Solusi HRIS untuk Manajemen Karyawan di Industri Logistik

Tahukah Anda, perkembangan industri logistik sangatlah pesat dalam beberapa tahun terakhir?

Hal ini didukung dengan tumbuhnya e-commerce, naiknya arus distribusi ritel, serta semakin padatnya aktivitas pelabuhan dan pengiriman antarpulau.

Pada data Asosiasi Logistik Indonesia memproyeksikan bisnis supply chain dan logistik tumbuh 6-8 persen pada tahun 2026, sementara kontribusi seksementara kontribusi sektor transportasi dan pergudangan diperkirakan menembus Rp1.703 triliun dengan penyerapan tenaga kerja sekitar 6,3 juta orang.

Namun pertumbuhan volume tidak otomatis merapikan pengelolaan karyawan. Driver, helper, dan petugas gudang bekerja mobile dengan shift yang tidak tetap.

Oleh karena itulah HRIS menjadi relevan dalam membantu operasional perusahaan.

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai solusi HRIS untuk manajemen karyawan di industri logistik.

Untuk penjelasan lengkapnya Anda dapat menyimaknya di bawah ini:

Tantangan Manajemen Karyawan di Industri Logistik

Dengan bertambahnya volume pengiriman, akan timbul kesulitan pengelolaannya.
Berikut adalah tantangan utamanya:

1. Pengawasan karyawan lapangan yang mobile

Salah satu tantangan yang pertama adalah sulitnya mengawasi karyawan yang bekerja di luar kantor seperti Driver, helper, dan petugas gudang berangkat dari depo.

Sebab, mereka akan selalu berpindah, lalu menyelesaikan bongkar muat di titik pelanggan.

Dengan demikian, absensi mengunakan fingerprint pada kantor akan tidak relevan.

Akibatnya data kehadiran dan perhitungan jumlah jam kerja lapangan tidak terdokumentasi dengan rapi.

2. Tingkat turnover yang tinggi

Berdasarkan data Goodwood, pada industri logistik perputaran karyawan (turnover) lebih tinggi, yaitu 20–30 persen.

Hal inilah yang membuat operasional menjadi lebih berdampak, baik dari sisi biaya, ritme pengiriman, maupun kualitas layanan.

Dengan demikian, perusahaan logistik perlu menata data karyawan secara lebih tertib termasuk dalam merapikan remunerasi agar transparan.

Sehingga nantinya akan memberikan jalur karier yang jelas, dan memantau beban kerja pada lapangan.

3. Perhitungan gaji dan tunjangan yang rumit

Perhitungan gaji pada industri logistik tentunya tidak lah sederhana.

Sebab, selain gaji pokok terdapat perhitungan gaji berdasarkan shif, lembur, uang makan, uang jalan, reimbursement, THR, BPJS, dan PPh 21.

Dengan demikian, jika perhitungannya masih menggunakan cara manual, maka selisih gaji akan muncul dan berdampak pada sistem pengajian karyawan.

4. Biaya tenaga kerja yang menekan margin

Dalam industri logistik, tentunya biaya orang tidak kalah besar dibanding biaya armada atau gudang. Porsi manpower diperkirakan di atas 30 persen dari total biaya logistik.

Artinya, setiap kesalahan absensi, lembur, atau uang jalan langsung memotong keuntungan per pengiriman.

Masalahnya, biaya ini sering tidak terlihat utuh.

Gaji pokok masih mudah dihitung, tetapi shift malam, lembur dadakan, cash advance, reimbursement BBM atau tol, dan denda keterlambatan tercecer di banyak catatan.

Akibatnya, perusahaan merasa “sibuk dan penuh order”, tetapi margin tetap tipis.

5. Keterbatasan talenta teknis

Selain jumlah operasional yang harus terus ditambah, perusahaan logistik juga kekurangan talenta teknis.

Yang langka bukan hanya driver atau helper, tetapi orang yang mampu menjalankan gudang modern, rantai dingin, sistem tracking, otomasi, dan kepatuhan bea cukai.

