Redudansi Karyawan: Arti, Penyebab, dan Strategi Terbaiknya

Terkadang, perusahaan perlu melakukan redudansi karyawan karena berbagai kondisi yang terjadi, seperti perubahan struktur bisnis, kondisi ekonomi, penyesuaian budget atau berbagai hal yang tidak berkaitan dengan kinerja atau perilaku mereka.

Meskipun terdengar negatif, terkadang langkah ini perlu diambil untuk mempertahankan kelangsungan bisnis atau membantu beradaptasi dengan perubahan.

Berbeda dengan PHK yang terjadi akibat perusahaan tidak bisa lagi menyediakan bagi karyawan, redudansi bisa terjadi karena berbagai faktor, seperti penutupan bisnis atau relokasi.

Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu redudansi karyawan, penyebab, perbedaan dengan PHK, hingga strategi terbaiknya.

Daftar isi show

Apa yang Dimaksud dengan Redudansi Karyawan?

Redudansi karyawan adalah proses di mana perusahaan harus memberhentikan satu atau lebih karyawan karena alasan yang tidak terkait dengan kinerja atau perilaku mereka.

Hal ini berbeda dengan pemecatan akibat kinerja yang buruk atau pelanggaran di tempat kerja.

Karyawan yang terkena redundansi umumnya tidak memiliki kendali atas situasi yang menyebabkan mereka kehilangan pekerjaan tersebut.

Biasanya, karyawan yang terdampak memiliki hak untuk mendapatkan kompensasi yang sesuai karena kehilangan pekerjaan bisa berdampak finansial dan mental.

Apa Perbedaan antara Redudansi dan PHK?

PHK biasanya dilakukan sebagai respons terhadap kondisi pasar yang sementara atau alasan bisnis tertentu, seperti masalah keuangan atau penurunan permintaan. Biasanya, posisi yang dihilangkan akan kembali jika kondisi bisnis membaik.

Sementara itu, redudansi menghilangkan posisi dari struktur perusahaan secara permanen.

Setelah melakukan analisis strategis, perusahaan memutuskan bahwa peran tersebut tidak lagi diperlukan.

Keputusan ini diambil untuk meningkatkan kinerja bisnis, terlepas dari kondisi eksternal.

Apa Saja Situasi yang Menyebabkan Redudansi Karyawan?

Berikut ini adalah beberapa contoh situasi di mana perusahaan mungkin merasa perlu untuk memberhentikan karyawan akibat redundansi:

1. Resesi Ekonomi

Jika terjadi resesi ekonomi yang memengaruhi perusahaan, terkadang perusahaan harus memberhentikan karyawan, meskipun karyawan tersebut memberikan kontribusi yang baik dan berharga bagi perusahaan.

2. Penghapusan Jabatan

Jika perusahaan tidak lagi membutuhkan posisi tertentu, hal ini bisa menyebabkan redundansi. Contohnya, jika perusahaan beralih ke sistem telepon elektronik, peran resepsionis bisa jadi tidak diperlukan lagi.

3. Penutupan Perusahaan

Alasan lain yang bisa menyebabkan redundansi adalah ketika perusahaan memutuskan untuk menutup bisnisnya, entah untuk mengejar usaha lain, pensiun, atau pindah ke karier baru.

4. Penurunan Pendapatan yang Signifikan

Ketika pendapatan perusahaan turun drastis, mungkin perlu dilakukan pengurangan jumlah karyawan sebagai langkah penghematan.

5. Relokasi Bisnis

Jika perusahaan memutuskan untuk pindah ke lokasi baru atau bahkan ke negara lain, hal ini bisa menyebabkan redundansi karena mungkin tidak realistis dan ekonomis untuk memindahkan semua karyawan.

Perusahaan mungkin juga perlu mengurangi jumlah karyawan agar bisa menyesuaikan diri dengan lokasi baru.

6. Perubahan dalam Operasional Perusahaan

Perusahaan sering kali mengalami perubahan dalam cara operasional dan efisiensinya.

Hal ini bisa berarti bahwa beberapa bagian perusahaan tidak lagi diperlukan karena fungsinya sudah diambil alih oleh bagian lain.

7. Sumber Daya Finansial yang Terbatas

Jika perusahaan mengalami keterbatasan dana atau tidak memiliki dana untuk proyek tertentu, hal ini bisa menyebabkan redundansi karyawan.

Jika perusahaan tetap mempertahankan karyawan ketika tidak ada pekerjaan untuk mereka, hal ini bisa menyebabkan kerugian.

Bagaimana Cara Mengevaluasi Redudansi Karyawan?

Sebelum memutuskan melakukan redudansi karyawan, ada beberapa hal yang perlu Anda evaluasi, seperti:

1. Tentukan Peran-peran Penting di Perusahaan Anda

Langkah pertama adalah mengidentifikasi peran-peran yang benar-benar esensial bagi perusahaan.

