Apa itu Attendance Management System? Berikut Pembahasan Lengkapnya

Saat ini kehadiran karyawan sudah tidak dicatat di atas kertas dan mulai beralih menggunakan proses biometrik. Namun, apakah itu membuat mengelola tugas terkait kehadiran mudah? Terlebih dengan hadirnya attendance management system.

Pengenalan sistem manajemen kehadiran atau attendance management system yang komprehensif di industri telah mengubah banyak hal secara drastis dan membuat proses pencatatan kehadiran menjadi lebih mudah.

Ingin mengetahui lebih jauh apa itu attendance management system dan bagaimana hal itu dapat menguntungkan perusahaan Anda, baca terus artikel ini sampai selesai.

Apa itu Attendance Management System

Attendance management system atau sistem manajemen kehadiran adalah sistem yang memantau jam kerja karyawan Anda.

Ini adalah sistem yang Anda gunakan untuk mengarsipkan waktu karyawan Anda dan waktu mereka berangkat.

Dahulu, attendance management system biasa dilakukan dengan mencatat jam kerja karyawan di atas kertas, memanfaatkan halaman pembukuan, membuat kartu waktu, atau menggunakan manajemen kehadiran web untuk organisasi Anda.

Mengapa penting memiliki attendance management system?

Attendance management system memungkinkan Anda menghitung jam kerja karyawan secara akurat.

Ini sangat bermanfaat jika Anda memiliki karyawan yang bekerja setiap jam. Anda harus dapat menghitung gaji yang tepat yang harus Anda bayarkan kepada karyawan Anda.

Dan, Anda perlu tahu apakah Anda berhutang upah lembur kepada karyawan mana pun.

Jika Anda memiliki karyawan, Anda selalu dapat melihat seberapa sering karyawan bekerja. Karyawan dapat merekam dan mendokumentasikan waktu baik di dalam maupun di luar bisnis Anda.

Anda dapat melacak seberapa banyak mereka bekerja, bahkan ketika Anda tidak melihatnya.

Melacak waktu karyawan juga akan memberi tahu Anda jika karyawan tepat waktu.

Ini hanya berfungsi jika Anda mengharuskan karyawan untuk mendokumentasikan waktu yang tepat mereka masuk atau keluar.

Anda dapat melihat apakah seorang karyawan cenderung datang terlambat atau keluar lebih awal dari pekerjaan.

Manajemen kehadiran juga memungkinkan Anda melacak berapa hari libur yang digunakan karyawan.

Ini sangat penting jika bisnis Anda memiliki kebijakan yang memungkinkan karyawan menggunakan sejumlah hari sakit atau liburan.

Baca juga: Performance Management: Pengertian, Manfaat, dan Cara Mengukurnya

Apa Saja Jenis Attendance Management System (AMS)

Sejumlah software payroll dan aplikasi HRIS dilengkapi dengan kemampuan manajemen kehadiran.

Namun, ada beberapa jenis perangkat lunak yang tersedia untuk sistem manajemen kehadiran dan masing-masing sedikit berbeda dari yang berikutnya.

Terkadang manajemen kehadiran juga termasuk manajemen cuti, yang bersama dengan software manajemen kehadiran, memberikan masukan untuk kebutuhan penggajian atau proses payroll perusahaan.

Kembali ke berbagai software attendance management system yang tersedia di pasaran saat ini, karyawan organisasi Anda dapat meningkatkan produktivitas mereka dengan rangkaian software ini, dan berikut adalah beberapa jenisnya

1. Software absensi biometrik

Sistem kehadiran biometrik pada dasarnya memverifikasi identitas karyawan dan mencatat waktu masuk dan keluar seseorang menggunakan sidik jarinya.

Sistem seperti itu sangat populer saat ini dan untuk alasan yang bagus.

Hal ini untuk mencegah kemungkinan teman meninju yang mengarah ke kebocoran waktu yang dapat mempengaruhi produktivitas organisasi secara keseluruhan.

Sistem biometrik biasanya terintegrasi dengan sistem lain untuk mengubah data menjadi laporan yang jelas.

Hal ini dapat dilakukan dengan mudah. Sistem seperti itu juga terbukti sangat hemat biaya karena tidak ada biaya tambahan selain dari mesin biometrik itu sendiri.

