Stakeholder mapping adalah salah satu alat yang sangat berguna bagi para profesional dan manajer proyek.
Alat ini dapat membantu Anda untuk mengidentifikasi siapa saja yang terlibat atau berpengaruh pada proyek, menganalisis peran mereka, dan membantu mengembangkan rencana untuk mengelola hubungan dengan mereka.
Dengan stakeholder mapping, Anda bisa lebih mudah untuk berkomunikasi dan bekerja dengan pihak-pihak terkait.
Selain itu, jika di optimalkan secara tepat, pemetaan ini dapat membantu mengidentifikasi risiko potensial, meminimalkan konflik, dan memastikan bahwa semua pihak yang terlibat memiliki pemahaman yang sama tentang tujuan dan manfaat proyek.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu stakeholder mapping, manfaat, teknik pemetaan, dan cara menggunakannya.
Apa yang Dimaksud dengan Stakeholder Mapping?
Stakeholder mapping adalah proses mengidentifikasi, menggambarkan, dan memprioritaskan stakeholder (pemangku kepentingan) dengan menganalisis pengaruh dan minat mereka terhadap sebuah proyek.
Dalam proses ini, stakeholder akan dipetakan dalam sebuah matriks empat kuadran berdasarkan skala minat dan pengaruh mereka.
Setiap kuadran mengkategorikan pemangku kepentingan berdasarkan posisi mereka dalam skala tersebut.
Stakeholder mapping mengidentifikasi semua pihak kunci yang memiliki kepentingan dalam binis Anda dan menyusun mereka dalam sumbu XY berdasarkan minat dan pengaruh mereka terhadap proyek Anda.
Dengan melakukan pemetaan ini, Anda dapat memprioritaskan alokasi sumber daya, strategi komunikasi, dan arah produk dari sudut pandang stakeholder.
Selain itu, diagram pemetaan juga menunjukkan posisi semua stakeholder yang terlibat, sehingga Anda dapat dengan mudah merujuk dan mengomunikasikan struktur ini.
Baca Juga: Manajemen Proyek: Pengertian, Tujuan, dan Tahapan Prosesnya
Apakah Stakeholder Mapping itu Penting?
Ya, cukup penting, sebab stakeholder mapping menawarkan berbagai manfaat bagi organisasi dan proyek. Ini adalah alat yang berharga untuk perencanaan strategis, manajamen risiko, dan keterlibatan stakeholder secara efektif.
Berikut adalah beberapa manfaat utama dari pemetaan ini:
1. Pemahaman yang Lebih Baik tentang Stakeholder
Pemetaan stakeholder memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi dan mengkategorikan semua pemangku kepentingan yang relevan.
Hal ini membantu organisasi mendapatkan pemahaman komprehensif tentang siapa yang terpengaruh atau dapat mempengaruhi proyek atau organisasi.
2. Prioritisasi
Dengan mengkategorikan stakeholder berdasarkan tingkat minat dan pengaruh mereka, organisasi dapat memprioritaskan upaya dan sumber daya mereka.
Anda juga akan lebih fokus pada stakeholder yang memiliki dampak paling signifikan terhadap keberhasilan proyek.
3. Komunikasi yang Disesuaikan
Memahami minat, kebutuhan, dan kekhawatiran dari berbagai kelompok pemangku kepentingan memungkinkan organisasi untuk menyesuaikan strategi komunikasi mereka.
Hal ini memastikan bahwa pesan dan interaksi yang disampaikan relevan dan sesuai dengan setiap stakeholder, meningkatkan kemungkinan dukungan dan kerjasama.
4. Mitigasi Risiko
Dengan mengidentifikasi calon penentang dan memahami kekhawatiran mereka, organisasi dapat secara proaktif mengatasi masalah dan mengurangi risiko.
Hal ini membantu mencegah konflik dan tantangan yang mungkin muncul secara tak terduga.
5. Alokasi Sumber Daya
Stakeholder mapping yang efektif membantu organisasi mengalokasikan sumber daya mereka, seperti waktu, anggaran, dan personel, dengan lebih efisien.
Anda dapat lebih fokus pada pemangku kepentingan prioritas tinggi dan area yang memiliki dampak paling besar.
6. Resolusi Konflik
Ketika konflik atau perselisihan muncul, memiliki peta yang jelas dapat memberikan kerangka kerja untuk menyelesaikan masalah.
