Job Description: Pengertian, Manfaat dan Cara Membuatnya

Apa itu job description, dan apa hubungannya dengan Anda sebagai pencari kerja atau pemilik bisnis?

Dokumen yang tampaknya sederhana ini memiliki tujuan besar dalam proses perekrutan secara keseluruhan, dalam mendefinisikan peran karyawan, dan dalam membantu evaluasi.

Pada artikel ini kali ini kami akan membahas apa itu job description, manfaatnya, dan juga tips membuat job desk yang baik untuk Anda pemilik bisnis maupun bagi karyawan Anda.

Apa itu Job Description?

Job description merangkum tanggung jawab, aktivitas, kualifikasi, dan keterampilan penting untuk suatu peran. Job description uga dikenal sebagai Jobdesk, dokumen ini menjelaskan jenis pekerjaan yang dilakukan.

Jobdesk harus mencakup perincian penting perusahaan — misi perusahaan, budaya, dan manfaat apa pun yang diberikannya kepada karyawan. Ini juga dapat menentukan kepada siapa laporan posisi dan kisaran gaji.

Jobdesk yang efektif akan memberikan detail yang cukup bagi kandidat untuk menentukan apakah mereka memenuhi syarat untuk posisi tersebut.

Tidak hanya itu, menurut survei 52% pencari kerja mengatakan kualitas deskripsi pekerjaan sangat atau sangat berpengaruh pada keputusan mereka untuk melamar pekerjaan.

Bagaimana Pemilik bisnis Menggunakan Job Description?

Selama proses perekrutan, job description mendefinisikan peran posisi dan kandidat ideal untuk mengisinya.

Jobdesk membantu proses perekrutan target untuk mencapai kandidat yang ideal dengan deskripsi menyeluruh yang membuat kandidat mengerti tentang pekerjaan yang akan dia lakukan kedepannya.

Manajer dapat menggunakannya untuk menyaring pelamar ketika memilih kandidat untuk wawancara. Pada wawancara, poin-poin dalam deskripsi dapat menjadi dasar pertanyaan.

Di departemen SDM, job description membantu dalam merencanakan dan mengimplementasikan pelatihan.

Dengan melihat deskripsi pekerjaan, profesional SDM mengidentifikasi keterampilan utama yang dibutuhkan karyawan, dan kemudian mereka membahas topik-topik spesifik tersebut dalam sesi pelatihan.

Kebutuhan pelatihan mungkin berlaku untuk peran tertentu, departemen tertentu atau seluruh perusahaan. Deskripsi pekerjaan membantu SDM menentukan siapa yang membutuhkan setiap jenis pelatihan.

Rincian dalam job description dapat menjadi titik pemeriksaan pada evaluasi karyawan. Supervisor menggunakan tugas dan tanggung jawab sebagai panduan untuk menentukan seberapa baik kinerja karyawan.

Demikian juga, jobdesk dapat berguna ketika karyawan dan supervisor mereka membuat tujuan atau rencana pengembangan.

Disisi lain, memiliki job description yang jelas akan membantu pemilik usaha atau manajer untuk:

1. Rekrutmen yang lebih baik

Deskripsi pekerjaan yang dibuat dengan baik berfungsi sebagai alat komunikasi yang memungkinkan karyawan dan pelamar untuk memahami dengan jelas harapan peran dan tanggung jawab, tugas penting, dan kemampuan yang diperlukan, kualifikasi pendidikan, dan pengalaman yang sesuai untuk peran tersebut.

Dengan melakukan ini dengan baik, ini dapat meningkatkan rekrutmen internal dan eksternal dan juga dapat mempertahankan dan memotivasi talenta terbaik dengan menetapkan harapan karyawan dan memastikan bahwa mereka selaras dengan harapan bisnis tentang apa yang diperlukan oleh peran tersebut.

Baca Juga: Onboarding Adalah: Berikut Pengertian, Manfaat, Tahapan, dan Metriknya

2. Data kompensasi yang lebih baik

Jika dilakukan dengan baik, job description karyawan akan membantu HR menilai di mana pekerjaan itu termasuk dalam struktur gaji yang ada sehingga masalah ketidakadilan atau kompresi saat mengisi peran tidak terjadi.

