Selain komunikasi internal, penting bagi perusahaan untuk membangun komunikasi eksternal untuk dapat berkomunikasi kepada pelanggan, pemasok, investor, media, hingga masyarakat umum.
Komunikasi ini melibatkan penyampaian pesan dan informasi tentang perusahaan, produk atau layanan, dan nilai-nilai yang dianutnya ke dunia luar.
Inilah yang membuat komunikasi eksternal menjadi bagian penting dari rencana bisnis atau strategi pemasaran perusahaan.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu komunikasi eksternal, manfaat, jenis, hingga cara membangunnya.
Apa yang Disebut dengan Komunikasi Eksternal?
Komunikasi eksternal adalah komunikasi antara perusahaan dan pelanggan, organisasi, atau bisnis di luar perusahaan tersebut.
Setiap bisnis menggunakan komunikasi ini untuk mengembangkan brand awareness dan meningkatkan citra publik perusahaan.
Seperti yang Anda ketahui, hubungan bisnis yang baik dan brand image yang positif sangat penting untuk keberhasilan suatu bisnis.
Komunikasi eksternal yang baik dapat memberikan dampak positif pada cara pesaing, calon investor, dan bagaimana pelanggan memandang bisnis dan brand.
Oleh karena itu, komunikasi eksternal menjadi bagian penting dari strategi pemasaran dan berperan penting dalam pertumbuhan bisnis.
Baca Juga: Komunikasi Bisnis: Pengertian, Manfaat, Jenis, Masalah dan Solusinya
Apa Perbedaan antara Komunikasi Internal dan Eksternal?
Komunikasi internal dan eksternal adalah dua cara penting untuk mencapai komunikasi yang efektif dalam perusahaan.
Meskipun tujuannya berbeda, kedua jenis komunikasi ini sama-sama bertujuan untuk meningkatkan citra bisnis dan membantu kesuksesan perusahaan.
Berikut sejumlah perbedaan antara komunikasi internal dan eksternal.
Komunikasi Internal
Komunikasi internal melibatkan pertukaran informasi yang terjadi di dalam perusahaan antara orang-orang di dalamnya, seperti karyawan hingga pimpinan perusahaan.
Dalam komunikasi internal, informasi dapat disampaikan melalui memo, email, dokumen tertulis, telepon, dan saluran komunikasi yang digunakan oleh perusahaan.
Tujuan komunikasi internal adalah untuk membangun hubungan antara karyawan dan meningkatkan rasa kepemilikan serta membangun identitas di antara pekerja agar sesuai dengan visi, misi, dan nilai-nilai perusahaan.
Komunikasi Eksternal
Di sisi lain, komunikasi eksternal mencakup pertukaran informasi dan penyampaian pesan dengan pihak di luar perusahaan.
Jadi, perbedaan utama antara keduanya adalah komunikasi internal digunakan untuk menciptakan dan menjaga lingkungan kerja yang positif, sementara komunikasi eksternal digunakan untuk meningkatkan penjualan dan mengembangkan bisnis.
Baca Juga: Cara Meningkatkan Kemampuan Komunikasi dan Manfaatnya
Apakah Komunikasi Eksternal itu Penting?
Ya, sangat penting. Komunikasi eksternal merupakan pondasi utama dalam membangun citra dan perusahaan di mata masyarakat luar.
Hal tersebut tidak hanya tentang bagaimana Anda berinteraksi dengan pihak luar perusahaan, tetapi juga tentang bagaimana Anda mewakili nilai-nilai, tujuan, produk, dan layanan perusahaan kepada publik.
Berikut adalah beberapa alasan yang membuat komunikasi eksternal menjadi sangat penting:
1. Membangun Hubungan dengan Komunitas
Komunikasi eksternal membantu perusahaan dalam membangun dan memelihara hubungan yang kuat dengan berbagai pemangku kepentingan, seperti karyawan, pemasok, pelanggan, dan masyarakat luas.
Oleh karena itu, dibutuhkan hubungan yang baik untuk membangun kepercayaan dan dukungan terhadap perusahaan Anda.
