BPO atau Business Process Outsourcing (BPO) adalah salah satu sektor yang berperan penting dalam mendukung kegiatan operasional perusahaan. Pengertian dari BPO sendiri adalah praktik di mana perusahaan mengalihdayakan fungsi atau tugas tertentu kepada pihak ketiga yang memiliki keahlian di bidang tersebut.
Industri ini tidak hanya terbatas pada layanan pelanggan, tetapi juga mencakup berbagai fungsi bisnis lain seperti penggajian, akuntansi, hingga manajemen SDM.
Saat ini banyak perusahaan yang mulai menggunakan BPO untuk meningkatkan efisiensi sekaligus mengurangi biaya operasional.
Selain menawarkan efisiensi, sektor BPO juga menciptakan banyak peluang kerja di berbagai bidang. Dengan demikian, kehadiran BPO dapat memberikan kontribusi yang signifikan terhadap pertumbuhan ekonomi negara.
Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas pengertian BPO, jenis, kelebihan dan kekurangan, serta tips memilihnya.
Apa Pengertian dari BPO?
Business Process Outsourcing (BPO) adalah praktik di mana perusahaan menyewa pihak luar untuk menangani tugas atau proses bisnis tertentu yang bukan bagian dari inti bisnis mereka.
Awalnya, BPO populer di industri manufaktur untuk mengelola rantai pasokan. Sekarang, BPO digunakan di berbagai sektor, seperti kesehatan, energi, farmasi, e-commerce, dan lainnya, untuk meningkatkan efisiensi dan pengalaman pelanggan.
Fungsi yang sering dialihdayakan biasanya adalah tugas pendukung, seperti akuntansi, layanan IT, pengadaan, manajemen SDM, hingga layanan pelanggan. Peran ini sering melibatkan teknologi seperti chatbot.
Dahulu, BPO dimanfaatkan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan kinerja. Namun, saat ini fokusnya juga pada akses ke teknologi dan keahlian yang tidak dimiliki perusahaan secara internal.
Baca Juga: Kelebihan dan Kekurangan Menggunakan Tenaga Kerja Outsourcing
Bagaimana Cara Kerja BPO?
Selain memahami pengertian BPO, Anda juga perlu mengetahui cara kerja BPO yang melibatkan beberapa tahap, yaitu:
1. Keputusan untuk menggunakan BPO
Pertama, perusahaan perlu memutuskan mana layanan BPO yang sesuai dengan kebutuhan mereka.
Misalnya, bisnis kecil mungkin mengalihdayakan tugas karena kekurangan tenaga ahli, sementara perusahaan besar melakukannya untuk mencapai efisiensi.
2. Menentukan tuguas yang akan di-outsource
Tugas yang dialihdayakan biasanya yang penting tapi bukan inti bisnis, seperti pengelolaan data, IT, atau layanan pelanggan.
3. Memilih penyedia layanan
Perusahaan mencari vendor yang menawarkan layanan terbaik sesuai kebutuhan dan anggaran.
4. Menentukan jenis kontrak
Ada beberapa jenis kontrak, seperti kontrak harga tetap (vendor dibayar jumlah tertentu) atau kontrak berbasis waktu dan material (bayar sesuai kerja).
5. Proses transisi
Perusahaan memindahkan beban kerja ke vendor dengan komunikasi yang jelas untuk memastikan transisi berjalan lancar.
6. Evaluasi kinerja
Secara rutin, perusahaan mengevaluasi kinerja vendor, seperti efisiensi, akurasi, dan kepuasan pelanggan, untuk memastikan tujuan tercapai dan memutuskan apakah kontrak akan diperpanjang atau dihentikan.
Baca Juga: Mengenal Apa itu Jasa Outsourcing dan Fungsinya Bagi Bisnis
Apa Saja Manfaat dari BPO?
Berdasarkan pengertian BPO, layanan ini dapat memberikan berbagai manfaat penting bagi organisasi, sehingga memungkinkan mereka untuk lebih fokus pada peran-peran yang membutuhkan keahlian tinggi dan sangat penting untuk mencapai tujuan utama perusahaan.