3. People planning

People planning sangat penting untuk rencana bisnis perusahaan. Untuk melaksanakan dan mengukur keberhasilan misi dan tujuan organisasi, beberapa komponen yang sangat penting adalah:

• Daftar lengkap job description di seluruh organisasi menunjukkan semua peran untuk organisasi, dan dengan demikian dapat menunjukkan posisi apa yang tidak diisi dan membantu perencanaan masa depan.
• Job description dapat mencatat peran dan tanggung jawab yang diperlukan untuk posisi dalam organisasi dan peta jalan karir masa depan sehingga rekrutmen berwawasan ke depan untuk peran masa depan. Manajer perekrutan nantinya dapat mempertimbangkan kandidat yang cocok tidak hanya untuk lowongan saat ini, tetapi juga mempertimbangkan apakah kandidat tersebut cocok untuk kemajuan di masa depan.
• Job description dapat disesuaikan dengan sistem evaluasi kinerja untuk mengidentifikasi area di mana pelatihan tambahan diperlukan.

Baca juga: Job Specification: Pengertian, Elemen, dan Bedanya dengan Job Description

Bagaimana Pencari Kerja Menggunakan Job Description?

Jika Anda sedang mencari pekerjaan baru, Anda mungkin akan menghabiskan banyak waktu untuk melihat-lihat job description untuk jabatan yang Anda cari.

Pernyataan tersebut menunjukkan apakah pekerjaan potensial itu menarik dan selaras dengan tujuan, minat, keterampilan, dan preferensi Anda.

Ini menunjukkan kepada Anda apa yang diharapkan perusahaan dan apakah Anda sesuai dengan kualifikasi untuk posisi pekerjaan yang Anda pertimbangkan.

Anda dapat menggunakan informasi itu untuk menyesuaikan materi lamaran Anda dengan apa yang diinginkan perusahaan dan mempersiapkan diri untuk pertanyaan wawancara potensial.

Dengan mempelajari jobdesk, Anda dapat membandingkan posisi tersebut dengan pekerjaan serupa untuk melihat bagaimana tanggung jawab, gaji, dan tunjangan yang akan Anda dapatkan.

Anda mulai mendapatkan gambaran tentang standar industri untuk jenis posisi yang Anda pertimbangkan.

Informasi dalam job description dapat membantu Anda bernegosiasi ketika Anda menerima tawaran pekerjaan karena Anda memiliki detail pendukung yang menunjukkan apa yang umum di industri.

Komponen Penting yang Harus Ada dalam Job Description

Judul pekerjaan

Buat judul pekerjaan Anda spesifik. Judul pekerjaan yang spesifik lebih efektif daripada yang umum, jadi pastikan Anda memasukkan frasa kunci yang menggambarkan peran pekerjaan secara akurat.

Faktanya, survei Indeed tahun 2020 menemukan bahwa 36% pencari kerja yang menggunakan situs pekerjaan mencari pekerjaan menggunakan judul pekerjaan yang mereka cari.

Hindari istilah internal yang dapat membingungkan pencari kerja. Tetap berpegang pada tingkat pengalaman standar seperti “Senior” daripada angka atau istilah lain yang cenderung tidak dicari orang.

Bahasa jobdesk Anda harus seinklusif mungkin. Pertimbangkan untuk meninjau jobdek Anda yang sudah selesai dan merevisi kata-kata yang mungkin tidak termasuk kelompok orang yang mungkin mempertimbangkan peluang ini.

Ringkasan pekerjaan

Buat ringkasan pekerjaan yang kuat dan menarik perhatian. Ringkasan Anda harus memberikan gambaran umum tentang perusahaan Anda dan harapan untuk posisi tersebut.

Pikat pembaca Anda dengan detail tentang apa yang membuat perusahaan Anda unik. Deskripsi pekerjaan Anda adalah pengantar untuk perusahaan Anda dan merek perusahaan Anda.

Sertakan detail tentang budaya perusahaan Anda untuk meringkas mengapa seorang kandidat ingin bekerja untuk Anda. Survei Indeed juga menemukan bahwa 72% pencari kerja mengatakan sangat atau sangat penting untuk melihat detail tentang budaya perusahaan dalam deskripsi pekerjaan.

Sertakan lokasi pekerjaan yang tepat. Berikan lokasi pekerjaan yang tepat untuk mengoptimalkan posting pekerjaan Anda sehingga muncul lebih tinggi dalam hasil pencarian pekerjaan.

Tanggung jawab dan kewajiban

Uraikan tanggung jawab inti dari posisi tersebut. Pastikan daftar tanggung jawab Anda terperinci tetapi ringkas. Juga tekankan tugas yang mungkin unik untuk organisasi Anda.

Misalnya, jika Anda sedang merekrut untuk peran “event manajer” dan posisi tersebut memerlukan keahlian media sosial untuk mempromosikan acara, sertakan detail ini untuk memastikan kandidat memahami persyaratan dan dapat menentukan apakah mereka memenuhi syarat.

