Mengelola data karyawan adalah tugas penting tim HR yang cukup memakan waktu, terutama jika saat ini perusahaan masih mengguakan spreadsheet atau dokumen kertas. Tak heran jika saat ini banyak perusahaan yang mulai menggunakan software employee database.
Melalui software ini, Anda dapat mengelola data karyawan secara lebih otomatis dan membantu Anda terhidar dari human error. Dengan demikian, Anda tidak perlu melakukan pengecekan atau bahkan mengulang pekerjaan.
Penggunaan software employee database juga memungkinkan tim HR untuk mengakses semua data karyawan melalu 1 platform, mulai dari informasi pribadi, riwayat pekerjaan, data kehadiran, hingga catatan kinerja.
Dengan kata lain, sebagai profesional HR, Anda dapat lebih fokus untuk mengurus pekerjaan yang membutuhkan strategi dan pertimbangan, sementara yang berkaitan dengan data karyawan dapat Anda serahkan kepada software tersebut.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu software employee database, manfaat, fitur penting, cara memilih, hingga beberapa rekomendasinya.
Apa yang Dimaksud dengan Software Employee Database?
Software employee database adalah alat penting untuk mengoptimalkan kinerja HR dan memaksimalkan kegiatan operasional bisnis.
Software ini menyediakan basis data terpusat untuk menyimpan dan mengelola informasi karyawan, yang membuat proses HR menjadi lebih mudah.
Melalui software ini, Anda dapat menyimpan informasi penting seperti detail pribadi, profil pekerjaan, kompensasi dan tunjangan, catatan kehadiran, hingga data kinerja.
Baca Juga: Cara Pengumpulan Data Karyawan, HR Wajib Tahu
Apakah Perusahaan Perlu Menggunakan Software Employee Database?
Ya, perlu. Selain memudahkan tim HR dalam mengakses informasi, juga terdapat beberapa alasan penting lainnya, seperti:
1. Catatan Karyawan Terpusat
Semua informasi karyawan seperti detail kontak, info penggajian, tinjauan kinerja, dan sebagainya disimpan dalam satu sistem terpusat.
Hal ini memudahkan akses dan manajemen data karyawan.
2. Proses HR yang Lebih Efisien
Software ini juga membuat alur kerja HR seperti onboarding, penggajian, dan administrasi tunjangan menjadi lebih efisien dengan basis data karyawan yang terorganisir, sehingga mengurangi proses manual dan kesalahan.
3. Kepatuhan
Software employee database dapat membantu Anda mematuhi aturan ketenagakerjaan yang berlaku, terutama yang berkaitan dengan privasi data.
Dengan demikian, bisnis dapat memberikan laporan apabila dibutuhkan audit.
Baca Juga: Pentingnya Manajemen Data Karyawan dan Cara Mengelolanya
4. Kontrol Akses
Dalam software ini, terdapat izin yang didasarkan pada peran di perusahaan. Hal ini memungkinkan hanya personel berwenang, misalnya tim HR dan manajer, yang dapat mengakses dan mengubah informasi karyawan.
Dengan demikian, penggunaan software ini turut membantu perusahaan menjaga keamanan dan kerahasiaan.
5. Analitik dan Pelaporan
Data dalam basis data karyawan dapat dianalisis untuk mendapatkan wawasan HR yang berguna terkait turnover karyawan, absensi, penggajian, dan lain-lain.
Melalui software ini, Anda dapat melihat laporan dan analitik yang dapat dijadikan dasar bahan pertimbangan.
6. Skalabilitas
Sistem basis data karyawan yang kuat dapat dengan mudah menyesuaikan dengan pertumbuhan organisasi dan peningkatan jumlah data karyawan. Hal ini menjaga proses HR berjalan lancar.
Baca Juga: Data Internal Perusahaan Bocor, Apa yang Harus Dilakukan?
Apa Saja Fitur Penting dalam Software Employee Database?
Saat memutuskan untuk menggunakan software employee database, Anda perlu mengevaluasi berbagai fitur yang dimiliki oleh penyedia software tersebut.