Misalnya, posisi pejabat perusahaan dan kepala departemen bisa dianggap penting karena mereka membantu mengawasi operasi perusahaan.

Manajer dapat juga dapat mengambil alih tugas administratif tambahan jika dibutuhkan.

2. Tinjau Personel Kunci dan Kemampuan Mereka untuk Mengambil Tugas Tambahan

Lakukan evaluasi terhadap setiap karyawan penting dan perannya di perusahaan.

Mereka mungkin memiliki pengalaman di bidang lain yang memungkinkan mereka untuk mengisi tanggung jawab tambahan.

Misalnya, kepala departemen akuntansi yang juga memiliki sertifikasi tertentu mungkin bisa mengambil tanggung jawab lebih jika harus mengurangi jumlah akuntan dalam tim.

3. Pertimbangkan Peran atau Departemen yang Memberikan Manfaat Terbatas

Meskipun ini bisa jadi tugas yang sulit, penting untuk mempertimbangkan stabilitas keuangan perusahaan.

Tinjau struktur organisasi dan tentukan peran mana yang paling sedikit memberikan manfaat. Ini membantu Anda menentukan peran mana yang redundan.

Misalnya, jika departemen pemasaran memiliki tujuh spesialis, namun empat orang saja sebenarnya bisa mengelola pekerjaan tersebut, maka tiga peran lainnya menjadi redundan.

4. Evaluasi Riwayat Kerja dan Kinerja Karyawan dalam Peran-peran Tersebut

Setelah Anda mengidentifikasi peran-peran yang perlu diredundan, tinjau kualifikasi, kinerja, dan kontribusi setiap karyawan di posisi tersebut.

Jika ada karyawan yang menunjukkan kinerja konsisten dan hasil yang baik, mereka bisa menjadi kandidat yang lebih baik untuk tetap bekerja di perusahaan.

Sebagai contoh, jika Anda menemukan tiga posisi spesialis pemasaran yang terlalu banyak, periksa kembali riwayat pekerjaan dan kinerja mereka.

Jika ada karyawan yang menunjukkan etos kerja baik dan ide kreatif, mereka bisa menjadi aset yang layak dipertahankan.

5. Tentukan Area Baru di Perusahaan untuk Karyawan yang Redundan

Jika tujuan Anda bukan untuk mengurangi kerugian tetapi meningkatkan produktivitas, Anda bisa mempertimbangkan untuk memindahkan karyawan yang terkena redundansi ke peran lain yang lebih bermanfaat.

Misalnya, jika ada beberapa spesialis pemasaran yang redundan tetapi ingin tetap dipertahankan, Anda bisa menawarkan mereka posisi di bagian customer service, sales, atau peran marketing lain yang membutuhkan dukungan tambahan.

Saat Melakukan Redudansi, Apakah Karyawan Berhak Mendapatkan Pesangon?

Ya, saat perusahaan melakukan redudansi karyawan, mereka memiliki tanggung jawab kepada karyawan yang terdampak.

Pesangon redudansi bertujuan untuk memberikan dukungan finansial kepada karyawan yang terkena dampak redudansi sambil mereka mencari pekerjaan baru.

Jika karyawan telah bekerja di perusahaan selama setidaknya dua tahun secara terus-menerus dan menghadapi redundansi, mereka kemungkinan besar berhak atas pesangon.

Karyawan dengan kontrak jangka tetap dua tahun atau lebih yang berakhir dan tidak diperpanjang karena alasan redundansi juga mungkin memenuhi syarat.

Namun, ada beberapa kondisi yang memungkinkan perusahaan tidak wajib memberi pesangon kepada karyawan, seperti:

1. Pengalihan Kepemilikan Bisnis

Ketika sebuah perusahaan dibeli oleh perusahaan lain, karyawan mungkin tidak lagi diperlukan. Biasanya ada kesepakatan antara penjual dan pembeli terkait status karyawan.

Jika pembeli memutuskan untuk tidak mempertahankan karyawan, penjual biasanya bertanggung jawab atas pesangon redundansi.

Harga jual bisnis biasanya sudah mempertimbangkan kesepakatan dengan karyawan, sehingga penjual dapat menghemat biaya redundansi jika pembeli memilih untuk mempertahankan staf.

2. Penempatan Ulang

Dibandingkan melakukan redundansi, perusahaan bisa menawarkan posisi lain di dalam perusahaan dengan syarat yang sebanding.

Karyawan dapat memilih untuk menerima atau menolak tawaran tersebut berdasarkan kesesuaian peran baru.

Jika karyawan menerima penempatan ulang, mereka tidak akan dipecat dan tidak menerima pesangon redundansi.

Bagaimana Strategi Terbaik Redudansi Karyawan?

