima gaji tercatat secara lengkap dan akurat.
Hal ini penting agar seluruh biaya tenaga kerja yang harus dibayarkan bisa dihitung dengan tepat.
Tips:
- Buat daftar seluruh karyawan aktif: tetap, kontrak, part time, freelancer, hingga outsourcing.
- Cantumkan informasi detail seperti nama, jabatan, status kerja, dan sistem penggajian.
- Pastikan data diperbarui bila ada karyawan baru, promosi, mutasi, atau pengunduran diri.
2. Mengidentifikasi Komponen Payroll
Setiap karyawan memiliki komponen penghasilan yang berbeda sesuai posisi dan kebijakan perusahaan.
Oleh karena itu, seluruh jenis kompensasi perlu diidentifikasi dan dicatat secara detail.
Tips:
- Rinci jenis kompensasi, seperti gaji pokok, upah per jam, bonus, komisi, lembur, THR, tunjangan makan, transportasi, dan fasilitas lainnya.
- Catat nominal atau rumus perhitungannya sesuai ketentuan perusahaan.
- Kategorikan komponen tetap dan variabel untuk memudahkan pengelolaan anggaran.
3. Menganalisis Biaya per Karyawan atau Per Divisi
Karena besaran kompensasi berbeda-beda antar karyawan dan divisi, perusahaan perlu menganalisis biaya tenaga kerja secara terperinci untuk menyusun anggaran yang realistis.
Tips:
- Gunakan data payroll periode sebelumnya sebagai acuan perhitungan.
- Hitung biaya variabel seperti lembur, bonus, atau komisi yang dapat berubah sewaktu-waktu.
- Identifikasi posisi atau divisi dengan kontribusi biaya paling tinggi.
4. Memperkirakan Kebutuhan Rekrutmen Baru
Perusahaan perlu mengantisipasi kebutuhan tenaga kerja baru sesuai dengan target operasional dan rencana pengembangan bisnis ke depannya.
Estimasi biaya untuk karyawan baru harus dimasukkan dalam anggaran payroll sejak awal.
Tips:
- Bandingkan jumlah karyawan saat ini dengan rencana kebutuhan tenaga kerja.
- Hitung estimasi gaji, tunjangan, serta potensi lembur untuk posisi yang direncanakan.
- Masukkan estimasi tersebut ke dalam draft anggaran payroll tahunan.
Baca Juga: Pengertian Perencanaan Tenaga Kerja dan Strateginya
5. Meninjau dan Menetapkan Anggaran Gaji
Setelah seluruh komponen dihitung, perusahaan perlu menyusun anggaran gaji final yang fleksibel dan dapat disesuaikan jika terjadi perubahan di kemudian hari.
Tips:
- Hitung total anggaran payroll tahunan yang mencakup semua komponen: gaji pokok, PPh 21, BPJS, tunjangan, bonus, dan biaya administrasi.
- Alokasikan dana cadangan untuk biaya tidak terduga seperti kenaikan gaji atau insentif tambahan.
- Lakukan review berkala terhadap realisasi biaya payroll dan sesuaikan anggaran jika diperlukan.
Apa Saja Hal yang Perlu Dipertimbangkan Saat Menyusun Anggaran Gaji?
Selain dengan melakukan cara di atas, ada beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan saat menyusun anggaran gaji, seperti:
1. Selalu Pantau Kondisi Pasar
Pasar tenaga kerja terus berubah, sehingga penting bagi perusahaan untuk memahami situasi persaingan di industrinya.
Dengan melakukan riset pasar secara rutin, Anda bisa membantu perusahaan mengetahui standar gaji yang berlaku di wilayah dan industri sejenis, agar kompensasi yang diberikan tetap kompetitif.
Faktor ekonomi seperti inflasi juga perlu dipertimbangkan dalam perencanaan gaji.
Misalnya, proyeksi kenaikan gaji di tahun 2025 diperkirakan sebesar 3,8%, sedikit turun dibanding 4% di 2024.
Hal ini menunjukkan mulai stabilnya inflasi dan kondisi pasar kerja yang tidak seketat sebelumnya.
Dengan memahami tren ini, perusahaan bisa merencanakan anggaran gaji jangka panjang dengan lebih bijak.
2. Jaga Keadilan Gaji di Internal
Keadilan gaji penting untuk menjaga semangat kerja dan meningkatkan loyalitas karyawan.
Perbedaan gaji yang terlalu jauh antara karyawan di posisi yang sama bisa menimbulkan ketidakpuasan, penurunan motivasi, bahkan membuat karyawan memilih resign.
Agar adil, perusahaan perlu rutin mengecek struktur gaji di semua level jabatan.
Perhatikan juga kemungkinan pay compression, yaitu kondisi saat karyawan baru menerima gaji lebih tinggi dari karyawan lama di posisi serupa.
Selain itu, perusahaan sebaiknya menyediakan anggaran khusus untuk penyesuaian gaji, seperti kenaikan berdasarkan kinerja, penyesuaian karena standar pasar, atau koreksi untuk ketimpangan yang ada.
3. Seimbangkan Anggaran untuk Rekrutmen dan Retensi
Anggaran gaji harus bisa mencakup dua hal,yakni menarik karyawan baru dan mempertahankan karyawan lama.