Secara umum, berikut beberapa fitur yang harus ada dalam software:
1. Profil Karyawan yang Komprehensif
Sistem yang Anda pilih harus memungkinkan pembuatan profil karyawan yang memuat informasi seperti detail kontak, kontak darurat, keterampilan, dan sebagainya. Profil juga harus mudah diperbarui.
2. Kontrol Akses Berbasis Peran
Software harus memiliki pengaturan izin yang kuat tentang siapa yang bisa mengakses database tersebut.
Misalnya, admin dapat menentukan siapa yang dapat melihat atau mengedit data karyawan atau dokumen tertentu.
3. Fitur Kepatuhan
Alat seperti jejak audit, log akses, dan kebijakan retensi data harus ada untuk membantu kepatuhan terhadap aturan ketenagakerjaan.
Perhatikan juga apakah software tersebut memiliki pengingat otomatis untuk pembaruan terkait kebijakan yang dapat membantu perusahaan terhindar dari penalti.
4. Kemampuan Integrasi
Software employee database harus mudah diintegrasikan dengan sistem HR yang ada seperti payroll, tunjangan, kehadiran, dan sebagainya. Hal ini untuk menghindari duplikasi data karyawan yang harus diperbaiki dan membutuhkan banyak waktu.
5. Analitik dan Laporan yang Bisa Dikustomisasi
Software harus memiliki kemampuan pelaporan untuk menghasilkan metrik HR terkait lembur turnover, kompensasi, dan lain-lain, yang dapat membantu dalam pengambilan keputusan berbasis data.
Baca Juga: 11 Rekomendasi Aplikasi Human Resource Terbaik
6. Opsi Skalabilitas
Seiring pertumbuhan tenaga kerja, sistem yang Anda pilih harus mudah menyesuaikan dalam hal penyimpanan, fitur, dan komponen khusus tanpa hambatan.
Dengan demikian, Anda tetap dapat melakukan proses HR secara lancar.
7. Administrasi Basis Data Karyawan
Software employee database harus bisa menyimpan data administrasi karyawan, seperti:
- Catatan Karyawan: Menyimpan semua informasi penting tentang karyawan.
- Notifikasi: Pemberitahuan seperti kadaluarsa kontrak kerja.
- Pencarian Lanjutan: Memudahkan pencarian data spesifik dan penyaringan hasil pencarian.
- Lampiran Dokumen: Menambahkan surat penawaran kerja, aplikasi kerja, sertifikat, dan dokumen lainnya ke catatan karyawan.
8. Employee Self Service
Employee self service memungkinkan karyawan untuk mengakses informasinya secara mandiri dan mengurus berbagai administrasi lain, seperti:
- Akses Data Pribadi: Karyawan dapat melihat tujuan, saldo cuti, peninjauan gaji, dan lainnya.
- Pengajuan Permintaan: Misalnya, permintaan cuti.
- Pembaruan Data Pribadi: Karyawan dapat memperbarui alamat dan detail bank.
- Pencatatan Ketidakhadiran: Misalnya, sakit, cuti tahunan, cuti khusus, dan sebagainya.
9. Melacak dan Berbagi Basis Data Karyawan
Software yang Anda pilih harus bisa melacak dan berbagi basis data karyawan dengan mudah, serta menyimpannya secara aman di cloud.
10. Bagan Organisasi
Terakhir, pertimbangkan juga apakah software employee database tersebut dapat memuat bagan organisasi perusahaan, yang mencakup:
- Hierarki Karyawan: Melacak struktur organisasi dan kebutuhan pelatihan.
- Pembaruan Otomatis: Status karyawan diperbarui otomatis berdasarkan perubahan seperti promosi atau transfer posisi.
Baca Juga: Tingkatan Manajemen Perusahaan dan Fungsinya Masing-Masing
Apa Saja Rekomendasi Software Employee Database?
Sebagai bahan pertimbangan Anda, berikut adalah beberapa rekomendasi software employee database terbaik:
1. Gajihub
Gajihub merupakan rekomendasi software employee database terbaik yang dapat membantu Anda mengelola database karyawan.
Dengan 1 platform terintegrasi ini, Anda dapat melihat data karyawan, laporan keterlambatan karyawan, laporan lembur, laporan izin cuti, dan sebagainya pada fitur analisa data.
