Admin payroll merupakan salah satu posisi penting dalam dunia kerja, terutama di bidang finance dan HR.
Tugas utamanya adalah memastikan seluruh proses payroll atau penggajian lancar, akurat, dan sesuai dengan aturan yang berlaku.
Oleh karena itu, peran ini sangat cocok bagi Anda yang menyukai pekerjaan yang membutuhkan detail oriented skill dan memiliki kemapuan organisasi yang baik.
Berbagai skill tersebut akan membantu admin payroll daalam melaksanakan berbagai tugasnya, seperti menghitung gaji, memastikan pembayaran gaji tepat waktu, mengelola data karyawan, hingga memahami regulasi ketenagakerjaan yang berlaku.
Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas apa itu admin payroll, jobdesk, skill penting, dan gajinya di Indonesia.
Apa yang Dimaksud dengan Admin Payroll?
Admin payroll adalah salah satu profesi penting dalam operasional perusahaan, khususnya dalam hal pengelolaan gaji karyawan.
Tugas utamanya adalah memastikan proses payroll berjalan lancar, akurat, dan sesuai dengan aturan yang berlaku.
Seorang admin payroll bertanggung jawab atas berbagai aspek administratif, mulai dari menghitung gaji kotor, potongan pajak dan tunjangan, hingga memastikan gaji ditransfer tepat waktu ke rekening karyawan.
Selain itu, admin payroll juga memiliki tanggung jawab dalam menyusun dan melaporkan dokumen yang berkaitan dengan kewajiban pajak dan asuransi, seperti laporan BPJS Ketenagakerjaan dan PPh 21.
Mereka juga perlu memastikan bahwa semua data karyawan tercatat dengan benar dan tersimpan secara aman untuk keperluan audit.
Cara kerja admin payroll dapat berbeda-beda tergantung pada ukuran dan kebutuhan perusahaan.
Di perusahaan besar, admin payroll biasanya bekerja bersama tim dengan pembagian tugas yang spesifik.
Sementara di perusahaan kecil, peran ini sering kali dipegang oleh satu orang yang menangani seluruh proses, atau bahkan menggunakan payroll outsourcing.
Baca Juga: 10 Aplikasi Payroll Outsourcing dan Cara Memilihnya
Apa Saja Jobdesk Admin Payroll?
Tugas dan tanggung jawab seorang admin payroll bisa berbeda-beda tergantung pada ukuran dan jenis perusahaan.
Namun, berikut adalah beberapa jobdesk staf payroll secara umum:
1. Menghitung Gaji dan Upah Karyawan
Seorang admin payroll bertugas menghitung gaji pokok berdasarkan jabatan, masa kerja, serta pembayaran tambahan seperti lembur atau bonus.
Di posisi ini, Anda juga bertugas mencatat perubahan status karyawan, seperti promosi, yang dapat memengaruhi besaran gaji.
2. Memelihara Catatan Karyawan
Admin payroll memastikan seluruh data terkait karyawan seperti gaji, tarif upah, jam kerja, dan informasi penting lainnya selalu tercatat dengan akurat dan diperbarui secara rutin.
Catatan ini penting untuk memastikan perhitungan pajak dilakukan secara benar.
3. Memproses Pembayaran Gaji
Anda juga bertanggung jawab untuk memastikan semua pembayaran gaji dilakukan dengan tepat waktu dan sesuai ketentuan hukum.
Hal ini termasuk pengiriman slip gaji serta pembayaran pajak yang tepat.
Baca Juga: Karyawan Sering Izin: Apa yang Harus Dilakukan Perusahaan?
4. Menyiapkan dan Mengarsipkan Pajak Penggajian
Admin payroll menyiapkan slip gaji dan mengirimkannya ke pihak yang berwenang setiap bulan.
Dengan demikian, Anda bertanggung jawab dalam menyiapkan dan melaporkan pajak, baik secara bulanan maupun tahunan, serta memastikan data pajak karyawan selalu diperbarui.
5. Memastikan Kepatuhan terhadap Hukum Ketenagakerjaan
Seorang admin payroll harus memastikan perusahaan mematuhi semua regulasi ketenagakerjaan, seperti undang-undang upah minimum, aturan cuti melahirkan, dan prosedur pemutusan hubungan kerja.
Karena hukum ketenagakerjaan terus berkembang, admin payroll perlu selalu mengikuti perkembangan terbaru.
6. Menghitung Cuti dan Tunjangan Sakit
Admin payroll juga menghitung hak cuti tahunan dan tunjangan sakit sesuai dengan kontrak kerja karyawan.
Tugas ini membutuhkan pemahaman yang baik terhadap sistem pencatatan jam kerja perusahaan.
Baca Juga: 10 Daftar Harga Software Absensi dan Tips Memilihnya
7. Rekonsiliasi Data Payroll Setiap Bulan
Staf payroll bertugas mencocokkan jam kerja karyawan yang tercatat di sistem payroll dengan data timesheet atau catatan lainnya.
