Manajemen kehadiran menjadi salah satu aspek penting dalam operasional perusahaan.
Namun, mencatat kehadiran secara manual bukan hanya memakan waktu, tetapi juga rentan terhadpa kesalahanan dan kecurangan presensi.
Oleh karena itu, banyak bisnis yang mulai beralih ke sistem absensi otomatis, salah satunya mesin absensi kartu.
Sistem tersebut menawarkan kemudahan dalam mencatat clock in dan clock out karyawan hanya dengan menggunakan kartu ID mereka.
Teknologi ini banyak diminati, terutama oleh bisnis skala kecil hingga menengah, karena biayanya yang lebih terjangkau.
Meskipun demikian, sistem kehadiran kartu tentu juga memiliki kelebihan dan kekurangannya sendiri.
Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas hal tersebut dan memberikan rekomendasi mesin absensi kartu terbaik.
Apa yang Dimaksud Mesin Absensi Kartu?
Mesin absensi kartu adalah perangkat yang digunakan untuk mencatat kehadiran karyawan secara otomatis menggunakan kartu identitas berbasis RFID (Radio Frequency Identification).
Kartu ini berfungsi ganda, yaitu sebagai tanda pengenal sekaligus alat pencatat waktu masuk dan keluar karyawan.
Cara kerja mesin ini cukup sederhana. Setiap karyawan diberikan kartu RFID dengan nomor unik.
Saat kartu didekatkan ke mesin dalam jarak sekitar 10 cm, sistem akan mencatat waktu, tanggal, serta status kehadiran (masuk atau keluar).
Informasi tersebut juga akan ditampilkan pada layar LCD bersama dengan waktu saat ini.
Mesin absensi kartu dapat menyimpan hingga 50.000 hingga 80.000 data kehadiran, dengan kapasitas kartu yang dapat mencapai lebih dari 30.000 hingga 50.000 kartu.
Data kehadiran yang tercatat kemudian diproses untuk menghasilkan laporan kehadiran dalam format yang diinginkan perusahaan.
Baca Juga: 16 Mesin Absensi Terbaik untuk Tingkatkan Efisiensi
Bagaimana Sejarah Mesin Absensi Kartu?
Mesin absensi kartu pertama kali diperkenalkan pada akhir abad ke-19 untuk membantu perusahaan mencatat jam kerja karyawan secara lebih akurat.
Sebelum mesin ini ada, pencatatan waktu kerja dilakukan secara manual, yang sering kali menimbulkan masalah seperti kesalahan pencatatan atau kecurangan presensi.
Pada tahun 1888, seorang pembuat perhiasan bernama Willard Bundy menciptakan mesin absensi pertama.
Cara kerjanya sederhana, yaitu karyawan memasukkan kartu ke dalam mesin, lalu mesin akan mencetak waktu masuk dan keluar pada kartu tersebut.
Inovasi ini segera digunakan oleh banyak perusahaan dan menjadi dasar sistem absensi modern.
Pada tahun 1911, seorang penemu bernama Joseph McKenna mengembangkan mesin absensi berbasis listrik yang lebih efisien.
Seiring perkembangan teknologi, mesin absensi mulai beralih dari sistem mekanis ke sistem elektronik pada tahun 1970-an.
Saat ini, banyak perusahaan menggunakan sistem digital, seperti absensi berbasis sidik jari atau aplikasi mobile, yang lebih praktis dan akurat.
Baca Juga: Absensi Karyawan: Pengertian, Sejarah, dan Jenisnya
Apa Saja Kelebihan Mesin Absensi Kartu?
Meskipun teknologi absensi telah berkembang dengan kehadiran sistem biometrik dan digital, banyak perusahaan kecil hingga menengah masih menggunakan mesin absensi kartu karena kemudahannya.
Namun, sebelum memilih sistem ini, penting untuk memahami kelebihan dan kekurangannya secara mendalam.
1. Pencatatan Waktu yang Akurat
Mesin absensi kartu bekerja dengan cara karyawan memasukkan kartu ke dalam mesin, yang kemudian mencetak waktu masuk dan keluar secara otomatis.
Hal ini memastikan pencatatan yang lebih akurat dibandingkan dengan metode manual, seperti catatan tertulis, yang rentan terhadap kesalahan manusia.
Selain itu, sistem ini membantu dalam perhitungan jam kerja yang lebih efisien, sehingga mengurangi risiko kesalahan dalam perhitungan penggajian.
