Contoh Surat Penundaan Gaji Karyawan dan Komponennya

Gaji merupakan hak yang wajib diberikan perusahaan kepada karyawan. Keterlambatan pembayaran gaji akan mengganggu perencanaan keuangan karyawan, oleh karena itu perusahaan wajib memberikan informasi terkait penundaan gaji karyawan, salah satunya melalui surat penundaan gaji karyawan.

Surat penundaan gaji karyawan diberikan untuk memberikan informasi terkait penundaan gaji sehingga karyawan tidak perlu menunggu di tanggal gajian. Biasanya perusahaan juga akan memberikan informasi kapan kira-kira gaji akan dibayarkan.

Lalu apa sih pengertian dari surat penundaan pembayaran gaji karyawan ini? Mengapa penundaan gaji ini dapat terjadi dan apa saja contoh dari surat penundaan gaji ini?

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai surat penundaan gaji mulai dari pengertian, komponen, hingga contohnya. Untuk lebih lengkapnya mengenai surat punundaan gaji ini Anda bisa membaca penjelasan di bawah ini:

Apa Pengertian Surat Penundaan Gaji Karyawan?

Sebelum membahas mengenai komponen dan contoh surat penundaan gaji karyawan, sebenarnya apa sih pengertian dari surat punundaan gaji ini? Surat penundaan gaji merupakan surat resmi yang dibuat oleh perusahaan atau badan bisnis yang ditujukan kepada karyawan dengan tujuan memberikan informasi terkait adanya penundaan penggajian karyawan.

Di dalam surat penundaan gaji ini, perusahaan diwajibkan untuk menjelaskan mengapa pembayaran gaji ini dapat tertunda. Ini dilakukan untuk mencegah terjadinya konflik di tempat kerja.

Bagaimana pun pembayaran gaji merupakan hal yang sangat sensitif bagi karyawan. Penundaan pembayaran gaji bisa mempengaruhi perencanaan keuangan pribadi karyawan.

Oleh karenanya perusahaan perlu memberikan surat ini agar karyawan bisa mempersiapkan diri dan menyesuaikan perencanaan keuangan pribadi. Di dalam surat ini, ada beberapa hal yang perlu dijelaskan seperti kondisi perusahaan, alasan adanya penundaan gaji, tanggal perkiraan pembayaran gaji, dan kebijakan untuk memperbaiki situasi penundaan pembayaran gaji ini.

Jangan lupa untuk menuliskan permohonan permintaan maaf yang disampaikan oleh pimpinan dan berharap karyawan mampu memahami kendala yang dialami perusahaan. Surat penundaan gaji ini merupkan bentuk komunikasi antara perusahaan dengan karyawan agar tidak menimpulkan miskomunikasi keduanya.

Pastikan surat penundaan gaji ini diberikan dari jauh-jauh hari semingga karyawan bisa mempersiapkan diri sebelum penundaan gaji akan mempengaruhi perencanaan keuangan mereka.

Mengapa Penundaan Gaji Karyawan Terjadi?

Tahukah Anda, bahwa ada sebanyak 10% perusahaan pernah melakukan penundaan gaji karyawan pada tahun 2023? Data ini berasal dari yang dilakukan oleh Kementerian Ketenagakerjaan.

Penundaan pembayaran gaji merupakan kendala yang tidak diinginkan oleh perusahaan. Penundaan ini merupakan salah satu permasalahan yang harus segera dicarikan solusi. Jadi bisa dibilang tidak ada karyawan yang menginginkan terjadinya penundaan gaji.

Adanya penundaan gaji karyawan dapat mempengaruhi sikap karyawan, misalnya semangat karyawan dapat menurun karena gaji yang ditunda ini. Oleh karenanya penting bagi Anda untuk mencari tahu mengapa penundaan gaji ini dapat terjadi.

Berikut 5 alasan mengapa penundaan gaji dapat terjadi:

1. Adanya administrasi yang belum selesai

Alasan pertama adalah karena adanya administrasi yang belum selesai. Penyebab administrasi yang belum selesai ini biasanya karena kendala dari divisi keuangan atau finance perusahaan, misalnya divisi finance tidak bisa masuk kerja karena sakit.

2. Permasalahan sistem bank

Penyebab kedua adalah karena adanya permasalahan pada sistem bank. Di era digital seperti sekarang ini, sistem bank berperan penting dalam menggajian karyawan.