Hal ini dapat membantu dalam mengidentifikasi akar penyebab konflik dan mengembangkan strategi untuk resolusi.
Baca Juga: Pahami Tahap Resolusi Konflik, Strategi, dan Manfaatnya
7. Dukungan untuk Pengambilan Keputusan
Peta stakeholder menawarkan wawasan berharga untuk proses pengambilan keputusan.
Memahami dampak potensial dari berbagai keputusan pada stakeholder yang berbeda dapat membimbing organisasi dalam membuat pilihan yang sejalan dengan tujuan dan nilai mereka.
8. Peningkatan Reputasi dan Kepercayaan
Keterlibatan yang efektif dengan pemangku kepentingan dapat membangun kepercayaan dan meningkatkan reputasi organisasi.
Hal ini sangat penting bagi bisnis, organisasi nirlaba, dan lembaga pemerintah yang mencari dukungan dan kepercayaan publik.
9. Pembangunan Hubungan Jangka Panjang
Dengan menjaga hubungan yang terbuka dan konstruktif dengan pemangku kepentingan utama, organisasi dapat membina kemitraan jangka panjang yang menguntungkan kedua belah pihak.
10. Kepatuhan Regulasi
Di beberapa industri, badan regulasi dan pemerintah mungkin merupakan pemangku kepentingan dengan pengaruh signifikan.
Memahami dan memenuhi persyaratan stakeholder dapat membantu organisasi tetap mematuhi peraturan dan menghindari masalah hukum.
Baca Juga: Metode Scrum, Simak Pengertian, Manfaat, Tahapan, hingga Tantangannya
11. Inovasi dan Kerjasama
Mengidentifikasi calon kolaborator dan mitra di antara stakeholder dapat menghasilkan solusi inovatif dan peluang kolaborasi yang mungkin tidak terlihat tanpa pemetaan pemangku kepentingan.
12. Peningkatan Berkelanjutan
Pemetaan stakeholder adalah proses dinamis yang harus ditinjau secara berkala untuk beradaptasi dengan perubahan keadaan dan minat pemangku kepentingan yang berkembang.
Proses peninjauan dan adaptasi terus-menerus ini membantu organisasi tetap responsif dan efektif.
Baca Juga: HR Value Chain: Arti, Tahapan, Cara dan Contoh Penerapannya
Siapa Saja yang Termasuk Stakeholder?
Stakeholder dapat mencakup lebih banyak pihak daripada hanya pemegang saham.
Artinya, stakeholder adalah siapa pun yang memiliki pengaruh dan kepentingan dalam suatu proyek, baik internal maupun eksternal.
Memahami perbedaan antara pemangku kepentingan internal dan eksternal adalah kunci untuk menentukan prioritas proyek Anda.
Berikut adalah penjelasan tentang perbedaan antara pemangku kepentingan internal dan eksternal.
Stakeholder Internal
Stakeholder internal adalah orang-orang yang bekerja dalam bisnis yang membangun, mempromosikan, mengirimkan, dan berpartisipasi dalam sebuah proyek.
Tingkat keterlibatan mereka bisa bervariasi, tetapi mereka semua memiliki hubungan langsung dengan proyek. Beberapa contohnya adalah:
- CEO, COO, CTO, dll.
- Manajer (proyek, produk, dll.)
- Karyawan
- Penasihat internal
- Tim pengembang
Stakeholder Eksternal
Stakeholder eksternal adalah orang-orang yang mungkin memiliki hubungan dengan proyek Anda tetapi tidak terlibat secara langsung.
Proyek tersebut akan mempengaruhi mereka, tetapi mereka tidak membantu dalam pembangunannya. Beberapa contohnya adalah:
- Pelanggan
- Pejabat pemerintah
- Sponsor
- Pemasok
- Klien
- Pemberi pinjaman
Baca Juga: Umbrella Management: Pengertian, Dampak, dan Cara Mencegah
Apa Saja Teknik Stakeholder Mapping?
Ada beberapa cara yang bisa Anda gunakan untuk menggambarkan stakeholder mapping dan keterlibatan mereka dalam proyek mereka, seperti:
1. Teknik Grid Kepentingan dan Kekuatan (Power Interest Grid Technique)
Grid ini juga dikenal sebagai matriks stakeholder yang membandingkan pengaruh stakeholder terhadap proyek Anda dengan tingkat kepentingan mereka.
