Pemotongan Gaji Karyawan: Ini Prosedur yang Harus Dilakukan

Tahukah Anda bahwa pemotongan gaji karyawan tidak dapat dilakukan secara asal oleh perusahaan?

Ketika membahas mengenai pemotongan gaji karyawan, ada prosedur yang harus diikuti oleh perusahaan.

Meski begitu, perusahaan tetap tidak bisa melakukan potong gaji secara asal karena tidak semua jenis ketidakhadiran karyawan berakibat pemotongan gaji.

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai prosedur pemotongan gaji karyawan dan aturan yang dimilikinya.

Baca selengkapnya hanya pada penjelasan yang ada di bawah ini:

Daftar isi show

Bagaimana Aturan Mengenai Pemotongan Gaji Karyawan?

Aturan mengenai pemotongan gaji ada dalam Pasal 63 PP Pengupahan dijelaskan bahwa perusahaan diperbolehkan melakukan pemotongan gaji karyawan.

Untuk jumlah potongannya maksimal adalah 50% dari gaji yang diterima oleh karyawan.

Namun perusahaan dilarang melakukan pemotongan gaji secara sepihak dan ada kriteria yang diperbolehkannya, yakni:

1. Pembayaran Denda, Ganti Rugi, atau Uang Muka Gaji

Pemotongan gaji dapat dilakukan untuk pembayaran denda, ganti rugi, ataupun sebagai uang muka gaji.

Ketiga komponen ini boleh dilakukan pemotongan gaji jika dijelaskan dalam perjanjian kerja, perjanjian kerja bersama, ataupun dalam peraturan perusahaan.

Sebagai contoh, di dalam Peraturan Kerja Bersama dijelaskan bahwa karyawan yang izin lebih dari 3 hari tanpa adanya keterangan akan dikenakan potongan yang muka gaji yang telah diterima.

2. Pembayaran Cicilan Utang, Sewa Rumah atau Barang Milik Perusahaan

Pemotongan gaji juga dapat dilakukan untuk pembayaran cicilan utang, sewa rumah, ataupun sewa barang milik perusahaan.

Contohnya adalah di dalam PKB dijelaskan bahwa karyawan yang tinggal di apartemen perusahaan dikenakan potongan Rp300.000/bulan.

3. Kelebihan Pembayaran Gaji

Ketika perusahaan membayar gaji karyawan melebihi besaran yang seharusnya diterima, maka perusahaan berhak untuk memotong tanpa perlu persetujuan karyawan.

Sebagai contoh jika gaji yang seharusnya diterima adalah Rp10.000.000, namun karena ada kesalahan administrasi perusahaan mengirimkan Rp12.000.000, maka kelebihannya dipotong pada periode gaji berikutnya.

Jika perusahaan melakukan pemotongan secara sepihak tanpa adanya perjanjian atau batas maksimal gaji, maka perusahaan dapat tersangkut sengketa hukum jika karyawan menuntutnya.

Apa Saja Jenis-Jenis Potongan Gaji Karyawan?

Dalam potongan gaji karyawan ada 9 jenis potongan yang besarannya wajib dipahami oleh HR, yakni:

Potongan Wajib

Pada potongan wajib ini HR diperbolehkan melakukan pemotongan setiap bulan namun pastikan telah sesuai dengan aturan yang berlaku.

Berikut jenis-jenis potongan wajib tersebut:

1. Pajak Penghasilan Pasal 21 (PPh 21)

PPh 21 menjadi jenis potongan wajib pertama yang dikenakan atas penghasilan yang diterima oleh karyawan.

PPh 21 ini dikenakan kepada karyawan yang memiliki penghasilan di atas PTKP atau Penghasilan Tidak Kena Pajak.

Untuk besaran PTKP ini memiliki sifat progresif, maksudnya adalah tergantung dengan jumlah tanggungan keluarga hingga total penghasilan yang dimiliki.

Semakin besar penghasilan yang dimiliki, maka semakin besar potongan pajaknya.

Jika karyawan memiliki gaji di bawah PTKP maka tidak dikenakan potongan PPh 21.

2. BPJS Kesehatan

Kedua adalah BPJS Kesehatan yang masuk ke dalam jenis potongan wajib.

