Sebagai HRD, etika memecat karyawan menjadi hal yang perlu diperhatikan.
Ini terkait bagaimana Anda memberitahu kepada karyawan terkait keputusan pemutusan hubungan kerja.
Anda harus mengetahui cara memberhentikan karyawan secara profesional dan etis untuk membuat pemutusan hubungan kerja menjadi lebih efisien dan memastikan karyawan memahami mengapa mereka diberhentikan.
Dalam artikel ini, GajiHub akan membahas tentang alasan memberhentikan karyawan, etika memecat karyawan, dan apa yang harus dihindari selama pemutusan hubungan kerja.
Anda dapat membaca penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:
Apa Alasan Perusahaan Memecat Karyawan?
Jika Anda memberhentikan seorang karyawan, Anda harus memiliki alasan tertentu.
Pemberhentian biasanya terjadi ketika seorang karyawan berkinerja buruk di tempat kerja.
Pastikan alasan Anda memberhentikan karyawan sesuai dengan aturan yang ada. Jika tidak, perusahaan Anda dapat menghadapi tuntutan hukum.
Berikut adalah beberapa alasan umum untuk memberhentikan karyawan:
1. Kinerja buruk di tempat kerja
Alasan yang pertama adalah karyawan Anda memiliki kinerja yang buruk di tempat kerja.
Ini bisa menjadi alasan utama Anda memecat karyawan, karena kinerja karyawan yang buruk akan berdampak kepada produktivitas karyawan.
2. Masalah dengan kehadiran atau keterlambatan
Ketika karyawan Anda memiliki masalah dengan kehadiran atau keterlambatan, ini bisa menjadi alasan Anda memecat karyawan tersebut.
Karyawan yang memiliki masalah dengan kehadiran dan keterlambatan menunjukan mereka tidak dapat disiplin.
Selain ini menunjukan mereka tidak memiliki rasa bertanggung jawab, karyawan yang memiliki masalah dengan kehadiran juga bisa memberikan kerugian untuk bisnis Anda karena produktivitas mereka dapat terganggu.
Baca Juga: 12 Penyebab Layoff serta Dampak Positif dan Negatifnya
3. Melanggar aturan perusahaan
Alasan selanjutnya adalah karena mereka melanggar aturan yang ada di perusahaan.
Biasanya, setiap perusahaan memiliki aturan yang harus ditatati oleh karyawan.
Nah, ketika karyawan tersebut tidak bisa menaatinya atau melanggar aturan perusahaan, ini bisa menjadi alasan Anda memecat mereka.
4. Reorganisasi perusahaan
Alasan pemecatan selanjutnya adalah karena perusahaan melakukan reorganisasi.
Ketika perusahaan melakukan reorganisasi, perusahaan dapat melakukan efisiensi karyawan dan ada karyawan yang harus terdampak PHK.
5. Tidak akur dengan karyawan lain
Alasan selanjutnya adalah ketika karyawan tersebut tidak akur dengan karyawan lainnya.
Karyawan yang tidak akur dengan karyawan lainnya biasanya akan kesulitan untuk bekerja sama dan ini bisa menghambat perusahaan dalam mencapai tujuannya.
Baca Juga: At Will Employment: Ini Kelebihan dan Kekurangannya
Bagaimana Etika Memecat Karyawan yang Baik?
Kenyataannya, Anda tidak bisa melakukan pemecatan karyawan secara sembarangan.
Di dalam UU Cipta Kerja tentang PHK sudah dijelaskan beberapa alasan perusahaan diperbolehkan memecat karyawan.
Anda juga harus melakukan pemecatan ini sesuai dengan etika memecat karyawan yang ada untuk menghargai karyawan yang bersangkutan dan sebisa mungkin meminimalisir rasa sakit hati karyawan yang dipecat.
Berikut beberapa etika memecat karyawan yang bisa Anda lakukan:
1. Dokumentasikan masalah dan peringatan sebelum memecat
Sebelum Anda melakukan pendekatan kepada karyawan mengenai pemutusan hubungan kerja, siapkan bukti-bukti yang mendukung alasan Anda untuk memberhentikan mereka.
