Salah satu langkah yang dapat perusahaan ambil untuk meningkatkan efisiensi dan memperkuat daya saing mereka di pasaran adalah dengan melakukan restruktur organisasi.
Dalam proses restrukturisasi ini, HR berperan penting untuk memastikan bahwa model organisasi yang baru sesuai dengan tujuan bisnis dan strategi perusahaan.
Selain itu, merek juga mengurus aspek restruktur organisasi yang berkaitan dengan SDM, mulai dari mengawasi pengurangan staf, mengola komunikasi, serta memberikan pelatihan dan penempatan kembali karyawan.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu restruktur organisasi, faktor penyebab, jenis, hingga strategi terbaiknya.
Apa yang Dimaksud dengan Restruktur Organisasi?
Restruktur organisasi adalah proses strategis yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, menyesuaikan diri dengan tuntutan pasar yang baru, atau meningkatkan daya saing perusahaan.
Proses ini bisa mengubah struktur, strategi, dan operasional perusahaan secara signifikan.
Restrukturisasi melibatkan penataan ulang departemen, job redesign, dan terkadang pengurangan staf untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas.
Namun, perlu Anda pahami bahwa hal ini bukan hanya sekadar langkah penghematan biaya, melainkan juga keputusan strategis untuk meningkatkan produktivitas dan keberlanjutan jangka panjang.
Baca Juga: Struktur Perusahaan: Pengertian, Jenis, Posisi, dan Contohnya
Apa Faktor Penyebab Restruktur Organisasi?
Ada beberapa faktor utama yang membuat perusahaan harus melakukan restruktur organisasi, di antaranya adalah:
1. Perubahan Lingkungan Bisnis
Industri selalu berubah sesuai dengan kondisi pasar.
Perubahan struktural sering kali diperlukan untuk menyesuaikan dengan kemajuan teknologi, perkembangan kebutuhan pelanggan, kondisi pasar yang selalu berubah, atau munculnya pesaaing baru.
Sebagai contoh, dampak COVID-19 membuat banyak bisnis baru harus mengembangkan strategi baru untuk bisa tetap bertahan.
2. Kebutuhan Restrukturisasi Keuangan
Kebutuhan terkait restrukturisasi keungan juga dapat memicu perubahan organisasi. Hal ini biasanya disebabkan oleh hutang yang berlebihan, masalah arus kas, penurunan profit, atau perubahan kondisi pasar.
Oleh karena itu, perusahaan perlu mengambil langkah-langkah seperti restrukturisasi hutang, penjualan aset, pengurangan biaya, atau restrukturasi modal untuk membantu menstabilkan keuangan dan meningkatkan kesehatan keuangan organisasi.
3. Meningkatkan Efisiensi
Meningkatkan kinerja bisnis atau mengeksplorasi peluang baru dapat mendorong insiatif restrukturisasi.
Tujuannya adalah untuk menyederhanakan operasi, mengurangi redudansi, dan mengoptimalkan alokasi sumber daya.
4. Perubahan Budaya
Membentuk budaya peruashaan baru yang menekankan kolaborasi atau inovasi kemungkinan membutuhkan perubahan struktural.
Misalnya seperti perubahan kepemilikian, seperti merger atau akuisisi seringkali memicu restruktur organisasi untuk menyeleraskan bisnis dan visi yang melaukan akuisisi tersebut.
Baca Juga: Mengenal Struktur Organisasi Perusahaan Untuk Efektivitas Bisnis Anda
Bagaimana Peran HR dalam Restruktur Organisasi?
HR berperan penting dalam menyesuaikan model organisasi agar sesuai dengan strategi dan tujuan bisnis baru.
HR mengelola aspek operasional restrukturisasi dan mendukung visi strategis organisasi.
Selain itu, berikut sejumlah tanggung jawab utama HR selama proses restruktur organisasi:
1. Mengawasi Pengurangan Staf
HR bertugas merencanakan dan melaksanakan pengurangan staf secara legal dan etis. Hal ini termasuk menentukan paket pesangon, melakukan exit interview, dan memastikan prosesnya transparan dan menghormati semua karyawan yang terdampak.
Baca Juga: Job Insecurity: Arti, Penyebab, Dampak, dan Cara Menguranginya
2. Mengelola Komunikasi
Selama proses restrukturisasi, HR harus mempertimbangkan strategi komunikasi untuk menjaga semua pihak tetap up to date dengan perkembangannya.