Berikut ini adalah beberapa manfaat menggunakan layanan BPO:
1. Akses ke inovasi
Vendor BPO biasanya adalah spesialis di bidangnya dan sering berinvestasi dalam solusi teknologi terbaru untuk tetap kompetitif dan memberikan nilai terbaik bagi klien.
Dengan bekerja sama dengan vendor BPO, perusahaan dapat mengakses teknologi mutakhir seperti artificial intelligence (AI), analitik canggih, atau solusi otomatisasi untuk menangani proses yang lebih kompleks.
2. Efisiensi global
Penyedia layanan BPO mampu memberikan layanan pelanggan sepanjang waktu (24/7) dalam berbagai bahasa.
Hal ini menghilangkan kebutuhan perusahaan untuk membuka kantor lokal atau menambah staf di lokasi tertentu.
Selain itu, bagi perusahaan yang ingin berekspansi ke pasar baru, bermitra dengan vendor BPO di wilayah tersebut dapat membantu memahami kondisi pasar lokal dengan lebih baik dan mempermudah proses ekspansi.
3. Peningkatan efisiensi dan standarisasi
Vendor BPO biasanya adalah ahli dalam menjalankan operasi non-inti, seperti pengelolaan pusat panggilan, pemrosesan pembayaran, atau akuntansi.
Oleh karena itu, mereka mampu menangani fungsi-fungsi tersebut dengan lebih cepat, lebih efisien, dan dengan standar yang lebih tinggi dibandingkan jika dilakukan secara internal oleh perusahaan.
Baca Juga: Strategi dan Tips Mengelola Biaya Gaji yang Efisien
4. Fokus pada kompetensi inti bisnis
Dengan mengalihdayakan tugas-tugas yang bukan bagian dari kompetensi inti, perusahaan dapat mengalokasikan kembali sumber daya mereka ke aspek bisnis yang lebih strategis.
Sumber daya yang sebelumnya digunakan untuk menangani fungsi non-inti bisa dialihkan untuk meningkatkan inovasi, pengembangan produk, atau aktivitas lainnya yang memberikan nilai tambah dan keunggulan kompetitif bagi perusahaan.
5. Pengurangan biaya
Walaupun biaya operasional tidak dapat dihindari, BPO memungkinkan perusahaan untuk mengurangi biaya tenaga kerja internal, seperti biaya perekrutan dan pelatihan karyawan.
Perusahaan juga dapat memanfaatkan model pembayaran berbasis layanan (fee-for-service) yang sering kali lebih hemat biaya dibandingkan mempertahankan karyawan tetap.
Dengan outsourcing ke negara dengan biaya tenaga kerja yang lebih rendah atau yang menawarkan keuntungan pajak, perusahaan dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi keuangan mereka.
Baca Juga: Rasio Tenaga Kerja: Arti, Cara Menghitung, dan Contohnya
Apa Saja Kekurangan dari BPO?
Meskipun BPO memiliki banyak manfaat, proses ini juga memiliki risiko tertentu.
Menyerahkan proses bisnis ke pihak eksternal dapat menimbulkan kekhawatiran terkait kualitas kerja, keamanan data, dan kesesuaian budaya kerja, terutama jika penyedia layanan berada di negara lain.
Beberapa risiko yang perlu diperhatikan antara lain:
1. Hambatan komunikasi
Perbedaan bahasa dapat menjadi penghalang dalam kerja sama outsourcing ke luar negeri.
Hal ini dapat menyebabkan miskomunikasi yang mengganggu kelancaran operasional dan memperlambat pengiriman layanan.
2. Potensi gangguan operasional
Outsourcing ke negara lain bisa terpengaruh oleh ketidakstabilan politik atau bencana alam di negara tersebut, yang dapat mengganggu aktivitas bisnis organisasi.
