Komunikasi bisnis menjadi salah satu kunci penting untuk mendorong pertumbuhan bisnis. Melalui unsur-unsur dalam komunikasi bisnis, perusahaan dapat menciptakan tempat kerja yang lebih produktif.
Di dalam perusahaan, komunikasi bukan hanya media untuk menyampaikan pesan, tetapi juga berperan dalam menjaga kelancaran operasional bisnis.
Nah, untuk mengoptimalkan setiap prosesnya, ada unsur-unsur komunikasi bisnis yang perlu Anda ketahui.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas sekilas tentang komunikasi bisnis, peran, unsur penting, saluran komunikasi, dan komponen untuk meningkatkannya.
Apa yang Dimaksud dengan Komunikasi Bisnis?
Pengertian komunikasi bisnis adalah proses berbagi informasi dan pesan, serta bertukar ide antara orang-orang di dalam atau di luar perusahaan untuk mencapai tujuan bisnis.
Komunikasi bisnis dapat dilakukan di berbagai saluran, seperti tatap muka, online, atau di luar kantor, tergantung situasinya.
Komunikasi yang efektif dalam bisnis bukan hanya berkaitan tentang pelaksanaan kegiatan operasional, melainkan juga berperan penting dalam interaksi dengan klien atau pelanggan.
Selain itu, strategi komunikasi yang digunakan juga berdampak secara langsung pada seluruh aktivitas perusahaan, mulai dari komunikasi manajerial hingga komunikasi teknis dengan vendor.
Dengan demikian, komunikasi yang tidak jelas dapat menyebabkan kekacauan pada sistem inti perusahaan.
Baca Juga: Komunikasi Eksternal: Manfaat, Jenis, dan Cara Mengembangkan
Apa Saja Peran Komunikasi Bisnis dalam Perusahaan?
Efektivitas komunikasi bisnis di dalam perusahaan sangat berpengaruh terhadap kesuksesan perusahaan. Berikut adalah beberapa peran pentingnya:
1. Komunikasi dari Atas Ke Bawah (Top to Bottom)
Komunikasi bisnis digunakan untuk menyampaikan informasi dari manajemen puncak ke bawahannya.
Saat keputusan besar diambil oleh manajemen puncak, perusahaan membutuhkan cara yang efisien untuk menyebarkan keputusan tersebut kepada seluruh karyawan.
Oleh karena itu, banyak perusahaan menggunakan komunikasi dari atas ke bawah untuk memastikan informasi dapat tersampaikan dengan lancar dari manajemen puncak hingga karyawan.
Komunikasi ini bisa sangat efektif jika dilakukan dengan benar dan dapat meningkatkan kepercayaan kepada anggota tim.
Namun, jika tidak dikelola dengan baik, komunikasi ini justru dapat menghambat produktivitas dan membuat karyawan merasa terlalu terikat apda hierarki organisasi.
2. Komunikasi dari Rekan ke Rekan (Peer to Peer)
Pekerjaan sehari-hari Anda bergantung pada hubungan yang baik dengan rekan kerja Anda.
Oleh karena itu, dibutuhkan kemampuan untuk berinteraksi dengan baik dengan rekan kerja agar Anda dapat menyelesaikan tugas-tugas dengan baik, dapat membagikan informasi penting, serta memberikan feedback.
Komunikasi yang baik juga dapat meningkatkan suasana dan semangat di tempat kerja.
3. Komunikasi dari Bawah ke Atas
Ini adalah cara komunikasi di mana informasi disampaikan dari karyawan tingkat bawah ke manajemen atas.
Meskipun tidak seumum komunikasi dari atas ke bawah, komunikasi ini sangat efektif karena memungkinkan karyawan untuk memberikan kontribusi pada pengambilan keputusan dan memberikan feedback.
Dengan demikian, perusahaan dapat memastikan bahwa pendapat karyawan didengar oleh manajemen atas.
Baca Juga: Cara Meningkatkan Kemampuan Komunikasi dan Manfaatnya
Apa Saja Unsur-Unsur Komunikasi Bisnis?
Komunikasi bisnis yang kurang efektif dapat menyebabkan masalah-masalah serius, bahkan bisa mengakibatkan kerugian besar atau merusak reputasi perusahaan Anda.
Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk memahami unsur-unsur penting dalam komunikasi bisnis agar dapat berkomunikasi dengan lebih baik.
Berikut adalah unsur-unsur utama komunikasi bisnis:
1. Tujuan yang Sejalan dengan Organisasi
Setiap komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang selaras dengan visi dan misi organisasi.
Oleh karena itu, sebagai komunikator, Anda perlu memahami tujuan organisasi agar pesan yang Anda sampaikan dapat mendukung mencapai tujuan tersebut.
2. Pertukaran Informasi antara Komunikator dan Komunikan
Komunikasi bisnis melibatkan pertukaran informasi antara pihak yang berkomunikasi.
