Problem solving atau pemecahan masalah yang dimiliki perusahaan menjadi salah satu tugas terpenting bagi sebuah perusahaan. Untuk menyelesaikan masalah yang ada dibutuhkan beberapa proses di dalamnya, yakni mulai dari identifikasi masalah, memahami penyebabnya, hingga menganalisis masalah atau disebut dengan problem analysis.
Di antara proses-proses tersebut, problem analysis memegang peranan penting agar suatu masalah tidak hanya dapat teratasi tetapi juga bisa diketahui apa penyebabnya. Hasil analisis ini nantinya bisa digunakan untuk mengatasi permasalahan lainnya.
Lalu apa sebenarnya yang dimaksud dengan problem analysis ini? Kemudian apa saja jenis-jenis dan proses yang harus dilakukan untuk menganalisis permasalahan bisnis?
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai problem analysis mulai dari pengertian, jenis-jenis, hingga proses yang perlu dilakukan. Anda dapat membaca penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:
Apa yang Dimaksud dengan Problem Analysis?
Problem analysis atau analisis masalah adalah serangkaian langkah untuk mengidentifikasi masalah, menganalisisnya, dan mengembangkan solusi untuk mengatasinya. Analisis masalah adalah penyelidikan atau investigasi terhadap penyebab kesalahan, kegagalan, atau insiden yang tidak terduga.
Meskipun tujuan utama analisis masalah adalah untuk mengembangkan solusi, proses ini juga memberi Anda pemahaman mendalam tentang suatu masalah yang memungkinkan Anda untuk mencegah jenis masalah lain yang mungkin timbul dari penyebab yang sama.
Baca Juga: Design Thinking: Pengertian, Langkah, dan Contohnya
Apa Saja Metode dalam Problem Analysis?
Untuk melakukan problem analysis dibutuhkan metode. Berikut beberapa metode yang dapat digunakan untuk menganalisis masalah:
1. Metode fishbone
Metodologi fishbone memungkinkan Anda untuk memvisualisasikan suatu masalah yang memiliki beberapa akar penyebab yang dapat Anda klasifikasikan bersama. Diagram ini menilai semua kemungkinan penyebab masalah dan menguraikan komponen dan gejalanya.
Aspek-aspek dari suatu masalah dapat berhubungan dengan kontrol, teknologi, budaya, prosedur, proses, dan lingkungan.
Meskipun ini adalah konsep umum, namun dapat diterapkan secara unik pada masalah yang berbeda. Analisis fishbone biasanya merupakan hasil akhir dari analisis masalah.
Anda dapat menggunakan diagram ini untuk mengembangkan strategi dan membuat rekomendasi tentang cara memperbaiki masalah. Misalnya, dalam kasus pemadaman listrik, diagram tulang ikan dapat mewakili berbagai penyebab masalah, termasuk manajemen insiden yang gagal.
2. Analisis sebab dan akibat
Metode analisis ini mendekati masalah dengan memeriksa sebab dan akibatnya. Metode ini mengeksplorasi penyebab langsung dan tidak langsung dari masalah.
Dengan membuat hubungan linier dari akar penyebab masalah hingga efek selanjutnya, Anda dapat memahaminya dengan lebih baik, sehingga Anda dapat mengembangkan solusi yang efektif.
Analisis ini sangat komprehensif, karena mengharuskan Anda untuk mengidentifikasi semua penyebab masalah sekaligus menentukan tingkat kontribusinya terhadap masalah tersebut. Menggunakan analisis sebab-akibat berarti mempertimbangkan bahwa satu masalah dapat memiliki beberapa efek yang mungkin sulit dilacak.
Metode analisis ini sangat bermanfaat jika Anda memiliki akses yang tepat dan memahami semua faktor material yang melingkupi suatu masalah.
Baca Juga: Skill Gap Analysis: Pengertian dan Cara Melakukannya
3. Lima “Why”
Metode analisis masalah ini berusaha untuk memahami suatu masalah dan mendapatkan solusi dengan menyelami penyebabnya secara mendalam. Dalam metode analisis ini, Anda berulang kali bertanya, “Mengapa?” untuk membuat penyelidikan linier terhadap masalah tersebut.
Setiap kali Anda menjawab, Anda akan mendapatkan pemahaman yang lebih menyeluruh tentang masalah tersebut, yang membantu Anda menemukan solusi yang tepat. Dalam analisis ini, setiap jawaban menjadi dasar untuk pertanyaan berikutnya.
Misalnya, dengan menanyakan “why?” beberapa kali, Anda mungkin menemukan bahwa masalah yang awalnya terlihat seperti kesalahan manusia mungkin disebabkan oleh kesalahan mesin yang tersembunyi. Dalam situasi ini, jika Anda berfokus pada faktor manusia saat mengembangkan solusi, masalah tersebut mungkin akan terulang kembali.