Untuk besarannya telah diatur dalam Perpres No. 75 Tahun 2019 yakni sebesar 5% dari gaji bulanan yang didapatkan.

Namun di sini karyawan hanya membayar sebesar 1%, sedangkan 4% dibayarkan oleh perusahaan.

3. Jaminan Hari Tua (JHT)

Potongan wajib berikutnya adalah Jaminan Hari Tua atau JHT di mana ini menjadi program wajib dalam BPJS Ketenagakerjaan.

Dijelaskan dalam PP No. 46 Tahun 2015 bahwa pemerintah mewajibkan bagi perusahaan untuk mengikutsertakan karyawan di dalam program JHT ini.

Potongan dilakukan setiap bulan dengan total 5,7% dari gaji, di mana pembagiannya 2% dipotong dari gaji karyawan dan 3,7% dibayarkan oleh perusahaan.

4. Jaminan Pensiun

Jaminan pensiun di sini berbeda dengan JHT karena perusahaan tidak diwajibkan mengikutsertakan karyawan di program ini.

Untuk potongannya adalah sebesar 3% dengan 1% dipotong dari gaji karyawan dan 2% dibayarkan oleh perusahaan.

5. Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK) dan Jaminan Kematian (JKM)

JKK dan JKM termasuk ke dalam program BPJS Ketenagakerjaan di mana perusahaan wajib mendaftarkan pekerjanya ke dalam program ini.

Namun program ini tidak memotong gaji karyawan karena sepenuhnya dibayar oleh perusahaan.

Meski begitu, baik JKK atau JKM tetap masuk ke dalam komponen potongan gaji karyawan.

Potongan Opsional

Potongan opsional merupakan jenis potongan gaji karyawan yang bersifat tidak wajib.

Berikut jenis-jenisnya:

1. Ganti Rugi atau Denda Pelanggaran

Potongan pertama adalah ganti rugi atau denda pelanggaran.

Ini berlaku jika terjadi kerusakan, menghilangkan barang milik perusahaan, atau melanggar aturan yang ada.

Besarannya disesuaikan dengan aturan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.

Namun jumlahnya tidak boleh lebih dari 50%.

2. Cicilan

Cicilan berlaku bagi karyawan yang memanfaatkan fasilitas pinjaman atau kredit dari perusahaan.

Untuk pembayarannya menggunakan mekanisme pemotongan gaji dengan besaran potongan dan jadwal pembayaran harus disepakati secara tertulis.

3. Cuti Tidak Dibayar

Jika sisa cuti karyawan habis dan karyawan ingin mengambil cuti lagi, maka cuti yang diambil masuk ke dalam unpaid leave atau cuti tidak dibayar.

Untuk cuti tidak dibayar ini, perusahaan berhak melakukan pemotongan gaji sesuai jumlah hari yang ditinggalkan.

4. Kelebihan Pembayaran Gaji

Terakhir, kelebihan pembayaran gaji.

Ini terjadi ketika HR salah mengirimkan nominal gaji di mana HR berhak melakukan pemotongan gaji di bulan berikutnya tanpa perlu izin terlebih dahulu.

Namun pastikan potongan ini ditulis di dalam slip gaji agar karyawan dapat dengan mudah memahaminya.

Apa Saja Faktor yang Mempengaruhi Potongan Gaji Karyawan?

Berikut 5 faktor yang berpengaruh pada potongan gaji karyawan:

1. Total Penghasilan yang Didapatkan Karyawan

Faktor pertama adalah total penghasilan yang didapatkan oleh karyawan.

Ini berpengaruh pada jumlah pemotongan pajak penghasilan karyawan di mana karyawan dengan gaji lebih tinggi dikenakan pajak yang lebih tinggi dibandingkan karyawan dengan gaji di bawahnya.

Sistem yang dimiliki dalam pemotongan pajak ini bersifat progresif untuk menciptkan keadilan dalam beban pajak antar karyawan.

2. NPWP Karyawan

NPWP yang dimiliki oleh karyawan juga berpengaruh pada jumlah potongan gaji karyawan.

Karyawan yang tidak memiliki NPWP dikenakan tarif pajak yang lebih tinggi dibandingkan karyawan yang memiliki NPWP.