Menambah atau menghapus karyawan juga dapat dilakukan dengan mudah, cepat dan dengan ketidaknyamanan yang minimal.

2. Break-time tracking software

Banyak organisasi atau jenis organisasi merasa perlu untuk melacak durasi istirahat yang diambil oleh karyawan.

Bagi mereka, break-time tracking software adalah kuncinya. Dengan software seperti itu, karyawan dapat melakukan pencatatan kehadiran masuk dan keluar beberapa kali sepanjang hari.

Pencatatan kehadiran pertama diperlakukan sebagai masuknya karyawan ke lokasi perusahaan.

Setelah itu, setiap pencatatan kehadiran keluar dan pukulan masuk berikutnya diperlakukan sebagai istirahat dari pekerjaan.

Fase waktu antara setiap pencatatan-keluar dan pencatatan-masuk diperlakukan sebagai satu istirahat.

Sistem seperti itu digunakan terutama di perusahaan di mana waktu yang dihabiskan untuk proyek sangat penting.

Baca juga: Human Resource Department: Fungsi, Tugas, dan Tips Mengelolanya

3. Software manajemen kehadiran online

Sistem ketepatan waktu yang menawarkan fasilitas web login umumnya dikenal sebagai perangkat lunak manajemen kehadiran online.

Fungsi-fungsi ini menggunakan teknologi cloud untuk memastikan bahwa data kehadiran seseorang dapat diakses dan login dan logout dilakukan dari hampir semua lokasi dengan koneksi internet.

Login dan logout juga dapat dilakukan dengan mudah hanya dengan mengklik tombol – kenyamanan yang diharapkan banyak karyawan di era digital kita.

Sistem seperti itu juga berguna ketika Anda memiliki sebagian besar tenaga kerja yang bekerja dari jarak jauh, di lokasi klien, atau dalam peran penjualan keluar.

Sekarang setelah Anda memiliki garis besar dasar tentang jenis sistem manajemen kehadiran di luar sana dan fitur utamanya, mengapa tidak memilih yang memenuhi kebutuhan Anda hari ini?

Software manajemen kehadiran memberikan efisiensi yang jauh lebih tinggi daripada sistem tradisional seperti pengumpulan kehadiran.

Juga harus diingat adalah fakta bahwa perangkat lunak manajemen kehadiran yang terintegrasi dengan sistem SDM lain seperti cuti dan penggajian memberikan sinergi yang jauh lebih tinggi daripada Attendance Management System (AMS)

Fitur Utama yang Harus ada dalam Attendance Management System

Teknologi telah berkembang dengan kecepatan secepat kilat dalam dekade terakhir, dan pada tahun 2020, kami melihat software yang dapat membuat hidup kita lebih mudah.

Hal yang sama berlaku untuk alat yang digunakan untuk mencatat kehadiran. Rangkaian software manajemen kehadiran yang tersedia saat ini mencakup software di lokasi, serta alat berbasis cloud yang menggabungkan analitik canggih bersama dengan konfigurasi jadwal otomatis.

Manfaat utama dari attendance management system berbasis cloud ini adalah peningkatan fleksibilitas yang diberikannya, bersama dengan optimalisasi biaya.

Berikut adalah beberapa fitur utama yang harus dimiliki oleh sistem absensi karyawan Anda:

Jam masuk/keluar

Karyawan dapat menggunakan pembaca kartu magnetik atau nomor ponsel mereka untuk masuk dan keluar dari hari kerja.

Alat-alat ini memungkinkan karyawan bahkan menggunakan kartu mereka untuk mencatat waktu istirahat sehingga pemberi kerja dapat tetap menyadari produktivitas mereka sepanjang hari.

Pembaca kartu adalah alat yang sangat disukai karena mengurangi risiko kehadiran palsu.

Manajemen cuti dan absensi

Ketika seorang karyawan tidak muncul untuk bekerja, kehadiran mereka tidak dapat ditandai sebagai ‘absen’.

Karyawan harus diizinkan untuk mengajukan cuti kepada manajemen jika mereka ingin mendapatkan satu atau setengah hari libur kerja.

Menjadikan ini sebagai hal rutin akan menanamkan rasa disiplin dalam tenaga kerja Anda.

