Organisasi memerlukan indivudu-individu berbakat untuk memastikan operasional harian berjalan dengan lancar hingga mendorong tercapainya tujuan jangka panjang.
Namun, karena bakat merupakan sesuatu yang sulit diukur secara langsung, banyak organisasi mulai memanfaatkan competency mapping.
Melalui pendekatan tersebut, organisasi dapat menentukan skill apa saja yang diperlukan untuk setiap peran.
Penerapan competency mapping juga membantu karyawan memahami tugas dan tanggung jawab yang diharapkan, sekaligus memudahkan perusahaan dalam menemukan kandidat yang sesuai.
Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas apa itu competency mapping, manfaat, skala, langkah, dan contohnya.
Apa yang Dimaksud dengan Competency Mapping?
Competency mapping adalah strategi yang digunakan untuk menilai kandidat maupun karyawan secara terstruktur dan sistematis.
Tujuan utamanya adalah memahami secara menyeluruh terkait pengetahuan, skill, motivasi, kepribadian, dan peran sosial yang dimiliki setiap individu atau tim.
Nantinya, hasil mapping tersebut akan dibandingkan dengan kompetensi yang dibutuhkan dalam suatu posisi, untuk melihat apakah orang tersebut sudah sesuai dengan peran yang diharapkan.
Selain itu, juga untuk menentukan pelatihan apa saja yang perlu diberikan agar skill mereka bisa lebih maksimal.
Biasanya, competency mapping dilakukan oleh tim HR dan manajer sebagai bagian dari proses manajeen kinerja.
Kompetensi yang dibutuhkan di suatu posisi akan dipetakan, lalu dibandingkan dengan kompetensi yang dimiliki oleh karyawan yang menempati posisi tersebut.
Karyawan juga akan diinformasikan soal kompetensi apa saja yang akan dinilai, supaya mereka tahu apa yang diharapkan, posisi mereka saat ini, dan langkah-langkah apa yang bisa dilakukan untuk berkembang.
Dari sini, perusahaan bisa menugaskan karyawan sesuai keunggulannya, sekaligus memberikan pelatihan atau mentoring untuk membantu mereka memperbaiki area tertentu.
Baca Juga: Skill Mapping: Panduan Lengkap untuk HR
Apa Saja Manfaat Competency Mapping?
Sudi dari Harvard Business Review menunjukkan bahwa 80% karyawan resign karena perusahaan salah merekrut kandidat.
Untungnya competency mapping dapat membantu mencegah hal tersebut, yakni dengan menentukan kombinasi hard skill, soft skill, dan sikap kerja tertentu sebelum merekrut karyawan.
Selain itu, berikut beberapa manfaat dari competency mapping:
1. Rekrutmen Lebih Terarah
Competency mapping membantu perusahaan memahami secara jelas keterampilan apa saja yang dibutuhkan untuk tiap posisi. Bukan hanya skill teknis, tapi juga soft skill yang cocok dengan budaya kerja.
Setelah kompetensinya jelas, Anda bisa menggunakan tes yang objektif untuk menilai kandidat.
Hal ini jauh lebih akurat dibanding hanya mengandalkan CV atau feeling saat wawancara, dan mengurangi risiko salah pilih orang.
2. Pelatihan Jadi Lebih Efektif
Competency mapping juga berguna untuk karyawan yang sudah ada.
Dengan memahami skill gap mereka, perusahaan bisa menyusun program pelatihan yang lebih spesifik dan bermanfaat.
Pelatihan yang tepat sasaran akan terasa lebih relevan bagi karyawan.
Mereka jadi lebih semangat belajar karena hasilnya langsung terlihat dalam pekerjaan mereka sehari-hari.
3. Succession Planning Lebih Siap
Saat posisi penting kosong, Anda tak perlu panik mencari pengganti dari luar.
Competency mapping membantu mengidentifikasi siapa saja di dalam tim yang berpotensi naik jabatan.
Begitu orangnya diketahui, Anda bisa mulai siapkan pelatihan untuk menutup kekurangan skill-nya.
Jadi saat waktunya tiba, transisi posisi bisa berjalan lebih lancar dan tanpa drama.
Baca Juga: Succession Planning: Arti, Manfaat, Tahap, Hingga Tantangannya
Apakah Competency Mapping sama dengan Skill Matrix?
Tidak, keduanya merupakan dua hal yang berbeda.
Istilah skill matrix dan competency mapping memang sering digunakan secara bergantian untuk menggambarkan proses penilaian keterampilan, tapi sebenarnya keduanya memiliki perbedaan yang cukup penting.
Meski sama-sama berfungsi untuk menilai potensi individu atau tim, skill matrix berfokus hanya pada keterampilan seseorang (biasanya yang berkaitan langsung dengan peran atau tugas tertentu).
