Download Template Evaluasi Probation dan Cara Membuatnya

Evaluasi probation merupakan kesempatan penting untuk mengevaluasi kinerja karyawan secara objektif sekaligus merencanakan langkah pengembangan mereka ke depannya.

Jika dimanfaatkan dengan baik, evaluasi ini bisa memberikan dampak positif, baik untuk karyawan maupun perusahaan.

Misalnya, menjadi kesempatan untuk memahami tantangan yang dihadapi karyawan dan memberikan feedback konstruktif.

Agar proses evaluasi probation berjalan lebih efektif, Anda perlu menggunakan template yang sudah siap pakai dan bisa diunduh berikut ini.

Daftar isi show

Bagaimana Contoh Template Evaluasi Probation?

Untuk memudahkan Anda dalam pelaksanaan evaluasi probation, Anda dapat mengunduh template-nya secara gratis berikut ini:

DOWNLOAD TEMPLATE EVALUASI PROBATION

Apa yang Dimaksud dengan Evaluasi Probation?

Evaluasi probation adalah salah satu bentuk penilaian kinerja yang dilakukan melalui pertemuan di akhir masa percobaan karyawan untuk menilai performa mereka dan menentukan apakah hubungan kerja akan diperpanjang atau tidak.

Biasanya, evaluasi probation dilakukan dalam rentang waktu 3-6 bulan sejak tanggal karyawan karyawan mulai bekerja.

Evaluasi ini memberikan kesempatan bagi manajer untuk mengevaluasi kinerja karyawan saat ini, memberikan feedback yang membangun, serta menentukan status masa percobaan mereka.

Durasi pertemuan ini umumnya berlangsung sekitar satu jam, meskipun bisa berbeda-beda tergantung kebijakan masing-masing perusahaan.

Apa Manfaat Evaluasi Probation?

Berikut beberapa manfaat yang bisa didapat dari probation review:

1. Membuka peluang belajar dan berkembang

Masa probation adalah waktu yang tepat bagi manajer dan karyawan untuk mengetahui area mana yang masih perlu ditingkatkan.

Lewat evaluasi ini, manajer bisa melihat kebutuhan pelatihan apa yang dibutuhkan karyawan baru agar lebih cepat beradaptasi.

Selain itu, manajer juga bisa memberi arahan lebih awal supaya karyawan bisa memperbaiki cara kerja atau belajar keterampilan baru dengan lebih percaya diri.

2. Menyelaraskan harapan antara manajer dan karyawan

Supaya berjalan efektif, evaluasi probation sebaiknya dilakukan dua arah.

Manajer bisa menilai apakah karyawan baru cocok untuk posisi tersebut, sementara karyawan juga bisa memastikan apakah pekerjaan yang dijalani sesuai dengan harapan mereka.

Dalam pertemuan ini, manajer bisa menjelaskan prioritas pekerjaan, memahami karakter karyawan, dan mencari tahu cara terbaik untuk membimbing serta mendukung mereka.

Di sisi lain, karyawan juga bisa bertanya, menyampaikan kendala, dan memastikan pemahaman mereka soal tugas dan target yang harus dicapai.

3. Menemukan masalah dalam proses rekrutmen atau onboarding

Jika karyawan baru mengalami kendala saat masa probation, bisa jadi ada kekurangan di proses rekrutmen atau onboarding.

Proses evaluasi ini bisa menjadi momen bagi manajer untuk menyampaikan temuan tersebut ke tim HR, agar proses rekrutmen dan onboarding ke depannya bisa diperbaiki dan pengalaman karyawan lebih baik.

4. Meningkatkan peluang sukses dan retensi karyawan

Evaluasi probation tidak hanya dipakai untuk menilai kinerja saja, tapi juga jadi kesempatan awal untuk memberikan feedback dua arah.

Hal ini terbukti bisa menurunkan turnover karyawan, sekaligus membantu meningkatkan performa dan produktivitas mereka.

5. Mengurangi stres karyawan baru

Sebuah studi dari Uppsala University tahun 2021 menemukan bahwa proses evaluasi kinerja bisa memengaruhi tingkat stres karyawan.

Hasilnya, karyawan yang rutin mendapat feedback yang jelas dan teratur cenderung memiliki tingkat stres yang lebih rendah karena mereka tahu posisi dan performa mereka di perusahaan.

Sebaliknya, saat feedback terlalu jarang diberikan atau harus menunggu lama, hal ini justru bisa membuat stres mereka meningkat karena ketidakpastian soal pekerjaan.

Artinya, feedback itu penting bukan hanya untuk motivasi, tapi juga untuk menjaga kenyaman karyawan baru.

Bagaimana Tahapan dalam Evaluasi Probation?

Evaluasi masa probation sering kali jadi momen yang cukup menegangkan bagi karyawan baru.