3. Ketergantungan berlebihan pada vendor
Jika sebuah organisasi terlalu lama bekerja dengan satu vendor BPO, hal ini dapat menyebabkan ketergantungan yang berlebihan.
Ketika vendor tersebut sulit diganti, organisasi mungkin menghadapi risiko jika vendor tersebut tidak lagi memberikan layanan yang optimal.
4. Masalah kepatuhan terhadap regulasi
Vendor BPO tetap harus mematuhi peraturan organisasi klien. Namun, perbedaan budaya kerja atau norma di negara lain dapat meningkatkan risiko pelanggaran regulasi, yang dapat menimbulkan sanksi hukum.
Baca Juga: Corporate Culture: Manfaat, Jenis, hingga Cara Membangunnya
5. Ancaman keamanan data
Praktik outsourcing sering melibatkan berbagi data sensitif dengan vendor. Meskipun sudah ada protokol keamanan, risiko pelanggaran data tetap ada, terutama jika vendor berada di negara dengan standar keamanan yang berbeda.
Komunikasi melalui internet juga membuka celah bagi pihak tidak bertanggung jawab.
6. Biaya tak terduga
Organisasi tidak selalu bisa memperkirakan semua biaya BPO. Biaya tambahan seperti fluktuasi mata uang, update software, atau keterlambatan pengiriman bisa muncul tanpa terduga.
Oleh karena itu, penting untuk mempertimbangkan potensi biaya tersembunyi saat mengevaluasi outsourcing.
Baca Juga: Manajemen Biaya Tenaga Kerja: Manfaat, Contoh, dan Tipsnya
Apa Saja Jenis-Jenis BPO?
Setelah memahami pengertian BPO beserta kelebihan dan kekurangannya, Anda juga perlu mengetahui beberapa jenis layanan BPO yang dapat dibagi berdasarkan lokai dan jenis layanan yang diberikan kepada perusahaan.
Berikut penjelasannya masing-masing:
BPO Berdasarkan Lokasi
1. Near-shore outsourcing
Dalam model ini, vendor yang dipekerjakan berada di negara tetangga. Misalnya, perusahaan di Indonesia mengalihdayakan pekerjaan ke vendor di Malaysia.
2. Offshore outsourcing
Pada model ini, perusahaan bekerja sama dengan vendor yang berada di negara lain yang bukan negara tetangga.
Contohnya adalah perusahaan Indonesia yang mengalihdayakan pekerjaannya ke vendor di India.
3. Onshore outsourcing
Model ini disebut juga sebagai outsourcing domestik atau lokal, yang melibatkan vendor dan perusahaan yang sama-sama berada di negara yang sama.
Misalnya, perusahaan di Jakarta mengalihdayakan pekerjaan ke vendor di Surabaya.
BPO BerdasarkanJenis Layanan
1. Knowledge Process Outsourcing (KPO)
KPO melibatkan pengalihdayaan aktivitas bisnis yang bersifat inti dan terkait dengan informasi kepada pihak ketiga atau divisi lain dalam perusahaan yang memiliki keahlian di bidang tersebut.
Contoh layanan KPO meliputi research and development (R&D), analisis data dan teknis, serta layanan konsultasi.
2. Legal Process Outsourcing (LPO)
LPO adalah bagian dari KPO yang secara khusus menangani pekerjaan hukum tingkat tinggi.
Contohnya meliputi penyusunan dan revisi kontrak hukum, pengajuan paten, penelitian hukum, dan memberikan nasihat kepada klien.
3. Research Process Outsourcing (RPO)
RPO adalah bagian lain dari KPO yang fokus pada fungsi penelitian dan analisis.
Jenis organisasi yang sering menggunakan layanan RPO termasuk perusahaan bioteknologi dan perusahaan investasi.
Baca Juga: Karyawan Outsourcing dan Kontrak, Apa Perbedaannya?
Bagaimana Cara Memilih Layanan BPO?
Memilih penyedia layanan BPO yang tepat untuk kebutuhan outsourcing organisasi memerlukan perencanaan yang teliti.