Gajihub juga dapat melakukan analisis mendalam, misalnya mengenai laporan jumlah karyawan per bulan, jumlah karyawan per organisasi, atau presentase berdasarkan lama kerja.
Selain membantu dalam hal kelola data karyawan, melainkan juga dilengkapi dengan fitur payroll, employee self service, absensi, hingga pengelolaan PPh 21.
Oleh karena itu, selain dapat mengakses informasi pada basis data terpusat, Gajihub juga dapat mengurangi beban pekerjaan Anda, terutama yang berkaitan dengan administrasi karyawan.
Fitur Utama
- Payroll
- Absensi
- Kelola PPh 21
- BPJS
- Akuntansi
- Employee Self Service
- Kelola Cuti dan Izin
- Analisa Data
- Reimbursement
- Kasbon
Harga
Gajihub menawarkan uji coba gratis hingga 14 hari. Harga lebih lanjut mulai dari Rp4.900/karyawan/bulan dan dapat disesuaikan berdasarkan kebutuhan perusahaan.
Cara daftarnya pun sangat mudah, simak tutorialnya berikut ini:
Tertarik mencoba? Klik gambar berikut dan dapatkan informasi selengkapnya:
2. ClickUp
ClickUp menyediakan berbagai fitur yang serbaguna dengan untuk kebutuhan HR, sehingga cocok untuk bisnis yang mencari solusi terpadu untuk manajemen tugas dan informasi karyawan.
Fitur Utama
- Manajemen tugas dan proyek
- Pelacakan waktu
- Basis data dan direktori karyawan
- Penetapan tujuan dan pelacakan kinerja
- Otomatisasi alur kerja
Harga
Mulai dari $9 per karyawan setiap bulannya.
3. Myhrtoolkit
Myhrtoolkit adalah software HR yang mudah digunakan, dirancang khusus untuk bisnis kecil dan menengah.
Software ini berfokus pada penyederhanaan tugas HR dan meningkatkan efisiensi.
Fitur Utama
- Manajemen catatan karyawan
- Pelacakan ketidakhadiran
- Manajemen dokumen
- Manajemen kinerja
- Alat pelaporan dan kepatuhan
Harga
Mulai dari £17.25 per bulan untuk setiap fiturnya.
4. Worknice
Worknice merupakan solusi software HR yang bertujuan untuk menyederhanakan dan mengotomatisasi proses HR untuk bisnis kecil dan menengah.
Software ini menawarkan rangkaian lengkap alat untuk mengelola karyawan.
Fitur Utama
- Basis data karyawan yang terpusat
- Integrasi payroll
- Onboarding dan offboarding
- Pelacakan waktu dan kehadiran
- Manajemen kinerja
Harga
Mulai dari A$8.00 per bulan.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Software HRIS Usaha Dagang, Apa Saja?
5. Dayforce
Dayforce termasuk software employee database yang sudah terintegrasi yang dirancang untuk perusahaan menengah hingga besar.
Fitur Utama
- HR core dan payroll
- Manajemen tenaga kerja
- Akuisisi dan manajemen talenta
- Manajemen manfaat
- Analitik dan pelaporan lanjutan
Harga
Disesuaikan dengan rencana penggunaan.
6. Zoho People
Zoho People adalah bagian dari Zoho Suite yag menawarkan solusi HR yang kuat dengan fokus pada otomatisasi dan kustomisasi. Software ini melayani bisnis dari semua ukuran.
Fitur Utama
- Manajemen informasi karyawan
- Pelacakan waktu dan kehadiran
- Manajemen cuti
- Penilaian kinerja
- Otomatisasi alur kerja
Harga
Mulai dari $1.5 per karyawan setiap bulannya.
7. BambooHR
Rekomendasi terakhir adalah BambooHR yang ang dikenal dengan interface yang user-friendly dan fitur yang komprehensif.
Software ini dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan bisnis kecil hingga menengah.
Fitur Utama
- Basis data karyawan yang terpusat
- Alat onboarding dan offboarding
- Manajemen kinerja
- Pelacakan waktu dan manajemen cuti
- Pelaporan dan analitik
Harga
Mulai dari $250/ bulan.