Redundansi yang dikelola dengan buruk dapat membawa dampak negatif yang besar. Karyawan yang terdampak merasa kehilangan arah dan demotivasi, sementara karyawan yang tetap bekerja merasa cemas akan keamanan pekerjaan mereka.

Citra perusahaan juga bisa rusak jika dianggap tidak peduli atau serakah oleh calon karyawan.

Oleh karena itu, berikut adalah strategi terbaik untuk menangani redundansi dengan lebih baik:

1. Komunikasi Transparan

Komunikasi yang terbuka dapat membuat proses yang rumit dan penuh tekanan menjadi lebih mudah dipahami.

Berikan informasi yang diperlukan kepada karyawan yang terdampak agar mereka dapat mengelola transisi dengan baik tanpa perdebatan.

Proses komunikasi umumnya melibatkan langkah-langkah berikut:

Jelaskan alasan mengapa redundansi terjadi. Berikan alasan bisnis secara jujur dan mendetail. Informasi yang jujur selalu lebih baik.
Komunikasikan periode pemberitahuan. Di beberapa negara, perusahaan diwajibkan memberikan pemberitahuan jauh-jauh hari sesuai dengan aturan yang berlaku.
Jelaskan cara perhitungan kompensasi redundansi dan bagaimana karyawan dapat mengajukannya. Jika ada kebijakan yang mempertimbangkan masa kerja, pastikan karyawan memahami perhitungan tersebut.
Pisahkan pembahasan tentang tunjangan kesehatan, karena topik ini sangat sensitif. Jelaskan berapa lama cakupan asuransi akan berlaku dan apa yang masih tercakup.

2. Tawarkan Layanan Dukungan

Bahkan dalam situasi terbaik, redundansi karyawawn bisa sangat melelahkan. Karyawan membutuhkan dukungan untuk melewati proses ini dan menjaga mindset positif.

Strategi seperti outplacement dapat membantu. Hubungkan karyawan yang terdampak dengan penyedia pelatihan atau layanan karier.

Langkah-langkah ini bisa dimulai sebelum periode pemberitahuan berakhir. Anda juga dapat memanfaatkan mentor internal untuk membantu membangun kepercayaan diri karyawan yang akan pergi.

Selain itu, perhatikan kesehatan mental karyawan. Tawarkan konseling karier dan pantau tanda-tanda masalah seperti penurunan kinerja.

Pastikan karyawan merasa dihargai hingga masa kerja mereka benar-benar berakhir.

3. Patuhi Pedoman Hukum dan Etika

Redundansi yang dikelola dengan buruk dapat menimbulkan masalah hukum dan regulasi yang serius.

Jangan ambil risiko. Pastikan proses redundansi mematuhi peraturan yang berlaku di negara tempat Anda beroperasi.

Jadi, astikan kebijakan redundansi dilakukan dengan transparan dan adil. Jelaskan alasan bisnis yang mendasari keputusan tersebut dan langkah-langkah yang diambil untuk memastikan proses seleksi yang adil.

4. Rencanakan untuk Karyawan yang Tetap

Redundansi tidak hanya memengaruhi karyawan yang akan pergi, tetapi juga mereka yang masih bekerja, manajer, dan bahkan pihak ketiga.

Perencanaan yang baik dapat membantu menghindari gangguan lebih lanjut di masa depan.

Tangani beban kerja karyawan yang tersisa sejak awal. Jika Anda tidak dapat mendistribusikan pekerjaan secara adil, pertimbangkan kembali apakah redundansi benar-benar diperlukan atau apakah hal itu hanya akan membuat karyawan yang tersisa bekerja lebih keras.

Kesimpulan

Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa redudansi karyawan bisa terjadi ketika perusaahaan harus mengurangi jumlah pekerja karena alasan yang tidak terkait dengan kinerja, seperti perubahan operasional, penutupan bisnis, atau penurunan pendapatan.

Untuk menangani redundansi dengan baik, penting untuk melakukan komunikasi yang transparan dan memberikan informasi yang jelas kepada karyawan yang terdampak.

Menawarkan dukungan seperti pelatihan ulang dan layanan karier juga dapat membantu mereka bertransisi dengan lebih baik.

Nah, untuk membantu menghadapi redudansi karaywan, Anda juga dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub.

Dengan fitur kelola BPJS yang dimilikinya, Anda dapat menghitung dan mendapatkan laporan terkait pembayaran BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan, sehingga proses administrasi karyawan yang keluar menjadi lebih efisien.

Selain itu, Gajihub juga memungkinkan tim HR untuk lebih fokus pada pekerjaan yang membutuhkan strategi tanpa meninggalkan tanggung jawab administrasi.

Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.

Author
Recent Posts

sugi priharto

Pengajar dan content writer di bidang keuangan, HR manajemen, dan dunia karir lebih dari 7 tahun