Teknik ini menggunakan grid 2×2 dengan “kekuatan” pada sumbu Y dan “kepentingan” pada sumbu X. Semakin ke arah kuadran kiri atas, maka stakeholder tersebut semakin berpengaruh dan terlibat.
Berikut penjelasan masing-masing kuadran:
Kekuatan tinggi/kepentingan tinggi
Pemangku kepentingan ini adalah pemain kunci. Jadwalkan pertemuan rutin untuk menjaga mereka tetap terinformasi tentang pembaruan dan kemajuan proyek.
Kekuatan rendah/kepentingan rendah
Jaga pemangku kepentingan ini tetap terinformasi hanya dengan pembaruan yang paling penting.
Kekuatan tinggi/kepentingan rendah
Pemangku kepentingan ini dapat berdampak signifikan pada proyek Anda tetapi memiliki prioritas lain.
Jaga mereka tetap puas dengan memberikan laporan dan pembaruan saat diperlukan.
Kekuatan rendah/kepentingan tinggi
Jaga pemangku kepentingan ini tetap terlibat dengan melibatkan mereka dalam diskusi atau mengundang umpan balik pada aspek-aspek spesifik proyek.
2. Diagram Jaringan (Network Diagram)
Diagra jaringan berguna untuk proyek yang lebih kecil dengan beberapa stakeholder. Grafik ini menampilkan hubungan antara stakeholder dan bagaimana mereka berinteraksi satu sama lain.
Diagram ini juga mengungkapkan ketergantungan antara pemangku kepentingan, seperti vendor dan tim proyek internal, yang dapat membantu dalam memprioritaskan kebutuhan mereka dan mengelola potensi konflik.
Baca Juga: Manajemen Risiko: Pengertian, Jenis, dan Langkahnya
3. Sosiogram
Sosiogram menampilkan hubungan sosial antara individu atau kelompok pemangku kepentingan untuk menunjukkan peran dan pengaruh mereka dalam proyek Anda.
Anda dapat menggunakan bentuk dan warna yang berbeda untuk mewakili berbagai jenis pemangku kepentingan, seperti persegi untuk karyawan internal, lingkaran untuk mitra eksternal, dan segitiga untuk pelanggan atau klien.
Kemudian, hubungkan mereka dengan garis atau panah untuk menggambarkan hubungan mereka dan aliran informasi dari satu pemangku kepentingan ke pemangku kepentingan lainnya.
4. Analisis Medan Kekuatan (Force Field Analysis)
Analisis medan kekuatan adalah konsep yang dikembangkan oleh Kurt Lewin yang sangat baik untuk memahami dukungan dan perilaku pemangku kepentingan.
Jenis mapping ini menunjukkan bagaimana pemangku kepentingan dapat membantu atau menghambat proyek Anda berdasarkan apakah mereka mendukung atau menentang keputusan tertentu.
Misalnya, Anda dapat menempatkan stakeholder kunci di kedua sisi diagram tarik-menarik untuk menyoroti posisi mereka pada isu yang kontroversial.
Memahami pandangan masing-masing pemangku kepentingan memungkinkan Anda membuat strategi untuk mendapatkan kesepakatan dan mendorong proyek lebih dekat ke penyelesaian.
Baca Juga: North Star Metric: Ini 5 Cara Menemukannya untuk Bisnis Anda
Bagaimana Cara Membuat Stakeholder Mapping?
Untuk membuat stakeholder mapping ada beberapa langkah yang perlu Anda lakukan, yaitu:
1. Tentukan Tujuan Peta Pemangku Kepentingan
Langkah pertama dalam membuat peta pemangku kepentingan adalah menentukan tujuannya. Apakah Anda sedang membuat produk atau fitur baru? Apakah Anda bersiap memasuki pasar baru atau ceruk pasar dalam pasar yang ada? Informasi apa yang ingin Anda sertakan dalam peta ini?
Setelah Anda memiliki gambaran yang jelas tentang tujuan peta, Anda bisa melanjutkan ke langkah berikutnya.
2. Brainstorm dan Identifikasi Stakeholder
Langkah berikutnya adalah mengidentifikasi siapa saja stakeholder Anda dengan melakukan brainstorming bersama tim.
Stakeholder adalah individu atau kelompok yang memiliki kepentingan dalam proyek atau organisasi Anda.
Jadi, penting untuk mempertimbangkan semua orang yang mungkin terlibat, baik dari dalam (internal) maupun luar (eksternal) organisasi Anda.