2. Membagian Informasi Penting
Komunikasi eksternal memungkinkan perusahaan untuk menyampaikan informasi penting kepada publik, seperti peluncuran produk baru, kebijakan perusahaan, atau prestasi yang berhasil dicapai.
Selain itu, perusahaan juga dapat mengumpulkan wawasan dan feedback dari masyarakat untuk membentuk strategi bisnis yang lebih baik di masa depan.
Baca Juga: Komunikasi Interpersonal: Pengertian, Jenis, dan Contohnya
3. Membangun Identitas Brand
Komunikasi eksternal membantu perusahaan dalam membangun brand image yang positif dan konsisten di mata pelanggan dan masyarakat.
Melalui pesan-pesan yang dikomunikasikan secara konsisten, perusahaan dapat membentuk presepsi yang diinginkan terhadap brand-nya.
4. Memperluas Jaringan Eksternal
Komunikasi ini juga memungkinkan perusahaan untuk lebih memahami kebutuhan dan preferensi pelanggan, sehingga dapat meningkatkan penjualan produk atau layanannya.
Melalui interaksi dengan masyarakat dan pelanggan potensial, perusahaan juga dapat memperluas jaringan bisnisnya dan menciptakan peluang baru.
5. Menjaga Hubungan Baik dengan Pemasok
Komunikasi eksternal yang efektif dengan pemasok sangat penting untuk memastikan rantai pasokan yang lancar dan efisien.
Oleh karena itu, dengan menjaga hubungan yang baik dengan pemasok, perusahaan dapat memastikan ketersediaan bahan baku yang berkualitas dan harga yang kompetitif.
Hal ini juga membantu membuka peluang untuk bekerja sama dalam inovasi produk dan layanan baru.
Baca Juga: Cara Mengurangi Miskomunikasi di Tempat Kerja
Apa Saja Tujuan dari Komunikasi Eksternal?
Tujuan komunikasi eksternal dapat berbeda-beda tergantung pada pesan yang ingin disampaikan. Tujuan ini bisa dikelompokkan menjadi beberapa tujuan utama:
1. Kesadaran
Komunikasi eksternal sangat penting untuk menginformasikan orang tentang hal-hal baru yang berkaitan dengan perusahaan, seperti perubahan harga produk atau proses bisnis.
Hal ini membantu mencegah masalah seperti keluhan pelanggan karena kurangnya pengetahuan.
2. Penjualan dan Penciptaan Prospek
Komunikasi eksternal sering digunakan untuk meningkatkan penjualan dan menciptakan prospek baru. Misalnya melalui iklan, pemberitahuan penjualan, konten situs web, dan newsletter yang dirancang untuk menarik minat calon pelanggan.
3. Layanan Pelanggan
Komunikasi eksternal berperan penting dalam menanggapi pertanyaan pelanggan, memberikan dukungan, menyelesaikan masalah, dan memberi tahu pelanggan tentang pesanan mereka.
Hal ini dapat membantu menjaga hubungan baik dengan pelanggan.
4. Pengumuman Pemegang Saham dan Press Release
Perusahaan dapat menggunakan komunikasi eksternal, terutama press release untuk memberi tahu pemegang saham tentang kegiatan perusahaan.
Hal ini juga bisa digunakan untuk mengumumkan perkembangan penting seperti produk baru atau rencana ekspansi.
5. Terkait Proyek
Ketika proyek perusahaan memengaruhi pihak eksternal seperti vendor, distributor, atau pelanggan, komunikasi eksternal berperan penting untuk mempersiapkan mereka dalam menghadapi perubahan dan dampak potensial.
Baca Juga: Kick off Meeting: Arti, Manfaat, dan Langkah Pelaksanaannya
Apa Saja Jenis-Jenis Komunikasi Eksternal?
Untuk membangun hubungan yang kuat dan memperkenalkan produk atau layanan yang dimiliki kepada masyarakat luas, ada beberapa jenis komunikasi eksternal yang bisa digunakan perusahaan, seperti:
1. Media Sosial
Media sosial seperti Facebook, Instagram, TikTok, dan Twitter adalah alat yang sangat efektif untuk berinteraksi dengan pelanggan dan mempromosikan brand Anda.
