Contoh Rincian Perjalanan Dinas dan Templatenya

Rincian perjalanan dinas menjadi dokumen yang penting bagi sebuah perusahaan. Dokumen ini digunakan untuk proses reimbursement setelah melakukan perjalanan dinas atau business trip.

Seperti yang telah diketahui bahwa ketika melakukan perjalanan dinas, karyawan akan menalangi terlebih dahulu biaya yang dikeluarkan. Baru setelah selesai, karyawan akan mengajukan reimburse dengan menyerahkan rincian perjalanan dinas.

Lalu apa sebenarnya rincian perjalanan dinas ini? Apa saja contohnya dan bagaimana melakukan proses reimburse yang mudah?

Pada artikel ini, GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai rincian perjalanan dinas. Anda bisa membaca penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:

Daftar isi show

Apa Pengertian Rincian Perjalanan Dinas?

Rincian perjalanan dinas adalah semua biaya yang dikeluarkan karyawan sebagai bagian dari perjalanan bisnis. Hal ini dapat mencakup perjalanan ke lokasi klien, menghadiri konferensi, atau mengunjungi cabang perusahaan yang berbeda.

Biaya ini mencakup biaya yang terkait langsung dengan perjalanan bisnis, namun tidak termasuk aktivitas pribadi yang tidak berhubungan dengan bisnis. Misalnya, jika karyawan memperpanjang perjalanan beberapa hari ekstra, biaya untuk waktu tambahan tidak akan dianggap sebagai biaya perjalanan yang sah untuk tujuan penggantian biaya.

Perusahaan biasanya akan menanggung biaya perjalanan bisnis ini dari awal, namun ada juga perusahaan yang meminta karyawan membayar terlebih dahulu dan akan menerapkan sistem reimburse di kemudian hari.

Nah, ketika karyawan harys membayar terlebih dahulu ini, dibutuhkan rincian perjalanan dinas dimana akan digunakan untuk reimburse biaya yang telah dikeluarkan.

Bagaimana Kebijakan Perusahaan Mengenai Rincian Perjalanan Dinas?

Untuk mendukung proses perjalanan bisnis hingga reimburse biaya perjalanan, perusahaan perlu membuat kebijakan terkait perjalanan dinas. Ini dilakukan agar perjalanan bisnis dapat dilakukan dengan lancar, terencana, dan sesuai dengan peraturan yang ada di perusahaan.

Tidak hanya itu, biaya yang dikeluarkan karyawan juga nantinya dapat dikembalikan kepada karyawan dengan sistem reimbursement. Berikut beberapa informasi yang ada dalam kebijakan perusahaan terkait perjalanan dinas:

Proses persetujuan untuk akomodasi, reservasi, dan juga perjalanan bisnis.
Biaya-biaya yang ditanggung oleh perusahaan.
Keamanan bagi karyawan dan juga materi pekerjaan.
Proses untuk reimbursement biaya perjalanan dinas.

Apa Saja Biaya Dinas yang Dapat Diklaim Reimburse?

Organisasi yang berbeda dapat menanggung biaya perjalanan yang berbeda, tergantung pada sejauh mana perjalanan bisnis dan tugas karyawan. Umumnya, perusahaan akan menanggung biaya transportasi, tempat tinggal, dan makanan, namun beberapa perusahaan menawarkan tunjangan yang lebih luas, seperti keanggotaan pusat kebugaran, tunjangan hiburan, dan penerbangan gratis untuk anggota keluarga yang berkunjung.

Beberapa karyawan mungkin memenuhi syarat untuk mendapatkan perumahan dan layanan yang lebih mahal berdasarkan senioritas atau faktor lainnya. Biaya perjalanan yang umum dalam bisnis meliputi:

Penerbangan
Taksi
Mobil sewaan
Tunjangan jarak tempuh jika karyawan menggunakan kendaraan pribadi
Tol
Hotel atau pilihan penginapan lainnya
Makanan
Biaya Wi-Fi

Bagaimana Cara Mengelola Biaya Perjalanan yang Efisien?

Saat membuat rencana untuk menanggung biaya perjalanan di bisnis Anda, Anda harus mengetahui tren dan ekspektasi saat ini terkait tunjangan dan akomodasi dalam perjalanan bisnis. Metode Anda untuk membayar biaya perjalanan karyawan harus seefisien mungkin untuk memastikan perjalanan bisnis berjalan dengan lancar.