Buat daftar aktivitas sehari-hari dari posisi tersebut. Ini akan membantu kandidat memahami lingkungan kerja dan aktivitas yang akan mereka hadapi setiap hari.

Tingkat detail ini akan membantu kandidat menentukan apakah peran dan perusahaannya sesuai, membantu Anda menarik kandidat terbaik untuk posisi Anda.

Tentukan bagaimana posisi cocok dengan organisasi. Tunjukkan kepada siapa kandidat harus memberi laporan nantunya dan bagaimana orang tersebut akan berfungsi dalam organisasi Anda, membantu kandidat melihat gambaran yang lebih besar dan memahami bagaimana peran tersebut berdampak pada bisnis.

Baca juga: Apa itu Performance Management System? Berikut Pembahasan Lengkapnya

Kualifikasi dan Keterampilan

Sertakan daftar hard skill dan soft skill. Tentu saja, deskripsi pekerjaan harus menentukan
pendidikan, pengalaman kerja sebelumnya, sertifikasi dan keterampilan teknis yang dibutuhkan untuk peran tersebut.

Anda juga dapat memasukkan soft skill, seperti komunikasi dan pemecahan masalah, serta kepribadian
ciri-ciri yang Anda bayangkan untuk perekrutan yang sukses.

Meskipun Anda mungkin berpikir untuk membuat daftar setiap persyaratan yang Anda bayangkan untuk perekrutan ideal yang ideal, namun faktanya cara ini tidak akan bisa berjalan denga baik dan terlalu banyak kualifikasi dan keterampilan dapat menghalangi calon pelamar potensial.

Menurut survei Indeed lagi di tahun 2018, 63% kandidat mengatakan mereka memilih untuk tidak melamar pekerjaan karena mereka merasa tidak tahu alat atau keterampilan khusus yang tercantum dalam deskripsi pekerjaan.

Lebih lanjut 47% mengatakan mereka tidak melamar karena mereka tidak memiliki tahun pengalaman tertentu yang tercantum dalam deskripsi pekerjaan.

Itulah mengapa penting untuk mengidentifikasi keterampilan dan kualifikasi must-have vs nice-to-have untuk peran tersebut guna mendorong kandidat yang lebih beragam untuk melamar. 71% pengusaha yang kami survei mengatakan mereka sudah melakukan ini.

Gaji dan Tunjangan

Sertakan kisaran gaji. Kandidat berkualitas mencari peluang yang memenuhi kebutuhan gaji mereka. Namun, menurut survei kami, hampir 70% kandidat mengatakan bahwa mereka tidak pernah atau hanya sesekali melihat deskripsi pekerjaan yang menyertakan informasi gaji.

Cantumkan keuntungan dan benefit utama jika mereka bekerja dengan Anda.

Apa untungnya bagi calon? Sebagian besar pencari kerja (83%) setuju bahwa tunjangan dan fasilitas perusahaan memiliki dampak signifikan pada keputusan mereka untuk menerima tawaran pekerjaan di sana atau tidak.

Dorong lebih banyak orang untuk melamar dengan membagikan imbalan dan manfaat menarik yang Anda tawarkan kepada karyawan Anda, seperti sebagai:

• Komisi tak terbatas
• Jam kerja fleksibel atau remote
• Cakupan medis, gigi, dan penglihatan
• Makanan ringan kantor
• Free launch
• Kantor ramah hewan peliharaan

Cara Membuat Job Description

Tugas rumit dalam menyusun job description dapat dibuat lebih mudah dengan bantuan template deskripsi pekerjaan. Ikuti langkah-langkah ini untuk membuat deskripsi pekerjaan:

1. Tentukan judul pekerjaan

Seperti yang telah kami katakan sebelumnya. judul pekerjaan harus jelas dan menggunakan bahasa yang dipahami secara umum.

Jika perusahaan Anda cenderung menggunakan judul posisi hierarkis yang unik, terjemahkan ke dalam judul posisi tradisional demi deskripsi pekerjaan.

Judul pekerjaan akan berubah dengan setiap deskripsi pekerjaan yang Anda tulis, tetapi Anda dapat mempertahankan daftar pekerjaan perusahaan di template Anda untuk memilih pekerjaan yang Anda inginkan dengan cepat dan mudah dan tetap konsisten.

2. Tulis deskripsi pekerjaan

Deskripsi pekerjaan harus menjelaskan apa yang dilakukan posisi itu setiap hari. Jelaskan bagaimana posisi berkontribusi terhadap misi perusahaan secara keseluruhan.