Baca Juga: 10+ Rekomendasi Software HRIS Terbaik dan Terlengkap
Bagaimana Cara Memilih Software Employee Database?
Selain dengan melihat fitur-fitur yang dimiliki software employee database, ada beberapa hal lain yang juga penting untuk dipertimbangkan, yaitu:
1. Skalabilitas dan Fleksibilitas
Pilihlah software berbasis data karyawan yang bisa berkembang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda dan mengakomodasi pertambahan karyawan di masa depan.
Anda juga perlu memilih software yang fleksibel dan dapat dikostumisasi untuk menyesuaikan data baru, karena bisnis akan terus berkembang.
1. Employee Life Cycle
Tim HR membutuhkan software yang mencakup seluruh employee life cycle, mulai dari mulai dari onboarding, dokumen dan tanda tangan elektronik, manajemen kinerja hingga penggajian.
Dengan software yang mencakup semua aspek ini, Anda dapat memastikan manajemen data yang akurat tanpa perlu menggabungkan sistem yang tidak terhubung satu sama lain.
2. Kemudahan Penggunaan dan Aksesibilitas
Software employee database harus mudah digunakan oleh HR, manajemen, dan karyawan. Evaluasi tampilan pengguna dan kemudahan navigasi software.
Kemudian, carilah fitur navigasi yang intuitif, dasbor yang user-friendly, dan opsi kustomisasi yang mudah diadopsi oleh tim HR dan karyawan.
3. Keamanan dan Kepatuhan
Pastikan software yang Anda pilih memiliki langkah-langkah keamanan yang kuat dan fitur kepatuhan untuk melindungi data sensitif karyawan Anda.
Pilihlah software yang mematuhi standar industri, memiliki kemampuan enkripsi data, dan menawarkan kontrol akses yang aman.
4. Kemampuan Integrasi
Pertimbangkan apakah software tersebut dapat diintegrasikan dengan sistem atau software lain yang Anda gunakan saat ini, seperti software akuntansi dan sebagainya.
Integrasi yang baik mengurangi duplikasi entri data dan meningkatkan efisiensi operasional.
5. Dukungan dari Vendor
Software employee database memerlukan investasi awal untuk setup dan operasional.
Oleh karena itu pilih vendor yang menawarkan dukungan kuat untuk membantu dalam adopsi dan implementasi perangkat lunak, termasuk pelatihan dan dukungan langsung.
Beberapa vendor juga menawarkan implementasi gratis dan dukungan, yang dapat menjadi nilai tambah saat memilih perangkat lunak yang tepat untuk bisnis Anda.
Dengan mempertimbangkan faktor-faktor di atas, Anda dapat memilih software employee database yang paling sesuai dengan kebutuhan dan tujuan bisnis Anda.
Baca Juga: Unpaid Leave dan Paid Leave: Perbedaan dan Contohnya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa Anda membutuhkan software employee database untuk mengotomatisasi pengelolaan data karyawan dan membantu terhindar dari human error.
Dengan memilih software yang tepat, Anda dapat mengakses semua informasi karyawan melalui 1 platform terintegrasi, mulai dari data pribadi hingga catatan kinerja, sehingga memungkinkan Anda untuk fokus pada tugas lainnya.
Penggunaan software employee database juga memberikan berbagai manfaat seperti proses HR yang lebih efisien, kepatuhan terhadap aturan ketenagakerjaan, kontrol akses yang aman, analitik dan pelaporan yang dapat disesuaikan, serta skalabilitas yang memudahkan penyesuaian dengan pertumbuhan organisasi.
Salah satu rekomendasi software terbaik adalah Gajihub, yakni sebuah software payroll dan HR berbasis cloud yang menawarkan solusi terkait pengelolaan data karyawan serta kebutuhan lainnya seperti payroll, absensi, hingga pengelolaan BPJS.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Penilaian Objektif dan Subjektif, Apa Bedanya? - 23 December 2024
- Handover Pekerjaan Adalah: Manfaat, Tahapan & Contoh Dokumen - 23 December 2024
- Steward Adalah: Jenis, Tugas, Skill Penting, dan Kisaran Gajinya - 20 December 2024