Berikut ini adalah langkah-langkah dalam memilih penyedia BPO yang ideal:
1. Identifikasi kebutuhan organisasi
Libatkan semua pihak terkait sejak awal proses pemilihan. Setiap departemen harus menentukan kebutuhan dan harapan mereka terhadap fungsi yang akan di-outsourcing.
Pastikan untuk mengidentifikasi tujuan utama outsourcing serta risiko yang mungkin terjadi agar proses pemilihan lebih terarah.
2. Rancang dan publikasikan dokumen RFP (Request for Proposal)
RFP adalah dokumen resmi yang menjelaskan detail pekerjaan yang akan dialihdayakan.
Dokumen ini juga berfungsi untuk mengundang vendor-vendor yang memenuhi syarat agar mengajukan penawaran.
Pastikan RFP memuat informasi tentang tanggung jawab pekerjaan, harapan, dan syarat-syarat kontrak.
3. Evaluasi proposal dari vendor
Setelah menerima proposal dari vendor, lakukan evaluasi secara menyeluruh. Analisis kekuatan, kelemahan, serta kesesuaian masing-masing vendor dengan kebutuhan organisasi.
Bandingkan proposal berdasarkan persyaratan yang telah ditentukan, termasuk nilai tambah yang ditawarkan oleh vendor tersebut.
4. Pilih vendor terbaik
Dari hasil evaluasi, pilih vendor yang paling memenuhi kebutuhan organisasi.
Pastikan keputusan ini didasarkan pada analisis mendalam terhadap kompetensi vendor, pengalaman kerja, dan kemampuannya untuk memenuhi tujuan organisasi.
Baca Juga: Learning Management System: Manfaat, Jenis, dan Rekomendasi
5. Negosiasikan dan finalisasi kontrak
Setelah vendor dipilih, mulailah menyusun kontrak yang jelas dan rinci.
Gunakan poin-poin yang telah disampaikan dalam RFP sebagai dasar kontrak, termasuk parameter layanan, jadwal pengiriman, serta kewajiban masing-masing pihak.
Pastikan semua pihak memahami dan menyepakati isi kontrak.
6. Lakukan proses alih kerja secara bertahap
Ikuti rencana yang telah dibuat sebelumnya untuk mengalihkan beban kerja kepada vendor.
Kemudian, pastikan komunikasi berjalan lancar antara tim internal dan vendor eksternal agar transisi berlangsung tanpa hambatan. Berikan pelatihan atau panduan tambahan jika diperlukan.
7. Pantau kinerja vendor secara berkala
Setelah pekerjaan mulai dialihkan, lakukan pemantauan kinerja vendor berdasarkan key performance indicator (KPI) yang telah disepakati dalam SLA (Service Level Agreement).
Evaluasi ini penting untuk memastikan vendor memenuhi harapan organisasi dan untuk menentukan apakah kontrak perlu diperpanjang atau diakhiri di masa depan.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, organisasi dapat memilih penyedia BPO yang tidak hanya memenuhi kebutuhan bisnis tetapi juga mendukung pertumbuhan dan efisiensi jangka panjang.
Baca Juga: Manajemen Proses Bisnis: Tahapan, Cara, Contoh, dan Tipsnya
Apa Saja Contoh Perusaahaan BPO di Indonesia?
Jika Anda tertarik untuk menggunakan layanan BPO, berikut adalah beberapa BPO terbaik yang ada di Indonesia:
1. PT Infomedia Nusantara
PT Infomedia Nusantara dikenal sebagai salah satu penyedia layanan BPO yang fokus pada solusi customer relation management (CRM), business process management (BPM), layanan IT, dan analisis proses bisnis.
Perusahaan ini melayani berbagai sektor seperti perbankan, ritel, dan layanan publik untuk memberikan pengalaman pelanggan terbaik.
2. Virtary
Virtary merupakan agensi asisten virtual ternama yang berbasis di Jakarta.