Anda dapat menggunakan platform ini untuk membagikan konten, menanggapi pertanyaan atau komentar pelanggan, dan memperluas jangkauan produk Anda.
2. Email
Email adalah salah satu cara umum yang digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak luar, seperti pelanggan, pemasok, dan mitra bisnis.
Anda dapat menggunakan email untuk mengirim penawaran, newsletter, atau pemberitahuan penting kepada pelanggan Anda.
3. Surat Kabar (Newsletter)
Newsletter atau buletin adalah cara yang bagus untuk menginformasikan pelanggan tentang penawaran terbaru, acara mendatang, atau berita industri.
Anda dapat mengirimkan newsletter secara teratur kepada pelanggan melalui email agar mereka tetap mendapatkan informasi terbaru tentang produk atau layanan Anda.
4. Presentasi
Presentasi dan materi penjualan digunakan untuk memperkenalkan merek dan produk Anda kepada pihak luar, misalnya seperti investor atau calon pelanggan.
Hal ini dapat berupa presentasi slide, brosur, atau materi pemasaran lainnya yang dirancang untuk menarik minat dan membangun kepercayaan.
Baca Juga: Pitching Adalah: Jenis, Manfaat, Cara, dan Tips Suksesnya
5. Acara Langsung dan Konferensi
Acara langsung seperti pameran dagang (expo) atau konferensi industri adalah kesempatan untuk bertemu langsung dengan pelanggan, pemasok, dan mitra bisnis lainnya.
Anda dapat menggunakan acara ini untuk memperkenalkan produk baru, membangun hubungan, dan memperluas jaringan Anda.
6. Press Release
Pers release dapat menjadi salah satu cara efektif di mana media akan meliput produk atau layanan yang Anda miliki, yang tentunya membantu dalam meningkatkan brand awareness.
Anda dapat mengirimkan press release kepada media lokal atau industri tentang berita atau peristiwa penting dalam perusahaan Anda.
7. Konten Situs Web dan Blog
Situs web perusahaan dan blog adalah tempat untuk membagikan informasi tentang produk atau layanan Anda, tren industri, dan berita terbaru dalam perusahaan Anda.
Dengan menyajikan konten yang relevan dan informatif, Anda dapat meningkatkan brand awareness pelanggan mengenai produk atau layanan Anda.
Baca Juga: SEO untuk Rekrutmen: Panduan Menarik Kandidat Terbaik
Bagaimana Cara Memebangun Komunikasi Eksternal?
Dengan menerapkan komunikasi eksternal secara efektif, Anda tidak hanya dapat meningkatkan brand awareness, tetapi juga memberi kesempatan bagi perusahaan untuk membangun hubungan yang kuat dan berkelanjutan.
Berikut beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk membangun komunikasi eksternal:
1. Kenali Audiens Anda
Penting untuk memahami dengan siapa Anda berkomunikasi dan bagaimana cara terbaik untuk berkomunikasi dengan mereka.
Anda dapat membagi audiens menjadi beberapa kelompok, seperti:
- Investor dan pemegang saham.
- Influencer dan mitra.
- Pelanggan dan klien.
Ingatlah bahwa setiap kelompok memiliki kebutuhan dan motivasi yang berbeda, jadi penting untuk membuat gambaran yang jelas tentang siapa mereka dan apa yang mereka inginkan dari interaksi dengan perusahaan Anda.
2. Pilih Platform yang Tepat
Selanjutnya, kenali lebih dalam tentang audiens untuk membantu Anda menemukan platform mana yang sering mereka gunakan agar Anda bisa berkomunikasi dengan mereka secara lebih efektif.
Seperti yang Anda ketahui, saat ini ada banyak platform yang bisa dimanfatakan untuk menyampaikan informasi, seperti media sosial, website dan blog perusahaan, email, dan masih banyak lagi.
Pilihlah platform yang sesuai dengan kebutuhan Anda dan dapat membantu meningkatkan komunikasi serta hasil investasi Anda.