Misalnya, jika karyawan tersebut sering datang terlambat ke tempat kerja, dapatkan salinan absensi mereka untuk menyoroti keterlambatan mereka.
Jika mereka telah mengancam rekan kerjanya, kumpulkan pernyataan dari karyawan tersebut yang menjelaskan situasinya.
Bicaralah dengan penyelia atau manajer lain yang bekerja dengan karyawan tersebut untuk mengetahui apakah mereka memiliki bukti yang mendukung.
Setiap peringatan tertulis atau tinjauan kinerja yang buruk juga baik untuk dikumpulkan.
Dengan memiliki bukti kinerja buruk mereka dan upaya Anda untuk mendukung mereka, akan lebih mudah untuk membuat keputusan akhir.
Hal ini juga memungkinkan Anda untuk menunjukkan kepada karyawan mengapa mereka diberhentikan.
Baca Juga: Quiet Quitting: Arti, Penyebab, Ciri-ciri, dan Cara Mencegahnya
2. Siapkan dokumen pemutusan hubungan kerja
Anda mungkin perlu menyiapkan dokumen pemutusan hubungan kerja tergantung pada kebijakan perusahaan Anda.
Dokumen ini menyoroti rincian mengenai pemutusan hubungan kerja karyawan, seperti hari terakhir mereka, gaji terakhir, hari libur yang tidak terpakai, dan langkah selanjutnya yang harus mereka lakukan.
Dalam rapat pemutusan hubungan kerja, Anda perlu meninjau dokumen ini dengan karyawan dan meminta mereka menandatanganinya untuk memastikan bahwa mereka mengerti.
Buatlah dua salinan, satu untuk karyawan dan satu lagi untuk disimpan dalam file personalia mereka.
3. Jadwalkan pertemuan di lokasi pribadi
Setelah Anda memiliki semua dokumentasi, jadwalkan pertemuan dengan karyawan tersebut.
Adakan pertemuan di lokasi yang privat, seperti kantor atau ruang rapat, untuk menghindari interupsi atau siapa pun yang mendengar informasi sensitif.
Selalu ada saksi saat memberhentikan seseorang, misalnya anggota tim sumber daya manusia.
Memiliki saksi adalah baik bagi kedua belah pihak.
Hal ini memungkinkan karyawan menerima perlakuan yang adil dan setara serta melindungi Anda jika mereka menuduh Anda melakukan hal yang sebaliknya.
Baca Juga: Apa itu PMTK dalam PHK? Berikut Penjelasan Lengkapnya
4. Adakan rapat pemutusan hubungan kerja di penghujung hari
Saat menjadwalkan rapat, pastikan rapat dilakukan di penghujung hari.
Ini biasanya berarti lebih sedikit orang di sekitar, menghindari pertanyaan atau gosip yang tidak perlu dari karyawan lain.
Hal ini juga memastikan karyawan tidak perlu melanjutkan hari kerja mereka setelah di-PHK.
5. Gunakan daftar periksa
Perusahaan Anda mungkin sudah memiliki daftar periksa PHK yang bisa Anda ikuti selama rapat untuk memastikan Anda membahas semuanya.
Jika tidak, buatlah sendiri. Pikirkan semua hal yang perlu Anda diskusikan dan ubahlah menjadi langkah-langkah yang dapat Anda ikuti.
Misalnya, langkah pertama adalah “mendiskusikan alasan pemutusan hubungan kerja”, sementara langkah kedua adalah “memeriksa dokumen pemutusan hubungan kerja dengan karyawan.”
Daftar periksa juga memungkinkan Anda untuk mendokumentasikan apa yang Anda diskusikan selama rapat.
Hal ini berguna untuk mengisi dokumen apa pun setelahnya atau memberi tahu manajer Anda.
Baca Juga: Contoh Surat PHK dan Cara Membuatnya
6. Jelaskan alasan pemecatan
Dalam rapat pemutusan hubungan kerja, pertama-tama Anda harus menjelaskan kepada karyawan tentang apa yang akan dibicarakan dalam rapat tersebut.