Oleh karena itu, penting bagi HR dan manajer untuk menjalankan pertemuan ini dengan cara yang terstruktur dan penuh empati.

Tujuannya bukan hanya menilai kinerja, tapi juga membantu karyawan berkembang dan merasa didukung di lingkungan kerja barunya.

Berikut beberapa hal penting yang perlu dilakukan:

1. Tetapkan Ekspektasi Sejak Awal

Agar proses evaluasi berjalan lancar, ekspektasi tentang pekerjaan dan target yang harus dicapai sebaiknya sudah disampaikan dengan jelas sejak awal masa kerja.

Hal ini akan membantu karyawan tahu apa yang diharapkan dan memudahkan Anda saat melakukan penilaian.

Hal-hal yang bisa dilakukan:

Susun proses onboarding yang jelas dan terstruktur.
Tentukan target atau indikator keberhasilan yang mudah dipahami.
Lakukan check-in rutin selama masa percobaan untuk memantau perkembangan.
Jika performa karyawan sudah baik, gunakan pertemuan ini untuk menyusun target jangka menengah dan dukung pengembangan karier mereka.

2. Kumpulkan Data Kinerja & Feedback

Evaluasi yang adil sebaiknya tidak hanya berdasarkan pengamatan atasan saja, tapi juga melibatkan feedback dari rekan kerja yang sering berinteraksi dengan karyawan baru.

Cara ini bisa memberikan gambaran lebih lengkap tentang kelebihan dan area yang perlu ditingkatkan.

Beberapa langkah yang bisa Anda lakukan:

Mintalah feedback dari rekan satu tim atau rekan lintas divisi yang pernah bekerja sama.
Catat pencapaian dan tantangan yang dihadapi selama masa percobaan.
Berikan feedback yang seimbang antara apresiasi dan masukan yang membangun.
Gunakan tools pendukung seperti dashboard atau software HR untuk merekap hasil evaluasi, feedback, dan progres target agar lebih mudah dipantau.

3. Siapkan Pertemuan Evaluasi

Selain mengumpulkan data kinerja, penting juga untuk menyiapkan agenda pertemuan yang jelas.

Tujuannya agar evaluasi berjalan terstruktur dan semua hal penting bisa dibahas tanpa ada yang terlewat.

Dengan agenda yang rapi, HR dan manajer bisa menyamakan standar proses evaluasi di seluruh tim.

Beberapa hal yang perlu disiapkan:

Prestasi karyawan dan tantangan selama masa probation.
Cara karyawan menyesuaikan diri dengan budaya kerja perusahaan.
Target yang perlu dicapai dan peluang pengembangan ke depannya.
Ruang untuk karyawan menyampaikan penilaian diri dan pertanyaan.

4. Jalankan Diskusi Evaluasi Masa Probation

Agar suasana tidak tegang, mulailah pertemuan dengan obrolan ringan.

Setelah itu, baru masuk ke pembahasan tentang masa percobaan karyawan.

Berikan contoh nyata saat menyampaikan penilaian dan ajukan pertanyaan terbuka untuk menggali pengalaman mereka selama bekerja di perusahaan.

Dalam budaya kerja yang terbuka terhadap feedback, kemampuan mendengarkan secara aktif itu penting.

Berikan kesempatan bagi karyawan untuk bercerita, menanggapi, dan menyampaikan perasaannya.

Saat memberi masukan, sampaikan dengan cara yang ramah, jelas, dan fokus pada perbaikan, disertai contoh situasi agar lebih mudah dipahami.

Hal-hal yang perlu diperhatikan:

Mulai dengan percakapan santai sebelum masuk ke topik evaluasi.
Gunakan contoh nyata saat menyampaikan feedback.
Ajukan pertanyaan terbuka untuk memahami pengalaman mereka.
Dengarkan dengan aktif dan berikan ruang bagi karyawan untuk berbagi.
Sampaikan feedback membangun dengan cara yang positif dan spesifik.

5. Tentukan Keputusan & Sampaikan Langkah Selanjutnya

Setelah semua pembahasan selesai dan pertanyaan karyawan sudah ditanggapi, saatnya menyampaikan hasil evaluasi masa percobaan.

Momen ini bisa jadi cukup berat, apalagi kalau performa karyawan masih perlu diperbaiki, jadi penting untuk menyampaikannya dengan transparan dan penuh empati.

Apabila masa probation akan diperpanjang, jelaskan dengan detail tentang waktu evaluasi berikutnya dan poin apa saja yang harus diperbaiki.

Jika ada, bagikan rencana pengembangan performa dan arahkan karyawan ke sumber dukungan yang tersedia.

Hal-hal yang perlu dilakukan:

Sampaikan hasil evaluasi secara jelas dan jujur.
Jika masa probation diperpanjang, tentukan jadwal evaluasi berikutnya dan area yang harus ditingkatkan.
Berikan akses ke program dukungan atau pelatihan yang tersedia.
Jika karyawan lolos masa probation, ucapkan selamat dan diskusikan pengembangan karier berikutnya.
Bila kontrak berakhir, sampaikan keputusan dengan baik, jaga privasi, dan pastikan prosedur hukum tetap diikuti.