Jika karyawan Anda sering bepergian, Anda harus menggunakan praktik standar yang mudah dipahami dan diselesaikan oleh karyawan. Ikuti praktik terbaik ini untuk menangani biaya perjalanan dalam bisnis:

Melacak pengeluaran
Tetapkan ekspektasi kebijakan
Bersikaplah adil dan konsisten
Tentukan jadwal

1. Melacak pengeluaran

Simpan catatan terperinci mengenai biaya perjalanan karyawan Anda saat melakukan perjalanan bisnis untuk menentukan berapa banyak yang harus Anda anggarkan untuk perjalanan perusahaan.

Pertimbangkan berapa banyak yang dapat mereka keluarkan untuk satu kali perjalanan atau dalam jangka waktu tertentu, dan perinci berapa banyak uang yang dapat digunakan untuk kategori yang berbeda, seperti hiburan atau makanan.

Jika Anda berencana mengganti biaya pengeluaran karyawan, pastikan Anda menyimpan berkas kuitansi untuk memvalidasi dan membayar pembelian mereka.

2. Tetapkan ekspektasi kebijakan

Jelaskan kepada karyawan Anda mengenai batas pengeluaran mereka dalam perjalanan bisnis dan manfaat apa saja yang bisa mereka dapatkan. Pastikan mereka mengetahui cara menukarkan biaya perjalanan mereka.

Jika mereka perlu melacak tanda terima atau mengisi pesanan pembelian, buatlah informasi tersebut mudah diakses untuk menghindari kebingungan selama perjalanan. Perjelas bila ada item tertentu yang tidak tercakup dalam kebijakan perjalanan perusahaan Anda, sehingga karyawan memiliki ekspektasi yang wajar.

3. Bersikap adil dan konsisten

Terapkan kebijakan perjalanan perusahaan secara adil dan konsisten. Setelah Anda menetapkan ekspektasi tentang apa yang dapat diambil oleh karyawan sebagai biaya perjalanan, Anda harus menegakkan standar tersebut untuk setiap karyawan.

Mengharuskan setiap orang mengikuti prosedur yang sama adalah praktik etika yang penting dalam bisnis. Hal ini memungkinkan Anda untuk mencegah siapa pun mengambil keuntungan dari sistem yang murah hati atau mencari keuntungan dari sikap pilih kasih.

4. Tentukan jadwal

Tetapkan ekspektasi bagi karyawan yang mengajukan klaim penggantian biaya dan perusahaan Anda yang membayar penggantian biaya. Anda dapat menentukan tenggat waktu untuk mengajukan reimbursement.

Biasanya, klaim ini diharapkan diajukan tidak lebih dari 60 hari setelah perjalanan, namun Anda dapat menentukan waktu yang berbeda yang sesuai untuk bisnis Anda.

Tetapkan jadwal rutin kapan biaya perjalanan dapat diganti atau dibayarkan. Jika Anda menawarkan tunjangan untuk perjalanan jangka panjang, jelaskan dengan jelas seberapa sering karyawan akan menerima dana tambahan.

Karyawan seharusnya tidak diharapkan untuk menanggung biaya perjalanan yang besar di muka, jadi membayar biaya ini secara tepat waktu penting untuk menjaga semangat kerja dan menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu dan pekerjaan mereka.

Apa Kelebihan dan Kekurangan Perjalanan Dinas?

Menawarkan berbagai penggantian biaya, termasuk biaya perjalanan, memiliki pro dan kontra untuk dipertimbangkan. Beberapa keuntungan dari penggantian biaya perjalanan antara lain:

Kepuasan karyawan: Karyawan yang melakukan perjalanan secara teratur akan merasa senang karena biaya perjalanannya ditanggung oleh perusahaan. Memiliki karyawan yang merasa dihargai dapat meningkatkan retensi karyawan.
Perekrutan: Perusahaan dengan kebijakan yang murah hati dalam menanggung biaya perjalanan dapat menjadi lebih menarik bagi para pencari kerja dan menarik pelamar berbakat untuk posisi yang membutuhkan perjalanan.
Manfaat pajak: Karena mengganti biaya perjalanan karyawan dianggap sebagai biaya bisnis, Anda dapat mengklaimnya sebagai pajak bisnis. Pengurangan pajak membuatnya menguntungkan bagi Anda, dan juga karyawan Anda.

Ada juga beberapa kekurangan dalam menawarkan penggantian biaya perjalanan. Hal tersebut meliputi:

Pelanggaran oleh karyawan: Beberapa orang mungkin mencoba mengambil keuntungan dari kebijakan yang tidak jelas dengan membelanjakan uang melebihi batas atau mengajukan biaya yang tidak disetujui untuk mendapatkan penggantian.
Manajemen yang rumit: Karena ada begitu banyak jenis biaya perjalanan, mengatur agar dana perjalanan didistribusikan dengan benar membutuhkan pengaturan dan perhatian terhadap detail. Menjaga pengawasan dan bersikap tegas terhadap kebijakan perusahaan mengenai perjalanan bisnis dapat membantu memastikan anggaran perjalanan Anda digunakan dengan tepat untuk meningkatkan produktivitas dan menunjukkan apresiasi kepada karyawan.