Hal ini bisa dalam bentuk dua arah atau satu arah, tergantung pada konteks dan jenis komunikasi yang terjadi.
3. Berisi Informasi, Gagasan, Opini, dan Instruksi
Pesan yang disampaikan dalam komunikasi bisnis bisa bervariasi, mulai dari informasi, gagasan, opini, hingga instruksi.
Dengan demikian, pesan harus dirancang secara jelas, relevan, dan sesuai dengan konteks serta audiensnya.
4. Penggunaan Saluran Personal atau Impersonal
Komunikasi bisnis dapat dilakukan melalui saluran personal seperti pertemuan tatap muka atau panggilan telepon.
Selain itu, juga dapat menggunakan aluran impersonal seperti email atau media massa, tergantung pada kebutuhan untuk menjangkau audiens.
5. Penggunaan Simbol atau Sinyal
Simbol atau sinyal digunakan sebagai alat untuk menyampaikan pesan dalam komunikasi, yang dapat berupa kata-kata tertulis, gambar, grafik, atau bahasa tubuh.
Dalam memilih simbol, Anda harus mempertimbangkan pemahaman dan interpretasi yang tepat oleh penerima pesan.
6. Pencapaian Target atau Tujuan Organisasi
Unsur-unsur yang terakhir adalah komunikasi bisnis harus berkontribusi langsung terhadap pencapaian target atau tujuan organisasi.
Selain itu, pesan yang disampaikan harus sesuai dengan strategi dan kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajemen.
Baca Juga: Cara Mengurangi Miskomunikasi di Tempat Kerja
Apa Saja Saluran yang Bisa Digunakan dalam Komunikasi Bisnis?
Terdapat berbagai metode atau saluran komunikasi bisnis, baik untuk bertukar informasi di dalam organisasi atau dengan pihak eksternal.
Berikut adalah beberapa metode yang umum digunakan dalam komunikasi bisnis:
1. Email
Email adalah cara paling umum untuk bertukar pesan tertulis secara elektronik, karena dapat digunakan untuk komunikasi formal, pertukaran dokumen, dan koordinasi antar tim.
2. Pertemuan Tatap Muka
Pertemuan langsung dapat digunakan antara anggota tim atau antara manajemen dengan karyawan, atau manajemen dengan pihak ekstenal.
Pertemuan ini memungkinkan diskusi mendalam, pengambilan keputusan, dan kerjasama secara langsung.
3. Konferensi Video
Komunikasi ini menggunakan platform video meeting, seperti Zoom dan Google Meet.
Hal ini memungkinkan meeting virtual secara real-time, sehingga sangat berguna untuk tim yang berlokasi jauh atau untuk memudahkan dalam berkomunikasi dengan klien di berbagai lokasi.
4. Telepon atau Panggilan Konferensi
Saluran ini melibatkan komunikasi suara langsung melalui telepon, baik one-on-one maupun dalam panggilan konferensi dengan beberapa peserta.
Telepon adalah cara cepat dan efektif untuk berkomunikasi dalam situasi yang membutuhkan tanggapan secara cepat.
5. Pesan Instan
Pertukaran pesan teks secara real-time melalui platform pesan instan seperti WhatsApp atau Slack sangat berguna untuk komunikasi cepat, berbagi informasi, dan kerjasama dalam tim.
6. Memo
Memo adalah dokumen tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi penting, pengumuman resmi, atau kebijakan perusahaan kepada karyawan.
Memo sering digunakan untuk komunikasi internal.
Selain menggunakan memo, seiring dengan perkembangan teknologi, Anda juga bisa menggunakan software payroll dan HR yang saat ini sudah banyak tersedia, seperti Gajihub.
Melalui fitur timeline Gajihub, Anda dapat menyampaikan informasi penting hingga pengumuman resmi secara mudah. Berikut tutorialnya:
Di sisi lain, karyawan dapat melihat informasi tersebut lewat aplikasi yang bisa diunduh di smartphone secara praktis dan efisien.
Software ini juga dilengkapi dengan fitur kelola izin dan cuti, yang memungkinkan karyawan mengajukan cuti kepada tim HR dan manajer dengan lebih mudah dan transparan.
Dengan demikian, penggunaan Gajihub dapat meminimalisir miskomunikasi yang terjadi di dalam perusahaan.
Tertarik mencoba? Klik gambar berikut untuk informasi selengkapnya:
7. Laporan dan Dokumentasi
Saluran komunikasi ini melibatkan pembuatan dokumen formal seperti laporan, proposal, atau analisis untuk menyampaikan informai secara detail dan terstruktur kepada pihak yang berkepentingan.
8. Presentasi
Melalui saluran komunikasi ini, Anda dapat menyampaikan informasi menggunakan slide PowerPoint atau alat presentasi lainnya.
Presentasi biasanya digunakan untuk menyajikan informasi dengan jelas dan menarik.