Ketika beberapa tim melakukan analisis “why?” pada suatu masalah, mereka biasanya menghasilkan jalur yang berbeda untuk menganalisis masalah tersebut. Anda bisa menggunakan metodologi ini untuk melakukan brainstorming mengenai sumber masalah.
Baca Juga: Problem Statement: Pengertian, Metode, dan Cara Menulis
4. Analisis akar masalah
Metode analisis masalah ini melacak masalah hingga ke akar penyebabnya. Meskipun suatu masalah mungkin memiliki banyak efek yang bermanifestasi sebagai berbagai komplikasi, analisis akar masalah berfokus pada identifikasi mengapa masalah ini pertama kali terjadi.
Sebagai seorang karyawan, Anda mungkin memerlukan pengetahuan mendalam tentang proses yang dimaksud untuk mengidentifikasi penyebab kegagalan.
Misalnya, jika sistem jaringan gagal di tempat kerja, Anda mungkin memerlukan pengetahuan dan keahlian seorang insinyur komputer atau jaringan untuk menjalankan diagnosis yang secara akurat menunjukkan penyebab masalah.
Pengetahuan dan keahlian ini juga membantu Anda mengembangkan solusi yang layak untuk mencegah terulangnya masalah. Filosofi di balik analisis ini adalah bahwa satu-satunya cara untuk menyelesaikan masalah adalah dengan mengidentifikasi akar penyebabnya.
Baca Juga: Pengertian Training Needs Analysis, Contoh, dan Cara Membuatnya
Apa Saja Proses dalam Problem Anaysis?
Beberapa langkah yang bisa Anda lakukan untuk memahami masalah sebelum mengembangkan solusi antara lain:
1. Mendefinisikan masalah
Sebagai karyawan yang bekerja dalam sebuah tim atau departemen, Anda mungkin memiliki perspektif subjektif terhadap suatu masalah. Misalnya, jika sistem komputer mulai tidak berfungsi, Anda mungkin mengidentifikasinya sebagai kegagalan perangkat keras, sementara orang lain mungkin melihatnya sebagai kesalahan perangkat lunak atau jaringan.
Langkah pertama dalam analisis masalah adalah membangun konsensus tentang definisi masalah. Mulailah dengan berkonsultasi dengan semua pihak yang relevan dan mendiskusikan masalah tersebut.
Langkah ini memungkinkan Anda untuk melihat semua perspektif yang berbeda dan memperhitungkannya saat mengembangkan deskripsi masalah.
Selanjutnya, Anda dapat mendokumentasikan masalah dan menulis definisi untuk melihat apakah semua orang setuju. Definisi masalah adalah bagian terpenting dari proses analisis, karena menentukan arah untuk langkah selanjutnya.
Diagnosis masalah yang salah dapat menyesatkan tim ke dalam penyelidikan masalah yang berdekatan. Selain mendefinisikan masalah, tetapkan urutan prioritas untuk semua fitur sistem. Jabarkan berbagai aspek masalah untuk memutuskan mana yang paling penting.
Kemudian, capai kesepakatan dengan semua pihak terkait mengenai urutan kepentingannya.
Baca Juga: Cost Benefit Analysis: Manfaat, Kelebihan, dan Kekurangannya
2. Mengidentifikasi akar penyebabnya
Saat mengidentifikasi penyebab sebenarnya dari masalah, Anda dapat menggunakan metode analisis masalah apa pun. Misalnya, Anda dapat menggunakan analisis akar masalah untuk mengidentifikasi penyebab utamanya.
Analisis akar masalah membantu Anda mengembangkan solusi dengan berfokus pada masalah, bukan pada gejalanya. Untuk mengidentifikasi akar penyebab masalah, pertama-tama tanyakan kepada orang-orang yang menjadi perhatian utama.
Meskipun analisis akar masalah merupakan titik awal yang kuat untuk mengidentifikasi penyebab masalah, Anda dapat melengkapi metodologi ini dengan jenis lain, seperti analisis tulang ikan dan lima “mengapa”.
Ada beberapa situasi di mana sumber sekunder lainnya menyembunyikan akar penyebab masalah. Dalam hal ini, lima “mengapa” merupakan metode yang tepat untuk diterapkan bersama dengan penyelidikan akar masalah.
Pada contoh lain, penyebab utama masalah mungkin merupakan kombinasi dari penyebab primer atau sekunder lainnya. Dalam hal ini, analisis tulang ikan memberikan pemahaman yang lebih luas tentang masalah, sekaligus mengidentifikasi penyebab yang saling terkait dan bergantung.
Tahap proses analisis ini membutuhkan masukan yang signifikan dari para ahli dan profesional yang berpengalaman.