Jelaskan bahwa Anda akan memberhentikan posisi mereka dan diskusikan alasannya.
Berikan detail sebanyak mungkin dengan menyebutkan alasan spesifik, dan juga usahakan agar penjelasan Anda tetap ringkas untuk memberi kesempatan kepada karyawan tersebut untuk berbicara.
7. Dengarkan apa yang mereka katakan
Setelah Anda menjelaskan, karyawan tersebut mungkin akan bereaksi kaget, menyangkal, marah, atau sedih.
Berikan mereka waktu satu atau dua menit untuk memproses informasi tersebut, lalu beri mereka kesempatan untuk berbicara.
Dengarkan secara aktif apa yang mereka katakan tentang perasaan mereka dan pastikan karyawan tersebut tahu bahwa keputusan Anda sudah final.
Bersikaplah tegas dengan keputusan Anda.
8. Izinkan mereka untuk mengajukan pertanyaan
Berikan kesempatan bagi karyawan untuk mengajukan pertanyaan jika perlu.
Anda ingin memastikan bahwa mereka benar-benar memahami alasan pemutusan hubungan kerja dan langkah selanjutnya yang harus mereka ambil.
Jujurlah saat menjawab pertanyaan mereka, namun cobalah untuk menghindari perdebatan yang sengit.
Baca Juga: Karyawan Dirumahkan Apakah Dapat THR? Ini Jawabannya
9. Kumpulkan fasilitas perusahaan
Jika Anda memberikan properti perusahaan kepada karyawan Anda, seperti telepon kantor, kumpulkanlah dalam pertemuan ini.
Jika barang tersebut berada di tempat lain, seperti peralatan, jadwalkan waktu untuk meminta karyawan mengantarkannya, biasanya saat mereka mengambil gaji terakhir.
Pastikan Anda juga mengumpulkan kartu identitas atau akses keamanan. Anda mungkin perlu mengantar karyawan tersebut keluar setelah rapat.
10. Ucapkan terima kasih atas kontribusi mereka
Akhiri rapat dengan catatan positif dengan berterima kasih kepada karyawan atas kontribusinya.
Hal ini menunjukkan kepada karyawan bahwa Anda menghormati dan menghargai waktu mereka bersama perusahaan.
Doakan mereka agar sukses dalam usaha mereka di masa depan dan jabat tangan mereka sebelum mereka pulang: Panduan Lengkap Proses Restrukturisasi Perusahaan
11. Ubah informasi keamanan
Setelah mereka keluar, lengkapi dokumen dan pertimbangkan untuk mengubah informasi keamanan apa pun yang dapat diakses oleh karyawan tersebut.
Misalnya, ubah kode pintu, login komputer, atau kata sandi lainnya sebagai tindakan pencegahan.
Beberapa karyawan merasa sakit hati setelah pemutusan hubungan kerja dan mempertimbangkan untuk bertindak jahat terhadap perusahaan, jadi yang terbaik adalah mengambil tindakan terlebih dahulu untuk mencegah hal ini terjadi.
Baca Juga: 10 Cara Mendisiplinkan Karyawan dan Manfaat Pentingnya
Apa Saja Hal-Hal yang Perlu Dihindari Saat Memecat Karyawan?
Mengetahui apa yang harus dihindari selama rapat pemutusan hubungan kerja adalah bagian penting untuk memastikan rapat berjalan efektif dan profesional.
Berikut adalah beberapa hal yang harus dihindari saat memberhentikan karyawan:
1. Hindari memberhentikan karyawan sebelum Anda bertemu secara langsung
Meskipun mungkin lebih cepat, memberhentikan karyawan melalui telepon atau email bisa jadi tidak profesional.
Anda ingin memberikan karyawan sebuah pertemuan tatap muka yang sopan karena hal ini menunjukkan bahwa Anda menghargai mereka dan kontribusinya.