Baca Juga: 7 Tips Pembukaan Presentasi dan Contohnya
9. Media Sosial
Adanya platform media sosial seperti Facebook, Twitter, atau LinkedIn dapat digunakan untuk berinteraksi dengan pelanggan, mempromosikan brand, dan berbagi konten yang relevan.
10. Intranet
Berbeda dengan internet yang dapat digunakan oleh publik, intranet adalah jaringan pribadi yang hanya dapat diakses oleh beberapa orang saja.
Di dalam perusahaan, intranet dapat digunakan untuk berbagi informasi, dokumen, dan sumber daya dengan karyawan.
11. Newsletter
Newsletter dapat digunakan untuk menyampaikan informasi terkait berita, pembaruan, atau informasi penting lainnya kepada pihak karyawan atau pihak eksternal.
12. Blog
Blog dapat digunakan untuk membagikan konten informatif, pembaruan industri, dan wawasan perusahaan dengan audiens yang lebih luas.
Untuk memilih saluran komunikasi binis, Anda dapat menyesuaikan dengan jenis informasi yang akan disampaikan, audiens yang dituju, dan konteks situasi tertentu.
Anda dapat mengkombinasikan ebberapa saluran ini untuk memastikan komunikasi bisnis yang efektif.
Baca Juga: Branding Perusahaan: Arti, Manfaat, Hingga Cara Membangunnya
Apa Komponen Penting untuk Membangun Komunikasi Bisnis yang Efektif?
Selain melibatkan unsur-unsur komunikasi bisnis, Anda juga perlu memahami komponen penting apa saja yang membuat komunikasi ini menjadi efektif, seperti:
1. Struktur
Struktur pesan merupakan fondasi dari komunikasi yang jelas dan teratur. Dalam setiap komunikasi, baik melalui telepon, video meeting, dan sebagainya penting untuk memiliki tiga bagian utama:
- Pembukaan, untuk memperkenalkan topik.
- Isi, untuk menyampaikan informasi secara lengkap.
- Penutup, untuk merangkum inti dari pesan yang disampaikan.
2. Kejelasan
Kejelasan adalah kunci untuk memastikan pesan Anda dipahami dengan baik oleh audiens.
Jadi, pastikan Anda menggunakan bahasa yang sederhana dan jelas, serta hindari penggunaan kalimat yang rumit atau ambigu yang bisa menyebabkan kebingungan.
3. Konsistensi
Konsistensi dalam penyampaian pesan membantu menciptakan kepercayaan dan kesan yang kaut.
Pastikan pesan Anda konsisten dalam hal sudut pandang dan hal yang ingin disampaikan agar tidak menimbulkan kebingungan pada audiens.
Baca Juga: Strategic Initiative: Arti, Manfaat, Tipe, Contoh, dan Cara Mengembangkannya
4. Media
Pemilihan media yang tepat sangat penting untuk menyampaikan pesan secara efektif. P
ilihlah media yang sesuai dengan jenis pesan dan audiens yang dituju, apakah itu melalui email, rapat tatap muka, atau media sosial.
5. Relevansi
Selanjutnya, pastikan pesan Anda relevan dengan minat dan kebutuhan audiens Anda.
Di sini, Anda perlu melakukan riset untuk memahami kebutuhan dan keinginan mereka, sehingga pesan Anda lebih mudah diterima dan ditanggapi.
6. Primasi/ Recency
Pembukaan dan penutup pesan memiliki peran penting dalam membentuk kesan awal dan akhir pada audiens.
Jadi, pastikan untuk memperhatikan kedua elemen ini agar pesan Anda lebih mudah diingat dan diperhatikan.
7. Informasi Penting
Manusia memiliki keterbatasan dalam menyimpan informasi dalam memori jangka pendek.
Oleh karena itu, pastikan pesan Anda terfokus dan tidak terlalu membebani audiens dengan terlalu banyak menyampaikan informasi.
Pilihlah informasi yang paling relevan dan penting untuk disampaikan.
Baca Juga: 12 Contoh Surat Dinas, Fungsi, Struktur, dan Templatenya
Kesimpulan
Dalam perusahaan, komunikasi bisnis bukan hanya sekadar untuk menyampaikan pesan, tetapi juga merupakan fondasi yang mendukung kesuksesan operasional dan pertumbuhan perusahaan.
Dengan memahami unsur unsur komunikasi bisnis, seperti tujuan yang selaras dengan visi dan misi organisasi, pertukaran informasi antara komunikan dan komunikator, hingga pencapaian target organisasi, Anda dapat membuat komunikasi ini lebih efektif.
Di samping itu, Anda juga perlu memperhatikan komponen penting dalam komunikasi bisnis seperti struktur, kejelasan, konsistensi, hingga informasi penting untuk mengoptimalkan proses ini.
Anda juga dapat menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub untuk memudahkan proses komunikasi bisnis, terutama saat hendak menyampaikan informasi penting dan keputusan resmi kepada karyawan.
Tertarik mencoba? Yuk, kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.