Baca Juga: Manfaat Analisis Produktivitas dan Metrik untuk Mengukurnya
3. Buat garis besar pemangku kepentingan dan pengguna
Selanjutnya, identifikasi pemangku kepentingan dan pihak-pihak yang relevan dengan masalah tersebut. Pemangku kepentingan adalah individu yang memiliki masukan berharga dalam implementasi sistem baru atau individu yang merasakan dampak langsung dari perubahan sistem karena masalah yang teridentifikasi.
Para pemangku kepentingan memiliki pandangan yang berbeda-beda terhadap suatu masalah dan persyaratan untuk sistem yang baru. Melibatkan semua pemangku kepentingan yang relevan dalam proses analisis dan pencarian solusi akan memastikan ketelitian dan menghilangkan kebutuhan akan proses kerja ulang di masa depan.
Selain itu, masalah yang paling kompleks biasanya membutuhkan masukan dari berbagai pihak untuk memberikan solusi yang lebih standar dan efisien.
Pemangku kepentingan dari suatu masalah dapat mencakup manajer, profesional teknologi informasi, pengembang sistem, pengguna, dan regulator eksternal. Manajer adalah personel manajemen dan karyawan yang memelihara sistem dan mengelola pengguna. Kemudian, tergantung pada struktur perusahaan, ada profesional TI yang mengimplementasikan, menginstal, memelihara, dan mengelola sistem baru.
Pengembang sistem biasanya bekerja dengan profesional TI untuk mengembangkan dan mengimplementasikan solusi untuk masalah. Pengguna adalah pengguna akhir langsung yang merasakan dampak dari perubahan sistem, sedangkan regulator eksternal adalah badan pihak ketiga yang menerapkan batasan-batasan pada sistem berdasarkan kebijakan yang ada.
4. Memperjelas batasan sistem atau solusi
Batasan sistem adalah tujuan yang ditetapkan untuk solusi yang ingin Anda temukan atau kerangka kerja untuk solusi yang diusulkan. Setelah semua pihak yang terkait menyetujui pernyataan masalah, Anda dapat menentukan batasan solusi.
Sebuah proposal sistem memiliki dua aspek: sistem dan fungsinya serta faktor eksternal yang berinteraksi dengan sistem. Aktor adalah orang-orang di luar sistem yang berinteraksi dengannya.
Baca Juga: Pentingnya Analisis Prediktif, HR Wajib Tahu
5. Tentukan batasan solusi
Setelah mengembangkan solusi, Anda dapat melakukan pemeriksaan lebih lanjut untuk mendahului batasan-batasan yang mungkin ada. Batasan-batasan tersebut mungkin bersifat sistemik, dan mengevaluasi batasan yang ada merupakan hal yang penting, karena batasan-batasan tersebut menentukan tingkat efisiensi dari sebuah solusi.
Beberapa batasan yang mungkin terjadi meliputi faktor politik, lingkungan, ekonomi, dan teknis. Pembatasan politik adalah pertimbangan politik internal atau eksternal yang dapat mempengaruhi solusi yang diusulkan.
Batasan ekonomi adalah kendala anggaran atau keuangan yang dapat menghambat keberhasilan solusi. Batasan teknis sebagian besar bersifat internal dan berfokus pada jenis teknologi yang digunakan perusahaan untuk mengembangkan dan mengimplementasikan solusi.
Baca Juga: Analisis Kompensasi: Arti, Konsep Penting, Hingga Langkahnya
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai problem analysis yang bisa dijadikan referensi dalam menganalisis permasalahan bisnis Anda. Menganalisis permasalahan ini penting karena hasil dari analisis tidak hanya dapat dijadikan solusi tetapi juga bisa menjadi pedoman ketika terjadi permasalahan di kemudian hari.
Dengan melakukan analisis ini, Anda akan mengetahui apa akar dari permasalahannya sehingga tidak hanya fokus kepada hasil dari penyelesaian masalah tetapi bagaimana caranya permasalahan yang sama tidak dapat terulang kembali.
Sama seperti pentingnya problem analysis untuk menyelesaikan permasalahan bisnis Anda, pengelolaan karyawan yang baik juga penting untuk mendukung kemajuan sebuah bisnis. Bagaimana pun karyawan adalah bagian penting yang akan mendukung perkembangan dan kemajuan sebuah bisnis.
Untuk memudahkan pengelolaan karyawan pada bisnis Anda, gunakan software payroll dan aplikasi HRIS dari GajiHub. GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.
Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- Bekerja Sambil Kuliah: Alasan, Keuntungan dan Tipsnya - 25 October 2024
- Manajemen Performa Karyawan: Manfaat dan Tahapannya - 24 October 2024
- At Will Employment: Ini Kelebihan dan Kekurangannya - 23 October 2024