Ketika ada permasalahan pada sistem bank, maka akan membuat penggajian karyawan menjadi terkendala. Meski bank memiliki sistem yang canggih, namun bukan berarti bank tidak bisa mengalami kendala eror.

Terlebih bank tidak hanya melayani satu nasabah atau satu perusahaan saja, sehingga permasalahan sistem ini bisa saja terjadi. Jika penundaan terjadi karena hal ini, Anda bisa menjelaskannya di dalam surat dan jangan lupa untuk menghubungi pihak bank terkait kapan sistem dapat lancar kembali.

Informasi dari bank ini nantinya dapat Anda sampaikan kepada karyawan melalui surat penundaan penggajian.

3. Adanya tagihan yang belum dibayar

Sebagai perusahaan yang mengandalkan untung dari penjualan produk atau layanan, keuangan perusahaan dapat terganggu ketika ada tagihan yang belum dibayar oleh klien atau customer.

Biasanya ketika mendekati tanggal jatuh tempo, perusahaan akan menghubungi klien atau customer agar segera bisa membayarkan tagihan yang belum dibayar. Namun tidak semua klien atau customer langsung memberikan pembayaran setelah tagihan diterima.

Ini kemudian yang membuat keuangan perusahaan menjadi terganggu dan mau tidak mau harus menunda pembayaran upah karyawan. Jika penundaan terjadi karena hal ini, Anda juga harus menjelaskannya kepada pegawai Anda.

Anda dan tim penjualan harus mencari solusi terkait permasalahan ini agar tidak terulang di kemudian hari, misalnya dengan menerapkan sistem DP dan produk baru dikirim setelah pelunasan.

4. Kondisi di luar kendali

Ada kondisi-konsisi yang terjadi di luar kendali perusahaan, misalnya terjadinya bencana alam, musibah seperti kemalingan, pandemi, hingga resesi. Karena keadaan ini, perusahaan tidak bisa membayar gaji tepat waktu.

Jika penundaan terjadi karena hal ini, Anda bisa meminta karyawan untuk memaklumi dan jangan lupa meminta maaf serta berjanji akan segera mengatasi permasalahan ini.

5. Perusahaan pailit

Ketika perusahaan tidak bisa membayar kewajiban kepada kreditur sekaligus tidak mampu membayar gaji karyawan, perusahaan tersebut akan dinyarakan pailit. Sebelum perusahaan dinyatakan pailit, biasanya akan ada kendala di dalam perusahaan seperti defisit keuangan perusahaan.

Pada kondisi ini, mau tidak mau perusahaan harus berusaha bertahan dengan keuangan yang ada dan ini mengakibatkan perusahaan harus menunda pembayaran upah karyawan. Ini karena perusahaan akan lebih memprioritaskan operasional perusahaan agar perusahaan dapat bangkit kembali.

Anda juga harus menjelaskan kondisi ini di dalam surat penundaan upah pegawai dan memberikan tanggal kapan gaji bisa dibayarkan.

Apa Konsekuensi Penundaan Gaji Berdasarkan Undang-Undang?

Berdasarkan peraturan yang ada di Indonesia, perusahaan dilarang melakukan penundaan gaji dan jika itu tetap dilakukan perusahaan wajib membayarkan denda sesuai ketentuan yang ada.

Berdasarkan Undang-Undang No 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan Pasal 90 ayat (2) dijelaskan bahwa ketika pengusaha tidak dapat melakukan pembayaran gaji, permbayaran gaji dapat ditangguhkan. Namun dalam UU Cipta Kerja aturan mengenai ini sudah dihapus, jadi ini artinya perusahaan dilarang melakukan penundaan gaji karyawan.

Jika perusahaan tetap melakukan penundaan gaji, maka perusahaan wajib membayar denda sesuai peraturan yang ada. Peraturan mengenai denda atas penundaan gaji ada dalam PP Nomo 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan yang dijelaskan dalam Pasal 61 (ayat) 1.