Alat ini biasanya berupa grid sederhana yang digunakan untuk menilai sejauh mana kemampuan seseorang dalam setiap keterampilan yang dibutuhkan.
Sementara itu, competency matrix menawarkan penilaian yang lebih menyeluruh, karena mencakup keterampilan, perilaku, pengetahuan, dan sikap.
Dengan begitu, evaluasi yang dilakukan bisa menggambarkan kemampuan seseorang secara lebih mendalam.
Skill matrix bisa membantu menilai seberapa siap sebuah tim untuk menyelesaikan proyek tertentu.
Sementara itu, competency matrix berguna untuk melihat bagaimana kompetensi individu bisa memberi kontribusi lebih luas di tempat kerja, sekaligus menjadi dasar dalam manajemen kinerja melalui competency mapping.
Baca Juga: Talent Mapping: Arti, Manfaat, Hingga Langkah-Langkahnya
Tabel Perbedaan Skill Matrix dan Competency Matrix
| ASPEK | SKill matrix | Competency mapping |
|---|---|---|
| Fokus | Keterampilan spesifik sesuai peran atau tugas | Kompetensi menyeluruh (keterampilan, perilaku, pengetahuan, dan sikap) |
| Bentuk | Grid sederhana untuk menilai tingkat keterampilan | Matriks lebih kompleks yang mencakup berbagai aspek kompetensi |
| Tujuan | Menilai kesiapan tim untuk proyek tertentu | Menilai kontribusi individu secara menyeluruh di lingkungan kerja |
| Manfaat Utama | Memastikan keterampilan teknis terpenuhi di tiap proyek | Menjadi dasar dalam manajemen kinerja dan pengembangan SDM jangka panjang |
| Lingkup Penilaian | Hanya keterampilan (skills) | Keterampilan + perilaku + pengetahuan + sikap |
| Kapan Digunakan | Saat menyusun tim proyek atau pelatihan keterampilan | Saat ingin memahami potensi individu secara lebih dalam dan membuat rencana pengembangan karier |
Baca Juga: Skill Test: Arti, Prinsip, dan Manfaatnya bagi Karyawan
Bagaimana Skala dalam Proses Competency Mapping?
Dalam proses competency mapping, terdapat skala yang digunakan sebagai alat bantu untuk mengukur sejauh mana seseorang telah menguasai kompetensi tertentu.
Dengan adanya skala ini, perusahaan bisa melihat posisi masing-masing karyawan dalam menguasai suatu kompetensi, apakah masih pemula, sedang berkembang, sudah mahir, atau sudah menjadi ahli.
Informasi ini berguna untuk merancang pelatihan, pengembangan karier, hingga promosi jabatan.
Berikut contoh skala kompetensi dengan 4 tingkat:
Tingkat 1: Dasar (Basic/Fondasi)
Pada tingkat ini, karyawan baru mulai memahami kompetensi yang dibutuhkan.
Biasanya hanya bisa menyelesaikan tugas sederhana, dan masih sangat bergantung pada arahan.
Contoh pada Profesional HR:
- Baru mengenal tujuan strategis HR
- Belum memahami aturan dan kebijakan ketenagakerjaan
- Belum terbiasa membaca atau menggunakan data
- Tidak menetapkan KPI dan belum paham proses bisnis
- Jarang ikut diskusi strategis dan belum paham peran teknologi dalam pekerjaan
Tingkat 2: Menengah (Intermediate/Berkembang)
Karyawan sudah bisa menjalankan tugas-tugas rutin secara mandiri, tapi masih butuh bimbingan untuk tugas yang lebih kompleks.
Fokus utamanya adalah belajar dan mengembangkan diri.
Contoh pada Profesional HR:
- Mulai memahami strategi HR dan regulasi
- Menggunakan data dan teknologi secara terbatas
- Mulai percaya diri bicara dalam forum kecil, menyusun KPI sederhana
- Dipercaya oleh rekan kerja dan mulai peduli dengan keberagaman
Tingkat 3: Lanjutan (Advanced/Mahir)
Sudah memiliki keahlian yang kuat, mampu menyelesaikan tugas kompleks, dan bahkan menjadi pembimbing bagi orang lain.
Intinya, sudah bisa bekerja tanpa arahan.
Contoh pada Profesional HR:
- Memahami strategi HR secara menyeluruh
- Menetapkan metrik dan menganalisis data dengan baik
- Aktif menggunakan software HR
- Membimbing anggota tim, dipercaya oleh manajemen
- Terus mencari cara untuk berkembang dalam karier
Tingkat 4: Ahli (Expert)
Pada tahap ini, karyawan dianggap sebagai pakar.
Ia menjadi referensi dalam kompetensi tersebut dan dapat menangani situasi yang rumit dengan mudah.