Berdiri sejak 2010, Virtary menawarkan layanan seperti penjualan, dukungan pelanggan, administrasi, komunikasi, dan penelitian untuk mendukung UKM, startup, serta pengusaha di seluruh dunia. Hingga kini, Virtary telah menyelesaikan lebih dari 500 proyek.
3. Telin
PT Telekomunikasi Indonesia International (Telin) adalah anak perusahaan dari Telkom Indonesia yang menyediakan layanan telekomunikasi dan jaringan.
Telin menawarkan solusi data berkualitas tinggi untuk lebih dari 200 juta pelanggan ritel di seluruh Indonesia.
4. Heroleads Indonesia
Heroleads Indonesia merupakan perusahaan BPO yang berpusat di Jakarta, dikenal karena pendekatan berbasis data dan layanan pemasaran digital berbasis kinerja.
Perusahaan ini membantu bisnis mengoptimalkan hubungan dengan pelanggan untuk mendukung pertumbuhan dan meningkatkan ROI.
Baca Juga: Berapa Biaya Jasa Headhunter? Cek Tarif dan Rekomendasinya!
5. PT NEC Indonesia
PT NEC Indonesia adalah penyedia solusi teknologi yang telah berdiri sejak 1968. Fokus perusahaan ini adalah menawarkan solusi IT dan telekomunikasi untuk sektor pemerintahan maupun swasta, serta menjadi mitra utama di industri telekomunikasi nasional.
6. PT VADS Indonesia
Didirikan pada 2008, PT VADS Indonesia adalah perusahaan patungan antara IBM Global Network Services dan Telekom Malaysia.
Perusahaan ini menawarkan berbagai layanan seperti solusi pusat kontak, digital, dan manajemen pengalaman pelanggan, yang melayani lebih dari 500 organisasi dari berbagai industri.
7. Transcosmos Indonesia
Transcosmos Indonesia memiliki pengalaman lebih dari 45 tahun dalam menyediakan layanan BPO terintegrasi, termasuk pusat panggilan, fungsi back-office, layanan pelanggan, dan pengembangan penjualan. Perusahaan ini beroperasi di 129 lokasi di 18 negara di Asia.
Baca Juga: 15 Contoh KPI Layanan Pelanggan dan Strategi Meningkatkannya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa pengertian dari Business Process Outsourcing (BPO) adalah praktik mengalihdayakan fungsi non-inti kepada pihak ketiga untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya operasional.
Keuntungan utamanya mencakup akses ke teknologi canggih, efisiensi global, serta memungkinkan perusahaan fokus pada kompetensi inti.
Namun, BPO juga memiliki kekurangan seperti risiko keamanan data, hambatan komunikasi, hingga potensi ketergantungan berlebihan pada vendor.
Selain itu, biaya tak terduga dan kendala kepatuhan terhadap regulasi menjadi tantangan yang perlu dipertimbangkan sebelum menggunakan layanan ini.
Oleh karena itu, Anda perlu lmemahami pengertian BPO dan mempertimbangkannya secara matang sebelum memilih layanan BPO untuk perusahaan.
Di samping menggunakan BPO, perusahaan juga bisa meningkatkan efisiensi dengan menggunakan sistem manajemen data karyawan dari GajiHub.
Melalui fitur analisa data yang dimiliki software ini, tim HR dapat dengan mudah menganalisis data karyawan secara mendalam, karena GajiHub bisa memberikan laporan trend jumlah karyawan per bulan, jumlah karyawan per organisasi, atau presentase berdasarkan lama kerja.
Selain itu, perusahaan juga dapat melihat laporan yang berkaitan dengan kehadiran karyawan, seperti laporan cuti hingga keterlambatan.
Tertarik mencoba GajiHub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Pengertian BPO, Manfaat, dan Contoh Perusahannya di Indonesia - 27 December 2024
- Surveyor Adalah? Ini Jobdesk, Skill Penting, dan Gajinya - 27 December 2024
- Feedback Adalah? Ini Manfaat, Jenis, dan Tips Membangunnya - 26 December 2024