Hal ini melibatkan pembaruan rutin tentang rencana restrukturisasi, jadwal, dan dampaknya pada karyawan.
Komunikasi yang jelas dan konsisten membantu mengelola ketidakpastian dan kecemasan yang sering muncul.
3. Penempatan Kembali dan Pelatihan Ulang Karyawan
HR mungkin perlu menempatkan kembali karyawan ke peran yang lebih sesuai dengan struktur organisasi baru.
Hal ini seringkali membutuhkan pelatihan ulang agar karyawan memiliki keterampilan yang diperlukan untuk peran baru mereka.
Selain itu, HR juga harus melakukan skill gap analysis dan menyediakan program pelatihan untuk memastikan transisi yang mulus.
4. Memfasilitasi Perubahan Budaya
Setelah restrukturisasi, seringkali diperlukan perubahan budaya organisasi agar sesuai dengan arah dan tujuan bisnis baru.
Dalam hal ini, HR berperan penting untuk mendorong perubahan, membangun budaya yang mendukung tujuan strategis perusahaan, termasuk memperkuat nilai-nilai baru, perilaku, dan cara kerja yang mendukung model organisasi yang baru.
5. Memantau Moral dan Keterlibatan
Selama proses restrukturisasi, HR harus memantau dan mengatasi perubahan dalam moral dan keterlibatan karyawan.
Hal ini termasuk melakukan survei keterlibatan, menyiapkan mekanisme feedback, dan menerapkan inisiatif untuk mempertahankan atau meningkatkan keterlibatan karyawan selama masa transisi.
6. Perencanaan Tenaga Kerja Strategis
HR harus menyelaraskan rencana tenaga kerja dengan kebutuhan bisnis di masa depan.
Hal ini melibatkan analisis kemampuan tenaga kerja saat ini, prediksi kebutuhan di masa depan, dan pengembangan rencana untuk menutup kesenjangan antara keadaan saat ini dan kebutuhan masa depan.
Perencanaan ini penting untuk memastikan bahwa organisasi memiliki talenta yang tepat untuk mencapai tujuannya setelah restrukturisasi.
Baca Juga: Mengenal Optimalisasi Tenaga Kerja, Contoh, Manfaat, dan Strateginya
Apa Saja Jenis Restruktur Organisasi?
Ada beberapa jenis restruktur organisasi yang dapat dipilih berdasarkan kebutuhan internal dan kondisi eksternal perusahaan, dan seringkali beberapa jenis berikut diterapkan secara bersamaan untuk mencapai transformasi organisasi secara menyeluruh.
Berikut adalah berbagai jenis restrukturisasi organsiasi:
1. Restrukturisasi Hukum
Jenis ini melibatkan perubahan struktur hukum perusahaan untuk memenuhi persyaratan regulasi, oprimalisasi strategi pajak, atau sesuai dengan strategi bisnis yag baru.
Restrukturisasi hukum bisa berupa pembentukan, penggabungan, atau pembubaran entitas perusahaan.
2. Restrukturisasi Fungsional
Jenis ini berfokus untuk memperbaiki fungsi-fungsi di dalam organisasi seperti penjualan, pemasaran, atau produksi.
Tujuannya adalah untuk meningkatkan efisiensi dengan cara mengalokasikan ulang sumber daya, menggabungkan fungsi-fungsi yang serupa, atau bahkan menggunakan jasa outsourcing untuk tugas-tugas tertentu.
3. Restrukturisasi Strategis
Restruktur organisasi ini melibatkan peninjauan kembali dan penyesuaian tujuan strategis perusahaan untuk mengikuti perubahan pasar, kemajuan teknologi, atau perubahan perilaku konsumen.
Hal ini mungkin memerlukan perubahan target pasar, produk, atau penawaran layanan baru.
4. Restrukturisasi Biaya
Fokusnya adalah mengurangi biaya untuk meningkatkan kesehatan keuangan perusahan. Teknik yang digunakan bisa mencakup penyederhanaan operasional, pengurangan jumlah karyawan, renegosiasi kontrak, dan pengurangan biaya yang tidak penting.
Baca Juga: 5 Jenis Perubahan dan Pengembangan Organisasi
5. Divestasi
Restrukturisasi ini melibatkan penjualan bagian-bagian perusahaan untuk mendapatkan modal, keluar dari bisnis yang bukan inti dari perusahaan, atau menyederhanakan struktur orgnisasi.