Bagaimana Cara Membayar Perjalanan Dinas?

Setelah Anda menentukan kisaran anggaran untuk biaya perjalanan bisnis, Anda dapat memilih dari beberapa metode untuk membayar biaya karyawan saat mereka melakukan perjalanan bisnis.

Beberapa cara yang umum digunakan perusahaan untuk membayar biaya perjalanan adalah:

Kartu kredit perusahaan: Perusahaan sering kali memiliki kartu kredit yang diperuntukkan bagi pengeluaran perusahaan, seperti biaya perjalanan. Cara ini sering digunakan ketika satu tim atau departemen berbagi anggaran perjalanan dan semuanya menggunakan kartu yang sama untuk membayar biaya perjalanan.
Reimbursement: Untuk pengeluaran yang lebih kecil, seperti makanan, perusahaan dapat mengganti biaya karyawan untuk berbagai pembelian yang dilakukan saat bepergian. Metode ini membutuhkan dokumentasi yang cermat dan biasanya dilakukan dengan mengumpulkan kuitansi karyawan.
Per diem: Per diem adalah jumlah tertentu per hari yang dapat dibelanjakan oleh karyawan saat bepergian. Hal ini sering kali terbatas pada kategori tertentu, seperti taksi atau makanan, namun terkadang dapat digunakan untuk tujuan lain tergantung kebijakan perusahaan.

Dari 3 (tiga) jenis cara membayar perjalanan dinas, reimbursement menjadi cara pembayaran perjalanan dinas yang paling sering digunakan. Ini karena perusahaan bisa menghitung biaya dengan lebih tepat setelah perjalanan dinas selesai dilakukan dan karyawan bisa mempersiapkan reimbursement ini dengan bukti rincian perjalanan dinas.

Bagaimana Cara Reimburse Rincian Perjalanan Dinas?

Reimbursement atau penggantian uang mungkin bagi beberapa orang terdengar rumit, namun jika Anda menggunakan cara yang tepat, reimbursement dapat dilakukan dengan mudah. Salah satu cara yang tepat adalah dengan menggunakan software payroll dan aplikasi HRIS dari GajiHub.

GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan. Fitur yang dimiliki oleh GajiHub sangatlah lengkap, salah satunya adalah fitur reimbursement.

Fitur ini akan memudahkan karyawan dalam melakukan reimbursement dengan aplikasi GajiHub. Berikut cara yang bisa digunakan untuk mengajuan reimbursement:

1. Masuk ke aplikasi GajiHub dan pilih menu reimburse

2. Ajukan reimburse

3. Lengkapi data dan berkas

Anda juga bisa menyimak penjelasan di video di bawah ini untuk lebih jelasnya:

Apa Saja Contoh Rincian Perjalanan Dinas?

Rincian perjalanan dinas digunakan sebagai lampiran ketika karyawan ingin mengajukan reimbursement ke perusahaan. Berikut contohnya:

Contoh 1

Contoh 2

Contoh 3

Contoh 4

Contoh 5

Contoh 6

Download Contoh Rincian Perjalanan Dinas Excel

Download Template Rincian Perjalanan Dinas PDF

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai rincian perjalanan dinas untuk Anda. Perjalanan dinas merupakan perjalanan yang ditujukan untuk keperluan dinas atau bisnis.

Pada saat karyawan melakukan perjalanan dinas ini, perusahaan akan menanggung pengeluaran selama perjalanan dengan sistem reimbursement. Sistem reimbursement ini akan memudahkan karyawan dan perusahaan karena pergantian biaya dapat dilakukan setelah perjalanan selesai.

Untuk memudahkan proses reimbursement ini, Anda bisa menggunakan software payroll dan aplikasi HRIS dari GajiHub. GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.

Reimbursement menjadi salah satu fitur yang ada di GajiHub dimana dengan fitur ini karyawan bisa dengan mudah mengajukan reimbursement langsung dari smartphone. Jika reimbursement digunakan untuk perjalanan bisnis, proses ini dapat dilengkapi dengan lampiran rincian perjalanan.

Jadi tunggu apa lagi, segera daftar GajiHub di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.

Author
Recent Posts

Desi Murniati

Berpengalaman lebih 5 tahun dalam penulisan tema manajemen dan karir. Desi bertujuan memberikan perspektif terbaru dari tulisannya.