Setiap perusahaan membutuhkan resepsionis terbaik karena mereka adalah orang pertama yang akan dilihat oleh klien atau tamu. Inilah yang membuat Anda perlu merekrut kandidat yang tepat dengan mengajukan beberapa template pertanyaan interview resepsionis.
Melalui template pertanyaan ini, Anda dapat mengeksplorasi berbagai aspek seperti skill customer service, kemampuan problem solving, detail oriented, dan kemampuan bekerja di bawah tekanan.
Denan demikian, Anda dapat melihat bagaimana pengalaman, skill, dan kesiapan mereka dalam posisi resepsionis.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas jobdesk resepsionis, jenis pertanyaan, dan template pertanyaan interview resepsionis.
Apa Saja Jobdesk Resepsionis?
Resepsionis adalah seorang spesialis administrasi yang bertugas menyambut tamu, mengelola meja depan, dan menjalankan tugas-tugas pendukung dasar.
Mereka biasanya ditempatkan di area lobi utama di kantor, fasilitas kesehatan, atau tempat usaha seperti salon, gym, atau hotel.
Resepsionis adalah orang pertama yang akan ditemui tamu saat mereka mengunjungi kantor.
Tanggung jawab seorang resepsionis dapat berbeda-beda tergantung pada perusahaan tempat mereka bekerja.
Misalnya, resepsionis di perusahaan yang sering mengatur janji temu di kantor mungkin lebih banyak menghabiskan waktu untuk menjadwalkan pertemuan dengan klien.
Sementara itu, resepsionis di perusahaan dengan sedikit pertemuan langsung mungkin lebih sering melakukan tugas seperti pengarsipan, pengorganisasian, dan entri data.
Secara umum, berikut beberapa tugas yang dilakukan oleh resepsionis:
- Menyambut tamu dan mengarahkan mereka ke orang atau kantor yang mereka tuju
- Menjawab dan melakukan panggilan telepon untuk karyawan kantor
- Menangani surat-menyurat kantor
- Mengelola persediaan kantor
- Menjadwalkan pertemuan untuk karyawan
- Merawat area resepsi
- Memperbarui catatan kantor
- Melakukan berbagai tugas administratif lainnya seperti mengirim faks, mentranskrip, dan mengarsipkan dokumen
Baca Juga: 9 Template Pertanyaan Interview Programmer + Contoh Jawabannya
Apa Saja Kualifikasi untuk Menjadi Resepsionis?
Berikut adalah contoh kualifikasi yang perlu dipenuhi oleh kandidat resepsionis:
- Pendidikan menengah atas atau setara.
- Lebih disukai memiliki kursus dalam komunikasi atau manajemen front office.
- Soft skill seperti koordinasi dan layanan pelanggan.
- Hard skill seperti pengetahuan komputer dan penggunaan perangkat lunak (spreadsheet, pengolah kata, pelaporan, penagihan, akuntansi).
- Kemampuan mengetik dengan cepat dan akurat.
- Pengalaman kerja lebih dari dua tahun sebagai resepsionis (jika diharapkan oleh perusahaan).
- Sertifikasi atau spesialisasi dalam manajemen kantor, manajemen data, layanan pelanggan, atau administrasi umum.
- Kemampuan menggunakan peralatan kantor seperti scanner, mesin faks, dan printer.
- Keterampilan dalam mengelola basis data dan navigasi aplikasi software umum.
Baca Juga: Jobdesk Frontliner, Skill Penting, Hingga Jenjang dan Gajinya
Apa Saja Jenis Pertanyaan dalam Interview Resepsionis?
Dalam interview resepsionis, ada beberapa jenis pertanyaan yang perlu Anda ajukan kepada kandidat untuk mengetahui kualitas mereka, yaitu:
1. Pertanyaan tentang Keterampilan Layanan Pelanggan dan Interpersonal
Pertanyaan ini dirancang untuk menilai bagaimana kandidat berinteraksi dengan klien, pengunjung, dan rekan kerja.
Anda mungkin ingin menanyakan bagaimana mereka menangani pelanggan yang sulit atau mengelola front desk di jam-jam sibuk.
Tujuannya adalah untuk mengukur kemampuan komunikasi, kesabaran, dan ketenangan mereka di bawah tekanan.
2. Pertanyaan tentang Organisasi dan Multitasking
Resepsionis harus mampu mengelola berbagai tugas dengan efisien.
Pertanyaan mengenai pengalaman mereka dalam hal penjadwalan, menangani telepon, atau mengelola data bisa menguji keterampilan organisasi, perhatian terhadap detail, dan kemampuan memprioritaskan tugas mereka.