Ini dilakukan untuk mendukung kepatuhan pajak agar setiap wajib pajak terdaftar.

3. Status Perkawinan dan Jumlah Tanggungan

Status karyawan menjadi faktor yang mempengaruhi berikutnya di mana karyawan yang telah menikah dan memiliki anak mendapatkan PTKP yang lebih tinggi.

Ini membuat potongan pajak yang dimiliki lebih rendah dibandingkan yang tidak memiliki tanggungan atau masih lajang.

4. Kebijakan Perusahaan

Keempat adalah kebijakan perusahaan di mana ini dapat berbeda untuk setiap perusahaan.

Misalnya pemberian asuransi kesehatan, program pensiun dari perusahaan, hingga potongan lainnya.

Ini membuat besaran potongan gaji dapat berbeda-beda disesuaikan dengan kebijakan masing-masing perusahaan.

5. Jenis Pekerjaan

Jenis pekerjaannya juga berpengaruh dalam pemotongan gaji, seperti karyawan swasta memiliki kewajiban membayar iuran BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan, sedangkan pekerja freelancer melakukan pendaftaran secara mandiri.

Ini membuat beban iuran keduanya dapat berbeda.

Bagaimana Prosedur Pemotongan Gaji Karyawan?

Untuk melakukan pemotongan gaji karyawan, ada 5 prosedur yang dapat dilakukan yakni:

1. Tentukan Besaran Potongan

Pertama, tentukan besaran potongannya yang disesuaikan dengan kebutuhan potongannya.

Misalnya untuk pemotongan BPJS Kesehatan, maka disesuaikan dengan ketentuan yakni 1% dari gaji karyawan.

2. Tetapkan Kebijakan secara Jelas

Kedua, perusahaan harus menetapkan kebijakan yang jelas dalam pemotongan gaji karyawan ini.

Pastikan pemotongan gaji karyawan telah sesuai dengan aturan yang berlaku dan telah diatur dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, dan Perjanjian Kerja Bersama.

3. Dapatkan Persetujuan dari Karyawan

Ketiga, pastikan Anda mendapatkan persetujuan dari karyawan.

Ini dapat dijelaskan pada saat tanda tangan perjanjian atau kontrak kerja ataupun dapat ditulis dalam peraturan perusahaan.

Kecuali untuk pemotongan yang tidak dibutuhkan persetujuan seperti pemotongan karena pembayaran gaji yang berlebih dari seharusnya.

4. Lakukan Komunikasi secara Jelas

Komunikasi yang jelas juga menjadi dasar penting dalam melakukan pemotongan gaji karyawan.

Ini dilakukan agar tidak terjadi kesalahpahaman antara pekerja dengan pemberi kerja.

5. Berikan Bukti Tertulis

Penting bagi perusahaan untuk memberikan bukti tertulis dalam pemotongan gaji ini.

Misalnya pemotongan gaji berkaitan dengan denda pelanggaran, Anda dapat membuat bukti pemotongan gaji atau jika berkaitan dengan kelebihan pembayaran gaji sebelumnya dapat ditulis dalam slip gaji.

Kesimpulan

Itulah penjelasan lengkap mengenai pemotongan gaji karyawan yang dapat menjadi referensi Anda.

Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa pemotongan gaji karyawan harus dilakukan perusahaan berdasarkan persetujuan karyawan.

Di sini ada berbagai jenis pemotongan yang dilakukan, seperti untuk pembayaran pajak, BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, hingga untuk denda karena adanya pelanggaran.

Tentunya untuk mendukung perusahaan melakukan pemotongan gaji secara efektif dibutuhkan pengelolaan karyawan secara tepat.

Gunakan software payroll dari GajiHub untuk memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan, khususnya dalam hal pengelolaan gaji karyawan.

Dengan GajiHub, pengelolaan gaji dapat dilakukan dengan lebih mudah dan minim kesalahan karena semuanya dilakukan oleh sistem terpercaya dan otomatis.

Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.

Author
Recent Posts

Desi Murniati

Berpengalaman lebih 5 tahun dalam penulisan tema manajemen dan karir. Desi bertujuan memberikan perspektif terbaru dari tulisannya.