2. Kemudahan Penggunaan
Tidak diperlukan pelatihan khusus untuk menggunakan mesin absensi kartu.
Karyawan cukup memasukkan kartu mereka ke dalam mesin untuk mencatat kehadiran mereka.
Dibandingkan dengan sistem biometrik atau digital yang memerlukan konfigurasi awal yang lebih rumit, sistem ini jauh lebih sederhana dan langsung bisa digunakan.
Hal ini menjadikannya pilihan yang cocok untuk bisnis yang tidak ingin berinvestasi dalam teknologi canggih.
Baca Juga: Manajemen Sistem Presensi: Manfaat, Jenis, dan Fitur Penting
3. Biaya Implementasi yang Rendah
Mesin absensi kartu umumnya lebih murah dibandingkan dengan sistem absensi berbasis biometrik atau cloud.
Selain itu, tidak ada biaya tambahan seperti langganan perangkat lunak atau pemeliharaan server.
Perusahaan hanya perlu membeli kartu untuk setiap karyawan, yang biayanya relatif murah dibandingkan dengan mesin fingerprint atau teknologi pengenalan wajah.
Baca Juga: Manfaat HR Cloud untuk Proses Bisnis yang Lebih Baik
Apa Saja Kekurangan Mesin Absensi Kartu?
Meskipun memiliki sejumlah kelebihan, Anda juga perlu mempertimbangkan kekurangan yang ada dalam mesin ini, yaitu:
1. Potensi Kecurangan
Salah satu kelemahan utama dari sistem ini adalah risiko “buddy punching,” yaitu ketika seorang karyawan mencatat kehadiran untuk rekannya yang tidak hadir.
Karena mesin tidak memiliki fitur verifikasi identitas seperti sidik jari atau pemindaian wajah, karyawan bisa menyalahgunakan sistem ini dengan mudah.
Hal ini dapat menyebabkan data kehadiran yang tidak valid dan berdampak pada produktivitas perusahaan.
Baca Juga: Pelanggaran Karyawan: Pengertian dan Tips Meminimalisirnya
2. Keterbatasan Fitur
Berbeda dengan sistem absensi digital yang dapat diintegrasikan dengan software penggajian atau manajemen sumber daya manusia, mesin absensi kartu tidak memiliki fitur tersebut.
Hal ini mengharuskan HR atau manajer untuk memasukkan data kehadiran secara manual ke dalam sistem, yang bisa menjadi proses yang memakan waktu, terutama bagi perusahaan dengan banyak karyawan.
3. Pemeliharaan Rutin
Mesin absensi kartu memerlukan perawatan secara berkala agar tetap berfungsi dengan baik.
Selain itu, kartu yang digunakan oleh karyawan dapat mengalami keausan atau bahkan hilang, yang dapat menyebabkan ketidakakuratan dalam pencatatan kehadiran.
Perusahaan perlu mengganti kartu secara berkala dan memastikan mesin tetap dalam kondisi optimal untuk menghindari gangguan dalam pencatatan kehadiran.
Baca Juga: Payroll Outsourcing: Kelebihan dan Kekurangan dan Tips Memilih
Apa Saja Rekomendasi Terbaik Mesin Absensi Kartu?
Jika Anda tertarik untuk menggunakan mesin absensi berbasis kartu, berikut beberapa rekomendasi merek yang bisa Anda pilih:
1. Krisbow Mesin Absensi Elektronik NT-86
Mesin absensi ini memiliki desain yang compact dan ringan, sehingga mudah ditempatkan di berbagai area kantor.
Mesin ini cocok untuk bisnis kecil hingga menengah yang ingin menggunakan metode absensi berbasis kartu tanpa memerlukan fitur biometrik seperti sidik jari atau pengenalan wajah.
Keunggulan:
- Desain ringkas dan mudah dipindahkan
- Penggunaan simpel tanpa perlu sidik jari atau wajah
- Harga relatif lebih terjangkau
Baca Juga: Manajemen Presensi: Manfaat, Jenis, dan Cara Mengelolanya
2. Solution X606-S
Mesin absensi ini mendukung berbagai metode absensi, termasuk RFID, fingerprint, dan face recognition.
Dengan layar TFT LCD full color 2,8 inci, pengguna dapat melihat informasi absensi dengan lebih jelas.
Mesin ini dirancang untuk perusahaan skala menengah hingga besar yang membutuhkan sistem absensi dengan kapasitas penyimpanan yang lebih besar.