3. Tentukan Tingkat Keterlibatan Stakeholder
Setelah mengidentifikasi pemangku kepentingan, tentukan tingkat keterlibatan masing-masing, serta pada tahap proyek mana mereka terlibat. Ada tiga tingkat keterlibatan: tinggi, sedang, dan rendah.
- Tingkat keterlibatan tinggi: Stakeholder yang sangat berpengaruh dan harus selalu diperbarui tentang perkembangan proyek.
- Tingkat keterlibatan sedang: Stakeholder yang memiliki pengaruh sedang dan harus diberi pembaruan berkala.
- Tingkat keterlibatan rendah: Stakeholder yang kurang berpengaruh dan hanya memerlukan pembaruan sesekali.
4. Identifikasi Kepentingan dan Tujuan Pemangku Kepentingan
Selanjutnya, identifikasi kepentingan dan tujuan masing-masing pemangku kepentingan. Pertanyaan yang perlu dijawab meliputi:
- Apa yang ingin dicapai oleh masing-masing pemangku kepentingan dari proyek Anda?
- Apa tujuan mereka?
- Apa kekhawatiran utama mereka?
- Apakah ada prioritas yang mungkin bertentangan di antara pemangku kepentingan?
Dengan mengetahui jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini, Anda dapat merencanakan cara terbaik untuk berinteraksi dengan masing-masing pemangku kepentingan.
5. Kembangkan Rencana Keterlibatan
Langkah terakhir adalah mengembangkan rencana untuk berinteraksi dengan pemangku kepentingan. Pertimbangkan hal-hal berikut:
- Bagaimana Anda akan berkomunikasi dengan setiap pemangku kepentingan selama pengembangan peta dan proyek?
- Saluran komunikasi apa yang akan digunakan?
- Informasi apa yang akan dibagikan?
Setelah rencana keterlibatan dikembangkan, Anda bisa mulai mengimplementasikannya untuk mencapai tujuan proyek.
Baca Juga: Scenario Planning: Manfaat, Kekurangan, Jenis, dan Tahapannya
Bagaimana Contoh Stakeholder Mapping?
Berikut adalah contoh sederhana peta stakeholder untuk sebuah proyek pengembangan software CRM (Customer Relationship Management):
1. Tentukan Tujuan Peta Stakeholder
Tujuan: Mengembangkan dan meluncurkan software CRM baru untuk meningkatkan efisiensi tim penjualan dan customer service.
2. Brainstorm dan Identifikasi Stakeholder
Stakeholder Internal:
- CEO – Ingin melihat peningkatan efisiensi dan ROI dari investasi baru ini.
- CTO – Bertanggung jawab atas implementasi teknologi baru.
- Tim Penjualan – Pengguna utama software baru, membutuhkan sistem yang mudah digunakan dan efisien.
- Tim Customer Service – Memerlukan alat untuk membantu mereka mengelola dan melacak interaksi pelanggan dengan lebih baik.
- Manajer Proyek – Mengelola pengembangan dan peluncuran proyek.
- Departemen IT – Menyediakan dukungan teknis dan memastikan integrasi yang lancar dengan sistem yang ada.
Stakeholder Eksternal:
- Pelanggan VIP – Menggunakan software untuk berinteraksi dengan tim penjualan dan customer service.
- Vendor Software – Menyediakan software CRM dan dukungan teknis.
- Investor – Menginginkan laporan berkala tentang kemajuan dan manfaat dari investasi ini.
- Penasihat terkait regulasi – Memastikan bahwa proyek ini mematuhi semua peraturan yang berlaku.