Untuk retensi, perusahaan bisa memberikan kenaikan gaji berbasis kinerja, bonus, atau insentif khusus sebagai bentuk apresiasi atas kontribusi mereka.
Di sisi lain, anggaran rekrutmen juga perlu disiapkan.
Terutama di industri dengan tingkat pergantian karyawan yang tinggi, penting untuk memberi perhatian lebih pada strategi retensi agar karyawan andalan tetap betah.
Dengan mengantisipasi biaya turnover karyawan, perusahaan bisa mengatur anggaran gaji lebih seimbang.
Baca Juga: Cara Menghitung Biaya Rekrutmen, Rumus, dan Manfaatnya
4. Rencanakan untuk Kebutuhan Masa Depan
Anggaran gaji bukan hanya soal kebutuhan sekarang, tapi juga persiapan ke depan.
Perusahaan perlu memperkirakan kebutuhan karyawan sesuai rencana pengembangan bisnis setahun ke depan.
Apabila bisnis sedang dalam masa pertumbuhan, alokasikan dana lebih untuk posisi yang bisa mendorong inovasi atau meningkatkan pendapatan.
Namun, jika prioritasnya untuk mencapai stabilitas, pastikan gaji yang ditawarkan cukup kompetitif untuk mempertahankan karyawan berpengalaman.
Dengan membuat proyeksi kebutuhan tenaga kerja sejak awal, perusahaan bisa mengatur anggaran dengan lebih terencana tanpa kekurangan SDM di posisi penting.
5. Bangun Komunikasi Terbuka Mengenai Gaji
Karyawan akan lebih menghargai perusahaan yang terbuka soal kebijakan penggajian.
Menjelaskan faktor-faktor yang memengaruhi kenaikan gaji, bonus, atau insentif bisa membangun kepercayaan dan membuat suasana kerja jadi lebih positif.
Karena itu, perusahaan perlu menyediakan jalur komunikasi yang jelas terkait aturan dan kebijakan gaji agar harapan karyawan sejalan dengan kebijakan perusahaan.
Baca Juga: 8 Tips Manajemen Penggajian untuk Semua Bisnis
6. Siap Beradaptasi dengan Perubahan Ekonomi
Perubahan ekonomi seperti inflasi, kekurangan tenaga kerja, atau kondisi pasar yang tidak menentu bisa memengaruhi anggaran gaji.
Maka, perusahaan perlu punya anggaran yang fleksibel agar bisa cepat menyesuaikan diri.
Anda juga perlu melakukan review anggaran secara rutin juga penting, supaya kebijakan gaji tetap sesuai dengan situasi pasar sekaligus mendukung target bisnis perusahaan.
7. Menggunakan Software Payroll
Untuk membantu pengelolaan anggaran gaji, perusahaan juga dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dari GajiHub.
Melalui software ini, Anda dapat menggunakan fitur kalkulasi payroll otomatis, misalnya membantu perushaaan menyusun anggaran gaji lebih efisien.
Fitur payroll otomatis dari GajiHub juga dapat memudahkan HR dan tim finance untuk memantau realisasi anggaran secara rutin, membandingkan dengan anggaran yang telah dibuat, dan melakukan penyesuaian gaji.
Selain itu, fitur pengaturan nilai gaji, tunjangan, THR, hingga slip gaji yang bisa dikustomisasi juga sangat berguna untuk menyusun anggaran gaji.
Tertarik mencoba GajiHub? Kunjungi tautan ini untuk informasi selengkapnya.
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa penyusunan anggaran gaji bukan sekadar menentukan nominal gaji pokok karyawan, melainkan juga harus mencakup berbagai komponen lain seperti bonus, lembur, tunjangan, pajak, hingga biaya administrasi penggajian.
Selain itu, perusahaan perlu memperhatikan faktor eksternal seperti kondisi pasar tenaga kerja, tren kenaikan gaji tahunan, serta dampak inflasi yang bisa memengaruhi daya saing kompensasi.
Dengan melakukan riset pasar dan proyeksi biaya tenaga kerja secara berkala, perusahaan dapat memastikan anggaran gaji yang disusun tetap relevan dan kompetitif.
Di sisi lain, perusahaan juga perlu menjaga keseimbangan antara kebutuhan rekrutmen dan retensi karyawan.
Dengan demikian, perusahaan akan lebih siap dalam menghadapi tantangan sekaligus mendukung keberlanjutan bisnis melalui kesejahteraan karyawan yang terjamin.
Untuk mempermudah bisnis dalam mengelola penggajian sekaligus menyusun anggaran gaji secara akurat dan efisien, perusahaan dapat memilih GajiHub sebagai tools kerja yang terintegrasi dan memiliki fitur lengkap.
Yuk, klik tautan ini untuk coba gratis hingga 14 hari.
- 8 Cara Menentukan Gaji Supervisor dan Faktor Pentingnya - 20 June 2025
- Anggaran Gaji: Komponen, Cara Menyusun, Tipsnya - 20 June 2025
- Manajemen Penggajian Karyawan: Fungsi, Tahapan, dan Tipsnya - 19 June 2025