3. Berikan Nilai yang Nyata
Ingatlah bahwa komunikasi ini adalah bagian penting dari citra perusahaan Anda. Oleh karena itu, pastikan apa yang Anda sampaikan tidak hanya sekadar kata-kata, tetapi juga dibuktikan dengan hasil nyata.
Dengan demikian, Anda dapat mencapai hasil yang lebih baik. Berikan nilai yang bermanfaat dan relevan kepada setiap segmen audiens Anda agar mereka merasa dihargai dan terhubung dengan perusahaan Anda.
Baca Juga: Employer Branding: Pengertian, Tujuan dan Cara Meningkatkannya
4. Sesuaikan dengan Kebutuhan
Saat merencanakan strategi komunikasi ini, Anda perlu mempertimbangkan dengan cermat preferensi dan nilai-nilai dari setiap kelompok audiens Anda.
Misalnya, jika Anda berkomunikasi dengan calon investor, pertimbangkan untuk menyoroti insiatif dan kabar terkini terkait tanggung jawab sosial dan lingkungan perusahaan Anda.
5. Dengarkan dan Bersikap Tanggap
Ingatlah bahwa komunikasi adalah proses dua arah. Jangan hanya fokus pada penyampaian informasi, tetapi juga dengarkan apa yang diinginkan dan diharapkan oleh audiens Anda.
Responlah dengan cepat dan tanggap terhadap pertanyaan atau masukan dari audiens Anda. Semakin Anda mendengarkan, maka Anda dapat semakin memahami kebutuhan dan keinginan mereka.
6. Tunjukkan Kepribadian Unik Anda
Komunikasi eksternal dapat menjadi kesempatan untuk menampilkan kepribadian unik dan brand voice Anda.
Oleh karena itu, tunjukkan keunikan dan perbedaan dari pesaing Anda. Anda dapat mencoba mencari cara kreatif untuk menonjolkan merek perusahaan, misalnya dengan berfokus pada layanan pelanggan yang ramah melalui media sosial.
Bangunlah pengalaman komunikasi eksternal menjadi sesuatu yang berkesan bagi audiens Anda.
Baca Juga: Branding Perusahaan: Arti, Manfaat, Hingga Cara Membangunnya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa komunikasi eksternal bukan hanya sekadar alat untuk menyebarkan informasi, tetapi juga merupakan fondasi utama dalam membentuk citra perusahaan di mata masyarakat luar.
Dengan memanfaatkan berbagai jenis komunikasi eksternal seperti media sosial, email, newsletter, hingga acara langsung seperti konferensi dan expo, perusahaan dapat membangun hubungan yang kuat dengan berbagai pemangku kepentingan dan memperluas jangkauan bisnisnya.
Melalui komunikasi yang efektif dan konsisten, perusahaan dapat meningkatkan brand awareness, memperkuat identitas brand, dan menciptakan nilai tambah bagi pelanggan dan masyarakat secara keseluruhan.
Untuk meningkatkan komunikasi eksternal, tentunya Anda juga perlu memperkuat komunikasi internal antar karyawan, misalnya dengan menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.
Dengan software ini, tim manajemen perusahaan dapat menyampaikan berbagai informasi melalui fitur timeline, sehingga dapat mengurangi miskomunikasi yang terjadi antar karyawan.
Anda juga dapat memanfaatkan fitur absensi untuk memantau kunjungan klien yang dilakukan karyawan, yang merupakan salah satu upaya untuk meningkatkan komunikasi eksternal.
Selain itu, Gajihub juga memiliki berbagai fitur canggih seperti payroll, kelola izin dan cuti, hingga reimbursement.
Melalui berbagai fitur tersebut, segala komunikasi yang berkaitan dengan urusan administrasi karyawan pun akan lebih transparan dan terstruktur.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Penilaian Objektif dan Subjektif, Apa Bedanya? - 23 December 2024
- Handover Pekerjaan Adalah: Manfaat, Tahapan & Contoh Dokumen - 23 December 2024
- Steward Adalah: Jenis, Tugas, Skill Penting, dan Kisaran Gajinya - 20 December 2024