Interview dengan project manager merupakan kesempatan yang harus Anda manfaatkan dengan baik untuk mengetahui skill yang dimiliki kandidat dalam mengelola proyek dari awal hingga akhir. Inilah mengapa Anda membutuhkan template pertanyaan interview project manager.
Melalui template ini, Anda pun dapat menanyakan berbagai hal penting seperti hard skill seperti pemahaman mendalam tentang metodologi manajemen proyek, penggunaan alat-alat manajemen proyek, dan kemampuan untuk menerapkan pengetahuan terseubt.
Selain itu, Anda juga dapat mengetahui bagaimana soft skill kandidat melalui bagaimana ia menjawab pertanyaan atau ketika Anda mengajukan pertanyaan yang merujuk pada contoh suatu kasus terkait soft skill, misalnya seperti problem solving.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas template pertanyaan interview project manager serta contoh jawabannya.
Apa yang Dimaksud Project Manager?
Project manager adalah seseorang yang bertanggung jawab atas perencanaan dan pelaksanaan proyek.
Tugas mereka meliputi perencanaan, perancangan, pelaksanaan, dan pemantauan setiap aspek dari proyek tertentu.
Tugas dan tanggung jawab lain dari seorang project manager termasuk:
- Bertemu dengan top management dan klien untuk mengidentifikasi persyaratan proyek, tenggat waktu pengiriman, dan biaya.
- Mengembangkan rencana proyek yang rinci untuk memandu klien, anggota staf, dan tim proyek serta merevisinya berdasarkan kebutuhan dan persyaratan yang berubah.
- Mengidentifikasi dan menetapkan tugas proyek berdasarkan keahlian, pengalaman, dan kekuatan anggota staf.
- Memantau kinerja proyek untuk memastikan penyelesaian tepat waktu.
- Mengirimkan laporan status proyek kepada klien, manajemen, dan pemangku kepentingan lainnya.
- Bekerja secara efektif dengan pemangku kepentingan terkait untuk pelaksanaan proyek yang efisien.
- Mengembangkan keterampilan kepemimpinan, hubungan pelanggan, dan komunikasi yang baik untuk berhubungan secara efektif dengan semua pemangku kepentingan proyek.
Baca Juga: Recruiting Outreach: Arti, Manfaat, Metode, dan Strateginya
Apa Saja Template Pertanyaan Interview Project Manager?
Untuk mendapatkan kandidat potensial yang mampu mengisi posisi project manager, berikut adalah beberapa contoh pertanyaan yang bisa Anda ajukan:
1. Bagaimana Anda memprioritaskan tugas dalam sebuah proyek?
Pertanyaan ini bertujuan untuk menilai kemampuan kandidat dalam mengelola banyak tugas sekaligus dan menentukan prioritasnya dengan efektif.
Keterampilan yang dinilai meliputi manajemen waktu, keterampilan organisasi, dan multitasking.
Carilah kandidat yang menyebutkan teknik seperti Eisenhower Matrix atau Critical Path Method, serta menekankan pentingnya menyelaraskan tugas dengan tujuan dan deadline proyek.
Contoh jawaban:
“Saya memprioritaskan tugas dengan menggunakan Eisenhower Matrix, mengkategorikan tugas berdasarkan urgensi dan pentingnya. Ini membantu saya fokus pada tugas prioritas tinggi yang sesuai dengan tujuan proyek.”
2. Bisakah Anda menjelaskan pendekatanmu terhadap manajemen risiko?
Anda dapat mengajukan pertanyaan di atas untuk mengevaluasi pemahaman kandidat tentang identifikasi, penilaian, dan mitigasi risiko.
Skill yang dinilai meliputi manajemen risiko, problem solving, dan kemampuan analisis.
Carilah kandidat yang menunjukkan kemampuan mereka dalam mengidentifikasi risiko potensial, menilai dampak kemungkiannya, serta mengembangkan strategi untuk mengurangi atau meminimalkan risiko tersebut.
Contoh jawaban:
“Saya melakukan penilaian risiko yang menyeluruh, mengidentifikasi risiko potensial dan dampaknya terhadap proyek. Saya kemudian mengembangkan rencana darurat dan secara rutin memantau serta mengomunikasikan risiko kepada pemangku kepentingan untuk memastikan mitigasi tepat waktu.”