Di kawasan industri padat seperti Jabodetabek, lowongan dengan tahap managerial bisa jauh lebih banyak daripada kandidat yang layak.

World Bank LPI 2023 juga menempatkan Indonesia di peringkat 63, dengan skor kompetensi dan kualitas layanan yang menurun.

Ini memperkuat sinyal bahwa kualitas SDM masih menjadi pekerjaan rumah.

HRIS sebagai Solusi Manajemen Karyawan

Pada dasarnya, penggunaan Human Resource Information System akan sangat membantu operasional.

Apalagi ketika karyawan bekerja tersebar di depo, di jalan, dan di gudang dengan jam yang tidak seragam.

HRIS menaruh data kehadiran, shift, cuti, gaji, dan reimbursement dalam satu tempat.

Absensi mobile dengan GPS atau geofence mencatat kehadiran di titik kerja, bukan di lobby kantor.

Lembur dan uang jalan terhitung dari data yang sama, sehingga selisih upah lebih mudah dicegah.

Sebab ketika volume pengiriman naik, operasional butuh jawaban cepat: siapa yang siap shift malam, cabang mana yang kekurangan orang, dan berapa biaya tenaga kerja minggu ini. Tanpa sistem, jawaban itu masih dikumpulkan manual.

Dengan HRIS, manajer tidak perlu menunggu rekap akhir bulan untuk mengambil keputusan.

Yang terpenting, karyawan bisa melihat slip gaji, sisa cuti, dan status pengajuan lewat aplikasi.

Proses yang biasanya memicu komplain di grup chat menjadi lebih transparan.

Transparansi ini yang kemudian membantu menekan tingkattan turnover perusahaan dan konflik internal.

Lebih dari Sekadar HRIS: Integrasi dengan Sistem Operasional

Untuk lebih memperkuat sistem operasional, tentunya HRIS tidak bisa berdiri sendiri-sendiri. Sebab, HRIS biasanya hanya berguna untuk data kehadiran, shift, cuti, gaji, dan reimbursement.

Namun bagaimana dengan jobfile, penugasan driver, pelacakan armada, e-sign surat jalan, cash advance, bongkar muat, dan biaya per pengiriman?

Data itu sering ada di sistem freight forwarder, terpisah dari HR.

Akibatnya, HR tidak tahu apakah trip sudah selesai atau uang jalan itu sah.

Operasional tahu armada sudah jalan, tetapi lembur dan reimbursement belum tertutup.

Dengan begitu, integrasi HRIS dengan sistem freight forwarder menutup celah itu.

Jobfile selesai memvalidasi kehadiran. Tracking armada mengunci absensi.

Cash advance disandingkan dengan reimbursement. Baru setelah itu biaya tenaga kerja per pengiriman bisa dihitung akurat.

Kesimpulan

Industri logistik tumbuh cepat, tetapi pengelolaan karyawannya sering tertinggal.

Turnover 20–30 persen, absensi lapangan yang sulit diawasi, dan perhitungan gaji yang rumit.

Dengan demikian, HRIS akan membantu dalam merapikan data kehadiran, shift, cuti, payroll, dan reimbursement.

Namun data itu belum cukup jika terpisah dari kerja di lapangan.

Jobfile, penugasan driver, tracking armada, e-sign surat jalan, dan cash advance berjalan di sistem operasional.

Tanpa dihubungkan, HR tetap sulit memastikan trip sudah selesai, uang jalan sah, dan biaya tenaga kerja per pengiriman akurat.

Oleh karena itu, mengintegrasikan HRIS dan software freight forwarder seperti Oaktree.id menjadi langkah yang perlu diambil.

Sehingga, nantinya data karyawan dan data pengiriman dapat terpantau dalam satu dashboard terintegrasi.

Sumber referensi:

*Artikel ini hasil kerja sama antara GajiHub dengan Oaktree

Author
Recent Posts

Desi Murniati

Berpengalaman lebih 5 tahun dalam penulisan tema manajemen dan karir. Desi bertujuan memberikan perspektif terbaru dari tulisannya.