3. Tentukan Tingkat Keterlibatan Stakeholder
| Stakeholder | Tingkat Keterlibatan | Tahap Keterlibatan |
|---|---|---|
| CEO | Tinggi | Seluruh proyek, keputusan strategis |
| CTO | Tinggi | Seluruh proyek, keputusan teknis |
| Tim Penjualan | Tinggi | Pengujian, implementasi, pelatihan |
| Tim Customer Service | Tinggi | Pengujian, implementasi, pelatihan |
| Manajer Proyek | Tinggi | Seluruh proyek, manajemen harian |
| Departemen IT | Sedang | Implementasi, dukungan teknis |
| Pelanggan VIP | Sedang | Umpan balik selama pengujian beta |
| Vendor Software | Sedang | Implementasi, dukungan teknis |
| Investor | Rendah | Pembaruan berkala, laporan |
| Regulator | Rendah | Pembaruan berkala, kepatuhan |
4. Identifikasi Kepentingan dan Tujuan Stakeholder
| Stakeholder | Kepentingan | Tujuan | Kekhawatiran |
|---|---|---|---|
| CEO | ROI, efisiensi | Peningkatan kinerja perusahaan | Investasi yang gagal |
| CTO | Implementasi teknologi | Keberhasilan proyek teknologi | Masalah teknis, integrasi sistem |
| Tim Penjualan | Penggunaan software yang efisien | Kemudahan penggunaan, peningkatan penjualan | Sistem yang rumit, tidak efektif |
| Tim Customer Service | Alat yang membantu interaksi pelanggan | Peningkatan layanan pelanggan | Sistem yang tidak membantu, tidak efisien |
| Manajer Proyek | Keberhasilan proyek | Pengelolaan proyek yang efektif | Keterlambatan, anggaran yang berlebih |
| Departemen IT | Dukungan teknis | Sistem yang stabil dan terintegrasi | Masalah kompatibilitas, downtime |
| Pelanggan VIP | Pengalaman pelanggan | Layanan yang lebih baik | Layanan yang tidak memuaskan |
| Vendor Software | Kepuasan pelanggan | Implementasi yang sukses | Kegagalan implementasi |
| Investor | Pengembalian investasi | Laporan kemajuan dan hasil investasi | Investasi yang tidak menguntungkan |
| Regulator | Kepatuhan hukum | Memastikan proyek sesuai regulasi | Pelanggaran hukum |
5. Kembangkan Rencana Keterlibatan
| Stakeholder | Saluran Komunikasi | Frekuensi Keterlibatan | Jenis Informasi yang Dibagikan |
|---|---|---|---|
| CEO | Rapat, laporan | Bulanan | Laporan kemajuan, keputusan strategis |
| CTO | Rapat, email | Mingguan | Pembaruan teknis, masalah teknis |
| Tim Penjualan | Pelatihan, workshop | Mingguan selama implementasi, bulanan setelahnya | Panduan penggunaan, feedback |
| Tim Customer Service | Pelatihan, workshop | Mingguan selama implementasi, bulanan setelahnya | Panduan penggunaan, feedback |
| Manajer Proyek | Rapat harian, email | Harian | Status proyek, tugas harian |
| Departemen IT | Rapat teknis, email | Mingguan | Masalah teknis, dukungan |
| Pelanggan VIP | Survei, sesi umpan balik | Selama pengujian beta | Kesan dan saran tentang sistem |
| Vendor Software | Rapat, email | Sesuai kebutuhan | Masalah teknis, dukungan |
| Investor | Laporan bulanan, rapat tahunan | Bulanan, tahunan | Laporan kemajuan, ROI |
| Regulator | Laporan kepatuhan, email | Sesuai kebutuhan | Kepatuhan hukum, pembaruan regulasi |
Baca Juga: Sistem Manajemen Bisnis: Pengertian, Kompenen, dan Fungsinya
Kesimpulan
Stakeholder mapping adalah alat yang sangat berguna bagi para profesional dan manajer proyek.
Alat ini membantu mengidentifikasi siapa saja yang terlibat atau berpengaruh pada proyek, menganalisis peran mereka, dan mengembangkan rencana untuk mengelola hubungan dengan mereka.
Dengan stakeholder mapping, komunikasi dan kerja sama dengan pihak-pihak terkait dapat lebih mudah dilakukan.
Manfaat dari stakeholder mapping meliputi pemahaman yang lebih baik tentang stakeholder, prioritisasi, komunikasi yang lebih mudah hingga peningkatan berkelanjutan.
Selain dengan stakeholder mapping, Anda juga dapat memperlancar pelaksanaan proyek dengan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub.
Software ini dapat membantu Anda, khususnya tim HR terkait pengelolaan gaji, pengaturan data karyawan, penyediaan slip gaji kepada semua karyawan melalui smartphone.
Dengan menggunakan Gajihub, Anda dapat mengoptimalkan waktu dan sumber daya dalam mengelola administrasi karyawan, sehingga memungkinkan karyawan untuk lebih fokus dalam pelaksanaan proyek yang sedang berlangsung.
Yuk, coba gratis selama 14 hari melalui tautan ini dan rasakan kemudahan dan efisiensi dalam mengelola administrasi karyawan.