Contoh pada Profesional HR:
- Mengintegrasikan HR dengan strategi bisnis secara langsung
- Memimpin penggunaan data dan teknologi HR
- Menjadi pengambil keputusan strategis
- Paham tren teknologi dan budaya kerja
- Menjadi mitra bisnis strategis yang berdampak
Dengan menggunakan skala ini dalam competency mapping, perusahaan bisa:
- Menilai posisi awal karyawan
- Menyusun rencana pengembangan yang tepat
- Mendorong pertumbuhan karier yang terarah
- Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan
- Meningkatkan performa tim secara keseluruhan
Baca Juga: 8 Kompetensi Karyawan Terpenting dan Cara Mengembangkannya
Bagaimana Cara Melakukan Competency Mapping?
Agar proses competency mapping berjalan efektif, berikut adalah beberapa langkah yang bisa diikuti:
1. Mulai dari Analisis Pekerjaan
Langkah pertama adalah memahami dulu apa saja yang dibutuhkan dari sebuah posisi atau jabatan.
Hal ini bisa dilakukan dengan:
- Mengisi kuesioner informasi posisi (Position Information Questionnaire / PIQ)
- Melakukan wawancara satu per satu dengan karyawan
- Mengevaluasi kinerja melalui atasan langsung
- Meninjau riwayat kerja karyawan
Tujuan dari tahap ini adalah untuk mendapatkan gambaran nyata tentang pekerjaan dan keterampilan yang dibutuhkan.
2. Tentukan Kompetensi Inti yang Dibutuhkan
Dari hasil analisis pekerjaan, HR bisa mulai mengidentifikasi kompetensi inti yang penting untuk setiap peran.
Kompetensi ini bisa mencakup:
- Pengetahuan
- Soft skill dan hard skill
- Perilaku atau sikap kerja
- Motivasi dan nilai pribadi
Pastikan kompetensi yang dipilih sesuai dengan tanggung jawab harian dari masing-masing posisi.
Baca Juga: Core Competency: Arti, Contoh, dan Cara Mengidentifikasinya
3. Buat Tingkatan Kemampuan (Proficiency Levels)
Setiap kompetensi perlu dijabarkan ke dalam beberapa tingkat penguasaan, agar memudahkan dalam menilai kemampuan seseorang.
Umumnya, tingkat kemampuan dibagi menjadi:
- Dasar
- Menengah
- Lanjutan
- Ahli
Di tiap tingkat, tentukan seperti apa pengetahuan, keterampilan, dan perilaku yang diharapkan.
4. Validasi dengan Ahli dan Pengguna Langsung
Sebelum digunakan, kompetensi yang sudah disusun perlu dikonfirmasi ulang.
Mintalah masukan dari:
- Para ahli di bidang tersebut
- Manajer atau supervisor
- Karyawan yang menjalankan peran tersebut sehari-hari
Langkah ini penting agar kompetensi yang dipetakan benar-benar relevan dan realistis.
Baca Juga: Audit Keterampilan: Arti, Jenis, Hingga Tips Melakukannya
5. Susun Menjadi Kerangka Kompetensi
Setelah semua data terkumpul, rangkai kompetensi yang dibutuhkan untuk setiap peran menjadi sebuah competency model.
Model ini akan menjadi acuan dalam
- Evaluasi kinerja
- Pengembangan karyawan
- Menyusun jalur karier
- Menentukan kebutuhan pelatihan
Contoh:
Dalam model kompetensi untuk HR profesional, salah satu kompetensinya adalah data literacy.
Kompetensi ini dibagi lagi menjadi dua dimensi:
- Data-driven
- Analytics translation
Setiap dimensi memiliki perilaku spesifik seperti: membaca data, menggunakan data, membuat data, dan memanfaatkannya.
Masing-masing perilaku tersebut memiliki tiga tingkat kemampuan: dasar, menengah, dan ahli.
6. Tuliskan Deskripsi Kompetensi secara Jelas
Setiap kompetensi sebaiknya memiliki deskripsi yang mudah dipahami. Sertakan juga:
- Indikator perilaku (contoh nyata seperti apa kompetensi itu ditunjukkan)
- Penjelasan di setiap tingkat kemampuan
Hal ini akan membantu karyawan memahami ekspektasi dan target perkembangan mereka.
7. Integrasikan ke dalam Proses HR
Terakhir, pastikan competency mapping ini digunakan secara nyata dalam berbagai proses HR, seperti:
- Penyusunan deskripsi pekerjaan
- Penilaian kinerja
- Perencanaan pelatihan dan pengembangan
- Promosi dan manajemen talenta
Dengan mengintegrasikan peta kompetensi ke dalam proses HR, perusahaan bisa memastikan bahwa pengelolaan SDM berjalan lebih terarah dan strategis.