Deskripsi pekerjaan akan berubah dengan setiap deskripsi pekerjaan yang Anda tulis, tetapi deskripsi misi perusahaan harus konsisten.

Anda dapat menulis deskripsi kerangka yang mudah diisi berdasarkan pekerjaan tertentu di templat deskripsi pekerjaan Anda.

3. Identifikasi tanggung jawab

Identifikasi tanggung jawab pekerjaan dengan poin-poin. Bertujuan untuk maksimal 10 tanggung jawab dalam daftar berpoin.

Tanggung jawab akan berubah dengan setiap deskripsi pekerjaan. Simpan 10 poin peluru kosong pada templat deskripsi pekerjaan Anda sehingga Anda tahu kapan Anda telah mencapai maksimum.

4. Uraikan persyaratannya

Persyaratan pelamar akan mencakup hal-hal seperti pendidikan, pengalaman, keterampilan dan kemampuan. Persyaratan ini harus dicantumkan sebagai poin-poin.

Usahakan maksimal 10 persyaratan dalam daftar berpoin. Persyaratan pelamar akan berubah dengan setiap deskripsi pekerjaan.

Simpan 10 poin kosong pada templat deskripsi pekerjaan Anda sehingga Anda tahu kapan Anda telah mencapai maksimum.

5. Jelaskan misi perusahaan

Menjelaskan budaya dan misi perusahaan. Jelaskan mengapa pelamar ingin bekerja untuk perusahaan tersebut. Bagian ini akan tetap sama untuk semua deskripsi pekerjaan Anda.

Luangkan waktu untuk menulis penjelasan misi yang luar biasa dan menyimpannya secara lengkap di templat deskripsi pekerjaan Anda.

6. Berikan informasi kompensasi

Informasi kompensasi harus mencakup informasi seperti kisaran gaji dan tunjangan. Kisaran gaji akan berubah tergantung pada pekerjaan tertentu, tetapi manfaatnya mungkin akan tetap sama dan dapat tetap ada di template deskripsi pekerjaan Anda.

Template Job Description

Berikut adalah contoh templatenya:

Pekerjaan: [Judul Pekerjaan]

Deskripsi pekerjaan: [Jabatan] berkontribusi pada [misi Perusahaan Perekrutan] dengan [keseluruhan ekspektasi harian].

Tanggung jawab:

[Jabatan] memiliki tanggung jawab dan tugas sebagai berikut:

• [Tanggung Jawab 1]
• [Tanggung Jawab 2]
• [Tanggung Jawab 3]
• [Tanggung Jawab 4]
• [Tanggung Jawab 5]
• [Tanggung Jawab 6]
• [Tanggung Jawab 7]
• [Tanggung Jawab 8]
• [Tanggung Jawab 9]
• [Tanggung Jawab 10]

Persyaratan:

[Jabatan] harus memiliki keterampilan, pendidikan, dan pengalaman berikut:

• [Persyaratan 1]
• [Persyaratan 2]
• [Persyaratan 3]
• [Persyaratan 4]
• [Persyaratan 5]
• [Persyaratan 6]
• [Persyaratan 7]
• [Persyaratan 8]
• [Persyaratan 9]
• [Persyaratan 10]

Misi

[Perusahaan Perekrutan]: [Perusahaan Perekrutan] didedikasikan untuk menyediakan [produk atau layanan] ke [pasar sasaran].

Kompensasi:

[Perusahaan Perekrutan] akan memberikan kompensasi sebagai berikut:

• Gaji: [kisaran gaji]
• Manfaat medis
• Keuntungan pensiun
• Manfaat asuransi
• Manfaat lainnya

Contoh Job Description

Berikut adalah contoh deskripsi pekerjaan lengkap menggunakan template di atas:

*Pekerjaan: Guru Bahasa Inggris kelas 11*

Deskripsi pekerjaan:

Guru bahasa Inggris kelas 11 berkontribusi pada misi pencapaian siswa SMA ABC dengan memberikan instruksi teladan secara umum, penghargaan dan pendidikan bahasa Inggris. Guru bahasa Inggris kelas 11 akan mengajar enam periode kelas sehari dengan satu periode untuk perencanaan dan penilaian. Tanggung jawab tambahan termasuk tugas sebelum dan sesudah sekolah dan memberikan nasihat juga penilaian kepada siswa.