Divestasi membantu perusahaan tetap fokus pada kompetensi intinya.
6. Penggabungan (Merger) dan Akuisisi
Merger dan akuisisi melibatkan penggabungan dengan atau mengakuisisi perusahaan lain untuk meningkatkan keunggulan, memasuki pasar baru, atau memperoleh teknologi baru.
Hal ini dapat secara signifikan mengubah operasional perusahaan, target pasar, dan arah strategi.
7. Restrukturisasi Portofolio
Restrukturisasi portofolio melibatkan peninjauan dan penyesuaian campuran bisnis atau investasi yang dimiliki perusahaan.
Tujuannya adalah untuk mengoptimalkan kinerja portofolio investasi sesuai dengan tujuan strategis perusahaan.
8. Restrukturisasi Budaya
Walaupun terkesan abstrak, restrukturisasi budaya sangat penting dan melibatkan perubahan budaya perusahaan yang dapat mendukung arah atau struktur organisasi yang baru.
Restruktur organisasi ini kerap diperlukan setelah merger, saat terjadi pergantian kepemimpinan, atau dalam upaya untuk melakukan inovasi.
Baca Juga: Manajemen Risiko: Pengertian, Jenis, dan Langkahnya
Apa Saja Strategi Restruktur Organisasi?
Jika saat ini perusahaan Anda memustukan untuk melakukan restruktur organisasi, artinya sebagai HR ada berbagai strategi yang perlu Anda pertimbangkan, seperti:
1. Pertimbangan Penempatan Karyawan
Pertama-tama, Anda harus memastikan penempatan karyawan secara efektif selama restrukturisasi dengan mengevaluasi kebutuhan organisasi saat ini dan mendatang, mengidentifikasi kesenjangan, serta menyesuaikan tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan.
Hal yang Perlu Dilakukan HR
- Melakukan analisis tenaga kerja menyeluruh untuk memahami keterampilan dan posisi yang dibutuhkan ke depan.
- Meninjau dan memperbarui struktur organisasi serta deskripsi pekerjaan untuk mencerminkan peran baru.
- Mengembangkan strategi penempatan ulang untuk karyawan saat ini, termasuk program pelatihan untuk meningkatkan keterampilan.
2. Manajemen Perubahan
Strategi ini melibatkan pentingnya manajemen perubahan dalam membantu karyawan menyesuaikan diri dengan proses restrukturisasi secara lancar.
Hal yang Perlu Dilakukan HR
- Merencanakan secara proaktif untuk mengantisipasi tantangan selama proses restrukturisasi.
- Mendirikan tim manajemen perubahan untuk mengimplementasikan dan memantau upaya perubahan.
- Membuka dialog transparan untuk mengatasi kekhawatiran karyawan dan mengumpulkan feedback.
- Mengembangkan program pelatihan komprehensif untuk membantu karyawan menyesuaikan diri dengan peran dan proses baru.
3. Komunikasi dengan Karyawan
Selanjutnya, susun strategi untuk mengembangkan komunikasi yang jelas, konsisten, dan transparan untuk menjaga kepercayaan dan semangat karyawan selama proses perubahan yang signifikan ini.
Hal yang Perlu Dilakukan HR
- Rutin mengkomunikasikan pembaruan tentang proses restrukturisasi, keputusan, dan dampaknya kepada semua karyawan.
- Menggunakan berbagai saluran komunikasi untuk memastikan pesan tersampaikan dengan efektif.
- Memberikan platform bagi karyawan untuk bertanya dan mengungkapkan kekhawatiran mereka.
4. Pertimbangan Hukum dan Kepatuhan
Anda juga perlu memastikan kepatuhan terhadap standar hukum yang berlaku dan kebijakan internal untuk megurangi risiko terkait restrukturisasi.
Hal yang Perlu Dilakukan HR
- Meninjau perubahan status kerja seperti aturan lembur dan kepatuhan teradap aturan ketenagakerjaan yang berlaku.
- Berkonsultasi dengan ahli hukum untuk memahami implikasi terkait pemutusan hubungan kerja dan perjanjian kerja bersama.
- Mengimplementasikan strategi manajemen risiko untuk menghadapi potensi tantangan hukum.
Baca Juga: Strategic Initiative: Arti, Manfaat, Tipe, Contoh, dan Cara Mengembangkannya
5. Manajemen Bakat dan Kinerja
Manajemen bakat dan kinerja bertujuan untuk mengelola bakat dengan menyesuaikan keterampilan dan kinerja karyawan dengan tujuan baru organisasi.