3. Pertanyaan Berbasis Skenario dan Pemecahan Masalah
Anda mungkin ingin memberikan situasi hipotetis untuk menguji kemampuan pemecahan masalah dan berpikir cepat dari kandidat.
Misalnya, bagaimana mereka akan menangani ruang konferensi yang dipesan oleh dua klien sekaligus atau situasi darurat.
Jenis pertanyaani ini akan membantu Anda melihat kemampuan mereka dalam membuat keputusan yang tepat dan kreatif.
4. Pertanyaan tentang Kemahiran Teknis
Mengingat pentingnya teknologi di kantor, Anda mungkin ingin menanyakan pengalaman mereka dengan perangkat lunak kantor, sistem telepon, atau teknologi lainnya.
Pertanyaan ini akan menilai keterampilan teknis mereka dan kemampuan beradaptasi dengan alat baru.
5. Pertanyaan tentang Kesesuaian Budaya dan Motivasi Pribadi
Anda juga perlu memastikan kcocokan kandidat dengan nilai dan lingkungan perusahaan, misalnya dengan menanyakan alasan mereka tertarik dengan posisi tersebut, tujuan karier jangka panjang, atau bagaimana mereka bekerja dalam tim.
Pertanyaan ini akan membantu Anda memahami motivasi pribadi mereka dan memastikan bahwa mereka cocok dengan budaya perusahaan Anda.
Baca Juga: 20 Contoh Pertanyaan dalam Cultural Fit Interview + Jawabannya
Apa Saja Template Pertanyaan Interview Resepsionis?
Selain mempertimbangkan berbagai jenis pertanyaan di atas, untuk membantu Anda dalam menyusun template pertanyaan interview resepsionis, berikut beberapa pertanyaan penting yang perlu Anda ajukan:
1. Apa yang Anda lakukan untuk tetap produktif di lingkungan kerja yang cepat?
Pertanyaan ini bertujuan untuk memastikan bahwa kandidat bisa mengikuti ritme kerja. Jawaban mereka akan memebrikan gambaran tentang bagaimana mereka mengelola pekerjaan di bawah tekanan.
Contoh Jawaban
“Saya tetap tenang karena sikap yang panik tidak membantu dan tidak baik di depan staf atau klien. Saya mengurutkan tugas berdasarkan prioritas, terutama yang melibatkan klien perusahaan, dan menjaga daftar tugas agar tidak ada tanggung jawab penting yang terlewat.”
2. Bagaimana Anda mengatur jadwal harian Anda?
Anda dapat mengajukan pertanyaan di atas untuk menilai skill organisasi dan manajemen waktu mereka.
Contoh Jawaban
“Saya memulai hari dengan membuat daftar semua yang perlu saya capai, memeriksa kalender untuk pertemuan atau janji, dan memastikan meja depan siap. Saya juga terus memantau email dan telepon untuk permintaan baru dan menyesuaikan prioritas tugas saya.”
3. Apa peran resepsionis dalam kesan pertama pelanggan terhadap organisasi?
Template pertanyaan interview resepsionis ini bertujuan untuk memastikan kandidat memahami pentingnya peran mereka dalam membentuk kesan pertama pelanggan.
Contoh Jawaban
“Resepsionis dapat memberikan kesan besar, baik positif maupun negatif kepada pelanggan. Karena saya adalah orang pertama yang dilihat pelanggan, saya selalu memastikan untuk menyapa dengan senyuman dan memberikan perhatian penuh kepada mereka.”
Baca Juga: 10 Template Pertanyaan Interview Sales untuk HRD
4. Ceritakan tentang waktu Anda harus menghadapi pelanggan atau tamu yang marah, baik di telepon atau secara langsung. Bagaimana Anda menangani situasi tersebut?
Untuk mengetahui bagaimana kemampuan mereka dalam menghadapi situasi stres atau sulit, Anda bisa menanyakan pertanyaan di atas.
Contoh Jawaban
“Sebagai resepsionis di kantor dokter, saya sering menghadapi pasien yang frustrasi. Saya berusaha untuk memahami alasan mereka marah, mendengarkan keluhan mereka dengan sabar, dan menawarkan solusi atau memastikan tindak lanjut yang diperlukan.”
5. Apakah Anda bersedia bekerja lembur?
Pertanyaan ini bertujuan untuk memahami ketersediaan kandidat untuk bekerja di luar jam kerja normal.
Contoh Jawaban
“Saya nyaman bekerja lembur beberapa kali dalam sebulan, selama diberi pemberitahuan sehari sebelumnya. Dalam situasi mendesak, saya juga siap bekerja lembur pada hari yang sama jika diperlukan.”
6. Berapa banyak karyawan yang bekerja di kantor Anda yang terakhir?
Anda dapat mengajukan pertanyaan di atas untuk memahami lingkungan kerja sebelumnya dan bagaimana mereka menyesuaikan diri dengan tim.