Anda juga diwajibkan untuk memeriksa semua potongan gaji agar akurat dan konsisten, sehingga tidak terjadi kesalahan pembayaran.
8. Mengelola Sistem Payroll Perusahaan
Seorang admin payroll memastikan sistem penggajian berjalan lancar tanpa gangguan.
Tugas ini mencakup menambahkan data karyawan baru, memperbarui informasi seperti alamat dan nomor kontak, serta mengatur potongan seperti pajak penghasilan dan iuran jaminan sosial agar sesuai dengan regulasi yang berlaku.
Baca Juga: 15 Fitur yang Harus Dimiliki Software Payroll dan Tips Memilihnya
Apa Saja Skill Penting yang Perlu Dimiliki Admin Payroll?
Agar dapat mengerjakan berbagai tugas di atas, berikut beberapa skill penting yang wajib dimiliki admin payroll:
1. Kemampuan Mengoperasikan Software Payroll
Agar dapat menjalankan tugas dengan efisien, Anda perlu mahir dalam menggunakan software penggajian.
Kenali berbagai platform populer seperti SAP, QuickBooks, atau ADP. Banyak kursus daring yang tersedia untuk membantu Anda meningkatkan kemampuan di bidang ini, termasuk dalam hal kepatuhan dan perhitungan gaji.
2. Pemahaman tentang Hukum Ketenagakerjaan
Sebagai admin payroll, penting bagi Anda untuk memahami hukum dan regulasi ketenagakerjaan guna memastikan proses penggajian berjalan sesuai aturan.
Oleh karena itu, Anda perlu update mengenai berita terkini seperti dari situs pemerintah atau mengikuti berbagai webinar yang diadakan oleh HR expert.
3. Menghitung Gaji dan Potongan
Skill utama dalam penggajian adalah kemampuan menghitung gaji dan potongan dengan akurat.
Anda perlu mempelajari cara menghitung upah lembur, tunjangan cuti, pajak penghasilan, serta potongan lainnya yang berkaitan dengan kompensasi karyawan.
Anda bisa berlatih menggunakan spreadsheet atau software khusus.
Baca Juga: Apa itu Staffing? Ini Arti, Manfaat, Jenis, dan Langkahnya
4. Ketelitian dalam Entri Data
Pekerjaan admin payroll melibatkan banyak data.
Oleh karena itu, kemampuan entri data yang cepat dan akurat sangat penting agar tidak terjadi kesalahan fatal.
Anda dapat meningkatkan kecepatan dan ketelitian Anda melalui pelatihan mengetik atau mengikuti course tertentu.
5. Kemampuan Menemukan Ketidaksesuaian
Untuk mendeteksi ketidaksesuaian data, staf payroll haarus memiliki sikap teliti.
Dengan kata lain, Anda perlu peka terhadap hal-hal seperti kesalahan data karyawan, informasi yang hilang, atau ketidaksesuaian antara jam kerja dan perhitungan gaji.
Anda dapat megngunakan checklist atau template untuk membantu memverifikasi data sebelum proses penggajian diselesaikan.
Baca Juga: Sertifikasi CHRP: Manfaat, Cara Mendapatkan, dan Rekomendasinya
6. Mengelola Banyak Deadline
Penggajian memiliki jadwal yang ketat, baik untuk pembayaran gaji, pelaporan pajak, hingga pembayaran kewajiban lainnya.
Oleh karena itu, Anda perlu memiliki skill manajemen waktu dan organisasi yang baik agar tidak melewatkan deadline penting.
7. Kemampuan Komunikasi
Anda akan sering berinteraksi dengan karyawan, manajer, dan departemen lain.
Maka dari itu, skill komunikasi, baik lisan maupun tulisan sangat penting agar Anda bisa menyampaikan informasi secara jelas dan profesional.
8. Bekerja Sama dalam Tim
Admin payroll bekerja sama dengan banyak divisi, seperti HR, keuangan, dan hukum. Untuk itu, kemampuan bekerja dalam tim sangat dibutuhkan.
Anda bisa mengasahnya dengan aktif terlibat dalam proyek bersama atau kegiatan lintas departemen.
9. Cepat Beradaptasi terhadap Perubahan Regulasi
Regulasi pajak dan ketenagakerjaan sering berubah. Anda perlu siap beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan ini.
Anda dapat mengikuti pelatihan, membaca berita terkait industri, dan pastikan Anda selalu mendapatkan informasi dari sumber yang terpercaya.
Baca Juga: Jobdesk HRD, Syarat, Skill, Gaji, dan Contohnya
10. Etika Kerja
Admin payroll mengelola data sensitif seperti informasi gaji dan rekening bank.
Anda dapat menjaga kerahasiaan data dan mematuhi etika kerja sangat penting untuk menjaga kepercayaan dalam organisasi.
11. Menjaga Kerahasiaan
Karena sifat pekerjaannya, Anda wajib menjaga kerahasiaan informasi penggajian.
Jadi, pastikan hanya orang yang berwenang yang dapat mengakses data tersebut dan simpan dokumen penting dengan aman sesuai kebijakan perusahaan.