Untuk proses absensi karyawan yang lebih baik, Anda juga bisa menggunakan sistem absensi online melalui mobile Gajihub untuk kemudahan proses payroll dan pencatatan kehadiran karyawan Anda.

Fitur payroll

Ketika attendance management system dikaitkan dengan penggajian karyawan, sinkronisasi ini memudahkan Anda untuk memotong atau mengkompensasi gaji karyawan berdasarkan kehadiran mereka.

Ini juga dapat mempertimbangkan cuti yang disetujui dan cuti berbayar. Fitur payroll ini juga terbukti sangat berguna dalam organisasi yang menawarkan kompensasi per jam.

Pembuatan laporan

Menggunakan attendance management system yang canggih akan membantu tim SDM Anda memanfaatkan data yang diberikan dengan cara yang jauh lebih baik.

Laporan-laporan ini akan datang dalam format yang dapat dieksplorasi dan akan memberikan setiap detail yang diperlukan bagi tim SDM untuk menganalisis dan mempertahankan kehadiran karyawan yang tepat.

Baca juga: HRIS Adalah: Berikut adalah Pengertian Lengkap dan Cara Memilihnya

Jam masuk yang terlewatkan

Seringkali, karyawan mungkin melakukan pencatatan kehadiran namun terlupa melakukan pencatatan keluar untuk hari itu. Mereka bahkan mungkin tidak masuk setelah istirahat.

Perbedaan tersebut dapat menyebabkan hilangnya produktivitas. Attendance management system yang efisien dapat mengingatkan manajer atau pihak berwenang tentang kejadian tersebut dan membuka jalan untuk tindakan yang tepat.

Employee Self Service

Fitur swalayan perlahan diadopsi oleh banyak perusahaan di seluruh dunia. Karyawan tidak perlu lagi berdiri di depan pintu kantor untuk bekerja.

Mereka dapat melakukan hal yang sama dengan nyaman di meja mereka (bahkan selama bekerja jarak jauh) dengan bantuan aplikasi atau browser.

Karyawan dapat melihat jadwal kerja mereka dan melakukan koreksi tanpa perlu manajer untuk mengabaikan situasi.

Analisis tingkat lanjut

Dengan bantuan analitik tingkat lanjut, pemberi kerja tidak perlu lagi memeriksa sendiri catatan kehadiran setiap karyawan untuk mengamati pola apa pun.

Jika beberapa karyawan bekerja lembur atau tidak meluangkan waktu yang cukup, analitik lanjutan akan menyoroti pola tersebut untuk Anda sehingga tindakan segera dapat diambil.

Baca juga: Apa itu Presensi dan Absensi, Bagaimana Cara Membuat Kebijakannya?

Alasan Mengapa Perusahaan Berinvestasi dalam Attendance Management System

Perusahaan saat ini memilih sistem manajemen kehadiran tingkat lanjut karena berbagai alasan –

• Ini membantu meningkatkan transparansi dalam seluruh proses manajemen kehadiran Anda. Anda dapat membuat keputusan bisnis yang tepat dan meningkatkan produktivitas Anda secara keseluruhan.
• Membantu meningkatkan kepercayaan karyawan, yang sering kali menimbulkan banyak perbedaan dalam prosesnya jika melakukan manajemen kehadiran secara manual.
• Ketika data manajemen kehadiran tidak diamankan dan memungkinkan karyawan atau pihak lain untuk memodifikasi atau membuat perubahan pada data rahasia dengan mudah, sistem manajemen kehadiran yang canggih dapat melindungi data penting dan memberikan akses hanya kepada mereka yang membutuhkannya.
• Dengan bantuan sistem manajemen kehadiran yang efisien, Anda dapat menggabungkan fungsi penting yang penting bagi tenaga kerja saat ini. Ini termasuk – pendekatan multi-level, biometrik, serta pengiriman seluler.
• Karyawan sering memilih untuk membantu satu sama lain dengan ‘meninju teman’, yang berarti bahwa rekan kerja dapat meninju Anda jika Anda terlambat pada hari tertentu. Risiko kepatuhan ini dapat dikurangi dengan bantuan perangkat lunak manajemen kehadiran yang canggih.
• Jika Anda bekerja di sektor jasa, Anda dapat menghindari masalah yang terkait dengan penjadwalan dan kekurangan jumlah pegawai.
• Dalam jangka panjang, Anda dapat menghindari komplikasi yang terkait dengan undang-undang perburuhan. Ketika sebuah perusahaan menunjukkan ketidakakuratan dalam menjaga catatan karyawan yang tepat, itu bisa menjadi pelanggaran undang-undang ketenagakerjaan tertentu. Jaga bisnis Anda terlindungi dengan menggunakan alat manajemen kehadiran yang akurat.
• Dengan beberapa perusahaan yang mengeksplorasi lebih banyak opsi kerja jarak jauh, memilih attendance management system berbasis cloud bisa sangat berguna untuk merekam pengaturan waktu masuk kerja.