3. Bagaimana Anda menangani konflik dalam tim proyek?
Pertanyaan ini bertujuan untuk menilai interpersonal skill kandidat dan kemampuannya dalam menyelasaikan konflik secara profesional.
Dengan pertanyaan di atas, Anda dapat mengetahui apakah kandidat tersebut memiliki skill komunikasi, resolusi konflik, dan kepemimpinan.
Carilah kandidat yang menekankan pentingnya konflik guna mempertahankan dinamika tim yang positif.
Contoh jawaban:
“Saya percaya pada komunikasi terbuka dan membangun lingkungan yang penuh kerja sama. Saya menangani konflik dengan memfasilitasi diskusi yang penuh rasa hormat, mendengarkan secara aktif semua pihak yang terlibat, dan mencari solusi yang dapat diterima bersama yang menguntungkan proyek dan tim.”
Baca Juga: Manajemen Konflik: Pengertian, Gaya, Manfaat, dan Strateginya
4. Bagaimana Anda memastikan komunikasi yang efektif dengan pemangku kepentingan?
Pertanyaan ini bertujuan untuk mengevaluasi kemampuan kandidat dalam mengelola hubungan dan mengomunikasikan pembaruan serta kemajuan proyek.
Keterampilan yang dinilai meliputi komunikasi, manajemen pemangku kepentingan, dan negosiasi.
Pilihlah kandidat yang menekankan pentingnya memahami kebutuhan pemangku kepentingan, komunikasi yang rutin, dan kemampuan untuk menyesuaikan gaya komunikasi sesuai dengan pemangku kepentingan yang berbeda.
Contoh jawaban:
“Saya mengutamakan komunikasi yang efektif dengan pemangku kepentingan dengan cara aktif berinteraksi untuk memahami harapan mereka dan memberikan pembaruan proyek secara rutin melalui saluran komunikasi yang disesuaikan. Saya juga terbuka terhadap masukan mereka dan segera menangani masalah atau kekhawatiran yang muncul.”
5. Bagaimana Anda mengelola anggaran proyek dan memastikan akuntabilitas finansial?
Pertanyaan ini bertujuan untuk menilai kemampuan kandidat dalam mengelola keuangan proyek dan memastikan akuntabilitas dalam pengelolaan sumber daya.
Melalui pertanyaan ini, Anda dapat mengetahui apakah kandidat memiliki skill manajemen keuangan, budgeting, dan mandiri.
Carilah kandidat yang dapat menunjukkan pegalaman dalam membuat anggaran, memantau pengeluaran, dan melacak metrik keuangan.
Selain itu, mereka juga perlu menyebabkan software atau tools tertentu yang mereka gunakan untuk laporan keuangan.
Contoh jawaban:
“Saya mengelola anggaran proyek dengan menyusun estimasi biaya yang rinci, melacak pengeluaran, dan secara rutin meninjau laporan keuangan. Saya memastikan akuntabilitas finansial dengan rutin berkomunikasi dengan tim keuangan, melakukan analisis varians, dan membuat penyesuaian jika diperlukan.”
6. Jelaskan saat sebuah proyek menghadapi tantangan yang tidak terduga dan bagaimana Anda mengatasinya.
Anda dapat mengajukan pertanyaan di atas untuk mengevaluasi skill problem solving kandidat dan kemampuannya untuk beradaptasi dengan situasi yang tidak terduga.
Skill yang dinilai meliputi pemecahan masalah, adaptabilitas, dan pengambilan keputusan.
Anda dapat memilih kandidat yang dapat memberikan contoh secara spesifik, berfokus pada langkah-langkah yang mereka ambil untuk mengatasi tantangan, dan menunjukkan kemampuan mereka untuk membuat keputusan yang efektif di bawah tekanan.
Contoh jawaban:
“Selama sebuah proyek, kami menghadapi tantangan yang tidak terduga ketika seorang anggota tim kunci mengundurkan diri. Saya segera menilai dampaknya, mendistribusikan ulang beban kerja di antara anggota tim yang ada, dan berkomunikasi secara aktif dengan pemangku kepentingan untuk mengelola harapan mereka. Hal ini memastikan proyek tetap berjalan sesuai rencana meskipun ada penurunan sumber daya manusia.”