Hal yang Perlu Dilakukan HR
- Mendefinisikan kembali metrik kinerja untuk mencerminkan tujuan baru organisasi.
- Membangun budaya manajemen kinerja yang mendorong perbaikan berkelanjutan.
- Mengidentifikasi dan menempatkan karyawan berpotensi tinggi di posisi yang sesuai.
6. Manajemen Perubahan Budaya
Anda juga perlu berfokus pada manajemen perubahan budaya untuk mendukung strategi organisasi yang baru.
Hal yang Perlu Dilakukan HR
- Memperkenalkan nilai dan perilaku baru yang mendukung arah organisasi.
- Mengadakan workshop dan pelatihan untuk mengintegrasikan elemen budaya baru.
- Mengakui dan memberikan penghargaan terhadap perilaku yang memperkuat budaya yang diinginkan.
7. Program Dukungan Karyawan
Strategi ini bertujuan untuk mendukung transisi karyawan dengan memberikan program yang sesuai, agar dapat mengurangi dampak turnover karyawan dan menjaga semangat mereka.
Hal yang Bisa Dilakukan HR
- Menyediakan layanan konseling dan dukungan untuk membantu karyawan menghadapi perubahan.
- Menyelenggarakan program pengembangan karier untuk membantu karyawan menyesuaikan diri dengan peran atau karier baru.
- Mengimplementasikan pola kerja fleksibel untuk membantu karyawan menjaga keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi selama periode transisi.
Baca Juga: Program Kesejahteraan Karyawan: Pengertian dan Jenisnya
Apa Saja Langkah yang Harus Dilakukan Pasca Restrukturisasi?
Setelah melakukan restrukur organisasi, penting untuk memastikan transisi berjalan lancar dan menjaga motivasi karyawan.
Berikut adalah beberapa strategi yang dapat Anda terapkan:
1. Mempertahankan Keragaman, Kesetaraan, dan Inklusi
Keragaman, kesetaraan, dan inklusi lebih dari sekadar kepatuhan hukum. Hal ini menumbuhkan rasa memiliki, meningkatkan pengambilan keputusan, dan mendorong inovasi.
Hal yang bisa Anda lakukan
- Pastikan kepemimpinan pasca restrukturisasi mencerminkan keragaman tenaga kerja Anda.
- Latih manajer dan karyawan untuk mengenali dan mengurangi bias yang tidak disadari.
- Pantau metrik keragaman, kesetaraan, dan inklusi selama proses restrukturisasi dan seterusnya.
- Sediakan ruang aman bagi karyawan untuk berhubungan dan mengadvokasi perspektif yang beragam.
- Gunakan bahasa yang inklusif.
2. Jelaskan Nilai Tambah Baru untuk Memposisikan Kembali Organisasi
Karyawan perlu memahami alasan di balik perubahan budaya organisasi dan bagaimana mereka berkontribusi pada kesuksesan di masa depan.
Hal yang bisa Anda lakukan
- Jelaskan alasan restrukturisasi dengan bahasa yang sederhana dan bebas jargon.
- Tekankan bagaimana perubahan baru akan menciptakan nilai bagi karyawan, pelanggan, dan pemangku kepentingan.
- Bagikan visi dan rencana pertumbuhan organisasi untuk menghasilkan antusiasme dan dukungan.
- Upayakan agar karyawan tetap up to date dengan kondisi organisasi melalui berbagai saluran selama masa transisi.
3. Memastikan Kepuasan Kerja
Karyawan yang puas akan lebih produktif, terlibat, dan lebih kecil kemungkinannya untuk meninggalkan perusahaan.
Hal yang Bisa Anda lakukan
Terapkan sistem penilaian dan manajemen kinerja yang selaras dengan tujuan restruktur organisasi
Penilaian ini bisa membantu menilai keterampilan untuk peran baru, mengidentifikasi kebutuhan pelatihan, dan mengatasi kekhawatiran tentang keamanan pekerjaan.
Bekali karyawan dengan keterampilan yang dibutuhkan untuk sukses dalam peran baru mereka.
Dukung karyawan dalam menjelajahi opsi karier mereka dalam struktur organisasi yang baru.