Bagaimana Cara Menyusun Template Evaluasi Masa Probation yang Efektif?

Untuk membuat template evaluasi masa probation yang efektif, berikut langkah penting yang perlu Anda lakukan:

1. Tentukan Ekspektasi Kinerja yang Jelas

Langkah pertama adalah menetapkan ekspektasi kinerja secara rinci.

Cantumkan tanggung jawab utama dalam pekerjaan, serta target khusus yang harus dicapai selama masa probation.

Dengan ekspektasi yang jelas, karyawan dapat memahami standar keberhasilan yang diharapkan, dan manajer serta tim HR bisa lebih fokus saat memberikan penilaian.

2. Berikan Feedback Kualitatif

Selain angka dan target, Anda juga perlu memberikan feedback kualitatif.

Bagian ini memungkinkan atasan menyampaikan pandangan tentang kelebihan, kekuatan, dan area yang masih perlu ditingkatkan dari karyawan.

Sertakan Penilaian Keterampilan Kerja

Agar lebih lengkap, tambahkan bagian khusus untuk mengevaluasi kemampuan soft skills karyawan, seperti skill komunikasi, kerja tim, kemampuan problem solving, atau leadership (jika relevan dengan posisi karyawan)

3. Buat Kolom Target Pengembangan Selanjutnya

Di akhir template, sisipkan bagian untuk menyusun target atau rencana pengembangan yang bisa dijadikan panduan karyawan setelah masa percobaan selesai.

Hal ini menunjukkan bahwa perusahaan berkomitmen untuk membantu perkembangan karyawan ke depannya.

Apa Saja Elemen Penting yang Perlu Ada dalam Template Evaluasi Probation?

Agar template evaluasi benar-benar efektif, beberapa elemen berikut wajib ada supaya proses penilaian berjalan objektif, menyeluruh, dan bermanfaat bagi kedua belah pihak.

1. Rincian Tanggung Jawab Kerja

Anda dapat memulainya dengan mencantumkan tanggung jawab utama yang sesuai dengan posisi yang dipegang.

Dengan begitu, penilaian bisa lebih fokus ke hal-hal yang relevan, dan feedback yang diberikan jadi lebih tepat sasaran.

2. Bagian Self-Assessment & Peer Review

Sediakan ruang untuk self-assessment di mana karyawan bisa menilai dirinya sendiri, serta peer review agar rekan kerja dapat memberi pandangan tentang kinerja karyawan tersebut.

Cara ini bisa membangun komunikasi terbuka dan membantu karyawan lebih reflektif terhadap performa mereka.

3. Gunakan Parameter Kinerja yang Terukur

Pastikan ada indikator performa yang bisa diukur.

Parameter ini harus selaras dengan target perusahaan, sehingga hasil evaluasi bisa menunjukkan kekuatan dan area mana saja yang perlu diperbaiki dengan jelas.

4. Tambahkan Target Pengembangan Masa Depan

Terakhir, jangan lupa untuk menyertakan bagian rencana pengembangan ke depan.

Selain memandu karyawan setelah masa percobaan, ini juga menunjukkan komitmen perusahaan untuk terus mendukung pertumbuhan karyawan.

Kesimpulan

Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa template evaluasi probation berperan penting dalam memastikan proses penilaian karyawan baru berjalan objektif dan konsisten.

Dengan template yang tepat, HR dan atasan bisa lebih mudah menetapkan ekspektasi, mencatat progres, serta menyampaikan feedback secara terstruktur.

Dengan adanya template ini, perusahaan menunjukkan komitmennya dalam membangun proses onboarding yang profesional sekaligus mendukung perkembangan karyawan sejak awal bergabung.

Untuk mendukung proses penilaian karyawan baru, perusahaan juga dapat mempertimbangkan penggunaan software HRIS dari GajiHub.

Melalui software ini, Anda dapat memantau produktivitas karyawan baru lewat berbagai laporan yang tersedia, mulai dari laporan kehadiran, keterlambatan, dan juga izin cuti.

GajiHub juga memudahkan Anda saat menghitung gaji karyawan baru, termasuk jika perlu dihitung secara pro-rate.

Software ini akan otomatis melakukan perhitungan sesuai periode kerja karyawan, lengkap dengan slip gajinya yang bisa langsung diakses.

Tertarik mencoba GajiHub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.

Author
Recent Posts

Amelia

Penulis sekaligus pemilik bisnis B2B. Tertarik dengan penulisan terkait HR, Undang Undang Tenaga Kerja, dan pengembangan karier. Amel juga sedang mengambil sertifikasi CHRMP.