Baca Juga: Skill Gap Analysis: Pengertian dan Cara Melakukannya
Bagaimana Contoh Penerapan Competency Mapping?
Untuk lebih memahami competency mapping, berikut beberapa contoh penerapannya di lingkungan kerja:
Contoh 1 – Kompetensi: Berbasis Data (Data-driven)
Perilaku: Membaca Data
Tingkat Dasar
Hanya sesekali menggunakan data, umumnya secara ad-hoc, misalnya dengan melihat scorecard atau membuka dashboard.
Tingkat Menengah
- Secara rutin menggunakan analisis data deskriptif untuk menetapkan target dan menjawab pertanyaan.
- Secara rutin juga menggunakan scorecard untuk mengukur efisiensi dan hasil dari fungsi HR.
Tingkat Ahli
- Sering memanfaatkan analisis data deskriptif untuk menetapkan target, menjawab pertanyaan, mengarahkan operasional harian, dan memberikan konteks pada pengambilan keputusan.
- Secara konsisten menggunakan scorecard untuk mengukur efisiensi, hasil kerja HR, serta dampaknya terhadap bisnis secara keseluruhan.
Contoh 2 – Kompetensi: Wawasan Bisnis (Business Acumen)
Perilaku: Interpretasi Konteks
Tingkat Dasar
Pemahaman yang terbatas tentang proses utama organisasi dan posisi organisasi dalam rantai nilai industri.
Tingkat Menengah
- Mampu menjelaskan proses utama organisasi, posisi organisasi dalam rantai nilai industri, dan bagaimana organisasi memberikan nilai tambah bagi pelanggan.
- Memiliki pemahaman menengah terhadap teori-teori manajemen seperti resource-based view dan transaction cost economics.
Tingkat Ahli
Mampu menjelaskan proses utama organisasi dengan sangat baik.
- Dapat menjelaskan secara jelas posisi organisasi dalam rantai nilai industri secara keseluruhan, termasuk peran mitra seperti pemasok, vendor, dan distributor, serta apa yang membedakan mereka.
- Secara aktif mencari dan mempromosikan sumber keunggulan kompetitif dalam bidang spesialisasinya melalui aktivitas kerja sama bisnis.
- Mampu menerapkan berbagai teori manajemen untuk menganalisis organisasi dan tantangan-tantangannya.
Baca Juga: 8 Skill Business Acumen, Manfaat, dan Cara Meningkatkannya
Contoh 3 – Kompetensi: Integrasi Digital (Digital Integration)
Perilaku: Kesadaran Teknologi
Tingkat Dasar
Memiliki pemahaman yang terbatas terhadap aplikasi perangkat lunak yang sering digunakan dalam pekerjaan sehari-hari.
Tingkat Menengah
Memiliki pemahaman menengah terhadap berbagai alat teknologi dan menggunakannya secara aktif dalam pekerjaan sehari-hari.
Tingkat Ahli
Memiliki pemahaman yang mendalam terhadap berbagai alat dan aplikasi teknologi, serta mampu dengan cepat mempelajari dan menguasai tools baru.
Baca Juga: Skill Issue: Arti, Penyebab, Jenis, dan Cara Mengatasinya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat diketahui bahwa competency mapping adalah proses penting dalam manajemen HR yang bertujuan untuk mengidentifikasi kompetensi yang dibutuhkaan dalam suatu peran.
Proses ini membantu organisasi memahami skill, pengetahuan, dan perilaku apa yang dibutuhkan agar seseorang dapat menjalankan tugasnya secara efektif.
Dengan adanya kompetensi yang jelas, perusahaan bisa mengelola talenta secara lebih strategis.
Hal ini memungkinkan mengidentifikasi kesenjangan kompetensi serta membuat perencanaan pelatihan yang tepat sasaran.
Selain itu, competency mapping juga mendorong transparansi, objektivitas, dan keselarasan antara tujuan individu dengan arah bisnis perusahaan.
Untuk mendukung strategi ini, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan software HRIS dari GajiHub.
Melalui fitur-fiturnya seperti absensi, payroll, hingga PPh 21, tim HR dapat lebih mudah dalam mengelola pekerjaan terkait administrasi karyawan yang kerap memakan waktu.
Dengan demikian, mereka bisa lebih fokus dalam proses penyusunan strategi HR, seperti pengembangan skill karyawan.
Tertarik mencoba GajiHub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Retro Pay: Kalkulator, Cara Menghitung, dan Contohnya - 23 May 2025
- Competency Mapping: Manfaat, Skala, Cara, dan Contohnya - 23 May 2025
- Upskilling dan Reskilling: Perbedaan, Cara, dan Tantangannya - 23 May 2025