Tanggung Jawab:

Guru bahasa Inggris kelas 11 memiliki tanggung jawab dan tugas sebagai berikut:

• Membuat rencana pelajaran untuk tiga kelas berbeda
• Berkomunikasi secara efektif dan proaktif dengan orang tua
• Memberikan pengajaran yang luar biasa dan berbeda kepada semua siswa
• Menghadiri pertemuan dengan karyawan sekolah dan pemangku kepentingan eksternal
• Melanjutkan pendidikan mereka melalui pengembangan profesional reguler
• Mempersiapkan siswa untuk ujian negara
• Memandu pembelajaran siswa melalui desain pelajaran pengalaman
• Melaksanakan tugas sekolah yang diberikan
• Mengisi materi di situs web kelas dengan tugas dan pembaruan kelas

Persyaratan:

Guru bahasa Inggris kelas 11 harus memiliki keterampilan, pendidikan, dan pengalaman sebagai berikut:*

• Gelar sarjana di bidang Pendidikan atau Bahasa Inggris, atau gelar Master di bidang Pendidikan (lebih disukai)
• Penglaman mengajar di bidang subjek terkait atau setidaknya satu tahun pengalaman kelas
• Pengalaman dengan komunikasi orang tua
• Memahami manajemen kelas
• Penguasaan kurikulum bahasa Inggris kelas 11
• Komitmen untuk keberhasilan siswa
• Keterampilan tertulis dan verbal yang luar biasa
• Kemahiran dalam keterampilan komputer seperti manajemen situs web, email, dan pengolah kata

Misi Sekolah ABC:

Sekolah ABC didedikasikan untuk menyediakan pendidikan umum yang unggul bagi semua siswa tanpa memandang latar belakang.

Melalui bimbingan dan instruksi teladan, ABC School mempersiapkan semua siswa untuk kesuksesan pasca sekolah. ABC School berkomitmen untuk menciptakan budaya kebaikan dan dukungan bagi semua siswa, guru, dan staf.

Kompensasi:

ABC School akan memberikan kompensasi sebagai berikut:*

• Gaji: 30.000.000 – 40.000.000 perbulan (berdasarkan pendidikan dan pengalaman)
• Manfaat medis termasuk penglihatan dan gigi
• Manfaat pensiun
• Manfaat asuransi termasuk asuransi jiwa dan asuransi cacat
• Liburan berbayar, cuti sakit dan cuti pribadi

Hal yang Sering Ditanyakan Saat Membuat Job Description

Berapa panjang kata yang harus dibuat saat membuat job description?

Job description Anda harus antara 300 – 700 kata. Jobdesk yang lebih pendek mungkin tidak memberikan informasi yang cukup, sementara deskripsi pekerjaan yang lebih panjang sulit untuk dibaca dengan cepat oleh pencari kerja.

Seberapa spesifik seharusnya job description?

Jobdesk Anda harus memberikan deskripsi posisi yang jelas dan akurat, tetapi tetap dapat dipindai oleh pencari kerja. Pecahkan deskripsi yang rumit atau panjang menjadi beberapa poin penting agar mudah dibaca.

Bagaimana saya harus menyusun template jobdesk saya?

Templat jobdesk Anda harus dibagi menjadi beberapa bagian pendek yang mudah dipindai dan dipahami. Gunakan poin-poin dalam bagian yang panjang agar mudah dibaca.

Dapatkah saya menggunakan template job description yang sama untuk setiap posisi?

Anda dapat menggunakan template job description yang sama sebagai titik awal untuk setiap posisi yang Anda posting. Pastikan untuk meninjau dengan cermat setiap bagian untuk akurasi dengan setiap posting pekerjaan.

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai job description atau job desc lengkap beserta contoh dan templatenya yang bisa Anda gunakan. Sebagai pemilik bisnis, memiliki job description yang lengkap bisa memudahkan Anda dalam mendapatkan karyawan yang sesuai kualifikasi dan kebutuhan bisnis Anda.

Bisnis juga harus  memerhatikan kualitas dari setiap job description yang ditetapkan dan diberikan kepada setiap karyawannya untuk meningkatkan kinerja karyawan secara keseluruhan.

Disisi lain, untuk pengelolaan manajemen SDM dan proses HR dalam bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan software HR dan payroll GajiHub secara gratis.

Dengan menggunakan GajiHub, Anda bisa dengan mudah melakukan penghitungan payroll, mengelola absensi dan aplikasi HRIS, penghitungan pajak PPh 21 dan BPJS, kemudahan proses akuntansi dan reimbursement, employee self service (ESS), mengelola izin dan cuti karyawan Anda, dan juga melakukan analisa data dari manajemen SDM Anda.

Tertarik menggunakan GajiHub? Anda bisa mencobanya secara gratis melalui tautan ini