Contoh Jawaban
“Di kantor saya yang terakhir, ada lima karyawan, dan kami sangat akrab satu sama lain. Saya juga pernah bekerja di kantor dengan 60 karyawan dan merasa nyaman di kedua lingkungan tersebut.”
Baca Juga: 10 Contoh Jawaban Alasan Memilih Posisi Ini dalam Wawancara
7. Jelaskan tanggung jawab Anda sebelumnya sebagai asisten administratif, sekretaris, atau resepsionis.
Pertanyaan ini bertujuan untuk memastikan bahwa tanggung jawab yang pernah diemban sesuai dengan posisi yang ditawarkan.
Contoh Jawaban
“Sebagai resepsionis di ABC Financials, saya mengelola telepon untuk lima VP, menerima paket, menyambut tamu, dan membantu dengan tugas-tugas administratif seperti mengelola kalender dan membuat presentasi PowerPoint.”
8. Bagaimana Anda memprioritaskan panggilan, klien, pengiriman, dan masalah lain yang harus segera ditangani?
Anda dapat mengajukan pertanyaan ini untuk menilai kemampuan mereka dalam multitasking dan manajemen waktu.
Contoh Jawaban
“Multitasking sangat penting. Saya mencoba melakukan beberapa tugas sekaligus ketika memungkinkan, tetapi klien dan pelanggan selalu menjadi prioritas utama.”
9. Seberapa kuat keterampilan komputer Anda?
Template pertanyaan interview resepsionis ini dapat membantu Anda mengidentifikasi keterampilan teknis kandidat, misalnya seperti Microsoft Office.
Contoh Jawaban
“Saya memiliki keterampilan komputer yang sangat baik, familiar dengan Microsoft Office, dan juga nyaman menggunakan WordPress. Saya cepat belajar ketika menggunakan program baru.”
Baca Juga: 15 Contoh Template Pertanyaan Interview Business Development
10. Ceritakan tentang pengalaman Anda di bidang layanan pelanggan.
Ajukan pertanyaan ini untuk menilai pengalaman mereka dalam layanan pelanggan dan kemampuan untuk menangani berbagai situasi.
Contoh Jawaban
“Saya telah bekerja di layanan pelanggan sejak remaja, baik di ritel maupun sebagai resepsionis, dan merasa sangat nyaman dalam berinteraksi dengan pelanggan serta menyelesaikan masalah mereka.”
Dengan pertanyaan-pertanyaan ini, Anda akan lebih mudah menilai apakah kandidat memiliki keterampilan yang diperlukan untuk sukses dalam posisi resepsionis.
Baca Juga: 20 Template Pertanyaan Interview Network Engineering + Jawaban
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa penting bagi Anda untuk menyusun template pertanyaan interview untuk posisi resepsionis dengan baik, karena mereka merupakan wajah pertama yang akan dilihat oleh klien atau tamu.
Berbagai pertanyaan tersebut bisa mencakup kemampuan organisasi mereka, keterampilan layanan pelanggan, kemahiran teknis, hingga kemampuan kandidat dalam menangani situasi sulit.
Dengan menggunakan pertanyaan-pertanyaan yang tepat, perusahaan dapat lebih mudah menilai apakah kandidat memiliki keterampilan dan pengalaman yang dibutuhkan untuk menjadi resepsionis yang efektif.
Selain melalui template pertanyaan interview, Anda juga dapat memanfaatkan penggunaan software payroll dn HR dari Gajihub yang bisa mendukung proses rekrutmen.
Melalui software ini, sebagai HR, Anda dapat lebih fokus dalam menyusun strategi wawancara dan proses rekrutmen secara keseluruhan, sehingga perusahaan bisa memperoleh kandidat yang sesuai.
Sementara itu, pekerjaan yang berkaitan dengan administrasi karyawan dapat Anda serahkan ke Gajihub, mulai dari urusan payroll, absensi, hingga reimbursement.
Misalnya, melalui fitur payroll, Anda dapat secara otomatis menghitung seluruh komponen penggajian karyawan, mulai dari gaji pokok, bonus, hingga berbagai potongan seperti iuran BPJS dan PPh 21.
Anda juga dapat menghitung besaran PPh 21 masing-masing karyawan melalui aplikasi PPh 21 yang dapat diunduh di Google Playstore.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Perbedaan Performance Management dan Performance Appraisal - 28 October 2024
- Manajemen Motivasi: Manfaat, Strategi, dan Tantangannya - 25 October 2024
- Cara Merekrut Supervisor Gudang Berkualitas dan Skill Pentingnya - 25 October 2024