Baca Juga: 15 Template Pertanyaan Interview Desain Grafis + Jawabannya
Pertanyaan ini bertujuan untuk menilai pemahaman kandidat tentang quality management dan komitmennya untuk memberikan hasil berkualitas tinggi.
Skill yang dinilai meliputi manajemen kualitas, detail oriented, dan problem solving. Pilihlah kandidat yang menekankan pentingnya proses control quality, kepatuhan terhadap standar, dan perbaikan berkelanjutan.
Mereka juga harus menyebutkan teknik seperti quality audit atau review dari rekan kerja.
Contoh jawaban:
“Saya memastikan bahwa hasil proyek memenuhi standar kualitas dengan menerapkan proses kontrol kualitas, melakukan inspeksi rutin, dan melibatkan pemangku kepentingan dalam proses tinjauan. Saya juga mendorong budaya perbaikan berkelanjutan, di mana pelajaran dari proyek sebelumnya diterapkan untuk meningkatkan kualitas.”
8. Bagaimana Anda mengelola pemangku kepentingan proyek dengan prioritas yang saling bertentangan?
Anda dapat mengajukan pertanyaan di atas untuk mengevaluasi kemampuan kandidat dalam menavigasi prioritas yang bertentangan dan memastikan keberhasilan proyek.
Keterampilan yang dinilai meliputi manajemen stakeholder, negosiasi, dan kemampuan untuk mempengaruhi.
Carilah kandidat yang menunjukkan kemampuan mereka untuk memahami dan menyelaraskan harapan stakeholder, menegosiasikan win-win solution, dan berkomunikasi secara efektif mengenai trade-off saat muncul prioritas yang saling bertentangan.
Contoh jawaban:
“Ketika mengelola stakeholder dengan prioritas yang saling bertentangan, saya berusaha untuk memahami kebutuhan dan harapan mereka. Saya menjadwalkan pertemuan untuk membahas kekhawatiran, memfasilitasi diskusi untuk menemukan kesamaan, dan membuat keputusan yang transparan berdasarkan tujuan proyek. Dengan menjaga pemangku kepentingan tetap terinformasi dan terlibat, saya dapat menavigasi prioritas yang saling bertentangan dan memastikan keberhasilan proyek.”
9. Bagaimana Anda menangani scope creep dalam sebuah proyek?
Pertanyaan ini bertujuan untuk menilai kemampuan kandidat dalam mengelola ruang lingkup proyek dan mencegah scope creep atau saat cakupan proyek meluas dan tidak terkendali di luar batasan yang ditentukan semula.
Keterampilan yang dinilai meliputi manajemen ruang lingkup, manajemen perubahan, dan ketagasan mereka.
Pilihlah kandidat yang menekankan pentingnya mendefinisikan ruang lingkup proyek dengan jelas, melibatkan stakeholder dalam diskusi ruang lingkup, dan menggunakan proses manajemen perubahan untuk mengevaluasi serta mengelola perubahan ruang lingkup.
Contoh jawaban:
“Saya memulai dengan mendefinisikan ruang lingkup proyek dengan jelas dan melibatkan pemangku kepentingan dalam proses definisi ruang lingkup. Ketika ada permintaan perubahan ruang lingkup, saya mengevaluasi dampaknya terhadap tujuan proyek, deadline, dan sumber daya. Saya kemudian mengikuti proses manajemen perubahan, yang melibatkan penilaian kelayakan perubahan, memperkirakan dampaknya, dan mendapatkan persetujuan dari pemangku kepentingan sebelum melanjutkan.”
Baca Juga: 8 Template Pertanyaan Interview Digital Marketing Terbaik
10. Bagaimana Anda memastikan kolaborasi dan koordinasi yang efektif di antara anggota tim proyek?
Pertanyaan ini bertujuan untuk mengevaluasi kemampuan kandidat dalam mendorong kolaborasi dan koordinasi dalam tim proyek.
Keterampilan yang dinilai meliputi manajemen tim, keterampilan komunikasi, dan kepemimpinan.
Anda dapat memilih kandidat yang menekankan pentingnya komunikasi yang efektif, menetapkan ekspektasi yang jelas, dan menciptakan budaya tim yang kolaboratif.