Keunggulan:
- Kapasitas besar dengan dukungan 1.500 sidik jari, 1.200 wajah, dan 2.000 kartu
- Transfer data mudah melalui USB disk tanpa perlu koneksi jaringan tambahan
- Cocok untuk perusahaan dengan jumlah karyawan yang lebih banyak
3. Fingerspot Revo WFA-207NC
Fingerspot Revo WFA-207NC adalah mesin absensi modern yang mendukung kartu RFID, finger print, dan pengenalan wajah.
Kapasitas penyimpanan data yang besar membuatnya ideal untuk bisnis dengan jumlah karyawan yang cukup banyak.
Mesin ini juga dilengkapi dengan koneksi Wi-Fi, memungkinkan pengolahan data secara real-time tanpa perlu kabel tambahan.
Keunggulan:
- Kapasitas tinggi dengan dukungan 1.000 wajah, 6.000 sidik jari, dan 1.000 kartu
- Koneksi Wi-Fi yang mempermudah pengelolaan absensi tanpa harus terhubung langsung dengan komputer
- Dilengkapi dengan software Fingerspot Personnel untuk manajemen data yang lebih efisien
Baca Juga: Absen Fingerprint Manual dan Software Absensi: Mana yang Lebih Baik?
4. ICON Mesin Absen RFID 340
Mesin ini menggunakan teknologi kartu RFID untuk mencatat absensi karyawan secara cepat dan akurat.
Dengan metode ini, karyawan cukup mendekatkan kartu RFID ke mesin tanpa perlu menyentuhnya secara fisik.
Teknologi ini lebih aman dibandingkan kartu magnetik karena data lebih sulit untuk dipalsukan atau rusak.
Keunggulan:
- Teknologi RFID yang lebih aman dibandingkan kartu magnetik
- Tidak memerlukan kontak fisik sehingga lebih higienis dan awet
- Mempermudah proses absensi dengan sistem otomatis yang lebih cepat
5. Fingerspot Revo W 202BNC
Fingerspot Revo W 202BNC adalah mesin absensi yang mendukung berbagai metode konektivitas untuk memudahkan transfer data, termasuk Wi-Fi, USB, dan TCP/IP.
Mesin ini memungkinkan penggunaan kartu RFID serta sidik jari, memberikan fleksibilitas dalam sistem absensi karyawan.
Dilengkapi dengan software bawaan, mesin ini cocok untuk perusahaan yang membutuhkan solusi manajemen kehadiran yang lebih canggih.
Keunggulan:
- Bisa transfer data melalui Wi-Fi, USB, atau TCP/IP untuk fleksibilitas lebih tinggi
- Mendukung absensi dengan kartu RFID dan sidik jari, memberi pilihan metode bagi karyawan
- Dilengkapi software pengelolaan kehadiran untuk pelaporan yang lebih terstruktur
Baca Juga: Kekurangan Mesin Absensi Dibanding Aplikasi Absensi, Apa Saja?
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa mesin absensi kartu dapat menjadi pilihan, terutama bagi perusahaan yang menginginkan mesin pencatat kehadiran yang praktis dan lebih terjangkau.
Dengan berbagai kelebihan seperti kemudahan penggunaan dan biaya implementasi yang lebih rendah, sistem ini bisa menjadi solusi yang tepat bagi bisnis skala kecil hingga menengah.
Namun, perlu diingat bahwa ada beberapa kelemahan, seperti risiko kecurangan dan keterbatasan fitur integrasi dengan software payroll.
Jika Anda membutuhkan solusi yang lebih praktis, Anda bisa mempertimbangkan untuk menggunakan software HRIS dari GajiHub.
Dengan sistem ini, presensi karyawan dapat dilakukan melalui apliaksi GajiHub yang tersedia di Google Playstore dan Apps Store.
Software ini juga dilengkapi dengan fitur pengelolaan shift karyawan, penghitungan lembur otomatis, integrasi dengan software akuntansi Kledo, serta laporan kehadiran yang bisa diakses kapan pun.
Dengan menggunakan GajiHub, manajemen kehadiran perusahaan menjadi lebih efisien, akurat, dan minim risiko terjadinya kecurangan.
Tertarik mencoba GajiHub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Contoh dan Cara Membuat Laporan Pertanggungjawaban - 28 March 2025
- Cara Menghitung Metrik Presentase Karyawan - 27 March 2025
- 10 Rekomendasi Website Test Kepribadian Online dan Tipsnya - 27 March 2025