Mengambil Bantuan dari Konsultan Selama dan Setelah Restrukturisasi
Konsultan dapat memberikan analisis dan rekomendasi ahli tentang opsi restrukturisasi, memastikan keselarasan dengan tujuan pertumbuhan.
Mereka bisa membantu dalam melaksanakan rencana restrukturisasi, mengelola logistik, dan mengatasi tantangan.
Selain itu, mereka membawa pengetahuan khusus dan praktik terbaik ke dalam proses.
Hal ini akan membantu memberikan perspektif yang tidak bias, menghindari politik internal, dan meminimalisir hambatan.
Baca Juga: Agent of Change: Arti, Peran, Karakteristik, Skill, dan Contohnya
Bagaimana Contoh Restruktur Organisasi?
Salah satu bentuk dari restrukturisasi organisasi adalah merger, yakni dua etintas atau lebih bergabung untuk mencapai keuntungan bersama.
Biasanya, merger dilakukan untuk memperkuat posisi pasar, meningkatkan efisiensi operasional, atau mengakuisisi teknologi dan kapabilitas baru.
Di Indonesia, ada banyak perusahaan yang memutuskan untuk melakukan merger dengan beragam tujuannya masing-masing.
Untuk lebih memahami penerapan restruktur organisasi, berikut beberapa contohnya dalam jenis merger:
1. Indosat Ooredoo Hutchison
PT Indosat Ooredo Tbk. (ISAT) melakukan merger dengan PT Hutchison 3 Indonesia atau Tri Indonesia pada tanggal 4 Januari 2022 lalu.
Mereka bergabung menjadi Indosat Ooredo Hutchison, yang bertujuan untuk menciptakan operator telekomunikasi yang lebih stabil secara finansial dan memperkuat jaringan serta infrastruktur mereka.
2. Perum DAMRI & PPD
Selanjutnya, Perusahan Umum (Perum) DAMPRI dan Perusahaan Umum Pengangkutan Penumpang Djakarta (Perum PPD) juga turut melakukan merger.
Penggabungan yang dilakukan per tanggal 6 junni 2023 ini bertujuan untuk memperkuat daya jangkau dan menghindari tumpang tindih bisnis, karena keduanya sama-sama berfokus pada layanan transportasi penumpang.
3. GoTo (Gojek dan Tokopedia)
GoTo merupakan hasil merger antara Gojek dan Tokopedia.
Meskipun keduanya bergerak di bidang yang berbeda, yakni Gojek sebagai penyedia layanan ojek online dan Tokopedia adalah sebuah marketplace, namun mereka memutuskan untuk merger karena alasan ingin menciptakan perusahaan teknologi dengan nila tinggi, yakni mencapai sekitar Rp256,6 triliun.
Baca Juga: Corporate Culture: Manfaat, Jenis, hingga Cara Membangunnya
Kesimpulan
Dalam menghadapi dinamika pasar yang terus berubah, perusahaan perlu melakukan restruktur organisasi untuk bisa meningkatkan efisiensi, mengatasi tantangan keuangan, dan mempersiapkan diri menghadapi masa depan yang tidak pasti.
Proses ini tidak hanya sebatas pengurangan biaya, namun juga melibatkan penyesuaian strategi, struktur, dan operasional perusahaan untuk mencapai tujuan jangka panjang.
Faktor seperti perubahan lingkungan bisnis, kebutuhan akan efisiensi operasional, dan adaptasi terhadap teknologi baru menjadi pendorong utama restrukturisasi organisasi.
Di tengah proses restruktur organisasi ini, HR menjadi salah satu peran yang sangat penting.
Sebagai HR, Anda bertanggung jawab untuk mengelola transisi karyawan ke struktur yang baru, memastikan kepatuhan hukum, hingga memperkuat budaya organisasi yang mendukung perubahan.
Dengan demikian, perusahaan perlu mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub untuk memudahkan tim HR dalam pengelolaan karyawan, mulai dari proses penggajian, absensi, hingga pengelolaan cuti.
Misalnya, dengan fitur absensi, tim HR dan manajer dapat dengan mudah menyusun jadwal shift karyawan sementara karyawan bisa melihat jadwal tersebut melalui smartphone masing-masing.
Berikut tutorialnya:
Selain itu, adanya fitur payroll juga turut membantu tim HR dalam menghitung seluruh komponen gaji karyawan, mulai dari gaji pokok hingga berbagai potongan, yang membuat mereka bisa lebih fokus pada strategi restruktur organisasi.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.