Mereka juga harus menyebutkan penggunaan alat kolaborasi atau software manajemen proyek untuk mempermudah komunikasi dan melacak kemajuan.
Contoh jawaban:
“Saya memastikan kolaborasi dan koordinasi yang efektif di antara anggota tim proyek dengan menetapkan ekspektasi yang jelas, secara aktif mendorong komunikasi terbuka, dan memanfaatkan alat kolaborasi seperti software manajemen proyek. Pertemuan tim yang rutin, update progress, dan pembagian peran serta tanggung jawab yang jelas membantu menciptakan lingkungan tim yang kolaboratif dan akuntabel.”
11. Bagaimana Anda memastikan bahwa proyek selesai tepat waktu dan sesuai anggaran?
Template pertanyaan interview product manager ini bertujuan untuk menilai kemampuan kandidat dalam mengelola waktu dan anggaran proyek dengan efektif.
Keterampilan yang dinilai meliputi manajemen waktu, manajemen anggaran, dan manajemen sumber daya.
Carilah kandidat yang menekankan pentingnya perencanaan yang hati-hati, pemantauan yang ketat terhadap jadwal dan anggaran, serta kemampuan untuk membuat penyesuaian jika diperlukan untuk memastikan proyek tetap pada jalurnya.
Contoh jawaban:
“Saya memastikan proyek selesai tepat waktu dan sesuai anggaran dengan merencanakan jadwal yang realistis, menetapkan tonggak pencapaian, dan secara rutin memantau kemajuan serta pengeluaran. Jika ada tanda-tanda deviasi, saya segera melakukan penyesuaian, seperti mengalokasikan ulang sumber daya atau mempercepat proses tertentu untuk menjaga proyek tetap sesuai rencana.”
12. Bagaimana Anda memastikan keterlibatan dan motivasi anggota tim selama proyek berlangsung?
Pertanyaan ini bertujuan untuk mengevaluasi kemampuan kandidat dalam memotivasi dan melibatkan anggota tim selama proyek berlangsung.
Keterampilan yang dinilai meliputi kepemimpinan, manajemen tim, dan komunikasi.
Carilah kandidat yang menekankan pentingnya mengenali kontribusi individu, memberikan feedback yang konstruktif.
Anda dapat menilai skill kepemimpinan, manajemen tim, dan komunikasi. Pilihlah kandidat yang menekankan pentingnya kontribusi individu, mampu memberikan feedback yang konstruktif, dan menciptakan lingkungan kerja yang positif.
Mereka juga harus mampu menunjukkan bagaimana mereka menjaga semangat tim tetap tinggi melalui penghargaan, pelatihan, atau kesempatan pengembangan.
Contoh jawaban:
“Saya memastikan keterlibatan dan motivasi anggota tim dengan mengenali kontribusi mereka secara terbuka dan memberikan feedback yang konstruktif. Saya juga menciptakan lingkungan kerja yang mendukung di mana setiap anggota merasa dihargai dan didorong untuk tumbuh. Selain itu, saya menyediakan peluang pelatihan dan pengembangan untuk membantu mereka mencapai tujuan pribadi mereka, yang pada gilirannya meningkatkan motivasi dan produktivitas.”
Baca Juga: Pengembangan Kepemimpinan: Manfaat, Jenis, dan Langkahnya
13. Bagaimana Anda mengukur kesuksesan proyek?
Ajukan template pertanyaan interview project manager ini untuk menilai pemahaman kandidat tentang metrik kesuksesan proyek dan bagaimana mereka memastikan proyek memenuhi tujuan yang telah ditetapkan.
Skill yang dinilai meliputi manajemen proyek, analisis data, dan pemecahan masalah.
Carilah kandidat yang dapat menentukan metrik kesuksesan yang jelas di awal proyek, melacak progress terhadap metrik tersebut, dan melakukan evaluasi setelah berlangsungnya proyek untuk menganalisis pencapaian.
Contoh jawaban:
“Saya mengukur kesuksesan proyek dengan menetapkan metrik kunci sejak awal, seperti pencapaian tenggat waktu, kualitas hasil, kepuasan pemangku kepentingan, dan kepatuhan terhadap anggaran. Sepanjang proyek, saya melacak kemajuan terhadap metrik tersebut dan setelah proyek selesai, saya melakukan evaluasi menyeluruh untuk mengidentifikasi area yang berhasil dan yang perlu ditingkatkan.”