Berikut rincian denda yang akan didapatkan penguasaha jika melakukan penundaan gaji:

Mulai dari hari keempat sampai hari kedelapan terhitung tanggal seharusnya opah dibayar, dikenakan denda sebesar 5% (lima persen) untuk setiap hari keterlambatan dari upah yang seharusnya dibayarkan;
Sesudah hari kedelapan, apabila upah masih belum dibayar, dikenakan denda keterlambatan sebagaimana dimaksud pada huruf a ditambah 1% (satu persen) untuk setiap hari keterlambatan dengan ketentuan 1 (satu) bulan tidak boleh melebihi 50% (lima puluh persen) dari upah yang seharusnya dibayarkan; dan
Sesudah sebulan, apabila upah masih belum dibayar, dikenakan denda keterlambatan sebagaimana dimaksud pada huruf a dan huruf b ditambah bunga sebesar suku bunga tertinggi yang berlaku pada bank pemerintah.

Dengan adanya denda ini pastinya akan menambah biaya yang harus dikeluarkan perusahaan. Oleh karena pastikan penundaan pembayaran gaji menjadi opsi terakhir yang diambil ketika perusahaan tidak memiliki pilihan lainnya.

Apa Saja Komponen Surat Penundaan Gaji Karyawan?

Komponen menjadi bagian penting ketika Anda ingin membuat surat resmi. Dalam pembuatan atau penulisan surat penundaan gaji karyawan, berikut komponen yang harus Anda perhatikan:

1. Kop surat

Sama seperti halnya surat resmi lainnya, surat penundaan upah juga wajib memiliki kop surat. Kop surat ini ada di bagian atas surat yang menerangkan nama perusahaan. Anda juga bisa melengkapi kop ini dengan logo perusahaan.

2. Nomor surat

Nomor surat menjadi komponen kedua yang wajib ketika Anda menulis surat penundaan gaji karyawan. Nomor surat ditulis di bawah kop surat.

3. Perihal

Perihal berisi pokok atau inti dari surat ini. Di sini Anda dapat menulis surat penundaan gaji di bagian perihal.

Ini agar penerima surat langsung tahu apa isi dari surat ini.

4. Tujuan

Tujuan memiliki fungsi menjelaskan apa tujuan surat tersebut. Dalam hal ini Anda bisa menuliskan siapa yang akan menerima surat ini, misalnya adalah karyawan di perusahaan Anda atau manajer perusahaan Anda.

4. Isi surat

Isi surat menjadi bagian penting dalam surat resmi, termasuk surat penundaan gaji ini. Di dalam isi ini, Anda bisa menjelaskan terkait adanya penundaan gaji, alasannya, hingga kapan gaji akan dibayarkan.

5. Salam penutup

Setelah menjelaskan isi surat, Anda dapat menulis salam penutup dari surat ini. Jangan lupa untuk meminta maaf dan mengucapkan terima kasih di bagian ini.

6. Nama dan tanda tangan

Terakhir, Anda dapat menuliskan nama dan tanda tangan Anda di bagian akhir surat. Anda juga bisa menuliskan nama Anda sebagai perwakilan dari perusahaan.

Apa Saja Contoh Surat Penundaan Gaji Karyawan?

Untuk memudahkan Anda dalam membuat surat penundaan gaji karyawan, berikut contoh yang bisa Anda jadikan referensi:

Contoh 1

Contoh 2

Contoh 3

Contoh 4

Contoh 5

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai surat penundaan gaji karyawan mulai dari pengertian, komponen, hingga contohnya. Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa penundaan gaji merupakan opsi paling terakhir yang dapat diambil perusahaan.

Ini karena penundaan gaji karyawan dapat merugikan karyawan dan karyawan tidak bisa mendapatkan haknya dengan baik. Terlebih, di dalam Undang-Undang dijelaskan bahwa gaji merupakan hak karyawan dan perusahaan wajib membayarnya tepat waktu.

Untuk itu penting bagi Anda untuk melakukan pengelolaan penggajian karyawan dengan baik untuk menghindari terjadinya penundaan pembayaran gaji. Pengelolaan penggajian yang baik akan membuat Anda terhindar dari permasalahan administrasi terkait penggajian karena penggajian dapat dilakukan dengan mudah.

Anda bisa menggunakan software payroll dan aplikasi HRIS dari GajiHub untuk memudahkan pengelolaan gaji karyawan. GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan karyawan.

Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.

Author
Recent Posts

Desi Murniati

Berpengalaman lebih 5 tahun dalam penulisan tema manajemen dan karir. Desi bertujuan memberikan perspektif terbaru dari tulisannya.