Jika Anda bekerja dari jarak jauh dan tidak bisa melakukan pertemuan tatap muka, jadwalkan panggilan video sebagai gantinya.
2. Hindari percakapan yang panjang
Saat memberhentikan karyawan, buatlah percakapan sesingkat mungkin.
Siapkan ringkasan yang menyebutkan beberapa alasan Anda memecat mereka sehingga mereka mengerti dan tidak bisa membantah keputusan Anda.
Setelah memberikan kesempatan kepada karyawan untuk berbicara dan mengajukan pertanyaan, ucapkan terima kasih dan akhiri pertemuan.
Menjaga percakapan tetap singkat akan mengurangi hal-hal negatif, dan memungkinkan karyawan untuk menjaga harga diri mereka.
3. Hindari bertindak tanpa peringatan
Mengejutkan karyawan Anda dengan pemutusan hubungan kerja yang tidak mereka harapkan dapat merusak hubungan Anda dengan karyawan yang masih bertahan.
Sebaliknya, berikan tinjauan kinerja dan pelatihan secara berkala untuk memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memperbaiki diri.
Jika mereka terus berkinerja buruk, tinjauan kinerja ini bertindak sebagai bukti bahwa Anda telah memberikan kesempatan dan peringatan yang tepat kepada karyawan tersebut, sehingga mengurangi kemungkinan adanya gugatan hukum.
Baca Juga: Garden Leave: Keuntungan dan Kerugian, serta Tips Terbaiknya
4. Hindari memberi mereka akses ke ruang kerja
Beberapa karyawan mungkin merasa sakit hati atau marah setelah di-PHK, jadi sebaiknya hindari ruang kerja atau rekan kerja mereka setelah rapat.
Sebaliknya, aturlah waktu bagi karyawan untuk mengambil barang-barang pribadi mereka saat anggota tim mereka tidak hadir.
Hal ini memungkinkan mereka untuk menjaga harga diri mereka dan menghindari potensi konflik.
5. Hindari mengakhiri rapat dengan hal negatif
Terlepas dari seberapa kesalnya karyawan, cobalah untuk menghindari mengakhiri rapat dengan negatif.
Pujilah keterampilan dan atribut positif mereka untuk meningkatkan kepercayaan diri mereka.
Tawarkan semangat dan katakan bahwa mereka akan menemukan posisi yang lebih cocok untuk mereka di masa depan.
Mengakhiri rapat dengan cara ini dapat membuat karyawan merasa lebih baik karena membuat mereka tahu bahwa Anda masih menghargai mereka.
6. Hindari memberi mereka akses ke sistem elektronik perusahaan
Sebelum rapat, hentikan akses karyawan ke sistem elektronik perusahaan Anda, seperti akun email atau login perusahaan.
Membatasi akses mereka dapat mencegah mereka mengakses informasi sensitif atau berkomunikasi dengan karyawan Anda yang lain.
Pastikan departemen TI Anda telah menghapus akses mereka sebelumnya.
Baca Juga: Pahami Aturan Uang Pisah untuk Karyawan yang Resign
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai etika memecat karyawan yang dapat menjadi referensi Anda.
Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa etika memecat karyawan jadi hal yang perlu Anda pahami untuk menghindari kemungkinan buruk setelah Anda memecat karyawan.
Misalnya, mereka merasa sakit hati setelah dipecat dari perusahaan dan melakukan hal negatif seperti menyalahgunakan akses yang mereka ketahui.
Etika memecat karyawan ini menjadi bagian dari pengelolaan karyawan yang wajib dipahami oleh tim HRD.
Untuk memudahkan pengelolaan karyawan, Anda dapat menggunakan sistem HRIS dari GajiHub.
GajiHub merupakan sistem HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.
Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- Insentif Adalah: Ini Pengertian dan Jenis-Jenisnya - 23 December 2024
- Pajak Gaji Berapa Persen? Berikut Besarannya Sesuai Regulasi - 20 December 2024
- 25 Rekomendasi Kerja Online yang Wajib Anda Coba - 20 December 2024