Jika tertarik menghadirkan attendance management system yang lebih baik dalam bisnis atau perusahaan, Anda bisa mencoba menggunakan GajiHub secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Manfaat Attendance Management System yang Efisien

Ketika Anda berinvestasi dalam attendance management system yang ideal, Anda dapat yakin untuk menjaga kepatuhan dalam tenaga kerja Anda.

Berikut adalah beberapa keuntungan terbesar memiliki sistem manajemen kehadiran yang ideal –

Ketepatan

Attendance management system otomatis menghilangkan kebutuhan untuk memeriksa semua catatan kehadiran beberapa kali.

Setiap orang cenderung membuat kesalahan, tetapi sistem yang sepenuhnya otomatis membantu Anda menghindari kesalahan sekecil apa pun.

Optimalisasi biaya

Bisnis Anda mungkin kehilangan uang hanya karena tenaga kerja yang tidak terpantau dengan baik.

Kebiasaan seperti pelaporan waktu yang tidak akurat, penyalahgunaan waktu, pembayaran lebih, dan ketidakhadiran dapat dipantau dan diperbaiki dengan hati-hati dengan bantuan sistem yang tepat.

Menawarkan wawasan yang lebih baik

Hanya dengan beberapa klik, software attendance management yang canggih dapat membantu Anda mendapatkan laporan bulanan, ringkasan data, dan tampilan grafis dari semua pola kehadiran karyawan.

Memanfaatkan data ini, Anda dapat membuat banyak perubahan pada program manajemen kehadiran Anda dan memasukkan lebih banyak transparansi dalam organisasi.

Anda dapat membuat semua perubahan yang diperlukan untuk meningkatkan kebijakan tempat kerja, budaya kantor, manajemen cuti, dan sebagainya.

Peningkatan kinerja organisasi

Secara keseluruhan, perusahaan Anda akan berdiri untuk berbuat lebih baik karena kontrol kehadiran membantu Anda menegakkan budaya tempat kerja yang tumbuh subur pada produktivitas.

Ini membantu Anda mencapai tujuan organisasi Anda dengan lebih sedikit kerepotan di dalam proses operasional.

Baca juga: Kepanjangan HRD, Pengertian, Tugas, Manfaat, dan Tips Menjadi HRD

Kesimpulan

Saat ini, organisasi berfokus pada menjaga keseimbangan antara kesejahteraan karyawan dan produktivitas organisasi.

Attendance management system yang ideal dapat sangat membantu Anda mendapatkan laporan yang dibuat khusus yang dapat membuat Anda memahami organisasi Anda dengan lebih jelas.

Dalam jangka panjang, Anda akan diuntungkan dari hasil yang lebih baik, pengendalian biaya yang lebih baik, redundansi data yang lebih rendah, dan nilai yang lebih baik untuk semua waktu karyawan Anda.

Untuk proses manajemen kehadiran yang lebih baik, Anda bisa menggunakan GajiHub untuk proses yang mudah dan praktis.

Dengan menggunakan Gajihub, Anda bisa dengan mudah melakukan proses pengelolaan human capital dengan fitur yang ada di dalamnya seperti: penghitungan payroll, mengelola absensi dan manajemen HRIS, reimbursement, employee self service (ESS), mengelola izin dan cuti karyawan Anda, dan juga melakukan analisa data dari manajemen SDM Anda.

Jika tertarik, Anda bisa menggunakan Gajihub untuk proses attendance management system yang lebih baik secara gratis melalui tautan ini.