Surat demosi karyawan merupakan surat yang diberikan perusahaan agar karyawan memperbaiki performa kerjanya.
Seperti yang kita ketahui, setiap karyawan di perusahaan pastinya memiliki target yang harus dipenuhi.
Ketika target tersebut tidak dapat dicapai dalam periode tertentu, maka perusahaan akan mengeluarkan surat demosi sebagai bentuk hukuman atas tidak tercapainya target tersebut.
Hukuman ini dapat berupa penurunan jabatan, perpindahan posisi, dan lainnya.
Diharapkan dengan adanya demosi ini karyawan dapat memperbaiki performa kerjanya menjadi lebih baik lagi.
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai surat demosi kerja.
Apa yang Dimaksud dengan Surat Demosi Karyawan?
Surat demosi karyawan merupakan surat yang di dalamnya berisi penurunan jabatan karyawan di sebuah perusahaan, instansi, ataupun lembaga.
Bagi karyawan, surat ini merupakan surat yang sangat dihindari karena kalau sampai karyawan mendapatkan surat demosi ini, artinya karyawan tersebut akan mengalami penurunan jabatan, status, hingga pendapatan.
Perusahaan mengeluarkan surat ini dengan tujuan untuk memotivasi karyawan agar dapat meningkatkan kinerja dan berusaha lebih giat lagi untuk mencapai target yang diberikan.
Surat ini dikeluarkan dengan alasan karena karyawan yang bersangkutan tidak mampu mencapai target yang diberikan oleh perusahaan atau tidak kompeten dalam melakukan pekerjaan.
Karena alasan itulah akhirnya perusahaan melakukan penurunan jabatan atau status karyawan tersebut.
Baca Juga: Surat Panggilan Karyawan Mangkir Kerja: Contoh dan Templatenya
Apa yang Mendasari Adanya Demosi Karyawan?
Berikut beberapa alasan yang mendasari adanya demosi karyawan:
1. Kinerja yang Kurang Memadai
Alasan dilakukan demosi yang pertama adalah karena kinerja yang kurang memadai dan tidak sesuai dengan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Misalnya adalah ketika perusahaan memberikan target untuk mencapai penjualan sekian dan karyawan yang bersangkutan tidak mampu memenuhinya.
Selain tidak mampu memenuhi target penjualan, kinerja yang buruk juga dapat berupa tidak mampu memenuhi tenggat waktu proyek hingga tidak mampu menglola tim dengan efektif.
Sebelum perusahaan memutuskan untuk mendemosi karyawan, biasanya perusahaan akan memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memperbaiki kinerjanya.
Jika setelah diberikan kesempatan karyawan tidak memperbaiki kinerjanya, perusahaan akan memberikan keputusan akhir yakni melakukan demosi kepada karyawan.
2. Melakukan Pelanggaran
Alasan kedua adalah karena karyawan melakukan pelanggaran atas aturan yang dimiliki perusahaan.
Pelanggaran ini dapat berupa pelanggaran kedisiplinan, perilaku tidak etis, pelanggaran kebijakan keamanan, hingga melakukan pelanggaran kode etik perusahaan.
Sebagai contoh, ketika manajer melakukan tindakan yang bertentangan dengan kode etis seperti melakukan diskriminasi akan didemosi ke posisi yang membuatnya tidak memiliki wewenang.
Perusahaan memberikan keputusan ini setelah dilakukan investigasi internal dan kebijakan disipliner perusahaan.
3. Adanya Restrukturisasi Perusahaan
Alasan selanjutnya adalah adanya restrukturisasi organisasi perusahaan.
Bagi beberapa perusahaan, restrukturisasi dilakukan untuk meningkatkan efisiensi dan sebagai strategi menghadapi perubahan pasar.
Adanya restrukturisasi membuat beberapa posisi atau jabatan dihapuskan atau adanya penggabungan beberapa departemen, dimana akhirnya membuat karyawan harus didemosi.
Demosi untuk kasus ini bukan sebagai bentuk refleksi dari kinerja karyawan tetapi sebagai bentuk perubahan struktural organisasi.
Baca Juga: 10 Contoh Surat Promosi Jabatan dan Cara Membuatnya
4. Terjadi Penurunan Performa Keuangan Perusahaan
Alasan demosi karyawan yang selanjutnya adalah karena terjadi penurunan perfoema keuangan perusahaan.
Ketika terjadi penurunan keuangan perusahaan, maka perusahaan akan membuat strategi untuk mengatasinya, salah satunya adaah dengan melakukan demosi karyawan.