14. Bagaimana Anda menangani situasi ketika ada perubahan besar pada ruang lingkup atau jadwal proyek?
Pertanyaan ini bertujuan untuk mengevaluasi kemampuan kandidat dalam beradaptasi dengan perubahan besar dan memastikan proyek tetap pada jalurnya.
Keterampilan yang dinilai meliputi manajemen perubahan, adaptabilitas, dan pengambilan keputusan.
Carilah kandidat yang menekankan pentingnya komunikasi yang jelas dengan pemangku kepentingan, penilaian cepat terhadap dampak perubahan, dan kemampuan untuk membuat penyesuaian yang diperlukan dalam rencana proyek.
Contoh jawaban:
“Ketika menghadapi perubahan besar pada ruang lingkup atau jadwal proyek, saya segera menilai dampaknya terhadap seluruh proyek, termasuk sumber daya, anggaran, dan deadline. Saya kemudian berkomunikasi dengan pemangku kepentingan untuk memastikan semua pihak memahami perubahan tersebut dan dampaknya. Setelah itu, saya menyesuaikan rencana proyek dan mengarahkan tim untuk beradaptasi dengan perubahan yang diperlukan untuk tetap mencapai tujuan proyek.”
15. Bagaimana Anda mendekati pembelajaran dari proyek-proyek sebelumnya untuk meningkatkan kinerja di masa depan?
Terakhir, Anda dapat megajukan pertanyaan ini untuk mengevaluasi apakah kandidat secara proaktif menggunakan pengalaman masa lalu untuk memperbaiki praktik manajemen proyek mereka.
Skill yang dinilai yaitu evaluasi diri, pembelajaran berkelanjutan, dan dapat menerapkan pembelajaran tersebut untuk meningkatkan proses dan hasil proyek di masa depan.
Contoh jawaban:
“Saya mendekati pembelajaran dari proyek-proyek sebelumnya dengan melakukan evaluasi pasca-proyek secara mendalam untuk mengidentifikasi apa yang berhasil dan apa yang bisa ditingkatkan. Saya kemudian mendokumentasikan pelajaran tersebut dan menerapkannya pada proyek-proyek berikutnya. Saya juga berbagi temuan ini dengan tim untuk memastikan semua orang belajar dari pengalaman masa lalu dan meningkatkan kinerja di masa depan.”
Baca Juga: In-Depth Interview: Pengertian, Karakteristik, dan Tips Mempersiapkannya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa interview dengan project manager merupakan tahap penting untuk menilai kemampuan seorang kandidat dalam mengelola proyek dari awal hingga akhir.
Dengan menggunakan template pertanyaan interview project manager, Anda dapat mengevaluasi baik hard skill maupun soft skill kandidat yang mencakup manajemen risiko, kepemimpinan tim, dan kemampuan problem solving.
Melalui pertanyaan-pertanyaan yang dirancang secara strategis, Anda juga bisa mengidentifikasi bagaimana kandidat menangani konflik, mengelola anggaran, dan menjaga kualitas proyek.
Selain itu, template ini memungkinkan Anda untuk menilai sejauh mana kandidat dapat bekerja secara efektif dengan pemangku kepentingan dan memastikan komunikasi yang baik dalam tim.
Nah, untuk mendukung kelancaran proses interview, perusahaan dapat menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.
Melalui software ini, sebagai rekruter Anda dapat berfokus pada pelaksanaan interview tanpa mengabaikan tugas-tugas lainnya, seperti administrasi karyawan yang melibatkan absensi, payroll, pengelolaan cuti, hingga PPh 21.
Misalnya melalui fitur kelola cuti dan izin, karyawan dapat dengan mudah melakan pengajuan izin cuti melalui smartphone, sementara Anda dapat melakukan approval melalui website Gajihub.
Dengan demikian, Anda tidak perlu berurusan dengan banyak formulir cuti yang menyita banyak waktu dan rawan kesalahan.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Perbedaan Performance Management dan Performance Appraisal - 28 October 2024
- Manajemen Motivasi: Manfaat, Strategi, dan Tantangannya - 25 October 2024
- Cara Merekrut Supervisor Gudang Berkualitas dan Skill Pentingnya - 25 October 2024