12. Menyelesaikan Masalah Penggajian
Proses penggajian kadang bisa mengalami kendala teknis atau pertanyaan dari karyawan.
Dengan demikian, Anda perlu memiliki kemampuan problem solving, termasuk memahami berbagai kesalahan umum dalam penggajian dan cara menanganinya.
13. Menganalisis Data
Data penggajian bisa memberikan banyak informasi untuk pengambilan keputusan.
Oleh karena itu, Anda perlu mampu menganalisis data dan menyajikan laporan menggunakan alat seperti Microsoft Excel atau Google Sheets.
Baca Juga: Mengetahui Klasifikasi Karyawan Untuk Para Praktisi HR
Berapa Gaji Seorang Admin Payroll di Indonesia?
Berdasarkan data dari JobStreet per 1 Juli 2025, posisi admin payroll dapat memperoleh rata-rata gaji Rp7.500.000 hingga Rp8.750.000 setiap bulannya.
Wilayah dengan rata-rata gaji tertinggi untuk posisi ini antara lain:
- Tangerang: Rp8.000.000
- Jakarta Barat: Rp7.800.000
- Kabupaten Bekasi: Rp7.500.000
- Jakarta Selatan: Rp7.300.000
Namun, perlu diingat bahwa besaran gaji dapat bervariasi tergantung pengalaman kerja, skala perusahaan, dan tanggung jawab tambahan yang diberikan.
Baca Juga: 10 Pekerjaan yang Paling Banyak Terkena PHK di Indonesia
Bagaimana Cara Menjadi Admin Payroll?
Jika Anda tertarik untuk berkarier sebagai admin payroll, ada beberapa langkah yang dapat Anda tempuh untuk mempersiapkan diri secara profesional:
1. Menempuh Pendidikan
Sebagian besar perusahaan lebih menyukai pelamar yang memiliki latar belakang pendidikan di bidang bisnis, seperti akuntansi, keuangan, atau administrasi perkantoran.
Pendidikan formal seperti diploma atau sarjana akan memberikan dasar yang kuat dalam memahami sistem penggajian.
2. Mengumpulkan Pengalaman Kerja
Banyak posisi admin payroll membutuhkan pengalaman kerja di bidang yang relevan, seperti administrasi keuangan atau HR.
Pengalaman ini bisa diperoleh melalui magang, pekerjaan paruh waktu, atau posisi entry-level.
Pengalaman langsung akan membantu Anda memahami tantangan praktis di lapangan.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Payroll Hotel Terbaik
3. Mengikuti Sertifikasi yang Relevan
Untuk meningkatkan kredibilitas dan daya saing di dunia kerja, Anda bisa mengikuti pelatihan atau sertifikasi berikut:
- Brevet A & B untuk memahami perpajakan, khususnya PPh 21
- Pelatihan Payroll & BPJS dari lembaga pelatihan profesional
- Sertifikasi Kompetensi Admin Payroll dari BNSP melalui LSP resmi
- Pelatihan penggunaan software HRIS
Meskipun tidak selalu wajib, sertifikasi ini menunjukkan bahwa Anda memahami aturan ketenagakerjaan, penghitungan gaji, dan pelaporan pajak sesuai regulasi Indonesia.
4. Terus Mengikuti Perkembangan
Sebagai admin payroll, penting untuk selalu mengikuti perubahan regulasi pajak, ketentuan BPJS, hingga tren teknologi penggajian.
Anda bisa mengikuti seminar, webinar, atau komunitas profesional untuk terus memperbarui wawasan.
Baca Juga: 8 Rekomendasi HR Training untuk Tim SDM
Kesimpulan
Admin payroll merupakan salah satu peran penting dalam sebuah perusahaan yang bertanggung jawab atas pengelolaan gaji, pajak, dan kewajiban ketenagakerjaan lainnya.
Tugas utamanya meliputi pencatatan data kehadiran, perhitungan upah, pemotongan pajak dan iuran, hingga distribusi slip gaji.
Posisi ini juga harus memastikan seluruh proses penggajian berjalan akurat, tepat waktu, serta sesuai dengan regulasi yang berlaku.
Untuk membantu mereka dalam bekerja, perusahaan dapat mempertimbangkan software payroll dari GajiHub.
Melalui software ini, perusahaan dapat menyederhanakan tugas tim HR, terutama yang berkaitan dengan payroll.
Dengan berbagai fitur canggih yang dimilikinya, tim HR dapat dengan mudah menghitung gaji karyawan secara otomatis, mengakses laporan payroll, hingga membuat slip gaji yang bisa diunduh karyawan dalam format PDF.
Tertarik mencoba GajiHub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Admin Payroll: Jobdesk, Skill Penting, dan Gajinya - 29 July 2025
- Karyawan Sering Izin: Apa yang Harus Dilakukan Perusahaan? - 28 July 2025
- Compassionate Leave: Contoh, Manfaat, dan Aturannya - 25 July 2025