Selain melakukan demosi, untuk mengatasi penurunan performa keuangan perusahaan adalah dengan mengurangi gaji karyawan.
Demosi di sini dilakukan sebagai langkah penghematan untuk menjaga kelangsungan bisnis.
Namun perusahaan harus memastikan bahwa demosi ini dilakukan dengan adil dan transparan.
5. Kompetensi yang Kurang
Semakin perusahaan mengalami perkembangan, maka kompetensi yang dibutuhkan dari karyawan juga akan semakin berubah.
Pada situasi ini, ada beberapa karyawan memiliki kompetensi yang kurang untuk mendukung perkembangan bisnis saat ini.
Jika hal ini terjadi, maka perusahaan bisa melakukan strategi yakni demosi karyawan ke posisi sesuai dengan kemampuan karyawan.
6. Tidak Cocok dengan Budaya Perusahaan
Alasan selanjutnya yang bisa membuat perusahaan mengirimkan surat demosi karyawan adalah adanya ketidakcocokan dengan budaya perusahaan.
Ketika seorang karyawan sudah tidak cocok dengan budaya yang dimiliki oleh perusahaan, hal ini dapat mengakibatkan permasalahan di dalam tim.
Demosi menjadi strategi yang ditempuh perusahaan untuk menyesuaikan karyawan tersebut dengan budaya kerja, khususnya budaya kerja di dalam tim.
Baca Juga: Penilaian Promosi Jabatan, Tahapan, dan Indikatornya
7. Karena Kebutuhan untuk Pelatihan dan Pengembangan
Demosi juga bisa dilakukan karena kebutuhan pelatihan dan pengembangan perusahaan.
Dengan dilakukannya demosi, perusahaan ingin memberikan kesempatan bagi karyawan untuk mendapatkan pelatihan dan pengembangan yang akan membantu meningkatkan kompetensi karyawan.
Sebagai contoh, seorang karyawan yang ada di posisi manajerial kemudian didemosi ke posisi yang ada di bawahnya sementara demi mendapatkan pelatihan dan pengembangan yang ada di departemen tersebut.
8. Permasalahan Pribadi
Permasalahan pribadi yang dialami oleh karyawan juga bisa menjadi alasan seorang karyawan harus didemosi dari posisinya saat ini.
Ini karena permasalahan pribadi tersebut memengaruhi produktivitas karyawan sehingga terus menurun dan berdampak pada kinerjanya untuk perusahaan.
Dengan dilakukannya demosi ini diharapkan karyawan yang bersangkutan tanpa menyelesaikan permasalahan pribadi tanpa harus dilakukan pemutusan hubungan kerja.
9. Kinerja Tim yang Buruk
Seorang karyawan juga bisa mendapatkan surat demosi karyawan ketika kinerja tim dinilai buruk.
Ini terjadi ketika orang tersebut tidak mampu memimpin tim dengan baik, tidak mampu melaksanakan proyek dengan baik, hingga terjadi permasalahan dalam komunikasi.
Diharapkan dengan dilakukannya demosi ini, karyawan bisa berada di posisi dimana dia bisa belajar dari kesalahan dan meningkatkan kemampuan dalam memimpin tim dengan baik.
Baca Juga: Tips Sukses di Jabatan Baru Ini Wajib Anda Lakukan
Bagaimana Proses Demosi Karyawan?
Dapat dikatakan bahwa demosi merupakan keputusan yang sangat serius dan diambil dengan pertimbangan matang.
Sebelum memutuskan untuk melakukan demosi, perusahaan akan melakukan rapat internal agar demosi dapat dilakukan secara adil dan transparan.
Kemudian perusahaan akan memberikan umpan balik yang jelas kepada karyawan, mendokumentasikan alasan-alasan mengapa demosi dilakukan, hingga memastikan bahwa keputusan demosi ini sesuai dengan kebijakan perusahaan dan Undang-Undang Ketenagakerjaan yang ada.
Perusahaan harus memastikan bahwa komunikasi lakukan dengan baik agar karyawan yang bersangkutan dapat memahami keputusan tersebut dan mereka dapat beradaptasi dengan dengan posisi baru.
Baca Juga: Pentingnya Reward dan Punishment dan Strategi Penerapannya
Apa Dampak Demosi pada Karyawan?
Demosi yang dilakukan kepada karyawan dapat memberikan dampak emosional kepada karyawan yang bersangkutan.
Karena mendapatkan surat demosi karyawan ini karyawan bisa merasa kecewa, malu, hingga kehilangan motivasi.
Untuk mengatasinya dan mencegah dampak yang lebih besar, perusahaan dapat memberikan dukungan yang diperlukan, mulai dari konsuling, pelatihan, bimbingan karir, hingga membantu karyawan untuk beradaptasi dengan posisi baru sehingga mereka bisa tetap termotivasi.
Jika dilakukan secara tepat, demosi karyawan ini bisa menjadi cara untuk memberikan motivasi sehingga karyawan dapat mengembangkan keterampilan baru dan memperbaiki kinerja di masa depan.
Baca Juga: Mengenal Beberapa Jabatan Perusahaan di Indonesia
Apa Saja Struktur Surat Demosi Karyawan?
Untuk membuat surat demosi karyawan, berikut beberapa struktur yang harus ada di dalamnya:
1. Kop Surat
Struktur yang pertama adalah kop surat. Kop surat ini menjadi struktur surat demosi karyawan yang ada di bagian paling atas surat.
Kop surat berisi tentang identitas perusahaan, mulai dari nama perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon, dan lainnya.
2. Judul Surat
Setelah kop surat, selanjutnya adalah judul surat. Judul surat ini ada di bawah kop surat.
Untuk surat demosi karyawan, judul yang tertera adalah “Surat Keputusan Direksi”.
3. Nomor Surat
Nomor surat berisi tentang nomor surat berdasarkan kebijakan perusahaan atau kebijakan dari Undang-Undang yang ada.
Nomor surat ini terletak tepat di bawah judul surat.
4. Pernyataan Menimbang
Struktur selanjutnya adalah pernyataan menimbang dimana bagian ini sudah menjadi isi dari surat demosi karyawan.
Dalam pernyataan menimbang ini akan berisi dasar dikeluarkannya keputusan tersebut dengan mencantumkan identitas karyawan yang mendapatkan surat demosi karyawan hingga alasan dilakukan demosi.
Baca Juga: 7 Contoh Surat PHK Karyawan dan Templatenya
5. Pernyataan Mengingat
Setelah bagian pernyataan menimbang, selanjutnya adalah pernyataan mengingat dimana isinya berupa visi dan misi perusahaan hingga wewenang para direksi hingga dikeluarkannya keputusan tersebut.
6. Pernyataan Keputusan
Pernyataan keputusan berisi tentang informasi mengenai penurunan jabatan karyawan dari posisi sebelumnya ke posisi yang baru.
Di dalam penyataan keputusan ini, perusahaan wajib memberikan informasi mengenai keputusan lebih lanjut saat terjadi perubahan kebijakan.
7. Tanda Tangan dan Nama Direksi
Tanda tangan dan nama direksi yang bertanggung jawab dijadikan sebagai penutup dari surat ini.
Contoh dari dewan direksi dapat dari pihak HRD, pihak manajemen, dan lainnya.
Baca Juga: 11 Strategi Mempertahankan Karyawan Paling Efektif, Apa Saja?
Apa Saja Contoh Surat Demosi Karyawan?
Untuk memudahkan Anda dalam memahami surat demosi karyawan, berikut contohnya untuk Anda:
1. Contoh Surat Demosi Karyawan Sales Manager
2. Contoh Surat Demosi Karyawan Supervisor
3. Contoh Surat Demosi Karyawan Staff
4. Contoh Surat Demosi Karyawan Marketing Manager
5. Contoh Surat Demosi Karyawan Template
Baca Juga: Manajemen Performa Karyawan: Manfaat dan Tahapannya
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai surat demosi karyawan yang dapat Anda jadikan referensi.
Dari penjelasan artikel yang ada di atas dapat diketahui bahwa demosi dilakukan perusahaan dengan berbagai alasan yang mendasarinya, salah satunya karena adanya penurunan kinerja.
Sebagai HRD, tentunya demosi karyawan merupakan hal yang sangat dihindari karena ini bisa memberikan rasa kecewa kepada karyawan yang bersangkutan.
Untuk mencegah terjadinya demosi karyawan ini, pastikan Anda melakukan pengelolaan karyawan dengan sebaik mungkin.
Gunakan sistem HRIS dari GajiHub untuk memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda.
GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.
Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- Mentor Adalah: Ini Pengertian, Manfaat, dan Tips Suksesnya - 30 December 2024
- Klien Adalah: Ini Perbedaannya dengan Pelanggan - 30 December 2024
- Meeting Adalah: Pengertian, Manfaat dan Jenisnya - 30 December 2024